2021-03-18 IC2 - accountantsverslag jaarrekening 2019 Sabewa Zeeland
Tekst van het document
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
21 april 2020
Deloitte Accountants B.V. Park Veldzigt 25 4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9895 www.deloitte.nl
Aan het algemeen bestuur van Sabewa Zeeland Postbus 1155 4538 AE TERNEUZEN
Datum 21 april 2020
Ons kenmerk 20041A131A/ES
Geacht bestuur, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2019 van de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2019 van Sabewa Zeeland en de belastingverantwoordingen 2019 van de deelnemers. De jaarrekening 2019 van Sabewa Zeeland geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2019 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van Sabewa Zeeland. Bij deze jaarrekening hebben wij een goedkeurende controleverklaring voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid verstrekt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 28 november 2019, kenmerk 2019.076852/JL. Graag danken wij u en uw medewerkers voor de medewerking die wij hebben ervaren tijdens onze controle. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
W. de Leeuw RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave
3
Inleiding
4
Belangrijkste bevindingen uit onze jaarrekeningcontrole
6
De financiële positie van Sabewa Zeeland
9
Analyse resultaat van Sabewa Zeeland
10
Bevindingen controle belastingen Sabewa
11
Overige aangelegenheden
13
Bijlagen
16
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Inleiding Onze belangrijkste bevindingen Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2019 Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2019 van Sabewa Zeeland uitgevoerd, en hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid bij deze jaarrekening. Wij hebben in onze verklaring een onverplicht toelichtende paragraaf opgenomen inzake de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen over de onzekerheden als gevolg van de Coronacrisis. Ook bij de belastingverantwoordingen van de deelnemers 2019 hebben wij goedkeurende controleverklaringen verstrekt.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot het vermogen en het resultaat Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op het vermogen of het resultaat van de gemeenschappelijke regeling.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot rechtmatigheid De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2019 zijn in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van Sabewa Zeeland vastgesteld door het algemeen bestuur op 6 februari 2014.
4
De begrotingsoverschrijdingen zijn in de jaarrekening toereikend toegelicht. Er is geen sprake van controleverschillen (feitelijke afwijkingen) ten aanzien van rechtmatigheid.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT. Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging van 28 november 2019 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening en belastingverantwoordingen 2019. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend (geweest) voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
De Controleverordening Sabewa Zeeland (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet).
•
Het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van Sabewa Zeeland.
•
Het controleprotocol WNT.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2019 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Controleproces Wij constateren dat het controleproces van de belastingverantwoording goed is verlopen, behoudens een wat latere dan geplande aanlevering van benodigde documentatie. Het controleproces van de jaarrekening is moeizamer verlopen. De jaarrekening is in een laat stadium aangeleverd en bevatte veel ommissies die wellicht intern geconstateerd hadden kunnen worden. Wij hebben van het management begrepen dat de overdracht van de administratieve taken, inclusief opstellen van de jaarrekening, begin 2020 vlak voor het opstellen van de jaarrekening heeft plaatsgevonden. Wij adviseren het management het opstelproces van de jaarrekening voor het komend jaar aan te scherpen. Wij zijn onafhankelijk van Sabewa Zeeland Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de memberfirms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zuster- en/of dochterondernemingen en Sabewa Zeeland, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage C bij deze rapportage.
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn zeer belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn.
5
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeenschappelijke regeling zijn uiteengezet in de toelichting in de jaarrekening 2019. Wij hebben het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Indien nodig, hebben wij specialisten betrokken bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt. Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2019 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, zoals opgenomen in het door u vastgestelde controleprotocol: • Voor fouten bedraagt de tolerantie 1% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 56.450. • Voor onzekerheden bedraagt de tolerantie 3% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 169.350. Als rapportagetolerantie voor fouten en onzekerheden geldt een bedrag van € 20.000.
Voor de uitvoering van de controle van de belastingverantwoordingen hebben wij, conform het door het algemeen bestuur vastgestelde “Verantwoordings- en controleprotocol Sabewa Zeeland inzake Belastingen en heffingen vanaf boekjaar 2015” een materialiteit gehanteerd voor fouten van 0,8% van de totale begrote lasten inclusief dotaties aan reserves van de betreffende deelnemers. Voor onzekerheden hebben wij een materialiteit gehanteerd van 2,4% van de begrote totale lasten.
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Belangrijkste bevindingen uit onze jaarrekeningcontrole De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeenschappelijke regeling zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2019. Wij hebben het door het dagelijks bestuur en de directie toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controle- werkzaamheden uitgevoerd. Waar nodig hebben wij specialisten betrokken bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, aannames, berekeningen en consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggevings-voorschriften.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening De jaarstukken 2019 van uw gemeenschappelijke regeling bestaan uit: •
Het jaarverslag 2019 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen, overzicht taakvelden).
•
De jaarrekening 2019 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting.
De opzet van de jaarstukken - die bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening - is gelijk aan voorgaande jaren. In de jaarstukken is de jaarrekening afzonderlijk weergegeven. Bij deze jaarrekening geven wij onze controleverklaring af. De jaarstukken 2019 geeft overeenkomstig de begroting inzicht in de baten en lasten van de programma’s. Verder is per programma aangegeven wat bereikt is, wat daarvoor gedaan is en wat het heeft gekost. 6
Sabewa Zeeland kent 3 programma’s: Waarderen, Heffen, Innen en de voorgeschreven onderdelen algemene dekkingsmiddelen, overhead, vennootschapsbelasting en onvoorzien. In deze programma’s is aangegeven welke activiteiten en resultaten over 2019 zijn bereikt. In mindere mate wordt ingegaan hoe deze bereikte resultaten zich verhouden tot de voorgenomen activiteiten. Dit is ook moeilijk te realiseren, doordat in de begroting 2019 de te bereiken doelstellingen nog niet concreet en op hoofdlijnen zijn uitgewerkt. Een heldere vastgestelde normstelling 2019 ontbreekt evenals voorgaande jaren derhalve. Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd: •
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat de verklaringen van het bestuur in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2019 hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.
Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de jaarrekening zijn deze begrotingsoverschrijdingen dan ook toegelicht. De geconstateerde kosten-overschrijdingen die formeel als onrechtmatig worden aangemerkt hebben - gezien de oorzaak en de toelichting - geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring.
7
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering topinkomens (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt dat de directeur als topfunctionaris worden aangemerkt. Ook moeten de leden van het algemeen en dagelijks bestuur in de WNTverantwoording worden opgenomen. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2019 niet meer bedragen dan € 194.000 per jaar. Daarnaast dienen gemeenschappelijke regelingen de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief - wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan - ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2019 hebben wij geen overschrijdingen van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
De beoordeling door het dagelijks bestuur van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van een overtreding van wet- en regelgeving Het dagelijks bestuur is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van wet- en regelgeving. Recente ontwikkelingen laten zien dat de handhaving van anticorruptiewetgeving aan globalisering onderhevig is, waardoor ook gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in toenemende mate te maken krijgt met anticorruptieregels. Als onderdeel van onze controle hebben wij het management verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het bestuur. Tijdens deze gesprekken heeft het management aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft het management ook voorbeelden gegeven van de manier waarop het deze beheerst. In onze voorgaande rapportages hebben wij u geattendeerd op het belang van periodieke frauderisico-analyses.
Het management heeft het afgelopen jaar een frauderisicoanalyse uitgevoerd aan de hand van een standaardchecklist waarmee inzicht is verkregen in mogelijke frauderisico’s. Een overkoepelende frauderisicoanalyse, waarin ook de koppeling wordt gelegd tussen onderkende risico’s en beheersmaatregelen is niet opgesteld. Wij adviseren het management deze op te stellen, bijvoorbeeld met gebruikmaking van de ‘fraudedriehoek’, als vast onderdeel van de internebeheersingsomgeving en de conclusies te delen met het dagelijks en algemeen bestuur.
8
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude
De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het dagelijks bestuur, inclusief het invoeren en onderhouden van internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben deze accountantscontrole professioneelkritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Druk
Gelegenheid
Rationalisatie
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
De financiële positie van Sabewa Zeeland De balans ultimo 2019 in vergelijking met voorgaand jaar is als volgt: (bedragen in € 1.000)
2019
2018
Materiële vaste activa
21
-
21
Debiteuren
586
612
-26
17.115
14.379
2.736
Liquide middelen
252
147
105
Overlopende activa
1
1
-
17.975
15.139
2.836
2019
2018
Eigen vermogen
239
-36
275
Netto vlottende schulden
318
342
-24
Overlopende passiva
17.418
14.833
2.585
Totaal passiva
17.975
15.139
2.836
Overige uitzettingen
Totaal activa
(bedragen in € 1.000)
Verschil Verwijzing
a.
De stijging van de overige uitzettingen is het gevolg van een hoger saldo van de bij het rijk uitstaande middelen inzake schatkistbankieren. Sabewa Zeeland beschikt over deze hogere financiële middelen, omdat sprake is van een hoger nog af te rekenen saldo van geïnde belastingopbrengsten met gemeenten ten opzichte van 2018.
b.
Stijging van het eigen vermogen ten opzichte van 2018 is het gevolg van het positief rekeningresultaat over 2019 van € 145.000 als ook de bijstoring van het negatief resultaat over 2018 door de deelnemers.
a.
Verschil Verwijzing b.
a.
De algemene reserve van Sabewa Zeeland bedraagt ultimo 2019 € 94.000 (exclusief resultaat 2019). Gezien in het verleden behaalde rekeningresultaten zijn verrekend met de deelnemers, beschikt Sabewa Zeeland verder niet over reserves om mogelijke risico’s op te vangen. In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt op hoofdlijnen ingegaan op de financiële risico’s. Hierbij merken wij op dat deze risico’s zijn niet gekwantificeerd. Wij adviseren het management ervoor zorg te dragen in komende risico-inventarisaties dit nader uit te laten werken. Wij geven in overweging om te bezien of het (volledig) verrekenen van rekeningresultaten met de deelnemers wenselijk is, dan wel hierover in overleg te treden met de deelnemers. Immers omdat overschotten worden terugbetaald aan de deelnemers heeft Sabewa Zeeland geen mogelijkheid een buffer op te bouwen voor eventuele tegenvallers. Indien er geen gematigde winstreservering mogelijk is, kan Sabewa Zeeland zelfstandig geen tekorten opvangen.
9
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Analyse resultaat van Sabewa Zeeland Ten opzichte van de begroting na wijzigingen: (bedragen in € 1.000)
Realisatie
Begroting
Verschil
Programma waarderen
-2.038
-2.100
62
Programma heffen
-1.260
-1.206
-54
Programma Innen
-235
-348
113
Algemene dekkingsmiddelen
4.823
4.823
0
Overhead / onvoorzien
-1.016
-1.041
25
274
129
145
Mutaties reserves
-129
-129
0
Gerealiseerd resultaat
145
0
145
Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten
In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is per programma gedetailleerd inzicht gegeven in de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de daadwerkelijke realisatie. Uit deze toelichting blijkt dat het rekeningresultaat in belangrijke mate is beïnvloed door een hogere dan geraamde opbrengst invorderingskosten van € 166.000.
Gevolgen COVID-19 virus voor Sabewa Zeeland In de jaarrekening is, overeenkomstig de door de Commissie BBV uitgebrachte richtlijnen, een toelichting opgenomen in paragraaf 6.4 belangrijke gebeurtenissen na balansdatum op de impact van het COVID-19 virus voor de organisatie. Uit deze toelichting blijkt dat de impact voor de organisatie groot is, maar geen risico wordt gezien voor de continuïteit. Dit ook mede omdat ingevolge de Wet op de Gemeenschappelijke regelingen als ook de Gemeenschappelijke Regeling Sabewa Zeeland de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling aansprakelijk zijn voor eventuele tekorten. Wij hebben in onze controleverklaring een onverplicht toelichtende paragraaf opgenomen ter benadrukking van deze aangelegenheden. Wij hebben ons goedkeurend oordeel over de jaarrekening niet aangepast.
10
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Bevindingen controle belastingen Sabewa Positionering interne controle Sabewa Zeeland beschikt niet over een intern controleplan waarin de visie, aanpak en uitvoering van interne controle is uitgewerkt. Wat naar onze mening een volgende stap zou kunnen zijn is het ontwikkelen van een visie op het gebied van interne controle, waarbij aspecten aan de orde kunnen komen als doelstellingen interne beheersing, positionering, bemensing, risicomanagement, uit te voeren interne controles, wijze rapportage bevindingen etc. Wij adviseren het management voor het komend jaar hier invulling aan te geven.
Procesbeschrijvingen De (deel)processen die zijn te onderkennen zijn door de organisatie in beeld gebracht. De organisatie was voornemens deze vanaf 2019 te gaan beschrijven. dit is nog niet gerealiseerd. Wij adviseren het management, in aanvulling op hetgeen is beschreven in bovenstaande passage, hier invuling aan te geven.
Automatiseringsomgeving Enkele jaren geleden is een EDP-audit uitgevoerd naar de algemene beheersingsmaatregelen van de automatiseringsomgeving. Geconcludeerd was dat niet gesteund kon worden op de automatiseringsomgeving, onder meer door het grote aantal generieke accounts met onbeperkte bevoegdheden. De afgelopen jaren heeft de organisatie veel geïnvesteerd in de (betrouwbaarheid) van de ITomgeving. Wij geven in overweging een EDP-audit uit te laten voeren teneinde de betrouwbaarheid van de automatiseringsomgeving vast te stellen. Wij hebben gedurende de controle een inventarisatie uitgevoerd van de opzet van de voor onze controle belangrijkste IT-controls. Uit deze inventarisatie komen de volgende bevinding:
Cyberrisico’s
Changemanagement:
Cyber is een onlosmakelijk onderdeel geworden van onze samenleving. Dagelijks werken wij met digitale oplossingen, zowel privé als zakelijk. Door gebruik van internet, interne netwerken en bedrijfsapplicaties hebben alle organisaties, ongeacht hun omvang, te maken met aan cyber gerelateerde risico’s als cybercrime. Als cyberrisico’s zich voordoen, kunnen deze een (significante) impact hebben op de financiële systemen, de interne beheersingsmaatregelen en de jaarrekeningcontrole. Daarnaast kunnen deze leiden tot reputatie- en imagoschade voor uw organisatie.
Sabewa voert zelf geen wijzigingen door in het geautomatiseerd systeem (functioneel niet mogelijk). Dit wordt door ICT dienstverlener PinkRoccade gedaan. Evenwel vertrouwt Sabewa blind op de diensten van PinkRoccade en neemt updates 'blind' over.
Aangezien iedere organisatie waardevolle informatie heeft te verliezen of ernstige schade kan lijden als de IT-infrastructuur (tijdelijk) niet meer beschikbaar is, benadrukken wij het belang van een cyberrisicoanalyse als vast onderdeel van het interne controlesysteem.
Het is te adviseren om controle uit voeren op de door PinkRoccade aangeboden veranderingen aan het systeem, om onterechte wijzigingen tegen te gaan.
Verouderde besluiten Wij hebben vastgesteld dat mandaatbesluit, aanwijzings- en mandaatbesluit verouderd zijn. Het risico bestaat hierdoor besluiten niet door juiste functionaris worden genomen. Wij adviseren het management om de 'permanente' besluiten na te lopen en waar nodig en mogelijk te actualiseren.
11
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Bevindingen controle belastingen Sabewa Interne controle terugbetaling debiteuren Wij hebben geconstateerd dat interne controle op terugbetaling van debiteuren uitgevoerd wordt door medewwerkers die ook zelf bankrekeningnummers kunnen wijzigen in Civision. Wij adviseren het management de interne controle op dit onderdeel aan te scherpen door functiescheiding hierin aan te brengen.
Overige bevindingen Verder zien wij op onderdelen nog verdere verbeteringen mogelijk in de interne beheersing. Wij noemen: •
Tussentijdse uitvoering van cijferanalyses op alle belangrijke belastingopbrengsten.
•
Vaststellen betrouwbaarheid lijstwerk als standenregisters.
•
Aanscherping interne controle omtrent de ‘negatieve’ opbrengststromen als verminderingen, terugbetalingen etc.
12
Overige aangelegenheden In dit onderdeel geven wij een samenvatting van overige aangelegenheden en bepaalde vereiste communicaties. Onze communicatie met het management Bevestigingen van het management Wij hebben het management ter confirmatie een aantal schriftelijke bevestigingen gevraagd aangaande de verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving. Wij hebben van het dagelijks bestuur van Sabewa Zeeland ondertekende schriftelijke bevestigingen bij de jaarrekening en belastingverantwoordingen ontvangen. Geen meningsverschil met het management of beperking in reikwijdte van de controle Er zijn geen meningsverschillen met het management geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het management en de medewerkers van Sabewa Zeeland de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
13
Hoe reageert Deloitte Accountants op de risico's van COVID-19? Impact op de controle Deloitte heeft onze reactie op de COVID-19-situatie vanaf het begin nauwlettend gevolgd en beheerd om te kunnen reageren waar nodig. De gezondheid en veiligheid van onze mensen staat voorop, maar wij doen ons uiterste best om ervoor te zorgen dat wij controles kunnen uitvoeren volgens de vereiste tijdslijnen. Hieronder vatten wij onze reactie samen. Impact op de controle en onze reactie
•
Wij hebben regelingen in het kader van een Business Continuity Plan (‘BCP’) die in overeenstemming zijn met ISO 22301. Ons BCP voor de organisatie is vastgesteld om de impact van COVID-19 op al onze activiteiten te overwegen en te verminderen. De gezondheid en veiligheid van onze mensen en degenen met wie wij werken, staat voorop. Dit omvat het verstrekken van advies en ondersteuning aan medewerkers, het ontwikkelen van responsplannen en upgrades van onze IT-infrastructuur om de capaciteit voor veilig werken op afstand te vergroten.
•
Wij hebben de mogelijkheid om op afstand samen te werken met onze controlecliënten, met behulp van een aantal samenwerkingstools, waaronder Deloitte Connect (een tool die een veilige tweerichtingsdialoog tussen het Deloitte-team en het management mogelijk maakt om de opdrachtcoördinatie effectief te beheren) en Microsoft teams om samen te werken en activiteiten te begeleiden.
•
Wij hebben voldoende servercapaciteit, zodat al onze mensen op afstand kunnen werken. Een belangrijk onderdeel van onze noodplanningsstrategie was het adviseren van al onze mensen om hun laptops elke avond en weekend mee naar huis te nemen, zodat ze thuis kunnen werken als dat nodig is.
•
Wij hebben regelmatig contact met regelgevers en andere Deloitte-vestingen om de impact lokaal te coördineren en te begrijpen, zodat wij wereldwijde controles kunnen uitvoeren.
•
Onze teams geven prioriteit aan het werk dat gedaan moet worden (bijv. inventarisaties).
•
Intern hebben wij reisbeperkingen en hebben wij ontmoetings- en samenkomstprotocollen geïmplementeerd om besmetting te minimaliseren. Wij beoordelen ook teamsamenstellingen om te proberen het risico op verstoring van volledige teams te minimaliseren.
14
Hoe reageert Deloitte Accountants op de risico's van COVID-19? (vervolg) Impact op de controle COVID-19 heeft een aanzienlijke impact op mensen en organisaties met als consequentie dat economische gevolgen niet uit zullen blijven. Sabewa Zeeland heeft dat ook onderkend en daarom de gevolgen - hoe onzeker ook - geanalyseerd. Hieronder geven wij deze weer. Impact op de business en managementacties
Organisatorisch Alle medewerkers werken in principe vanuit huis. Voor onze organisatie is dat ook mogelijk. De werkzaamheden kunnen naar omstandigheden “gewoon” doorgang vinden. Om te zorgen dat er toch goed, in- en extern, gecommuniceerd kan worden zijn er een aantal maatregelen, zoals bijvoorbeeld Whatsapp-groepen, verzamelmappen op de server, standaarden voor beantwoording van vragen, aanpassen van de website. Contacten met het publiek vinden plaats via het contactformulier op de website of via de e-mail. Taxateurs stellen inpandige bezoeken uit tot na 1 juli 2020.
Impact op het jaarverslag en de jaarrekening
Sabewa Zeeland heeft de onzekere situatie als gevolg van de coronacrisis op een toereikende wijze in het jaarverslag en onder de gebeurtenissen na balansdatum in de jaarrekening uiteengezet.
Impact op de controle
Geen impact op onze (verdere) controlewerkzaamheden.
Bedrijfsvoering Alle werkzaamheden kunnen vanuit de huiswerkplek worden uitgevoerd. Daar zit geen belemmering door de impact van het virus. Besloten is om het invorderingstraject van maart uit te stellen tot eind april. Er zullen geen collectieve maatregelen verder worden genomen, maar zal er maatwerk worden geboden. Tevens zijn er op onderdelen besluiten genomen om later te gaan heffen, bv de bedrijvenaanslagen tot minimaal 1 juli 2020. Toekomstige inkomsten/kosten Alle opbrengsten en kosten zullen in 2020 worden gerealiseerd. Het risico dat de invorderingsopbrengsten in tijd naar achteren verschuiven is aanwezig. De overige effecten op de financiële huishouding van Sabewa zijn gering. Naar verwachting zullen de deelnemersbijdragen volgens afspraak iedere maand worden ontvangen. Plan van aanpak in de komende maanden. Zie de maatregelen bij organisatorisch en bedrijfsvoering. Elke week worden de processen geëvalueerd en daar waar nodig bijgesteld. Deze worden via mails met de werknemers gedeeld en daar waar het impact heeft op het publiek/de bedrijven via de website.
15
Bijlagen
16
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Bijlage A1a - Niet-gecorrigeerde controleverschillen In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van niet-gecorrigeerde controleverschillen boven de rapportagedrempel van € 20.000.
Aard van de controleverschillen
Rechtmatigheid
Getrouwheid
Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode
N.v.t.
N.v.t.
Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode
N.v.t.
N.v.t.
Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout
N.v.t.
N.v.t.
Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout
N.v.t.
N.v.t.
(Sub)totaal getrouwheidsfouten
N.v.t.
N.v.t.
Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten
N.v.t.
Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/Fido/etc.)
N.v.t.
Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)
N.v.t.
Overige rechtmatigheidsfouten
N.v.t.
Totaal rechtmatigheidsfouten
N.v.t.
* In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid 2018 en het normenkader 2019 is het kader voor de controle op de financiële rechtmatigheid opgenomen.
17
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Bijlage A1b – Onzekerheden in de controle In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van onzekerheden in de controle boven de rapportagedrempel van € 20.000.
Aard van de onzekerheden
Rechtmatigheid
Onzekerheid
N.v.t.
(Sub)totaal onzekerheden in de getrouwheidscontrole
-
Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid
N.v.t.
Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/Fido/etc.)
N.v.t.
Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)
N.v.t.
Overige onzekerheden inzake rechtmatigheid
N.v.t.
Totaal onzekerheden in de rechtmatigheidscontrole
N.v.t.
Getrouwheid N.v.t. N.v.t.
* In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid 2018 en het normenkader 2019 is het kader voor de controle op de financiële rechtmatigheid opgenomen.
Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur het bovenstaande heeft bevestigd. Dit houdt in dat eventuele niet-geconstateerde en daardoor niet-gecorrigeerde afwijkingen, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Het dagelijks bestuur heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde afwijkingen.
18
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Bijlage B – Onafhankelijkheidsbevestiging Wij zijn onafhankelijk van Sabewa Zeeland Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de “Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)” en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van Sabewa Zeeland in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.
•
Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.
•
Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.
•
De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.
•
Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheidsevaluatie’), wordt in het dossier opgenomen.
•
Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een raad van commissarissen of audit committee, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen.
•
Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.
Stelsel van waarborgen om onze onafhankelijke positie te waarborgen Deloitte beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: •
•
19
Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Deloitte.
De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst.
Accountantsverslag 2019 Sabewa Zeeland
Interne roulatie
Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid
Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken.
De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeenschappelijke regeling of een bij de gemeenschappelijke regeling betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.
Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om deze bedreiging weg te nemen. Onze beoordeling heeft aanleiding gegeven dat ter voorkoming van langdurige betrokkenheid de auditpartner en auditmanager met ingang van komend boekjaar te rouleren.
Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met Sabewa Zeeland Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Deloitte, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en Sabewa Zeeland die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd dienen te worden.
20
Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben ontvangen of verstrekt en zijn daarom van mening dat er geen sprake is van een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht.
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL”), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as “Deloitte Global”) and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more.
Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500®companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication.
© 2020 Deloitte The Netherlands