2021-02-04 IC10 - Boardletter 2020 Gemeente Terneuzen was getekend

Boardletter Gemeente Terneuzen Boekjaar 2020

04/12/2020

© Baker Tilly

1

Vertrouwelijk Aan de rekeningcommissie van gemeente Terneuzen Postbus 35 4530 AA TERNEUZEN Goes, 4 december 2020 Geachte leden van de rekeningcommissie, In het kader van de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Terneuzen brengen wij u hierbij verslag uit van onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle. In onze boardletter rapporteren wij over onze bevindingen en verbeterpunten op het gebied van de administratieve organisatie en interne beheersing. Onze bevindingen zijn gebaseerd op de reguliere werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Deze brief bevat daardoor niet alle onvolkomenheden in de administratie en interne beheersing van de gemeente, die bij een eventueel uitgebreid en hierop specifiek gericht onderzoek naar voren zouden kunnen komen. Deze boardletter heeft tot doel om vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelf-controlerend vermogen van de organisatie. Daarmee is dit document kritisch van aard. Wij volgen de wijze waarop binnen de gemeente Terneuzen wordt omgegaan met punten uit eerdere boardletters en gebruiken deze punten als basis voor de boardletter 2020. Wij stellen daarbij punten opnieuw aan de orde indien wij van mening zijn dat nadere aandacht hiervoor nog steeds op zijn plaats is. Daarnaast beschrijven we nieuwe bevindingen die gedurende de interim-controle 2020 onderkend zijn.

Wij geven in deze boardletter tevens aan op welke wijze verbeteringen van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing kunnen worden gerealiseerd. De aanbevelingen en oplossingsrichtingen zoals beschreven in deze boardletter bieden handvatten voor deze uitwerking. Onze bevindingen in de boardletter zijn gebaseerd op de door ons uitgevoerde interim-controle in oktober 2020. Eventuele ontwikkelingen die hierna hebben plaatsgevonden zijn om die reden niet meegenomen in de boardletter 2020. Wij hebben de concept boardletter toegelicht en besproken met de portefeuillehouder financiën, directeur organisatie en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. Wij bedanken de medewerkers van de gemeente Terneuzen voor de open en constructieve samenwerking bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage. Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Was getekend drs. A.R.M. Peelen RA

2

1. Management samenvatting

04

2. Aandachtspunten 2020

11

Inhoudsopgave

3

Management samenvatting 4

1. Management samenvatting 1.1 Inleiding Inleiding Het kalenderjaar 2020 zal de geschiedenisboeken ingaan als een bewogen jaar waarin de COVID-19 pandemie de dagelijkse gang van zaken domineert. De aard, de omvang en de onbekende duur van deze crisis leiden tot veel onzekerheden en onduidelijkheden. De crisis heeft niet alleen een financiële impact, maar ook een belangrijke operationele impact. Ambtenaren zijn lange tijd niet op het gemeentehuis aanwezig geweest, overleggen zijn uitgesteld en crisismaatregelen hebben invloed gehad op de ontwikkeling en uitvoering van processen en procedures. Ook financieel gezien merkt de gemeente in 2020 de impact van COVID-19. Daarbij valt te denken aan hogere lasten als gevolg van hogere bijdragen aan verbonden partijen in het kader van het sociaal domein, lagere baten als gevolg van gederfde parkeerbelasting, toeristenbelasting en overige belastingen, en onzekerheden in de omvang van steunmaatregelen. Deze zaken hebben hun weerslag op de planning & control cyclus en daarmee ook op het proces van de jaarrekeningcontrole. Partijen waar de gemeente van afhankelijk is in het kader van informatievoorziening leveren mogelijk later stukken aan. Wij adviseren het College om tijdig te inventariseren welke gevolgen Corona heeft op het interne planningsproces in het kader van het jaarrekeningtraject 2020.

Ook adviseren we het College om in kaart te brengen in welke mate de organisatie afhankelijk is van informatie vanuit derden, zoals zorgaanbieders. Op basis van deze analyse kan het College de bestuurlijke planning van het jaarrekeningproces zorgvuldig bepalen. In aanvulling op bovenstaande leidt deze pandemie tot aanvullende vraagstukken op het gebied van rechtmatigheid. Deze werkzaamheden zullen zich met name richten op de door de gemeente verstrekte steunmaatregelen aan ondernemers (Tozo) en op de impact die COVID-19 heeft op de verstrekte zorgverlening. In het kader van de controle op Tozoaanvragen hebben we de gemeente een vragenlijst gestuurd en een overleg met verschillende medewerkers gepland om de aandachtspunten hiervoor in kaart te brengen. Aandachtspunten controle 2020 Wij identificeren een aantal aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 2020. Naast de aandachtspunten die voortvloeien uit onze reguliere risicoanalyse en interim-controle, zien deze ook toe op de gevolgen van COVID-19 op de interne beheersing, Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers), prestatielevering en de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording.

Doel en reikwijdte van de controle Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij of de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming en geven wij geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferanalyses, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel. Risicoanalyse Onze risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico’s die voor de gemeente relevant zijn in onze controle meenemen. De risicoanalyse is een continue proces en stellen wij gedurende de controle indien nodig bij.

De belangrijkste bij de gemeente Terneuzen onderkende risico’s / kernpunten in de controle zijn: − Waardering van de grondexploitatie. − Aanbestedingsrechtmatigheid. − Verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT). − Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Als wij kijken naar de jaarrekening van de gemeente ziet dit eventuele risico met name toe op de schattingsposten in de grondexploitatie. In ons verslag van bevindingen rapporteren wij naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole over bovenstaande punten.

5

1. Management samenvatting 1.1 Inleiding Frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het College van Burgemeester en Wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Op basis van onze uitgevoerde interim-controle hebben wij vastgesteld dat de gemeente Terneuzen, in overeenstemming met vorig jaar, wel aandacht heeft voor frauderisico’s en de preventie daarvan, maar nog niet beschikt over een geformaliseerde frauderisicoanalyse. We hebben vernomen dat het proces met betrekking tot het opstellen van deze analyse onderhanden is, maar dat de realisatie hiervan door COVID-19 vertraging heeft opgelopen. Voor de frauderisicoanalyse kunnen de volgende stappen worden onderkend: − Uitvoeren van een organisatie-brede frauderisico inventarisatie, zodat een door de hele organisatie gedragen frauderisicoanalyse kan worden opgesteld. − Voeren van een frauderisico discussie met het College en de rekeningcommissie. − Uitwerken van de getroffen beheersingsmaatregelen ter afdekking van onderkende frauderisico’s. − Identificatie van restrisico’s en verbetermaatregelen treffen om waar nodig deze restrisico’s af te dekken.

Naast het opstellen van deze analyse adviseren wij het College ook om deze vervolgens te delen met de rekeningcommissie, om daarmee zichtbaar te maken hoe het College frauderisico’s heeft geanalyseerd en daarmee omgaat. Administratieve Organisatie en Interne Beheersing Voorgaand jaar hebben wij diverse aanbevelingen benoemd ter verdere optimalisering van de bestaande administratieve organisatie. In deze boardletter geven wij u een schriftelijke update van onze bevindingen omtrent de interne beheersing. Deze rapportage bevat onze bevindingen en opmerkingen met betrekking tot de administratieve organisatie en interne beheersing. Tijdens de interim-controle is aandacht besteed aan de belangrijkste processen.

Van de volgende processen is de opzet beoordeeld en het bestaan vastgesteld. − Financiële administratie en verslaglegging, inclusief memoriaalboekingen − Begrotingsbeheer en begrotingswijzigingen − Inkopen en aanbestedingen − Betalingen − Lonen en salarissen − Subsidieverstrekkingen − Grondexploitaties − Omgevingsvergunningen − Uitkeringen participatiewet Bevindingen In onderstaande tabel is een totaal overzicht opgenomen van het totaal aantal bevindingen: Bevindingen met prioriteit hoog

Overige bevindingen

Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren

3

13

Waarvan opgelost in 2020

1

3

Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren

2

10

Aantal nieuwe aanbevelingen

-

1

Aantal openstaande aanbevelingen

2

11

Waarvan onderhanden

0

10

Voor een samenvatting van bevindingen ten aanzien van de IT omgeving binnen de gemeente verwijzen wij naar sectie 1.2.

6

1. Management samenvatting 1.2 Bevindingen op hoofdlijnen Gemeente Terneuzen zet verdere stappen in het verbeteren van de interne beheersing Wij constateren dat de organisatie op onderdelen actief aan de slag is gegaan met de geconstateerde bevindingen in boekjaar 2019. Dit blijkt enerzijds uit het aantal afgeronde bevindingen (4) en anderzijds uit het aantal punten die de gemeente heeft opgepakt maar nog niet afgerond zijn (10). Op basis van onze interim controle stellen we vast dat de gemeente vervolgstappen heeft gezet om de interne beheersing te verbeteren. Zo wordt, met ondersteuning van Deloitte, een medewerker opgeleid en ingezet voor interne controlewerkzaamheden. Verder zijn procesbeschrijvingen geactualiseerd en is er een uitgebreid interne controleplan opgesteld. Ten opzichte van andere cliëntgemeenten in de regio loopt de gemeente hierin voor. Daarnaast zien wij dat het beleid van de gemeente erop gericht is de kwaliteit van haar primaire processen te verbeteren. Enerzijds uit zich dat in zichtbare verbeteringen, anderzijds uit zich dat in concrete acties die de gemeente heeft ondernomen om de interne beheersing verder te verbeteren.

Verder merken wij op dat de organisatie actief de communicatie met ons zoekt om vooraf afstemming te zoeken over de wijze van interpretatie en verwerking rondom interne beheersingsmaatregelen en vraagstukken met betrekking tot financiële verantwoording in de administratie en jaarrekening. Hoewel wij constateren dat de gemeente goede stappen heeft gezet om de interne beheersing te verbeteren, zien wij dat nog enkele belangrijke onderdelen gerealiseerd moeten worden. Zo zijn wij van mening dat de zichtbare vastlegging van de interne beheersmaatregelen binnen de gemeente nog voor verdere verbetering vatbaar is. Het is voor ons hierdoor nog niet mogelijk om volledig te steunen op de interne beheersingsmaatregelen binnen de gemeente. Dit is mede het gevolg van de steeds scherpere eisen, die aan ons als controlerend accountant worden gesteld. We zien wel dat de gemeente hierin stappen heeft ondernomen waarbij het belangrijk is deze daadwerkelijk af te ronden. Als laatste vragen wij aandacht voor de daadwerkelijke inbedding van de beschreven processen en interne beheersingsmaatregelen binnen de gemeentelijke organisatie, zodat de interne beheersing ook daadwerkelijk werkt zoals is beschreven. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente in het kader hiervan interne controles uitvoert op haar belangrijkste processen.

Wij adviseren deze controles tijdig conform de planning vanuit het interne controle plan uit te voeren. Daarnaast adviseren we om resultaten vanuit de controles effectief terug te koppelen naar de medewerkers die betrokken zijn bij het primaire proces.

Inkopen en aanbestedingen Ten aanzien van de processen inkopen en aanbestedingen hebben wij een vijftal bevindingen geconstateerd in 2020, die ook vorig jaar zijn onderkend. Wij merken op dat de gemeente op veel van deze onderdelen verbeteringen heeft doorgevoerd. Zo is er één bevinding vanuit vorig jaar opgelost, en is er ten aanzien van vier bevindingen actie ondernomen. Deze acties zijn echter nog niet volledig afgerond ten tijde van onze interimcontrole (oktober 2020). Gemeente Terneuzen heeft in boekjaar 2020 een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. We constateren dat de naleving van enkele richtlijnen, zoals de registratie van verplichtingen, al periodiek getoetst wordt door middel van interne controles. Hieruit blijkt dat verplichtingen nog niet volledig vastgelegd worden binnen het inkoopproces. We adviseren het College op basis van de interne controles te sturen op de volledige registratie van verplichtingen. Daarnaast adviseren we de registratie van contracten middels interne controles periodiek te toetsen. Verder stellen we vast dat het gebruik van een inkoopstartformulier verplicht is vanuit het nieuwe inkoop en aanbestedingsbeleid 2020. Wij hebben vastgesteld dat dit formulier in beginsel op de juiste wijze gebruikt werd. We hebben echter vernomen dat als gevolg van COVID-19 het inkoopformulier niet consistent geautoriseerd wordt door de medewerkers.

Aanbestedingstrajecten zijn hierdoor zonder een volledig (zichtbaar) geautoriseerd inkoopformulier opgestart. We adviseren het College een structurele functiescheiding bij de keuze voor het aanbestedingstraject te borgen. Ook ten aanzien van de onderbouwing van de prestatielevering op inkopen heeft de gemeente in 2020 verbeteringen doorgevoerd. Zo is het nu mogelijk voor de gemeente om de prestatie-akkoord verklaring te registreren en brondocumenten ter onderbouwing van de prestatielevering vast te leggen in het financiële systeem. Daarnaast hebben we vernomen dat de gemeente door middel van een film de organisatie bewust heeft gemaakt van de prestatielevering. Dit achten we een positieve ontwikkeling. We hebben wel vernomen dat de functiescheiding tussen budgethouder en prestatieverklaarder niet wordt afgedwongen. Daarnaast is het structureel opnemen van brondocumenten nog niet geborgd. Uit interne controles en onze testwerkzaamheden blijkt dat in enkele gevallen de onderbouwing van de prestatielevering (nog) ontbreekt. Uit diezelfde controles blijken geen bevindingen ten aanzien van functiescheiding tussen de budgethouder en prestatieverklaarder. 7

1. Management samenvatting 1.2 Bevindingen op hoofdlijnen Zichtbaarheid en toetsbaarheid van beheersingsmaatregelen De gemeente Terneuzen hanteert in veel van haar belangrijke processen het 4-ogen principe (collegiale toetsing). Op belangrijke handelingen vindt controle plaats door een tweede medewerker. Deze zijn echter niet altijd zichtbaar, waardoor het bestaan van deze controles niet kan worden vastgesteld. Wel heeft de gemeente stappen gezet door de aanwezige interne beheersmaatregelen te beschrijven. Daarnaast merken wij op dat bij significante processen zoals subsidies, uitkeringen, omgevingsvergunningen en personeel niet altijd sprake is van een (zichtbare) collegiale toetsing. Wij merken op dat het, zeker richting de rechtmatigheidsmededeling van het College in 2021, van belang is de interne beheersing op een dusdanige manier vorm te geven dat deze ook in alle gevallen zichtbaar en toetsbaar is. De gemeente kan op deze manier ook borgen dat processen en controles in alle gevallen consistent worden uitgevoerd en dat niet zomaar van de afgesproken procesgang kan worden afgeweken. Gebruik digitale handtekeningen Binnen de gemeente Terneuzen wordt gebruikt gemaakt van digitale handtekeningen. Wij hebben vernomen dat voor minstens één proces medewerkers toegang hebben tot de digitale handtekening van de teamleider en deze ook daadwerkelijk gebruiken.

Wij adviseren het College om een beleid op te stellen omtrent het gebruik van digitale handtekeningen en wij adviseren het College te overwegen of de huidige werkwijze aanvaardbaar is.

Aandachtspunt vanuit de raad U heeft ons gevraagd te kijken naar de gewijzigde procedure rondom de besluitvorming van begrotingswijzigingen. In de oude situatie werden de besluiten van de raad verwerkt in een begrotingswijziging die de raad in de volgende vergadering ter besluitvorming voorgelegd kreeg. Vanaf de eerste perioderapportage 2020 worden de besluiten gelijktijdig verwerkt in dezelfde raadsvergadering. Naar onze mening zijn beide methoden mogelijk en hebben wij geen voorkeur ten aanzien van de te hanteren methode. IT omgeving Wij constateren dat de automatiseringsomgeving binnen de gemeente nog niet volledig voldoet aan de daaraan te stellen eisen, waardoor ten behoeve van de jaarrekeningcontrole niet in alle gevallen gesteund kan worden op ingerichte controles in applicaties. Met name op het gebied van het toekennen van rechten en de mogelijkheden die behoren bij deze rechten binnen de applicaties constateren wij onvolkomenheden. Verder adviseren wij u om de wachtwoordinstellingen die binnen applicaties en op databases worden afgedwongen in lijn te brengen met de eisen die u vanuit het informatiebeveiligingsbeleid aan wachtwoorden stelt. Daarnaast behoeven de procedures inzake het doorvoeren van updates binnen applicaties aanscherping, zodat dergelijke wijzigingen aantoonbaar en op een gestructureerde wijze plaatsvinden.

Gegevensgerichte controle Wij verrichten de controle van de jaarrekening door middel van een combinatie van procesgerichte en gegevensgerichte controlemaatregelen, gebaseerd op een risicoanalyse. De jaarrekeningcontrole 2020 vindt grotendeels gegevensgericht plaats, wat betekent dat wij door middel van (statistische) steekproeven achteraf vaststellen of de transacties correct zijn verwerkt. Als gevolg van onze bevindingen ten aanzien van de processen kunnen wij in mindere mate steunen op de processen van de gemeente Terneuzen en de daarin opgenomen beheersmaatregelen. De aangescherpte eisen zien in belangrijke mate toe op de inhoudelijke documentatievereisten ten aanzien de zichtbaarheid van de beheersingsmaatregelen. 8

1. Management samenvatting 1.3 Bevindingen interne beheersing In onderstaand overzicht hebben wij onze bevindingen per eind oktober 2020 uiteengezet ten aanzien van de interne beheersing van de bedrijfsprocessen, met daarbij de prioriteitstelling. Nr.

Proces

Bevinding

Status

Prioriteit 2020

Prioriteit 2019

1

Financiële administratie en verslaglegging

Interne controleplan en niet tijdige uitvoering van interne controlewerkzaamheden



Midden

Midden

2

Financiële administratie en verslaglegging

Te ruime rechten superusers bij begrotingswijzigingsproces



Midden

Midden

3

Inkopen

Borging volledigheid contractenregister



Midden

Midden

4

Inkopen

Borging volledigheid verplichtingenadministratie



Midden

Midden

5

Inkopen

Vastlegging prestatielevering inkopen



Midden

Midden

6

Aanbestedingen

Zichtbare interne toetsing (door afdeling inkoop) op de gekozen inkoopprocedure



Midden

Midden

7

Aanbestedingen

Geen tussentijdse spendanalyse



Hoog

Hoog

8

Subsidies

Collegiale toetsing subsidieverstrekking/subsidievaststelling ontbreekt



Midden

Midden

9

Uitkeringen participatiewet

Geen (zichtbare) collegiale toetsing Participatiewet



Midden

Midden

10

Uitkeringen participatiewet

Er worden geen (tussentijdse) rechtmatigheidsonderzoeken meer uitgevoerd



Laag

Laag

11

PGB

Prestatielevering



Hoog

Hoog

12

Salarissen

Collegiale toetsing personeelsmutaties ontbreekt



Midden

Midden

13

Omgevingsvergunningen

Collegiale toetsing omgevingsvergunningen ontbreekt



Midden

-

Legenda status:

Toelichting prioriteit

 = opgelost

Prioriteit hoog: Bevinding op te lossen voor de jaarrekeningcontrole 2020

 = actie ondernomen, maar nog niet afgerond

Prioriteit midden: Bevinding op te lossen voor de jaarrekeningcontrole 2021

 = geen actie ondernomen

Prioriteit laag: Bevinding op te lossen op lange termijn

 = nieuwe bevinding

9

1. Management samenvatting 1.3 Bevindingen interne beheersing

Nr.

Proces

Bevinding

Status

Prioriteit 2020

Prioriteit 2019

-

Financiële administratie en verslaglegging

Diverse bevindingen ten aanzien van memoriaalboekingen



-

Midden

-

Aanbestedingen

Zichtbare interne toetsing bij beoordeling offertes



-

Midden

-

Grondexploitatie

Nota Grondbeleid niet in overeenstemming met BBV



-

Laag

-

Salarissen

Geen loonjournaalposten verwerkt in de financiële administratie



-

Hoog

Legenda status:

Toelichting prioriteit

 = opgelost

Prioriteit hoog: Bevinding op te lossen voor de jaarrekeningcontrole 2020

 = actie ondernomen, maar nog niet afgerond

Prioriteit midden: Bevinding op te lossen voor de jaarrekeningcontrole 2021

 = geen actie ondernomen

Prioriteit laag: Bevinding op te lossen op lange termijn

 = nieuwe bevinding

10

Aandachtspunten 2020 11

2. Aandachtspunten 2020 2.1 COVID-19 Zoals reeds aangegeven in de inleiding heeft COVID-19 impact op veel beleidsvelden, denk hier bijvoorbeeld aan: Sociaal domein (Tozo, continuïteitsbijdrage zorgaanbieders) Lokale infrastructuur (steun lokale instellingen) Uitvoeringslasten (handhaving, GGD, Veiligheidsregio, thuiswerkfaciliteiten) Bedrijfseconomisch (waardering deelnemingen / vorderingen, aanspraak garanties) Inkomstenderving (belastingen, leges, dividend, verkopen grondexploitaties) Wij hebben vastgesteld dat de gemeente een uitgebreide inventarisatie heeft uitgevoerd ten aanzien van de impact die COVID-19 heeft op de gemeente. Hieruit blijkt dat de gemeente de negatieve financiële impact van de pandemie op de cijfers 2020 op circa €0,8 miljoen wordt ingeschat (exclusief Tozo). Wij hebben vernomen dat in de derde perioderapportage, die in december 2020 in de raadsvergadering wordt besproken, wederom een dergelijke analyse is gemaakt. Wij zullen de uitkomsten van deze analyse meenemen in onze risicoafweging en controleaanpak. 2.2 Tozo Als onderdeel van de Participatiewet is in maart 2020 de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (Tozo) ingevoerd. De verantwoording van de baten, lasten en aantal aanvragen inzake Tozo 1, 2 en mogelijk 3 zal op afzonderlijke regels in de Sisabijlage worden opgenomen.

Vanwege het verschil in het normenkader dient het onderscheid per Tozo regeling zowel in de aanvragenadministratie als in de uitkeringenadministratie geregeld te zijn. Op basis van tussentijdse informatie blijkt tot en met augustus 2020 voor een totaal bedrag van € 3,9 miljoen uitgekeerd is door de gemeente. Dit bedrag is verdeeld over circa 1000 toekenningen. Bij de aanvraag en uitkering was een snelle verwerking vaak van groot belang. Dit kan echter consequenties hebben voor de controle achteraf. Belangrijke elementen bij deze controle zijn het bepalen van de omvang, het beoordelen van de volledigheid en juistheid van de aanvraag, het uitvoeren van een inlichtingenplicht, eventuele nabetalingen of terugvorderingen en de evaluatie van de bevindingen. Wij verzoeken de gemeente om tijdig de reikwijdte, omvang en het werkprogramma voor de controle van de Tozo regelingen met ons af te stemmen. In het verlengde hiervan hebben we de gemeente een vragenlijst gestuurd en een overleg gepland.

2.3 Prestatielevering inkopen Op 24 juli 2020 is de BADO-notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’ verschenen. Vorig jaar hebben wij de gemeente reeds gewezen op dit onderwerp en bevindingen gerapporteerd in onze boardletter. Wij vragen het College kennis te nemen van deze notitie en de vereisten inzake functiescheiding, de controle en documentatie van de prestatielevering. Wij willen het College wijzen op het belang van deze notitie mede in relatie tot fraudegevallen zoals geconstateerd bij diverse gemeenten. Wij zullen, conform vorig jaar, overleg met de gemeente voeren over de (interne) controle van prestatielevering. Afhankelijk van de uitkomsten (aard van de fouten en onzekerheden) kan dit leiden tot een verdere uitbreiding van de deelwaarneming en extra werk. 2.4 Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van het boekjaar 2021 moet het College een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De accountant dient vervolgens de getrouwheid van deze verantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar het College.

De belangrijkste aandachtspunten ter voorbereiding zijn: Afstemming reikwijdte met de raad; Juiste opzet normenkader en toetsingskader; Adequaat vastleggen van procesbeschrijvingen; Opzetten controle-plan inclusief uitwerking risicoanalyse; Adequaat werkprogramma ter uitvoering VIC. We merken op dat de gemeente Terneuzen ten aanzien van de naderende rechtmatigheidsverantwoording op de goede weg is. Zo zijn de processen uitvoerig beschreven, is er een uitgebreid interne controleplan en is er een interne controle medewerker aangesteld. Daarnaast worden specialisten ingehuurd om te ondersteunen bij het interne controleproces. Wel constateren we dat met name ten aanzien van het implementeren van zichtbare beheersmaatregelen in de primaire processen, het borgen van de prestatielevering en het tijdig uitvoeren van de interne controles nog enkele stappen moeten worden gezet in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2021. Wij vragen hiervoor de aandacht van het College. 12

2. Aandachtspunten 2020 2.5 Aanbestedingsrechtmatigheid Wij constateren dat de controle op de aanbestedingsrechtmatigheid in beginsel veel tijd kost voor een organisatie en voor de accountant. Daarnaast constateerden we vorig jaar enkele rechtmatigheidsfouten in de aanbestedingsanalyse van de gemeente Terneuzen. Op basis daarvan vragen we opnieuw verhoogde aandacht voor dit onderwerp, mede gezien de complexiteit van de van toepassing zijnde regelgeving. Vanzelfsprekend adviseren wij het Çollege ook om de beheersing op de naleving van de aanbestedingsregelgeving aan te scherpen. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole is het noodzakelijk dat de gemeente een gedetailleerdere en onderbouwde spendanalyse oplevert. Wij vragen daarbij expliciet aandacht voor een toereikende analyse op alle uitgaven die gedurende de periode 20172020 hoger zijn dan € 214.000 (exclusief BTW) en over 2020 hoger zijn dan € 53.500 (exclusief BTW). Deze top-down analyse dient tenminste de volgende stappen te bevatten.

Ten aanzien van de uit te sluiten lasten, zoals (niet limitatief) subsidies, belastinglasten, pensioenbetalingen, aflossingen en inkomensoverdrachten vragen we specifiek de volgende zaken te evalueren: − Verstrekte subsidies: gegroepeerd naar soort subsidie, alsmede een analyse van het mogelijke risico op overheidsopdrachten op subsidie soort niveau en een nadere analyse van materiële risicovolle individuele subsidies. − Publiek publieke samenwerking: onderscheid tussen verticale (quasi-inbesteden), horizontale (publiek publieke) samenwerking en/of alleenrecht, alsmede een nadere analyse in relatie tot de geldende voorwaarden.

Over de daadwerkelijke inkooplasten die mogelijk via een (Europese) aanbestedingsprocedure tot stand moeten komen vragen we specifiek aandacht voor de volgende zaken: − De spendanalyse dient op opdrachtniveau per crediteur opgesteld te worden. Daarbij dient de gemeente toereikend te onderbouwing dat er niet onrechtmatig opdrachten gesplitst worden (in soort opdrachten alsmede duur van de opdrachten). − ICT opdrachten: uitgaven uit hoofde van ICT, een nadere analyse of sprake is van een zogenaamde ‘vendor lock’ en de maatregelen die zijn genomen om een ‘vendor lock’ te voorkomen. − Inhuur derden: uitgaven uit hoofde van inhuur derden, een nadere analyse van de verschillende soorten contracten en de mogelijkheid dat alle opdrachten moeten worden beoordeeld als diverse individuele opdrachten. We adviseren het College bij het opstellen van de spendanalyse ook nadrukkelijk de kennis van de inkoopadviseur te betrekken, zoals het College dat vorig jaar ook gedaan heeft. Op die manier kan de naleving van de aanbestedingsregelgeving ook toereikend middels verwijzing naar wetsartikelen aangetoond worden. In voorkomende gevallen waar het niet eenduidig is dat daadwerkelijk terecht wel of niet (Europees) is aanbesteed adviseren we om een advies van een inkoopjurist in te winnen. Ontoereikende oplevering en bevindingen leiden tot aanvullende werkzaamheden en meerkosten.

13

2. Aandachtspunten 2020 2.6 Waardering grondexploitaties Bij een deugdelijke en navolgbare onderbouwing van de grondexploitaties hoeft de interne en externe controle in het kader van de jaarrekening niet ingewikkeld te zijn. Wij vragen in dat kader specifieke aandacht voor de volgende punten: −

− − −

− −

Programma/planning: actuele onderbouwingen op basis van marktrapporten of externe onderzoeken van zowel het aanbod als de vraag, met bijbehorende realistische planningen. Prijs: deugdelijke en actuele onderbouwingen van (marktconforme) grondprijzen. Parameters: onderbouwen marktconforme kosten- en opbrengstenstijging voor korte en middellange termijn. Planontwikkelingskosten: inzichtelijke en projectspecifieke onderbouwingen van de planontwikkelingskosten (zowel plankosten als de kosten van Voorbereiding & Toezicht). Civieltechnische werken: geactualiseerde en degelijk onderbouwde civieltechnische ramingen, navolgbaar aansluitend op de laatste stand van de planvorming. Risicoanalyse: gefundeerde risicoanalyse mede ter onderbouwing van een eventuele projectspecifieke risicoafslag bij de tussentijdse winstneming.

Verder vragen wij het College een detailanalyse op te stellen inzake de inschattingen met betrekking tot jaarschijf 2020 en 2021 versus de daadwerkelijke realisatie in 2020 en 2021 tot de start van de controle, zoals ook bij de jaarrekeningcontrole 2019 is uitgevoerd. Daarnaast vragen wij het College afwijkingen in de totale ingeschatte baten en lasten per project te analyseren. De belangrijke afwijkingen dienen nader te worden toegelicht en onderbouwd. Daarbij is het van belang om de vraag naar bedrijfsgrond adequaat te onderbouwen en indien noodzakelijk de voorziening daarop aan te passen.

2.7 Analyse overlopende posten (activa en passiva) Wij verwachten dat het College per jaareinde een analyse maakt van alle overlopende posten (activa en passiva) waarbij de overlopende posten onderbouwd worden met brondocumenten zoals facturen, contracten en betalingen. Daarnaast vragen we aandacht voor de juiste afgrenzing van kosten, aangezien we bij onze testwerkzaamheden vaststelden dat enkele facturen ten onrechte volledig in boekjaar 2020 waren verantwoord. 2.8 Planning jaareinde controle Zoals met de gemeente afgesproken start eind maart 2021 de jaareinde controle van de jaarrekening van gemeente Terneuzen. Hiervoor pakken wij reeds de controle op van de grondexploitatie en aanbestedingen, zodat deze afgerond zijn voor de start van de jaareinde werkzaamheden. Belangrijk voor een goed controleproces is een tijdige en volledige oplevering van zowel de (concept) jaarrekening als het digitale balansdossier. Wij verzoeken het Çollege het controledossier aan te leveren in de digitale werkomgeving (Huddle) zoals deze in de op te leveren stukkenlijst is opgenomen. Afhankelijk van de ontwikkelingen rondom COVID-19 en de maatregelen vanuit de overheid hieromtrent achten wij het vanwege de gezondheid van de medewerkers van gemeente Terneuzen en onze medewerkers niet ondenkbaar dat de controle wederom (grotendeels) op afstand plaats zal vinden.

Wij rekenen daarbij, evenals bij de controle 2019, ook op de flexibiliteit van de organisatie.

In het kader daarvan verwijzen we tevens naar de in september 2019 door de commissie Bedrijfsvoering, Auditing Decentrale Overheden (BADO) uitgebrachte notitie over grondexploitaties. Deze notitie beschrijft het gehele proces van woningbehoefte tot het sluiten van een grondexploitatie. Per processtap ligt in de notitie de focus op de documentatie die minimaal aanwezig moet zijn in het beheerdossier van een gemeente. We hebben vernomen dat de organisatie deze notitie kent en hier uitvoering aan geeft.

14

Contactgegevens drs. A.R.M. Peelen RA Senior Manager r.peelen@bakertilly.nl D. (Dennis) Eijke MSc RA Manager d.eijke@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Stationspark 8b 4462 DZ Goes Postbus 85 4460 AB Goes 0113 – 24 20 00

15