2021-02-04 IC10 - Boardletter 2020 - Brief BW aan Raad

De Raad van de gemeente Terneuzen

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: : : 330891 : J.J. Lambert : 14 0115 : j.lambert@terneuzen.nl :

Terneuzen, 8 december 2020 Onderwerp: Boardletter 2020

Geachte Raad, Onze accountant Baker Tilly heeft de Boardletter 2020 uitgebracht. Wij geven hieronder onze reactie op deze boardletter. Opdracht accountant U heeft Baker Tilly opdracht gegeven om de jaarrekening 2020 te controleren. Het doel van de jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De accountant heeft de interim-controle uitgevoerd als onderdeel van de controle van de jaarrekening. De interim-controle richt zich vooral op het krijgen van inzicht in de bedrijfsvoering en de processen. De accountant toetst de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing. Deze zijn belangrijk voor de oordeelsvorming over de jaarrekening. Onze reactie op bevindingen accountant Wij zijn in 2018 gestart met het professionaliseren van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). Dit doen we ook om goed voorbereid te zijn op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording van ons college vanaf 2021. Onze inspanningen in de afgelopen periode hebben geleid tot belangrijke verbeteringen. De accountant stelt vast dat onze organisatie op onderdelen actief aan de slag is gegaan met de aanbevelingen uit 2019. Dit blijkt uit onderstaand overzicht.

Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren Waarvan opgelost in 2020 Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren Aantal nieuwe aanbevelingen Aantal openstaande aanbevelingen Waarvan onderhanden, maar nog niet afgerond per november 2019

16 -4 12 1 13 10

Wij geven de stand van zaken van de drie nog niet onderhanden aanbevelingen.  Aanbestedingen: geen tussentijdse spendanalyse. Wij vinden één spendanalyse voldoende. In het proces zitten volgens ons voldoende waarborgen. De accountant geeft aan dat na aanscherping van een beheersmaatregel in het proces, de tussentijdse spendanalyse niet nodig is.  Persoons Gebonden Budget (PGB): prestatielevering. Wij gaan hiervoor begin 2021 in overleg met de Sociale Verzekeringsbank en uitvoeringsorganisatie aan-z.  Omgevingsvergunningen: collegiale toetsing ontbreekt. Dit is een nieuwe aanbeveling. Deze hebben we in overleg met de accountant inmiddels opgepakt. De accountant constateert dat wij goede vervolgstappen hebben gezet om de interne beheersing te verbeteren. Wij lopen hiermee voorop in vergelijking met andere cliëntgemeenten in de regio, aldus de accountant. De accountant is ook positief over de actieve communicatie en afstemming vooraf van de organisatie met de accountant. Ondanks bovengenoemde goede stappen ziet de accountant dat nog belangrijke onderdelen gerealiseerd moeten worden. Hij noemt de inbedding en de zichtbare vastlegging van de interne beheersmaatregelen in de organisatie. Wij zijn ons hiervan bewust. Onze inspanningen moeten leiden tot de gewenste werkwijze vanaf 2021. Wij nemen daarbij de door de accountant genoemde specifieke aandachtspunten mee.

Frauderisicoanalyse De geplande workshops onder begeleiding van een externe adviseur hebben helaas nog niet door kunnen gaan. De voorkeur is om dit fysiek te doen. Zoals eerder toegezegd organiseren wij hierbij ook de betrokkenheid van uw raad. IT-omgeving IT-auditoren van BakerTilly hebben een onderzoek uitgevoerd naar onze automatiseringsomgeving. De bevindingen hiervan staan voor de eerste keer in de boardletter. Onze IT-omgeving voldoet nog niet volledig aan de daaraan te stellen eisen. Wij hebben ons eerst gericht op de meer eenvoudig te realiseren aanbevelingen. De realisatie van de meer complexe aanbevelingen vraagt meer tijd en capaciteit. Aandachtspunten controle 2020 (hoofdstuk 2) De aandachtspunten die de accountant noemt hebben zeker ook onze aandacht. De gevolgen van COVID-19 voor de rechtmatigheid en de jaarrekeningcontrole brengen we in beeld. Dit doen we in goed overleg met de accountant. De controle van de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers) kost veel tijd. Wij hebben hiervoor extra capaciteit ingezet. Ook de andere aandachtspunten nemen we mee in de voorbereiding op de jaarrekening 2020. Bespreking boardletter in Rekeningcommissie De Rekeningcommissie bespreekt de boardletter en onze reactie daarop in de vergadering van 15 december 2020. De accountant en de portefeuillehouder met ambtelijke ondersteuning zijn hierbij aanwezig.

De portefeuillehouder zal in het overleg als daarom gevraagd wordt een nadere toelichting geven op punten uit deze brief en/of de vragen beantwoorden.

Conclusie Al onze inspanningen zijn gericht op het voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een goede AO/IB en tot het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring vanaf 2021.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

J.G. (Jan) Princen

J.A.H. (Jan) Lonink