Raadsvoorstel - Verantwoording fractievergoeding 2024
Tekst van het document
Ons nummer: R25.000055
*R25.000055*
Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Behandelend team Portefeuillehouder Raadscommissie Raadscommissie Raadsvergadering
: : : : :
Griffie Jannewietske de Vries Geen n.v.t. 8 mei 2025
Onderwerp
:
Verantwoording fractievergoeding 2024
Raadsvoorstel: 1. per fractie de uitgaven die in 2024 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2024'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2024'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening te brengen; Inleiding: Aan de fracties binnen de gemeente Súdwest-Fryslân zijn op voorschotbasis vergoedingen verstrekt als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. De bijdrage per fractie bestaat uit een vast deel van € 1.300,- en een variabel deel van € 500,- per raadszetel. Over deze vergoeding moet conform de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân (hierna: de Verordening) verantwoording worden afgelegd. In dit voorstel gaat het om de verantwoording over het jaar 2024. Argumenten: Artikel 6 van de Verordening bepaalt dat elke fractie binnen zes weken na het einde van een kalenderjaar een verslag conform het format dat de griffie toestuurt overlegt inclusief de bijbehorende originele betalingsbewijzen. Het format wordt ondertekend door twee personen (uitzondering eenmansfractie), waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester.
De controle vindt plaats door het team concerncontrol, in samenwerking met de griffie. Concerncontrol brengt advies uit aan de raad. In artikel 3, derde lid is bepaald dat bij twijfel over de besteding van de vergoeding, het fractievoorzittersoverleg (hierna: FVO) beslist. Inmiddels is door de fracties verantwoording afgelegd van de bestedingen ten laste van 2024. Met betrekking tot de controle heeft de griffie het voorwerk gedaan, waarna de eindcontrole door concerncontrol heeft plaatsgevonden. In het advies van 28 maart 2025 doet concerncontrol verslag van hun bevindingen. Het advies van concerncontrol is op 17 april 2024 besproken in het fractievoorzittersoverleg. Dit heeft geleid tot de bijlage ‘Totaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2024’. Foutieve kosten In het controleverslag fractievergoeding 2024 van de concerncontrol is het volgende geconstateerd: • Verantwoording fractievergoeding € 4.800,- PvdA Van de fractie PvdA is niet tijdig een verantwoording/controleformulier ontvangen. Een controle van de griffie en concerncontrol heeft dan (in eerste instantie) ook niet plaats kunnen vinden en is op deze manier verwerkt in het controleverslag fractievergoeding 2024.
1
•
•
Op 16 april 2025 heeft de PvdA alsnog een verantwoording/controleformulier aangeleverd. Hieruit blijkt dat de PvdA over het jaar 2024 geen uitgaven heeft die uit de fractievergoeding bekostigd kunnen worden. Dit betekent dat de PvdA het gehele voorschot aan fractievergoeding terug zal betalen. Vergoeding fractieondersteuner € 1.980,- GroenLinks Onder punt 1 van de leidraad staat dat de vrijwilligersbijdrage maximaal €1.900,- per jaar mag bedragen. Fractie GroenLinks heeft echter (per abuis) 1.980,- opgevoerd. Deze kostenpost is door de griffie/concerncontrol gecorrigeerd naar € 1.900,-. Laptop fractieondersteuning € 1.497,35 FvD Onder punt 1 van de leidraad staat dat dat kosten voor fractieondersteuning, zoals bijvoorbeeld een laptop, uit de fractievergoeding mogen worden betaald. Raads- en commissieleden krijgen op grond van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Südwest-Fryslân een laptop door de gemeente ter beschikking gesteld. Door het gedeelde gebruik (raadswerk – ondersteuning) is het een complexe kostenpost. De leidraad dient hierop aangepast te worden.
Leidraad besteding fractievergoeding Uit de controle/verantwoording van de fractievergoeding over het jaar 2024 zijn een aantal verbeterpunten/aanbevelingen naar voren gekomen. Het FVO heeft deze aanbevelingen opgepakt en op 17 april 2025 besloten de leidraad besteding fractievergoeding gewijzigd vast te stellen. De wijzingen hebben betrekking op de kosten van kantoorbenodigdheden voor fractiemedewerkers en de vrijwilligersbijdrage. Rol en bevoegdheid: De raad dient op grond van de Verordening een besluit te nemen aangaande de verantwoording en afrekening fractievergoeding. Risico’s: Met het vaststellen van de bestedingen van de op voorschotbasis aan de fracties verstrekte financiële vergoedingen, inclusief de daaruit voortvloeiende te verrekenen bedragen zijn geen (financiële) risico’s gemoeid. Financiën: In de begroting is voor de te betalen fractievergoeding 2024 een krediet opgenomen. Juridisch: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân en de leidraad besteding fractievergoeding. Alternatieven: Zijn er niet. De raad dient op grond van artikel 6, vijfde lid van de Verordening, na advies van concern control, de bedragen vast te stellen van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar rechtmatig uit de vergoeding bekostigd zijn; b. de verrekening tussen de in onderdeel a.
genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Participatie en communicatie: Het controleverslag fractievergoeding 2024 inzake de fractievergoeding 2024 van team concerncontrol en het totaaloverzicht 2024 zijn besproken in het FVO van 17 april 2025. Na belsuitvorming door de raad zullen de fracties schriftelijk op de hoogte worden gesteld over de afrekening van de fractievergoeding. Global Goals: Er wordt vanuit gegaan dat de fracties de fractievergoedingen, voor zover mogelijk, op duurzame wijze besteden. Planning en vervolgproces: Jaarlijks terugkerend.
2
Link(s) naar eerdere besluitvorming of (actieve) informatie: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân. Bijlage(n): 1. controleverslag fractievergoeding 2024 2. totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2024
G.W. Stegenga, griffier
3
Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Verantwoording fractievergoeding 2024 Naar aanleiding van het voorstel van het FVO d.d. 17 april 2025; besluit: 1. 2. 3.
per fractie de uitgaven die in 2024 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2024'; per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2024'; per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening te brengen; Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 mei 2025
mr. drs. J.A. de Vries
G.W. Stegenga
4
, voorzitter.
, griffier.