Raadsvoorstel - Verantwoording fractievergoeding 2023

Ons nummer: R24.000086

*R24.000086*

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Adviseur

Verantwoording fractievergoeding 2023 23 mei 2024 Geen Geen Jannewietske de Vries Griffie Baukje Speerstra

Voorstel: 1. per fractie de uitgaven die in 2023 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2023'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2023'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening brengen.

Samenvatting: Aan de fracties binnen de gemeente Súdwest-Fryslân zijn op voorschotbasis vergoedingen verstrekt als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. De bijdrage per fractie bestaat uit een vast deel van € 1.300,- en een variabel deel van € 500,- per raadszetel. Over deze vergoeding moet conform de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân (hierna: de Verordening) elk jaar verantwoording worden afgelegd. Argumenten: Artikel 6 van de Verordening bepaalt dat elke fractie binnen zes weken na het einde van een kalenderjaar een verslag conform het format dat de griffie toestuurt overlegt inclusief de bijbehorende originele betalingsbewijzen. Het format wordt ondertekend door twee personen, waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester. Tenzij het een eenmansfractie betreft. De controle vindt plaats door het team concerncontrol, in samenwerking met de griffie. Concerncontrol brengt advies uit aan de raad. In artikel 3, derde lid is bepaald dat bij twijfel over de besteding van de vergoeding, het fractievoorzitters-overleg (FVO) beslist. Inmiddels is door de fracties verantwoording afgelegd van de bestedingen ten laste van 2023. Met betrekking tot de controle heeft de griffie het voorwerk gedaan, waarna de eindcontrole door concerncontrol heeft plaatsgevonden.

In het advies van 16 april 2024 doet concerncontrol verslag van hun bevindingen. Het advies van concerncontrol is op 22 april 2024 besproken in het FVO. Dit heeft geleid tot de bijlage ‘Totaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2023’. Foutieve kosten In het controleverslag fractievergoeding 2023 concerncontrol is geconcludeerd dat er een viertal opgevoerde kosten niet uit de fractievergoeding kunnen worden bekostigd.

1

Het betreft de volgende kosten: • Registratie KvK - PvdA Deze kosten zijn reeds opgevoerd door de fractie bij de verantwoording fractievergoeding 2022 en destijds meegenomen in de verrekening over het jaar 2022. • Notariskosten oprichten stichting fractie PvdA - PvdA Het betreft een rekening van 2022. Gezien het feit dat de verantwoording geschiedt op basis van het baten- en lastenstelsel kunnen deze kosten niet worden opgevoerd voor 2023. Daarnaast is gebleken dat deze kosten reeds zijn opgevoerd door de fractie bij de verantwoording fractievergoeding 2022 en destijds meegenomen in de verrekening over het jaar 2022. • Coalitie werksessie Wijnberg Bolsward – PvdA Het betreft een rekening van 2022. Gezien het feit dat de verantwoording geschiedt op basis van het baten- en lastenstelsel kunnen deze kosten niet worden opgevoerd voor 2023. • Kosten fractiebijeenkomst € – Nieuw Sociaal Het betreft een rekening van 2022. Gezien het feit dat de verantwoording geschiedt op basis van het baten- en lastenstelsel kunnen deze kosten niet worden opgevoerd voor 2023. Risico’s: Met het vaststellen van de bestedingen van de op voorschotbasis aan de fracties verstrekte financiële vergoedingen, inclusief de daaruit voortvloeiende te verrekenen bedragen zijn geen (financiële) risico’s gemoeid. Financiën: In de begroting is voor de te betalen fractievergoeding 2023 een krediet opgenomen.

Andere opties: Zijn er niet. De raad dient op grond van artikel 6, vijfde lid van de Verordening, na advies van concern control, de bedragen vast te stellen van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar rechtmatig uit de vergoeding bekostigd zijn; b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Wettelijke basis: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân. Global Goals: Er wordt vanuit gegaan dat de fracties de fractievergoedingen, voor zover mogelijk, op duurzame wijze besteden, Wie zijn betrokken: griffie concerncontrol fracties Wijze van participatie: Het controleverslag fractievergoedingen inzake de fractievergoedingen 2023 van concerncontrol en het totaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2023 zijn besproken in het FVO. Na besluitvorming zullen de fracties schriftelijk op de hoogte worden gesteld over de afrekening van de fractievergoeding. Digitale links naar informatiebronnen: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân In welke fase: Besluitvorming Planning vervolg in de raad/LTA: Jaarlijks terugkerend

2

Bijlage(n): 1. controleverslag fractievergoedingen Concern Control 2. totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2023

G.W. Stegenga, griffier.

3

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Verantwoording fractievergoeding 2023 Naar aanleiding van het voorstel van het FVO d.d. 22 april 2024; besluit: 1. per fractie de uitgaven die in 2023 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2023'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2020'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening te brengen. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 23 mei 2024

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

4

, voorzitter.

, griffier.