Raadsvoorstel - Verantwoording fractievergoeding 2022

Ons nummer: R23.000097

*R23.000097*

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Adviseur

Verantwoording fractievergoeding 2022 22 juni 2023 Geen n.v.t. Jannewietske de Vries Griffie Baukje Speerstra

Voorstel: 1. per fractie de uitgaven die in 2022 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening te brengen; Samenvatting: Aan de fracties binnen de gemeente Súdwest-Fryslân zijn op voorschotbasis vergoedingen verstrekt als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. De bijdrage per fractie bestaat uit een vast deel van € 1.300,- en een variabel deel van € 500,- per raadszetel. Over deze vergoeding moet conform de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân (hierna: de Verordening) verantwoording worden afgelegd. In dit voorstel gaat het om de verantwoording over het jaar 2022. Dit is in 2 fases gebeurd: januari t/m maart 2022 (voor de verkiezingen) en april t/m december 2022 (na de verkiezingen). Na de verkiezingen zijn 3 partijen opgehouden te bestaan (De Wind, PoieszZijlstra en Semplonius). Zij hebben reeds verantwoording afgelegd over de maanden januari t/m maart 2022. Dit is in de raad van 14 juli 2022 behandeld.

In dit voorstel wordt gekeken naar de financiële verantwoording van de partijen die na de verkiezingen zijn blijven bestaan plus 2 nieuwe partijen (VNLB en Fvd). In totaal gaat het om 11 fracties. Argumenten: Artikel 6 van de Verordening bepaalt dat elke fractie binnen zes weken na het einde van een kalenderjaar een verslag conform het format dat de griffie toestuurt overlegt inclusief de bijbehorende originele betalingsbewijzen. Het format wordt ondertekend door twee personen (uitzondering eenmansfractie), waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester. De controle vindt plaats door het team Concern Control, onder leiding van de griffier. Concern Control brengt advies uit aan de raad. In artikel 3, derde lid is bepaald dat bij twijfel over de besteding van de vergoeding, het FVO beslist. Inmiddels is door de fracties verantwoording afgelegd van de bestedingen ten laste van 2022. Met betrekking tot de controle heeft de griffie het voorwerk gedaan, waarna de eindcontrole door

1

Concern Control heeft plaatsgevonden. In het advies van 28 maart 2023 doet Concern Control verslag van hun bevindingen. Het advies van Concern Control is op 22 mei 2023 besproken in het fractievoorzitters-overleg. Dit heeft geleid tot de bijlage ‘Totaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2022’. Foutieve kosten In het controleverslag fractievergoeding 2022 Concern Control is geconcludeerd dat er een viertal opgevoerde kosten niet uit de fractievergoeding kunnen worden bekostigd. Het betreft de volgende kosten: • GBTL heeft een studieboek en Microsoft gebruikerspakket Office Home voor een raadslid gedeclareerd. Deze kosten kunnen niet worden gedeclareerd, aangezien studieboeken uit de maandelijkse onkostenvergoeding moet worden betaald (rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers) en omdat raadsleden een laptop met alle benodigde software in bruikleen krijgen. • D66 heeft een cursus voor 1 van de fractieleden gedeclareerd. Een dergelijke individuele cursus mag niet ten laste van de fractievergoeding worden verantwoord. Bovendien is niet voldaan aan de voorwaarden uit artikel 4 van de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Súdwest-Fryslân 2019. • Nieuw Sociaal heeft de kosten voor kerstkaarten/kerstattenties voor leden en sympathisanten van een eindejaarsbijeenkomst gedeclareerd.

Deze kosten kunnen niet worden gedeclareerd, aangezien kerstkaarten uit de maandelijkse onkostenvergoeding moet worden betaald (rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers). Risico’s: Met het vaststellen van de bestedingen van de op voorschotbasis aan de fracties verstrekte financiële vergoedingen, inclusief de daaruit voortvloeiende te verrekenen bedragen zijn geen (financiële) risico’s gemoeid. Financiën: In de begroting is voor de te betalen fractievergoeding 2021 en 2022 een krediet opgenomen. Andere opties: Zijn er niet. De raad dient op grond van artikel 6, vijfde lid van de Verordening, na advies van concern control, de bedragen vast te stellen van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar rechtmatig uit de vergoeding bekostigd zijn; b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Wettelijke basis: Artikel 6 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente SúdwestFryslân. Global Goals:

Wie zijn betrokken: griffie, concern control, gemeentelijke fracties Wijze van participatie: Het controleverslag fractievergoeding inzake de fractie vergoeding 2022 van Concern Control en het totaaloverzicht 2022 zijn besproken in het fractievoorzittersoverleg. Na belsuitvorming zullen de fracties schriftelijk op de hoogte worden gesteld over de afrekening van de fractievergoeding. Digitale links naar informatiebronnen: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân.

2

In welke fase: Afrondende fase Planning vervolg in de raad/LTA: Jaarlijks terugkerend. Bijlage(n): 1. controleverslag fractievergoeding 2022 2. totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022

G.W. Stegenga, griffier.

3

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Verantwoording fractievergoeding 2022 Naar aanleiding van het voorstel van het FVO d.d. 22 mei 2023; besluit: 1. per fractie de uitgaven die in 2022 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening te brengen;

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 juni 2023

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

4

, voorzitter.

, griffier.