Raadsvoorstel - Verantwoording fractievergoeding 2020

Ons nummer: R21.000094

*R21.000094* O.0000001E

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Behandelend ambtenaar

Verantwoording fractievergoeding 2020 3 juni 2021 n.v.t. mr. drs. J.A. de Vries Griffie B.J. Speerstra

Voorstel: 1. per fractie de uitgaven die in 2020 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2020'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2020'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening brengen. Inleiding: Aan de fracties binnen de gemeente Súdwest-Fryslân zijn op voorschotbasis vergoedingen verstrekt als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. De bijdrage per fractie bestaat uit een vast deel van € 1.300,- en een variabel deel van € 500,- per raadszetel. Over deze vergoeding moet conform de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân (hierna: de Verordening) verantwoording worden afgelegd. Doel: De besteding van de op voorschotbasis aan de fracties verstrekte financiële vergoedingen vast te stellen, inclusief de daaruit voortvloeiende te verrekenen bedragen. Argumenten: Artikel 6 van de Verordening bepaalt dat elke fractie binnen zes weken na het einde van een kalenderjaar een verslag conform het format dat de griffie toestuurt overlegt inclusief de bijbehorende originele betalingsbewijzen.

Het format wordt ondertekend door twee personen, waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester. De controle vindt plaats door het team Concern Control, onder leiding van de griffier. Concern Control brengt advies uit aan de raad. In artikel 3, derde lid is bepaald dat bij twijfel over de besteding van de vergoeding, het FVO beslist. Inmiddels is door de fracties verantwoording afgelegd van de bestedingen ten laste van 2020. Met betrekking tot de controle heeft de griffie het voorwerk gedaan, waarna de eindcontrole door Concern Control heeft plaatsgevonden. In het advies van 22 april 2021 doet Concern Control verslag van hun bevindingen. Het advies van Concern Control is digitaal voorgelegd aan de fractievoorzitters. Dit heeft geleid tot de bijlage ‘Totaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2020’.

1

Alternatieven: Zijn er niet. De raad dient op grond van artikel 6, vijfde lid van de Verordening, na advies van concern control, de bedragen vast te stellen van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar rechtmatig uit de vergoeding bekostigd zijn; b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Risico’s: Met het vaststellen van de bestedingen van de op voorschotbasis aan de fracties verstrekte financiële vergoedingen, inclusief de daaruit voortvloeiende te verrekenen bedragen zijn geen (financiële) risico’s gemoeid. Kaders: Artikel 6 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente SúdwestFryslân. Financiële aspecten/gevolgen: In de begroting is voor de te betalen fractievergoeding 2020 een krediet opgenomen. Duurzaamheid: Er wordt vanuit gegaan dat de fracties de fractievergoedingen, voor zover mogelijk, op duurzame wijze besteden. Vervolgproces: Na vaststelling van de bestede vergoedingen zal deze worden afgerekend met de fracties. Monitoring en evaluatie: In fractievoorzittersoverleg. Gevolgen voor LTA: Jaarlijks terugkerend.

Communicatie en afstemming: Het controleverslag fractievergoedingen inzake de fractievergoedingen 2020 van Concern Control en het toaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2020 zijn besproken in het fractievoorzittersoverleg. Na besluitvorming zullen de fracties schriftelijk op de hoogte worden gesteld over de afrekening van de fractievergoeding. Bijlage(n)

2

Meegezonden: - controleverslag fractievergoedingen Concern Control 22 april 2021 - totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2020 Ter inzage: Burgemeester en wethouders van Súdwest-Fryslân.

mr. drs. J.A. de Vries

P. Zondervan

3

, burgemeester.

, gemeentesecretaris.

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Verantwoording fractievergoeding 2020 Naar aanleiding van het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. ; besluit de raad: 1. per fractie de uitgaven die in 2020 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2020'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2020'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening brengen. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 juni 2021

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

4

, voorzitter.

, griffier.