Raadsvoorstel - Rekenkamer onderzoeksrapport 'Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân'

Ons nummer: R23.000003

*R23.000003*

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Adviseur

Rekenkamer I onderzoeksrapport 'Subsidieverlening in SúdwestFryslân' 9 maart 2023 Bestjoer en Finânsjes 23 februari 2023 Petra van den Akker Griffie S. Hobma

Voorstel: 1. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen zoals verwoord in het rapport 'Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân'; 2. het college opdracht te geven om de genoemde aanbevelingen in het rapport 'Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân' uit te voeren; 3. het college opdracht te geven om voor 9 maart 2024 te rapporteren over de uitvoering van het onder besluitpunt 2 gestelde. Samenvatting: Tijdens de introductie van de rekenkamer bij de nieuwe gemeenteraad, d.d. 11 mei 2022, werd door enkele raadsleden aangegeven dat behoefte bestaat aan een actueel inzicht met betrekking tot de subsidieverstrekking. De rekenkamer is graag tegemoet gekomen aan dit verzoek en heeft in 2022 een onderzoek uitgevoerd naar het verstrekken van subsidies binnen de gemeente. Het feit dat de gemeente op jaarbasis ongeveer € 15 mln. aan subsidies verstrekt, vormt op zichzelf al een rechtvaardiging om hier een rekenkameronderzoek naar uit te voeren. Het doel van het onderzoek is het verschaffen van inzicht aan raadsleden in de wijze waarop de gemeente subsidie verstrekt. Dit inzicht kan raadsleden behulpzaam zijn om invulling te geven aan de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Daarnaast beoogt het onderzoek het proces van subsidieverstrekking waar mogelijk verder te optimaliseren.

Voor het onderzoek is de volgende centrale vraag geformuleerd: Hoe verloopt het verstrekken van subsidies binnen de gemeente Súdwest-Fryslân en hoe zou het verstrekken van subsidies verder geoptimaliseerd kunnen worden? Het proces van subsidieverstrekking is in dit onderzoek onderzocht aan de hand van een normenkader, dat op basis van eerder uitgevoerd onderzoek, publicaties van de VNG en het ministerie van BZK, maar ook andere publicaties is vormgegeven. Dat kader dient als een zoeklicht en geeft de aandachtspunten aan waar tijdens het onderzoek op wordt ingezoomd. Tijdens het onderzoek is de financiële administratie geraadpleegd en zijn besluiten van de raad en het college geanalyseerd. Daarnaast zijn interviews afgenomen, interne documenten (zoals procesbeschrijvingen en interne e-mails) geanalyseerd en zijn eerdere commissie- en raadsvergaderingen uitgeluisterd. Tevens is een viertal casestudies uitgevoerd, waarbij ook de communicatie met de subsidieontvangers is doorgenomen. Ook is een experiment uitgevoerd, waarbij de onderzoeker zelf een subsidie heeft aangevraagd.

1

Op basis van het uitgevoerde onderzoek worden de volgende conclusies (beknopte weergave) getrokken: ➢

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

De gemeenteraad heeft een algemene subsidieverordening vastgesteld die actueel en toepasbaar is. Daarnaast worden jaarlijks op één moment door het college de subsidieregelingen geactualiseerd. De aanbeveling uit het eerdere rekenkamerrapport om de raad jaarlijks van informatie te voorzien met betrekking tot subsidies, is zeer adequaat ingevuld. De aanbeveling om bij de jaarverantwoording aan te geven hoe succesvol een bepaalde subsidieregeling nu is geweest, is bij de jaarstukken 2021 niet geïmplementeerd. Ten aanzien van specifieke subsidies vervult de raad in sommige gevallen een zeer actieve rol. Ten aanzien van het subsidiestelsel in zijn algemeenheid, vervult de raad een passievere rol. De gemeente beschikt over een zeer adequate subsidieadministratie. De kredietbewaking van de subsidies vindt zowel decentraal als centraal plaats. De bewaking is zonder meer toereikend. De workflow wordt goed bijgehouden en beheerst en actief gedeeld met de raad. Ten tijde van de coronacrisis neemt het college een aantal besluiten om de subsidieontvangers te ontlasten. Deze besluiten zijn op de juiste grondslag genomen. Het digitaal aanvragen van een subsidie is eenvoudig en snel. Bij het afleggen van verantwoording valt op, dat soms een onderscheid wordt gemaakt tussen subsidieontvangers die een jaarlijkse subsidie ontvangen en subsidieontvangers van een eenmalige subsidie.

In sommige gevallen ziet de gemeente zeer strikt toe op het overleggen van een controleverklaring. De gemeente ziet adequaat toe op de geleverde prestaties van de subsidieontvangers en analyseert en beoordeelt adequaat de stukken die subsidieontvangers aanleveren.

Naar aanleiding van de bovenstaande conclusies, komt de rekenkamer op de volgende aanbevelingen (volledige weergave): 1. Overwogen kan worden om het gebruik van artikel 4:23 lid 3 c Awb te beperken en zoveel mogelijk subsidies te verstrekken op basis van een subsidieregeling. Een subsidieregeling biedt namelijk een potentiële aanvrager inzicht in de activiteit die onder de regeling valt, de hoogte van het subsidieplafond, de manier waarop het budget verdeeld wordt en de afwijzingsgronden. 2. Aanbevolen kan worden om bij de jaarverantwoording of bij het jaarlijkse overzicht van subsidies in te gaan op het succes van een subsidieregeling. Daarbij zou aan de orde kunnen komen hoe het subsidiebudget is uitgeput en hoeveel verschillende partijen en activiteiten hiermee gemoeid zijn geweest. 3. Collegebesluiten kunnen soms explicieter geformuleerd worden. Het onderscheid dat gemaakt wordt tussen subsidieontvangers van jaarlijkse subsidies en van eenmalige subsidies, voor wat betreft de verantwoording, is niet expliciet gedekt door een collegebesluit. Dit geldt ook voor raadsbesluiten. Ook deze kunnen in sommige gevallen explicieter geformuleerd worden.

Het raadsbesluit bijvoorbeeld van 5 oktober 2017 met betrekking tot VVV Waterland luidt als volgt: “Voor de komende vier jaar jaarlijks € 225.000,- beschikbaar te stellen voor de activiteiten van Stichting Regiomarketing Zuidwest-Friesland met inachtneming van de afspraken die nader in dit voorstel worden toegelicht”. Hier zou een lezer vrij eenvoudig kunnen inlezen, dat het hier de periode van 2018 tot en met 2021 betreft, aangezien het besluit in oktober 2017 wordt voorgelegd en het hier om ‘de komende vier jaar’ gaat. Een nadere analyse leert echter, dat het hier niet om de periode 2018 tot en met 2021 gaat, maar om de periode 2017 tot en met 2020. 4. Het verdient aanbeveling om een duidelijk beleid te voeren met betrekking tot het al dan niet opvragen van een controleverklaring en dit beleid ook door het college te laten vaststellen.

2

Bestuurlijke wederhoor college In de bestuurlijke reactie van het college, zoals weergegeven op pagina 133 en 134 van het rapport, wordt ingegaan op de bovengenoemde aanbevelingen van de rekenkamer en wordt aangegeven op welke wijze men hieraan een vervolg wenst te geven. Nawoord rekenkamer De rekenkamer geeft in haar nawoord aan dat men verheugd is dat het college zich herkent in de conclusies en de aanbevelingen daadwerkelijk zal oppakken. Verder merkt de rekenkamer op dat de gemeente zeer adequaat invulling geeft aan het verstrekken van subsidies. Wettelijke basis: Hoofdstuk IVa en Xla van de Gemeentewet Planning vervolg in de raad/LTA: Uiterlijk 9 maart 2024 komt het college met een rapportage over de uitvoering van de genoemde aanbevelingen. Bijlage(n): 1. onderzoeksrapport ‘Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân’

G.W. Stegenga, griffier.

3

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Rekenkamer I onderzoeksrapport 'Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân' Naar aanleiding van het voorstel van de griffier d.d. 12 januari 2023; besluit:

1. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen zoals verwoord in het rapport 'Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân'; 2. het college opdracht te geven om de genoemde aanbevelingen in het rapport 'Subsidieverlening in Súdwest-Fryslân' uit te voeren; 3. het college opdracht te geven om voor 9 maart 2024 te rapporteren over de uitvoering van het onder besluitpunt 2 gestelde. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 9 maart 2023

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

4

, voorzitter.

, griffier.