Raadsvoorstel - Rekenkamer I onderzoeksrapport Evenementenvergunningen in Súdwest-Fryslân

Ons nummer: R23.000250

*R23.000250*

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Adviseur

Rekenkamer I onderzoeksrapport Evenementenvergunningen in Súdwest-Fryslân 8 februari 2024 Bestjoer en Finânsjes 25 januari 2024 Jannewietske de Vries Griffie S. Hobma

Voorstel: 1. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen zoals verwoord in het rapport ‘Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân’; 2. het college opdracht te geven om de genoemde aanbevelingen in het rapport ‘Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân’ uit te voeren; 3. het college opdracht te geven om voor 8 februari 2025 te rapporteren over de uitvoering van het onder besluitpunt 2 gestelde.

Samenvatting: Binnen de gemeente worden gedurende het gehele jaar tal van evenementen georganiseerd. Zo worden in januari 2023 nieuwjaarsduiken georganiseerd, vindt in februari een carnavalsoptocht plaats, worden in maart circusvoorstellingen, hardloopwedstrijden en muziekfeesten georganiseerd, etc. Evenementen vervullen een belangrijke functie bij het versterken van de aantrekkingskracht van de gemeente en de saamhorigheid van de inwoners. Aan de andere kant spelen ook andere belangen een rol bij het organiseren van evenementen. Eén daarvan is de veiligheid, maar ook duurzaamheid speelt een steeds belangrijker rol. Tijdens het jaarlijkse overleg tussen de rekenkamer en raadsleden, d.d. 11 januari 2023, hebben enkele raadsleden aangegeven behoefte te hebben aan een onderzoek naar het verstrekken van evenementenvergunningen. Enerzijds bestaat de indruk bij raadsleden dat de behandeling van evenementenaanvragen vrij lang duurt, terwijl men zich anderzijds afvraagt of het aanvragen en verstrekken van een evenementenvergunning niet een te zware procedure is bij kleinschalige activiteiten. De rekenkamer komt met dit onderzoek graag tegemoet aan deze wens. Dit onderzoek richt zich op het proces van evenementenvergunningsverstrekking en beoogt dit proces in termen van rechtmatigheid en doelmatigheid te analyseren en te optimaliseren.

Uiteindelijk heeft dit onderzoek tot doel de kaderstellende en controlerende rol van de raad op het gebied van evenementenvergunningen te traceren en te versterken. Vanuit deze doelstelling kan de volgende onderzoeksvraag worden geformuleerd: “Hoe rechtmatig en doelmatig verloopt het proces van evenementenvergunningsverstrekking en welke aanbevelingen zijn denkbaar om de rechtmatigheid en doelmatigheid van dit proces te verhogen?” De bovengenoemde onderzoeksvraag is vertaald naar de volgende deelvragen: a. Welke normen kunnen gesteld worden aan een rechtmatig en doelmatig verloop van het proces van evenementenvergunningsverstrekking? b. Welke evenementenvergunningen zijn verstrekt voor de jaren 2019 tot en met 2023 en wat zijn de lasten en baten van het proces van evenementenvergunningsverstrekking in deze jaren?

1

c. Welk beleid voert de gemeente met betrekking tot het proces van het verstrekken van evenementenvergunningen? d. Hoe verloopt het proces van het aanvragen en verstrekken van evenementenvergunningen in de gemeentelijke praktijk? e. Hoe verhouden het gevoerde beleid en de gemeentelijke praktijk met betrekking tot het proces van evenementvergunningsverstrekking zich tot de gestelde normen? f. Welke aanbevelingen kunnen geformuleerd worden om de rechtmatigheid en doelmatigheid van het proces van evenementenvergunningsverstrekking te verbeteren? Op basis van de bevindingen en de analyse daarvan worden er ruim 20 conclusies getrokken (pagina 6-9 rapport). Naar aanleiding van de getrokken conclusies komt de rekenkamer tot de volgende aanbevelingen (beknopte weergave): 1. Aanbevolen kan worden om één vorm van evenementenbeleid op te stellen, waarin de uitvoeringsregels en het duurzame evenementenbeleid worden geïntegreerd; 2. Aanbevolen wordt, de urenraming uit het VTH-uitvoeringsprogramma 2023 ofwel te herzien, ofwel van een betere onderbouwing te voorzien; 3. Overwogen kan worden om op rekeningbasis de uitgaven en de inkomsten, gemoeid met evenementenvergunningen, te specificeren; 4. Een sterker vooroverleg tussen de gemeente en de organisator zou de doelmatigheid van het proces kunnen verbeteren; 5.

Het proces van vergunningsbehandeling zou op sommige onderdelen geoptimaliseerd kunnen worden. Bestuurlijke wederhoor college In de bestuurlijke reactie van het college, zoals weergegeven op pagina 75-77 van het rapport, geeft het college aan uitvoering te willen geven aan aanbeveling 1,2,4 en 5 en kennis te nemen van aanbeveling 3. Nawoord rekenkamer De rekenkamer geeft in haar nawoord aan met genoegen kennis te hebben genomen van de reactie van het college op het onderzoeksrapport. De rekenkamer is verheugd te lezen dat de conclusies onderschreven worden en vier van de vijf aanbevelingen zullen worden opgevolgd. Zij vindt de argumenten van het college om aanbeveling 3 niet over te nemen niet dermate zwaar dat de raad deze informatie moet worden onthouden. De rekenkamer heeft er wel vertrouwen in, dat de acties, zoals beschreven in de reactie van het college, zullen leiden tot een nog doelmatiger en doeltreffender manier van vergunningverlening voor evenementen. Wettelijke basis: Hoofdstuk IVa en Xla van de Gemeentewet Planning vervolg in de raad/LTA: Uiterlijk 8 februari 2025 komt het college met een rapportage over de uitvoering van de genoemde aanbevelingen. Bijlage(n): 1. onderzoeksrapport Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân G.W. Stegenga, griffier.

2

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Rekenkamer I onderzoeksrapport Evenementenvergunningen in Súdwest-Fryslân Naar aanleiding van het voorstel van de griffier d.d. 21 december 2023; besluit: 1. Kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen zoals verwoord in het rapport ‘Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân’; 2. Het college opdracht te geven om de genoemde aanbevelingen in het rapport ‘Evenementenvergunning in Súdwest-Fryslân’ uit te voeren; 3. Het college opdracht te geven om voor 8 februari 2025 te rapporteren over de uitvoering van het onder besluitpunt 2 gestelde

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 februari 2024

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

3

, voorzitter.

, griffier.