Raadsvoorstel - Rechtmatigheidsverantwoording en verordening 213

Ons nummer: R23.000071

*R23.000071* BLANCOCaseKlantCodeCaseKlantSoort

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Adviseur

Rechtmatigheidsverantwoording en verordening 213 22 juni 2023 Bestjoer en Finânsjes 8 juni 2023 Henk de Boer Financiën Gerda Ferbeek

Voorstel: a. De Controleverordening 2023 ex artikel 213 van de Gemeentewet vast te stellen. Samenvatting: Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is het wenselijk om de Controleverordening ex artikel 213 van de Gemeentewet opnieuw vast te stellen. Argumenten: Met ingang van het begrotingsjaar 2023 de rechtmatigheidsverantwoording door het college ingevoerd. In november 2022 heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de colleges en de gemeenteraden daarover geïnformeerd (zie bijgevoegde brief van het ministerie van BZK). Deze rechtmatigheidsverantwoording brengt een aantal wijzigingen met zich mee. Deze wijzigingen zijn in het kort opgenomen in het document ‘Rechtmatigheidsverantwoording in het kort versie 2’. Belangrijkste doel van de wetswijziging is het politieke debat tussen het college en de gemeenteraad over de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven (en inkomsten) te stimuleren. De ambtelijke organisatie komt hierdoor nadrukkelijker in beeld bij de rechtmatigheid. In het genoemde document is aangegeven dat de raad nog de Verordening ex artikel 213 (Controleverordening) van de Gemeentewet op een aantal punten moet aanpassen. De modelverordening van de VNG is als uitgangspunt genomen. De verordening is besproken in de auditcommissie van 23 februari 2023. Risico’s: Niet van toepassing. Financiën: Niet van toepassing.

Bij de recent afgeronde aanbestedingsprocedure voor het aantrekken van een extern accountant is al rekening gehouden met deze wetswijziging. Andere opties: De verordeningen (op onderdelen) niet aanpassen. Maar dit betekent dat de uitvoering niet op juridisch juiste gronden plaatsvindt. Wettelijke basis: Gemeentewet en Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

1

Global Goals: Niet van toepassing. Wie zijn betrokken: Auditcommissie, externe accountant. Wijze van participatie: Niet van toepassing. Digitale links naar informatiebronnen: https://vng.nl/brieven/nieuwe-modelverordeningen-nav-wet-versterking-decentrale-rekenkamers In welke fase: Afronding Planning vervolg in de raad/LTA: Niet van toepassing Bijlage(n): 1. Rechtmatigheidsverantwoording in het kort versie 2 2. Brief BZK wet versterking decentrale rekenkamers 3. Was wordt lijst wijzigingen Controleverordening 4. Oude controleverordening 2011 Burgemeester en wethouders van Súdwest-Fryslân.

mr. drs. J.A. de Vries

drs. E.K. Strijker

, burgemeester.

, gemeentesecretaris.

2

Rechtmatigheidsverantwoording en verordening 213 De raad van de gemeente Súdwest-Fryslân; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 maart 2023; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; overwegende dat het wenselijk is om de verordening op onderdelen aan te passen.; besluit: vast te stellen de

Controleverordening 2023 ex artikel 213 van de Gemeentewet Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: 1. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; 2. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; 3. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; 4. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; 5. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage waarin het college aangeeft in welke mate de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole van de jaarrekening wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 3 jaar, waarbij deze termijn tweemaal verlengd kan worden met nogmaals 2 jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvang bases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; 4. De raad stelt de gunningscriteria en per gunningscriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening ex artikel 213a van de Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad en Auditcommissie vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

3

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit. 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Informatieverstrekking door het college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli aan de raad. Het college zorgt voor een tijdige aanlevering. 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, meldt het college meteen aan de raad en de accountant. 5. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 6. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2.

De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

4

3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de raad of een afvaardiging uit de raad. Artikel 8. Intrekking oude regeling De Controleverordening van de gemeente Súdwest Fryslân (verordening ex artikel 213) vastgesteld op 3 maart 2011 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt. Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking de dag volgende op de bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2023. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening 2023 ex artikel 213 van de Gemeentewet.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 juni 2023.

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

5

, voorzitter.

, griffier.