Raadsvoorstel - rapport rekenkamer I Inhuur van derden

Ons nummer: R21.000281

*R21.000281* O.0000001E

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Behandelend ambtenaar

Rapport rekenkamer I Inhuur van derden 3 februari 2022 Bestjoer en Finânsjes 20 januari 2022 drs. F.J.R. Faber Griffie S. Hobma

Voorstel: 1. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen zoals verwoord in het rapport 'Inhuur van derden'; 2. het college opdracht te geven om de genoemde aanbevelingen in het rapport 'Inhuur van derden' uit te voeren; 3. het college opdracht te geven om voor 3 februari 2023 te rapporteren over de uitvoering van het onder besluitpunt 2 gestelde.

Inleiding: De inhuur van externen is al enkele jaren onderwerp van discussie in de gemeenteraad. Opvallend is daarbij, dat niet alleen verschillende definities met betrekking tot inhuur worden gehanteerd, maar ook verschillende normen voor inhuur. Op verzoek van de raad heeft de rekenkamer daarom een onderzoek uitgevoerd naar de inhuur van derden. De centrale vraag voor dit onderzoek luidt als volgt: Voert de gemeente de inhuur van derden adequaat uit en is de verantwoording hierover aan de gemeenteraad toereikend? Het onderzoek startte met het inzichtelijk krijgen van de omvang van inhuur en de ontwikkeling van de inhuur vanaf 2017. Aan de hand van een normenkader heeft de rekenkamer daarna in beeld gebracht welk beleid de gemeente hanteert met betrekking tot de inhuur van derden. Uiteraard is vervolgens bezien hoe de praktijk zich verhoudt tot dit beleid. Specifieke aandacht heeft de rekenkamer voor de concernbrede sturing op inhuur en op de communicatie richting de raad met betrekking tot dit onderwerp. Doel: Het doel van dit voorstel is: 1. De raad middels het rapport van de rekenkamer inzicht te geven in de wijze waarop de gemeente (adequaat) beleid heeft geformuleerd met betrekking tot inhuur en hier ook naar handelt, in hoeverre de gemeente inzicht en grip heeft op de inhuur van externen en de raad hierover informeert. 2.

de raad kennis te laten nemen van de conclusies en aanbeveling zoals verwoord in het rapport; 3. het college opdracht te geven om de aanbevelingen zoals genoemd in het rapport uit te voeren; 4. het college opdracht te geven om de uitvoering van de aanbevelingen te evalueren en hierover te rapporteren

1

Aanbevelingen: Aan de hand van de conclusies zoals genoemd in paragraaf 5.1 van het rapport van de rekenkamer worden door de rekenkamer de volgende aanbevelingen gedaan (paragraaf 5.2): -

Aanbevolen wordt om een zo concreet mogelijk schema of stappenplan op te stellen, waarin concreet wordt aangegeven wie nu precies wat moet doen met betrekking tot inhuur. In dit schema zouden de diverse taken en rollen van de diverse actoren duidelijk moeten zijn beschreven. Ook moet in dit schema duidelijk worden gemaakt wie waartoe gemachtigd is met betrekking tot inhuur, welke stappen facultatief zijn en welke stappen verplicht.

-

Het verdient aanbeveling om bij de verdere vormgeving van het beleid expliciet in te gaan op de manier waarop de naleving van het beleid wordt gecontroleerd, hoe de rapportages vorm krijgen en hoe de contractregistratie zal plaatsvinden. In dit verband valt te overwegen om de procedures met betrekking tot externe inhuur onderdeel uit te laten maken van het normenkader, zodat deze procedures object worden van interne controle en verbijzonderde interne controle.

-

Het verdient aanbeveling om het gebruik van managementrapportages gemeentebreed in te voeren en deze rapportages ook te delen met de directie.

-

Om daadwerkelijk centraal te sturen, ligt het voor de hand, ook de directie in stelling te brengen. Dit wil niet zeggen, dat de directie in het vervolg alle besluiten over inhuur zelf moet nemen, maar wel dat de directie periodiek inzicht heeft in het verloop van inhuur en kan interveniëren als dat nodig is. In dit verband kan worden aanbevolen prioriteit te geven aan de vormgeving van rapportages met betrekking tot inhuur van externen richting de directie.

-

De mogelijkheden om inhuur te reduceren zijn niet altijd voorhanden. Bij ziekteverzuim, krapte op de arbeidsmarkt of bij de overbrugging van een vacante positie, kan men vaak niet anders dan omzien naar inhuur. Dit behoeft echter niet het geval te zijn bij tijdelijke projecten of programma’s. Hoewel het voor de hand ligt hiervoor tijdelijke capaciteit aan te trekken in de vorm van inhuur, mede gelet op de tijdelijke financiering, bestaan wel voorbeelden van gemeenten waarbij ook voor dit soort tijdelijke projecten structureel vast personeel wordt aangetrokken. Binnen deze gemeenten bestaat namelijk het besef dat de tijdelijke projecten zich dermate frequent voordoen, dat dit feitelijk een structureel karakter heeft. Het is dan verstandig om vast personeel aan te trekken en een soort projectenpool op te richten.

-

Het college kan in overweging worden gegeven om in iedere bestuursrapportage stil te staan bij de inhuur van externen, gelet op de bestuurlijke gevoeligheid. Overwogen kan worden om dit item te verbreden naar de totale personele lasten, gelet op de motie die tijdens de behandeling van de jaarrekening 2020 op een breed draagvlak kon rekenen in de raad. Het zou in dit raadzaam zijn, om vooraf een duidelijke norm met betrekking tot inhuur te formuleren en deze norm ook goed te communiceren. Deze norm zal ook realistisch moeten zijn: een norm van 6% of zelfs van 9% kan in vergelijkend perspectief als minder realistisch worden aangemerkt. Het verdient aanbeveling actief te sturen op deze normen, ook vanuit het college.

Bestuurlijke reactie: Het college heeft een uitgebreide bestuurlijke reactie gegeven op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport. De bestuurlijke reactie is opgenomen in het rapport (pagina 74 e.v.). De rekenkamer gaat in het nawoord in op deze bestuurlijke reactie. Kaders: Hoofdstuk IVa en XIa van de Gemeentewet.

2

Duurzaamheid: n.v.t.

Monitoring en evaluatie: Het college dient binnen 1 jaar te rapporteren over de uitvoering van de in het rapport genoemde aanbevelingen.

Gevolgen voor LTA: Uiterlijk 3 februari 2023 komt het college met een rapportage over de uitvoering van de genoemde aanbevelingen. Communicatie en afstemming: Het rapport is vooraf afgestemd met college en raad. Er heeft vervolgens op 12 januari 2022 een presentatie plaatsgevonden over de inhoud en uitkomsten van het rapport. Het rapport is reeds vóór besluitvorming gepubliceerd op de gemeentelijke website. Bijlage(n)

Meegezonden: - -rapport rekenkamer I Inhuur van derden Ter inzage: De voorzitter van de commissie Bestjoer en Finânsjes, P. van den Akker.

3

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Rapport rekenkamer I Inhuur van derden Naar aanleiding van het voorstel van de voorzitter van de de commissie Bestjoer en Finânsjes, d.d. ;

besluit de raad: 1. kennis te nemen van de conclusies en aanbevelingen zoals verwoord in het rapport 'Inhuur van derden'; 2. het college opdracht te geven om de genoemde aanbevelingen in het rapport 'Inhuur van derden' uit te voeren; 3. het college opdracht te geven om voor 3 februari 2023 te rapporteren over de uitvoering van het onder besluitpunt 2 gestelde. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 3 februari 2022

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

4

, voorzitter.

, griffier.