Raadsvoorstel l Verantwoording fractievergoeding 2021 en 2022 jan tot en met mrt

Ons nummer: R22.000113

*R22.000113* O.0000001E

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Behandelend ambtenaar

Verantwoording fractievergoeding 2021 en 2022 januari tot en met maart 14 juli 2022 n.v.t. mr. drs. J.A. de Vries Griffie B.J. Speerstra

Voorstel: 1. per fractie de uitgaven die in 2021 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2021'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2021'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening te brengen; 4. voor 3 fracties de uitgaven die in januari tot en met maart in 2022 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022 januari tot en met maart'; 5. per fractie de afrekening van de onder 4. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022 januari tot en met maart'; 6. voor 3 fractie de onder 5. vastgestelde afrekening in rekening te brengen.

Inleiding: Aan de fracties binnen de gemeente Súdwest-Fryslân zijn op voorschotbasis vergoedingen verstrekt als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. De bijdrage per fractie bestaat uit een vast deel van € 1.300,- en een variabel deel van € 500,- per raadszetel. Over deze vergoeding moet conform de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân (hierna: de Verordening) verantwoording worden afgelegd. In dit voorstel gaat het om de verantwoording over het jaar 2021 en de maanden januari tot en met maart 2022. Doel: De besteding van de op voorschotbasis aan de fracties verstrekte financiële vergoedingen over het jaar 2021 en de maanden januari tot en met maart 2022 vast te stellen, inclusief de daaruit voortvloeiende te verrekenen bedragen. Argumenten: Verantwoording fractievergoeding 2021 Artikel 6 van de Verordening bepaalt dat elke fractie binnen zes weken na het einde van een kalenderjaar een verslag conform het format dat de griffie toestuurt overlegt inclusief de bijbehorende originele betalingsbewijzen. Het format wordt ondertekend door twee personen, waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester.

1

De controle vindt plaats door het team Concern Control, onder leiding van de griffier. Concern Control brengt advies uit aan de raad. In artikel 3, derde lid is bepaald dat bij twijfel over de besteding van de vergoeding, het FVO beslist. Inmiddels is door de fracties verantwoording afgelegd van de bestedingen ten laste van 2021. Met betrekking tot de controle heeft de griffie het voorwerk gedaan, waarna de eindcontrole door Concern Control heeft plaatsgevonden. In het advies van 18 mei 2022 doet Concern Control verslag van hun bevindingen. Het advies van Concern Control is op 24 juni 2022 besproken in het fractievoorzitters-overleg. Dit heeft geleid tot de bijlage ‘Totaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2021’. Foutieve kosten In het ‘controleverslag fractievergoeding 2021 Concern Control 18 mei 2022’ is geconcludeerd dat de kosten die GBTL heeft opgevoerd voor een abonnement lidmaatschap Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, niet in aanmerking komen voor vergoeding. Reden hiervoor is dat het abonnement niet op naam van de fractie staat. De fractievoorzitter van GBTL heeft naar aanleiding van het controleverslag aangegeven dat het abonnement abusievelijk op naam van een commissielid/fractieondersteuner is gesteld. GBTL heeft de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden verzocht om het abonnement op naam van de fractie te zetten.

Om deze reden stelt het FVO voor om de kosten voor het abonnement wel te vergoeden uit de fractievergoeding. Verantwoording fractievergoeding 2022 januari tot en met maart In maart 2022 hebben de gemeenteraadsverkiezingen plaatsgevonden. Artikel 6, lid 2 van de verordening bepaalt dat indien een fractie na de verkiezingen ophoudt te bestaan, de fractie verplicht is binnen 6 weken na de verkiezingen een verslag conform het format dat de griffie toestuurt overlegt inclusief de bijbehorende originele betalingsbewijzen. Het format wordt ondertekend door twee personen, waaronder ten minste de fractievoorzitter en bij voorkeur de penningmeester. De controle vindt plaats door het team Concern Control, onder leiding van de griffier. Concern Control brengt advies uit aan de raad. In artikel 3, derde lid is bepaald dat bij twijfel over de besteding van de vergoeding, het FVO beslist. Inmiddels is door de 3 fracties die zijn opgehouden te bestaan na de verkiezingen verantwoording afgelegd van de bestedingen ten laste van de maanden januari tot en met maart 2022. Met betrekking tot de controle heeft de griffie het voorwerk gedaan, waarna de eindcontrole door Concern Control heeft plaatsgevonden. In het advies van 18 mei 2022 doet Concern Control verslag van hun bevindingen. Het advies van Concern Control is op 24 juni 2022 besproken in het fractievoorzitters-overleg.

Dit heeft geleid tot de bijlage ‘Totaaloverzicht verantwoording fractievergoedingen 2022 januari tot en met maart’. Alternatieven: Zijn er niet. De raad dient op grond van artikel 6, vijfde lid van de Verordening, na advies van concern control, de bedragen vast te stellen van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar rechtmatig uit de vergoeding bekostigd zijn; b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Risico’s: Met het vaststellen van de bestedingen van de op voorschotbasis aan de fracties verstrekte financiële vergoedingen, inclusief de daaruit voortvloeiende te verrekenen bedragen zijn geen (financiële) risico’s gemoeid. Kaders: Artikel 6 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente SúdwestFryslân.

2

Financiële aspecten/gevolgen: In de begroting is voor de te betalen fractievergoeding 2021 en 2022 een krediet opgenomen. Duurzaamheid: Er wordt vanuit gegaan dat de fracties de fractievergoedingen, voor zover mogelijk, op duurzame wijze besteden. Vervolgproces: Na vaststelling van de bestede vergoedingen zal deze worden afgerekend met de fracties. Monitoring en evaluatie: In fractievoorzittersoverleg.

Gevolgen voor LTA: Jaarlijks tegugkerend. Communicatie en afstemming: De controleverslagen fractievergoedingen inzake de fractie vergoeding 2021 en 2022 januari tot en met maart van Concern Control en de totaaloverzichten verantwoording fractievergoeding 2021 en 2022 januari tot en met maart zijn besproken in het fractievoorzittersoverleg. Na belsuitvorming zullen de fracties schriftelijk op de hoogte worden gesteld over de afrekening van de fractievergoeding. Bijlage(n) Meegezonden: - - controleverslag fractievergoeding 2021 Concern Control 18 mei 2022 - - totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2021 - - controleverslag fractievergoeding 2022 januari tot en met maart Concern Control 18 mei 2022 - - totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022 januari tot en met maart Ter inzage: G.W. Stegenga, griffier.

3

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Verantwoording fractievergoeding 2021 en 2022 januari tot en met maart Naar aanleiding van het voorstel van het FVO d.d. 24 juni 2022;

besluit de raad: 1. per fractie de uitgaven die in 2021 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2021'; 2. per fractie de afrekening van de onder 1. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2021'; 3. per fractie de onder 2. vastgestelde afrekening in rekening te brengen; 4. voor 3 fracties de uitgaven die in januari tot en met maart in 2022 uit de fractievergoeding zijn bekostigd vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022 januari tot en met maart'; 5. per fractie de afrekening van de onder 4. vastgestelde uitgaven met de eerder ontvangen vergoeding vast te stellen overeenkomstig de bijlage 'Totaaloverzicht verantwoording fractievergoeding 2022 januari tot en met maart'; 6. voor 3 fractie de onder 5. vastgestelde afrekening in rekening te brengen. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 14 juli 2022

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

4

, voorzitter.

, griffier.