Raadsvoorstel - Huisvesting Buitendienst Bolsward

Ons nummer: R22.000156

*R22.000156* O.0000001E

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Adviseur

Huisvesting buitendienst in Bolsward 22 december 2022 Bestjoer en Finânsjes, Doarp, Stêd en Omkriten 6 december 2022 Michel Rietman, Henk de Boer, Vastgoed Tineke Pijnacker

Voorstel: a. De centrale huisvesting van de buitendienst te realiseren op de percelen Exmorraweg 1, 3, 5, 7 en 11, Bolsward West; b. In te stemmen met het uitwerken van het voorlopig ontwerp naar een definitief ontwerp inclusief de aanvullende duurzame ambities en hiertoe de (Europese) aanbesteding te starten; c. Planologisch in te stemmen met de voorgestelde (her)huisvesting van de buitendienst op het gehele terrein Exmorraweg, Bolsward-West; d. De dienstverleningsactiviteiten van de milieustraat Bolsward, voorlopig onder te brengen bij de milieustraat Sneek om realisatie van de nieuwe buitendienstlocatie mogelijk te maken; e. Dat de besluiten onder A. tot en met D. onder voorbehoud zijn van financiële besluitvorming op 2 februari 2023; f. Het benodigde investeringskrediet en dekking hiervan te betrekken bij de integrale afweging van de vrije ruimte in de Programmabegroting 2023 op 2 februari 2023; g. De kosten van bodemsanering en de dekking hiervan te betrekken bij de integrale afweging van de vrije ruimte in de Programmabegroting 2023 op 2 februari 2023. Samenvatting: Het huisvesten van de buitendienst draait in de kern om de vraag hoe we de dienstverlening in de openbare ruimte optimaal toekomstbestendig maken. Dit sluit aan bij een professionele organisatie die continu verbetert.

Deze vraag komt naar voren omdat uit analyse van de huidige huisvesting blijkt dat er op dit moment onvoldoende en geschikte ruimte is om de dienstverlening aan de Mienskip te optimaliseren. De raad heeft daarom besloten de centrale werkzaamheden vanuit Bolsward te laten plaatsvinden en de werkwijze met decentrale wijkposten te continueren. Grutsk en tichtby! Doelstellingen centrale huisvesting buitendienst Súdwest-Fryslân streeft naar een gebouw wat, nu en in de toekomst, voldoet aan de eisen en wensen van gebruikers en bezoekers en waar het primair gaat om waarde in plaats van kosten: o Als werkgever staan we voor een veilige werkomgeving (People) en dienstverlening aan inwoners en bezoekers. o de huisvesting wordt energiepositief, circulair en klimaat-/toekomstbestendig (Planet) met als bijkomend voordeel dat we met het gebouw en bedrijfsterrein als gemeente en werkgever tevens onze voorbeeldfunctie kunnen laten zien om verdere verduurzaming elders te stimuleren. De zichtlocatie op het kruispunt van de belangrijke verkeerswegen in het hart van onze gemeente werkt daarin positief. o Het was gebruikelijk om krediet voor investering aan te vragen zonder inzicht te geven in de langdurige beheer, onderhouds- en vervangingskosten. De kosten voor de huisvesting

1

buitendienst zijn benaderd op basis van TCO: Total Cost of Ownership (Profit). Dit is nieuw en vraagt een ander proces dan we tot nu toe gewend zijn. TCO is een kostenmethode waarbij wordt gekeken naar de kosten over de gehele levensduur inclusief onderhoud en andere beheeren gebruikskosten en minus mogelijke retour en/of restwaarde over een vaste gebruiksperiode. o Voor de eerste keer rekenen we met restwaarde. In december 2021 is de Financiële Verordening geactualiseerd waardoor nu ook rekening kan worden gehouden met restwaarde bij gebouwen onder vaste materiele activa. De restwaarde wordt per actief bepaald door het contant maken van de huurwaarde welke gebaseerd wordt op de oppervlakte van de gebouwen. Het dictum van dit voorstel bevat meerdere besluitpunten. In feite zijn deze samen te vatten tot de volgende twee hoofdelementen: 1. Het mogelijk maken van centrale huisvesting buitendienst op toekomstbestendige, circulaire en duurzame wijze op het gehele terrein aan de Exmorraweg. Hiertoe moet de milieustraat Bolsward verplaatst worden (Besluit A t/m D; 2. Kennis nemen van de financiële paragraaf van het voorlopig ontwerp op basis van Total Cost of Ownership, inclusief exploitatievoorstel en restwaarde (besluit F en G). De financiële paragraaf is onderdeel van de integrale financiële afweging die op 2 februari a.s. zal plaatsvinden. De besluiten onder A. t/m D.

zijn dan ook onder voorbehoud van de financiële besluitvorming op 2 februari 2023 (besluit E.). Argumenten: A: De centrale huisvesting van de buitendienst te realiseren op de percelen Exmorraweg 1, 3, 5, 7 en 11, Bolsward-West. De locatie is een ideale uitvalsbasis voor de werkzaamheden van de buitendienst, zeker gelet op de wegenstructuur. De zichtlocatie leent zich heel goed om te laten zien dat we grutsk zijn op de dagelijkse dienstverlening naar de Mienskip door onze buitendienst. Om deze redenen is in 2017 door de raad besloten de huisvesting te realiseren op de Exmorraweg te Bolsward. Dit voorstel betreft het benutten van het volledige terrein waardoor een toekomstbestendige en duurzame huisvesting kan worden gerealiseerd: Door het gehele terrein te benutten is er ruimte voor flexibiliteit en doorontwikkeling en kan Dienstverlening aan de Mienskip met optimale bedrijfsvoering vorm worden gegeven. We geven invulling aan goed werkgeverschap want met de nieuwe huisvesting van de medewerkers van de Buitendienst Bolsward wordt een gezond (arbo), circulair en duurzaam gebouw en buitenterrein gerealiseerd. Met de bouw van de huisvesting willen we anderen inspireren tot duurzame bouw en ontwikkeling. De locatie wordt energiepositief met behulp van een mix aan energiebronnen in de vorm van bijna 1.000 zonnepanelen en 9 powernests (windenergie op dak).

Met de nieuwe huisvesting dragen we bij aan de ambities op gebied van circulariteit door onder meer flexibel en demontabel te bouwen en bij de materiaalkeuze te streven naar het zo veel mogelijk sluiten van de kringloop van materialen (om uitputting van grondstoffen te voorkomen). We zijn bezig ons wagenpark stapsgewijs fossielvrij te maken. De voorzieningen hiervoor worden gelijk aangelegd. B. In te stemmen met het uitwerken van het voorlopig ontwerp naar een definitief ontwerp inclusief de aanvullende duurzame ambities en de (Europese) aanbesteding te starten. Na een positief besluit zal het voorlopig ontwerp verder uitgewerkt worden naar een definitief ontwerp. Dit doen we samen met de reeds gecontracteerde architect en adviseurs. Conform de aanbestedingsregels zal de bouwpartner (aannemer voor de realisatie) via een Europese

2

aanbesteding worden gecontracteerd. Bij de (Europese) aanbesteding zoeken we een geschikte bouwpartner die innovatief is, betrokkenheid heeft bij de visie van de gemeente en aantoonbaar circulaire en duurzame ervaringen heeft. Ook social return maakt hier onderdeel van uit. C. Planologisch in te stemmen met de voorgestelde (her)huisvesting van de buitendienst op het gehele terrein Exmorraweg, Bolsward-West Het grootste deel van het plan past binnen het vigerende bestemmingsplan “Bolsward-Kom”. Voor een klein gedeelte wordt het bouwvlak overschreden, deze afwijkingen zijn marginaal. Om de herinrichting mogelijk te maken is een omgevingsvergunning met uitgebreide procedure nodig. In het kader van deze procedure is planologische instemming door uw raad noodzakelijk. Na instemming van uw raad kan het college deze procedure verder zelf afhandelen. De omgevingsfactoren dienen nog nader te worden onderzocht. Er is al een start gemaakt met het opstellen van de Ruimtelijke Onderbouwing (ROB). De inhoudelijke beoordeling van deze ROB door de gemeentelijke specialisten zal nog definitief moeten plaatsvinden maar er worden geen problemen voorzien. D.

De dienstverleningsactiviteiten van de milieustraat Bolsward, voorlopig onder te brengen bij de milieustraat Sneek om realisatie van de nieuwe buitendienstlocatie mogelijk te maken; De keuze voor huisvesting op het gehele terrein Exmorraweg betekent dat voor de bezoekers aan de milieustraat een andere locatie of oplossing moet worden geboden. Ons voorstel is om de activiteiten van Bolsward voorlopig onder te brengen in Sneek. Hiermee kan de realisatie van de buitendienst doorgaan én is er tijd om het grondstoffenbeleid verder te ontwikkelen met daarin de visie op de toekomst van de milieustraten. E. De besluiten genoemd onder A. tot en met D. zijn onder voorbehoud van financiële besluitvorming op 2 februari 2023. Voorliggend voorstel bestaat uit twee delen. Uiteraard zijn de besluiten om duurzame, toekomstbestendige huisvesting van de buitendienst in Bolsward mogelijk te maken, onder voorbehoud van de financiële besluitvorming in de eerste raadsvergadering van 2023. Financiën: F. Het benodigde investeringskrediet en de dekking hiervan te betrekken bij de integrale afweging van de vrije ruimte in de Programmabegroting 2023 op 2 februari 2023. Het totale investeringsbedrag is geraamd op € 31.750.000 (prijspeil september 2022). Uitgangspunt is een plafondbedrag in de aanbesteding om een hogere investering (dan geraamd) te voorkomen. Zoals onder B.

is aangegeven wordt in het aanbestedingsproces naast prijs ook kwaliteit meegewogen. Vooral circulariteit en duurzaamheid zijn hierbij belangrijke criteria. Het investeringsbedrag is inclusief: a. bodemsanering (€ 1.800.000); b. het beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet en aankoop woningen (€ 1.232.000); c. onderhoud-, beheer- en gebruikskosten minus een restwaarde van € 3 miljoen (TCO); d. prijsindexatie van 19% over 4e kwartaal 2022 tot en met 2025. De investering van afgerond € 32 miljoen minus kosten bodemsanering (a.) en reeds eerder beschikbaar gestelde middelen (b.) bedraagt € 29 miljoen. We verzoeken u een investeringskrediet van € 29.000.000 beschikbaar te stellen. Dit is een taakstellend bedrag waarbij in de aanbesteding naast prijs ook getoetst wordt op onze kwaliteit- en duurzaamheidsdoelstellingen. We zullen wij u informeren over het definitieve bedrag. Voor het onderdeel bodemsanering vragen we onder besluitpunt G. middelen aan. Dekkingsvoorstel Met een jaarlast van € 1.870.000 kan realisatie en onderhoud van de buitendienst mogelijk worden gemaakt. In dit bedrag is ook de aanpassing van de milieustraat Sneek meegenomen. Er is al een dekking aanwezig van € 1.372.000 (zie bijlage).

Voor het resterende bedrag van € 498.000 stellen we voor dit ten laste te brengen van de extra financiële ruimte van € 1,0 miljoen, opgenomen in Programma Bestuur in de Meerjarenbegroting 2023-2026 (op blz. 58).

3

Investering

Jaarlasten

Huisvesting buitendienst

€ 22.700.000

Indexatie Q4 2022 t/m 2025 (± 19%) Benodigde aanpassingen milieustraat Energieopwekking - Nul op de meter (NOM) - Infrastructuur elaadvoorzieningen - Powernest (tbv wagenpark) Exploitatie

€ 3.800.000

€1.075.000 Beschikbare kapitaalslast Doorrekening heffingen 35% € 195.000 Indexering

€ € €

365.000 455.000 155.000

€ 1.500.000

€ 126.000 Afvalstoffenheffing

€

126.000

€ 1.950.000

€ 134.000 NOM: verminderde energielasten (terugverdientijd < 10 jaar) en afnemende brandstoflasten van het wagenpark

€

134.000

€ € €

113.000 24.000 1.372.000

TOTAAL

€ 29.950.000

Dekking

€ 340.000 Huidige exploitatie Gladheidsbestrijding € 1.870.000

G. De kosten voor de bodemsanering van het terrein en de dekking hiervan te betrekken bij de integrale afweging van de vrije ruimte in de Programmabegroting 2023 op 2 februari 2023. De kosten voor de bodemsanering á € 1.800.000 kunnen niet geactiveerd worden en moeten in één keer worden betaald. In de raadsvergadering van 2 februari 2023, waar integrale financiële afweging plaatsvindt, zullen wij u voorstellen dit bedrag ten laste van de Algemene Reserve te brengen. Risico’s: Het risico van fluctuerende inkoopprijzen is ondervangen door de indexatie (o.b.v. bouwindex) door te rekenen tot en met 2025. Daarnaast wordt in de aanbesteding een plafondbedrag opgenomen. Met de bouw van de buitendienst willen we hoge circulaire en duurzame ambities realiseren. Dit kan ook knap lastig zijn. Het kost tijd om geschikte materialen te vinden en toe te passen. Het gevolg kan zijn dat ingeleverd moet worden op ambitieniveau of planning. Financiën: Kortheidshalve verwijzen we naar de toelichting op voorstel F. en G. Andere opties: A. Het alternatief om de huidige situatie te continueren betekent dat we moeten investeren in het vele achterstallige onderhoud op de huidige locaties. De noodzakelijke arbo-maatregelen en de nodige en gewenste duurzaamheidsmaatregelen zijn lastig en deels ook niet te realiseren. De dienstverlening komt onder druk te staan.

Net zoals nu moet er ruimte bij worden gehuurd vanwege ruimtegebrek. De behoefte aan extra ruimte zal door toename van het aantal huishoudens alleen maar toenemen. De doelstelling van een toekomstbestendige buitendienst is bij het continueren van de huidige situatie niet haalbaar. Bedrijfsvoering vanuit vier locaties komt de efficiëntie en synergie van bedrijfsvoering niet ten goede. Op basis van de opiniërende bijeenkomst en de argumenten blijft voorliggend voorstel de beste optie. B. Het voorlopig verplaatsen van de milieustraat naar een andere locatie dan Sneek is een alternatief. Dit vraagt veel tijd in verband met ruimtelijke procedures en aankoop van een perceel. De huidige milieustraat in Sneek biedt op de korte termijn een goede voorlopige oplossing en maakt realisatie van de huisvesting buitendienst in Bolsward mogelijk. Het nieuwe grondstoffenbeleid schetst het perspectief voor de milieustraten. Een andere locatie voor de milieustraat of een Upcyclecentrum behoort dan tot de mogelijkheden. C. Alternatief voor duurzaamheidsmaatregelen is het toepassen van de wettelijke vereisten. De huisvesting buitendienst wordt gebouwd voor jarenlang gebruik en als gemeente moeten we op de toekomst voorbereid zijn. Een integrale, duurzame aanpak (met de kennis van nu) zal in de toekomst zeker van waarde zijn voor mens, milieu en economie.

4

Wettelijke basis: Raadsbesluit 5 oktober 2017. Klimaatagenda 2021 SWF Uitvoeringsaanpak circulaire economie Al doende leren BBV Global Goals: We zijn er trots op dat het voorlopig ontwerp volledig gebaseerd is op circulaire en duurzame uitgangspunten zoals dat past bij een Global Goals Gemeente als Súdwest-Fryslân. Tegelijkertijd is dit ook spannend. De architect is gevraagd de visie van Súdwest-Fryslân over circulariteit, energieneutraal en klimaatadaptatie te vertalen in een voorlopig ontwerp, rekening houdend met vermindering van het materiaalgebruik nu en in de toekomst. Wie zijn betrokken: In het voortraject is veelvuldig intern gecommuniceerd en afgestemd met (een afgevaardigde groep vanuit) de verschillende gebruikers. Wijze van participatie: In november 2021 zijn de plannen gepresenteerd op een avond van Platform Bolsward en in oktober 2022 is hier verder over gesproken. De huisvesting buitendienst wordt verwelkomd en men begrijpt dat de milieustraat voorlopig verplaatst wordt (maar vindt dit wel jammer). Bij het uitwerken van het onderdeel inzamelstructuur en milieustraten binnen het grondstoffenbeleidsplan vraagt communicatie de nodige aandacht. Naast Bolsward en Sneek gaat het ook om alle inwoners van vele kernen in SWF. Digitale links naar informatiebronnen: Animatie: https://vimeo.com/615906225/c765299a8f In welke fase: 1.

Op dit moment zit het plan in de ontwerpfase. 2. Na afronding van het definitief ontwerp volgt de contractfase voor de realisatie. 3. Voor de start van de realisatie activiteiten milieustraat Bolsward verplaatsen naar Sneek. 4. Daarna het gehele terrein saneren en bestaande gebouwen verwijderen. 5. In 2024 starten met de werkzaamheden voor de huisvesting Bolsward. 6. Eind 2025/1e helft 2026 de oplevering van de nieuwe huisvesting van de buitendienst. Planning vervolg in de raad/LTA: Op 2 februari 2023 leggen we de financiële paragraaf voor aan de raad. Bijlage(n): Bijlage A: Nadere toelichting huisvesting buitendienst; Bijlage B: Analyse bezoekersstromen milieustraten.

Burgemeester en wethouders van Súdwest-Fryslân.

mr. drs. J.A. de Vries

drs. E.K. Strijker

5

, burgemeester.

, gemeentesecretaris.

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Huisvesting buitendienst in Bolsward Naar aanleiding van het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 november 2022;

besluit: a. De centrale huisvesting van de buitendienst te realiseren op de percelen Exmorraweg 1, 3, 5, 7 en 11, Bolsward West; b. In te stemmen met het uitwerken van het voorlopig ontwerp naar een definitief ontwerp inclusief de aanvullende duurzame ambities en hiertoe de (Europese) aanbesteding te starten; c. Planologisch in te stemmen met de voorgestelde (her)huisvesting van de buitendienst op het gehele terrein Exmorraweg, Bolsward-West; d. De dienstverleningsactiviteiten van de milieustraat Bolsward, voorlopig onder te brengen bij de milieustraat Sneek om realisatie van de nieuwe buitendienstlocatie mogelijk te maken; e. Dat de besluiten onder A. tot en met D. onder voorbehoud zijn van financiële besluitvorming op 2 februari 2023; f. Het benodigde investeringskrediet en dekking hiervan te betrekken bij de integrale afweging van de vrije ruimte in de Programmabegroting 2023 op 2 februari 2023; g. De kosten van bodemsanering en de dekking hiervan te betrekken bij de integrale afweging van de vrije ruimte in de Programmabegroting 2023 op 2 februari 2023. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 december 2022

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

6

, voorzitter.

, griffier.