Raadsvoorstel - Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân 'Aan de slag met evenementen!'

Ons nummer: R24.000087

*R24.000087*

Raadsvoorstel gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Raadsvergadering van Commissie Commissievergadering van Portefeuillehouder Team Adviseur

Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân 'Aan de slag met evenementen!' 18 juli 2024 Bestjoer en Finânsjes 4 juli 2024 Michel Rietman Ruimtelijke Ontwikkeling Anja Reenders

Voorstel: De Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân 'Aan de slag met evenementen!'' vast te stellen. Samenvatting: In Súdwest-Fryslân koesteren we de kracht van evenementen. Onze gemeente kent een rijk gevulde evenementenkalender van ruim 450 evenementen per jaar. Evenementen vormen daarmee een belangrijk onderdeel van ons vrijetijdsaanbod voor inwoners én bezoekers. Daarom willen we als gemeente meer duidelijkheid geven over onze ambities en keuzes op het gebied van evenementen. Dat doen we met deze visie, de eerste voor Súdwest-Fryslân. De visie biedt een stip op de horizon voor evenementen, inclusief de wegen die we willen bewandelen om bij die stip uit te komen. Deze langjarige visie is urgent omdat we grote waarde hechten aan een veelzijdig en vooral toekomstbestendig evenementenaanbod binnen onze gemeente. Evenementen spelen namelijk een cruciale rol in het bevorderen van verbinding en levendigheid, waardoor Súdwest-Fryslân een aantrekkelijke plek is om te wonen, te werken, te ondernemen en te recreëren. Ambitie Omdat evenementen mensen verbinden en zorgen voor een aantrekkelijk en levendig SúdwestFryslân, geven we organisatoren ruimte om diverse en toekomstbestendige evenementen te organiseren, verspreid over de hele gemeente, gedurende het gehele jaar en voor iedereen. Als gemeente doen we wat kan om dit mogelijk te maken.

We hebben drie uitgangspunten geformuleerd om de ambitie te realiseren: 1. Een divers en toekomstbestendig aanbod Het huidige aanbod aan evenementen is ons uitgangspunt. We kennen een mooie diversiteit aan evenementen, goed verspreid over de gemeente. Maar die spreiding is wel een aandachtspunt, zeker in de dorpen en in het buitengebied. Nieuwe evenementen zijn niet onze prioriteit, mits het huidige aanbod zich doorontwikkelt en zich aanpast aan veranderende wensen van, ook jongere, bezoekers. Ook uitbreiding van bestaande evenementen en het verplaatsen in tijd en van plek zijn opties om te komen tot een divers en toekomstbestendig aanbod aan evenementen waar iedereen zich thuis voelt. De thema’s Inclusie & Diversiteit staan in Súdwest-Fryslân op de agenda, waarbij het bieden van een veilige omgeving voor iedereen het uitgangspunt moet zijn. Tegelijkertijd zien we ook dat organisatoren zoekende zijn hoe ze dit onderdeel kunnen maken van hun evenement. Samen met de Werkgroep Inclusie, de Werkgroep Toegankelijkheid en organisatoren onderzoeken we hoe en met welke instrumenten we organisatoren kunnen faciliteren bij kennisvergroting op dit vlak en het borgen van Inclusie & Diversiteit binnen hun evenementen.

1

2. Enthousiaste organisatoren Wat we ook willen met evenementen, het kan niet zonder organisatoren. Zij zijn een belangrijke sleutel voor een aantrekkelijk aanbod aan evenementen. Helaas leiden prijsontwikkelingen, regelgeving en medewerkers- en vrijwilligerstekorten tot zorgen en die nemen het plezier weg. Om ze enthousiast met (de ontwikkeling van) hun evenement bezig te laten zijn, willen we de organisatoren ontzorgen, zeker omdat het voor het grootste deel vrijwillige inzet betreft. Onder leiding van een kwartiermaker onderzoeken we een nieuwe hulpstructuur die organisatoren ondersteunt bij door hen gewenste zaken als vergunningsaanvragen, kennisdeling/ontmoeting, personele uitwisseling en gezamenlijke inkoop. De uitkomsten van het onderzoek ‘Gemeentelijke samenwerking met (publiek-private) toeristische (marketing)partijen’ (oplevering begin augustus 2024) zullen hierbij worden betrokken. Door een actieve samenwerking profiteren organisatoren meer van elkaar en dat draagt weer bij aan toekomstbestendige evenementen. 3. Duidelijke en ondersteunende gemeente Uiteindelijk willen we als gemeente ondersteunen en verbinden op basis van onze maatschappelijke doelen, maar voor het zover is moeten we ons actief inzetten om het organisatoren makkelijker te maken om met ons te handelen bijvoorbeeld rondom subsidies, ondersteuning en vergunningen.

Daarmee gaan we aan de slag, maar dat proces kost tijd. We kijken ook naar versimpeling van onze processen, komen met één subsidieloket en we ondersteunen een nieuwe hulpstructuur. De Evenementencirkel Súdwest-Fryslân zorgt straks voor een kader waaraan we transparant onze keuzes kunnen toetsen. We zetten ons in voor een betere verbinding met en tussen organisatoren én we claimen fysieke ruimte voor evenementen in de toekomst. Argumenten: Het is geen vanzelfsprekendheid dat het brede evenementenaanbod in Súdwest-Fryslân behouden blijft. Er zijn vele uitdagingen die gevolgen hebben voor evenementen. De kosten voor evenementen zijn door prijsindexatie explosief gestegen. Ook zijn de eisen (t.a.v. geluid, veiligheid, stikstof, natuurbescherming, duurzaamheid) die de landelijke overheid aan evenementen stelt, verhoogd. Deze uitdagingen, tezamen met een groeiend tekort aan medewerkers/vrijwilligers, maken het voor organisatoren lastig om nog een mooi en veilig evenement neer te zetten. Omdat evenementen belangrijk zijn voor onze gemeente, hebben we ervoor gekozen om een evenementenvisie op te stellen die straks ook als leidraad geldt en waar ook de regelgeving en subsidiebeleid op het gebied van evenementen aan kan worden gekoppeld. Met een eigentijds beleid verwachten we aan te blijven sluiten bij de (veranderende) behoeften van organisatoren, inwoners en bezoekers.

Risico’s: Deze visie staat of valt met financiële middelen, die in het uitvoeringsprogramma een verdere uitwerking krijgen. Dit staat in relatie met de begroting/scenario’s, waarover in november 2024 meer bekend gaat worden. Dit is een afbreukrisico, want er kunnen dan andere financiële keuzes gemaakt worden die niet overeenkomen met de visie die nu wordt aangeboden. Financiën: Het college heeft de intentie om een gedeelte van de te verwachten meeropbrengst toeristenbelasting in te zetten voor de uitvoering van de evenementenvisie. Voorstellen over het tijdpad en financieringsmogelijkheden worden aan de raad voorgelegd door middel van integrale afweging bij de programmabegroting. Het uitvoeringsprogramma zal aan de hand van de beschikbare middelen de komende jaren gefaseerd worden uitgevoerd. Andere opties: De raad kan besluiten de evenementenvisie niet vast te stellen. Hieraan zijn de volgende risico’s verbonden: 1. Zonder evenementenvisie geeft Súdwest-Fryslân geen duidelijkheid over haar ambities en keuzes, terwijl daar wel behoefte aan is bij organisatoren, belanghebbenden, inwoners en onze medewerkers. Die duidelijkheid wordt urgent van ons gevraagd. Sinds 2017 zijn meerdere pogingen ondernomen om tot een evenementenvisie te komen, helaas zonder resultaat.

Daardoor ontbreekt het ons tot nu toe aan een helder kader op basis waarvan we duidelijke en onderbouwde keuzes kunnen maken t.a.v. van onderwerpen als harmonisering

2

van subsidies waarop met spoed –ook gezien het Rekenkameradvies-geacteerd dient te worden. 2. Verschraling van het evenementenaanbod dreigt. Niet voor niets is het in stand houden (de basis op orde) en door ontwikkelen van het bestaand aanbod het uitgangspunt van de evenementenvisie. Organisatoren zijn een belangrijke sleutel voor een aantrekkelijk evenementenaanbod maar zij verliezen hun enthousiasme als wij als gemeente hen niet ontzorgen bij de vele uitdagingen waar ze mee te maken hebben: wet- en regelgeving, facilitair/materiaal, medewerkers/vrijwilligers. Wettelijke basis: Er is geen wettelijke basis voor het opstellen van een evenementenvisie. Wel voor beleid (regelgeving). Global Goals: De evenementenvisie levert een bijdrage aan de SDG’s: 3: goede gezondheid en welzijn 8: eerlijk werk, economische groei 10: ongelijkheid verminderen Evenementen zijn geen doel op zich, maar een middel dat bijdraagt aan het realiseren van gemeentelijke doelen op de korte en op lange termijn. Vanuit gemeentelijk perspectief geloven we in de meerwaarde ervan. Deze evenementenvisie staat niet op zichzelf, maar raakt aan vele beleidsterreinen zoals gastvrijheidseconomie, detailhandel, cultuur, sport, sociaal domein maar ook openbare orde en veiligheid, horeca en mienskip.

Als we kijken naar belangrijke waarden uit onze Omgevingsvisie Súdwest-Fryslân 1.0 (maart 2021) dragen evenementen bij aan gezonde, vitale mensen, aan versterking van onze kernwaarden (met name landschappelijke waarden en cultureel erfgoed) én aan veerkrachtige en leefbare wijken, dorpen en steden. Evenementen helpen ook bij het realiseren van ambities zoals kernen en wijken met toekomst, positieve gezondheid en de mooiste gemeente van Nederland. Evenementen zijn er in eerste instantie voor onze inwoners. Evenementen dragen bij aan levendigheid in onze gemeente waardoor het aantrekkelijker wordt om hier te wonen, te ondernemen en te recreëren. Daarnaast is saamhorigheid een belangrijke meerwaarde, de onderlinge verbinding van onze inwoners met elkaar, los van leeftijd of achtergrond. Dit uitgangspunt werkt ook positief voor het draagvlak onder inwoners voor evenementen. Verder dragen evenementen bij aan het versterken van het imago van Súdwest-Fryslân en haar steden en dorpen, zowel intern als extern. Bovendien zorgen evenementen voor economische activiteit en werkgelegenheid. Tijdens een evenement kunnen ondernemers meer inkomsten genereren. Evenementen trekken bezoekers aan die extra geld uitgeven in onze gemeente. Ze shoppen in onze winkels, eten en drinken in onze horeca en slapen in onze logiesaccommodaties.

Ook zien we evenementen als instrument om sport- en cultuur(participatie) op een laagdrempelige manier te stimuleren bij een breed publiek. Wie zijn betrokken: (Intern) kernteam: • Adviseurs Openbare Orde en Veiligheid • Contactpersoon evenementen Team Vergunningen APV • Beleidsadviseurs Cultuur/subsidieloket • Jurist Omgevingsrecht handhaving • Beleidsadviseur Economie • Strategisch beleidsadviseur Sport • Beleidsadviseurs gastvrijheidseconomie Klankbordgroep • Heamiel Bolsward • Berne Iepenloftspul Easterwierrum • Stichting Sneekweek • Heechspanning Heeg • Fiets 11-stedentocht • KWS • Youth Regatta Workum

3

• St. Rock by Rein • Cultuurplein • Podium IJlst • Bewonersplatform Sneek • Restaurant Sudersee Hindeloopen en It Pottebakkershûs, Workum • Op 'e Skille (media) • Sneek Promotion • VVV Waterland van Friesland • Beleidsadviseurs gemeente Súdwest-Fryslân (Cultuur, Vergunningen, Gastvrijheidseconomie) Ronde Tafel bijeenkomst Beleid. Beleidsadviseurs en strategen van: • Economie • Gastvrijheidseconomie • Cultuur/subsidies • Musea • Sport Ronde Tafel bijeenkomst Regelgeving. Vertegenwoordigers van: • Veiligheidsregio • Politie • Brandweer • GHOR • Ambtenaren Vergunningen, Toezicht, Handhaving, Openbare Orde en Veiligheid, Verkeer/Mobiliteit Wijze van participatie: Er is een enquête uitgezet onder organisatoren, niet –organisatoren en inwoners van de gemeente Súdwest-Fryslân. De uitkomsten uit de inventarisatie (inclusief deskresearch, benchmark & analyse) zijn meegenomen in het participatietraject waarbij tijdens fysieke bijeenkomsten keuzes en dilemma’s zijn voorgelegd. Afsluitend is er, tijdens een speciaal georganiseerd mini-symposium, een presentatie gegeven van de uitkomsten van het participatietraject. Iedereen die in dit traject een actieve bijdrage had geleverd was daarvoor uitgenodigd. De contouren van de nieuwe evenementenvisie werden geschetst met tot slot een discussie over inhoudelijke aspecten.

Rond de 150 mensen hebben via interactieve sessies meegepraat en -gedacht over (onderdelen van) deze evenementenvisie. Het participatietraject werd inhoudelijk en procesmatig ondersteund door Bureau Respons uit Amsterdam en een klankbordgroep en een (intern) kernteam. Participatieproces: • 1ste bijeenkomst kernteam • Online enquête niet-organisatoren (partijen die niet zelf evenementen organiseren, maar wel een direct of indirect belang hebben bij een goed evenementenaanbod in SúdwestFryslân. Denk daarbij aan verenigingen, ondernemers en culturele instellingen) • Online enquête organisatoren • 1ste bijeenkomst klankbordgroep • Extra bijeenkomst organisatoren (n.a.v. alarmbrief sector aan gemeenten en provincie) • Online enquête inwoners • Ronde Tafel bijeenkomst Beleid • Ronde tafel bijeenkomst Regelgeving • 2de bijeenkomst kernteam • Bestuurlijke Verkenning • 2de bijeenkomst klankbordgroep • Opiniërende raadsbijeenkomst commissie BF • Minisymposium ‘Súdwest-Fryslân aan de slag met evenementen!’ (validatiebijeenkomst) Opiniërende bijeenkomst voor de raad Op 10 januari is een opiniërende bijeenkomst gehouden met de raad. De informatie en keuzes uit deze bijeenkomst zijn meegenomen in het totale plan. In alle sessies met in- en externe stakeholders zijn dezelfde vragen voorgelegd.

Alle input is getrechterd en daar komt een bepaalde richting uit die belangrijk was voor de gemaakte keuzes in de visie.

4

Veel van wat de raad heeft aangegeven in de bijeenkomst is ook terug te vinden in de visie, soms vrij direct zoals de uitgangspunten van de visie met behoud van een goed aanbod aan evenementen. Soms wat indirecter, zoals de evenementencirkel. Alleen wat betreft de ondersteuning zag de raad het anders, namelijk een grotere ambtelijke rol in de ondersteuning van organisatoren. Daarin is gekozen voor de gewenste oplossing die bij de organisatoren vandaan kwam én past bij de governance/rol van de gemeente. Digitale links naar informatiebronnen: Beknopt verslag opiniërende bijeenkomst 10 januari 2024 In welke fase: Afronding planvormingsfase. Start uitvoeringsfase. Planning vervolg in de raad/LTA: Voorstellen over het tijdpad en financieringsmogelijkheden worden aan de raad voorgelegd door middel van integrale afweging bij de programmabegroting. Het uitvoeringsprogramma zal aan de hand van de beschikbare middelen de komende jaren gefaseerd worden uitgevoerd. Bijlage(n): 1. Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân ‘Aan de slag met evenementen!’ 2. Bijlagen bij Evenementenvisie Súdwest-Fryslân

Burgemeester en wethouders van Súdwest-Fryslân.

mr. drs. J.A. de Vries

drs. E.K. Strijker

5

, burgemeester.

, gemeentesecretaris.

Raadsbesluit gemeente Súdwest-Fryslân Onderwerp Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân 'Aan de slag met evenementen!' Naar aanleiding van het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 4 juni 2024; besluit:

De Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân 'Aan de slag met evenementen!'' vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 18 juli 2024

mr. drs. J.A. de Vries

G.W. Stegenga

6

, voorzitter.

, griffier.