Bijlage II - Subsidieaanvraag - aanjaaggelden toekomstbestendige Sneekweek

Onderwerp

: Subsidieaanvraag/aanjaaggelden toekomstbestendige Sneekweek

Wethouders

: Mark de Man en Bauke Dam

Datum

: 20 september 2021

Van

: Esther Poiesz

Aanleiding Sinds 1 februari 2021 werkt de kwartiermaker Sneekweek in opdracht van de gemeente SúdwestFryslân en betrokken partijen gezamenlijk aan een toekomstbestendige Sneekweek. Aanleiding hiertoe is de evaluatie van de Sneekweek in 2018 en het rapport “Sneekweek 2.0 – Hoe organiseren we de Sneekweek in de toekomst”, opgesteld door Respons in 2019. Ambitiedocument Op 16 juni 2021 heeft wethouder Mark de Man namens de gemeente Súdwest-Fryslân, gezamenlijk met alle betrokken partijen het Ambitiedocument Toekomstbestendige Sneekweek ondertekend. De voornaamste knelpunten die de samenwerking beoogt op te lossen zijn: samenhang in de programmering verbeteren, verbreding van de doelgroepen, overlast voor de inwoners beperken, veiligheid bezoekers waarborgen, verbeteren verdeling lasten exploitatie organisatoren en een sterkere verbinding tussen het zeilevenement en de festiviteiten in de stad. Om de gewenste ontwikkeling in gang te zetten is een overkoepelende organisatie nodig die aanjaagt, verbindt en coördineert om de samenwerking tussen de actoren te bevorderen en dient als één aanspreekpunt voor de gemeente voor wat betreft de vergunningen en openbare orde en veiligheid. Strategisch plan Inmiddels ligt er een concept strategisch plan met een meerjaren activiteiten plan, inclusief begroting met een looptijd van vijf jaar (2022-2027).

Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.

De ambities zijn per thema uitgewerkt en hieronder volgt een samenvatting. De Sneekweek ‘nieuwe stijl’ bouwt voort op het ´DNA watersport´ hierdoor zullen we meer water(sport) gerelateerde activiteiten aan het programma toevoegen. Daardoor vindt er ook betere verbinding plaats tussen stad en meer en een nieuwe positionering draagt bij aan beter imago van de Sneekweek. In samenwerking met de belangrijkste betrokkenen (Horeca, KWS, bewoners, gemeente en veiligheidsregio) dient een vlekkenplan opgesteld te worden dat als toetsingskader geldt voor bestaande en nieuwe activiteiten om te komen tot één vergunningaanvraag. In dit vlekkenplan is er ook ruimte voor een evenemententerrein buiten de stad. Dit hangt ook sterk samen met de keuze voor de nieuwe doelgroepen, waarbij de focus in de eerste instantie ligt op gezinnen met jonge kinderen en 40 -50 plussers, vanwege het grotere bestedingspatroon dat een positief economisch effect met zich meebrengt. Om de afvalstromen te verminderen en de ecologische footprint te verkleinen wordt de samenwerking gezocht met organisaties als Innofest en Lab Vlieland. Optimaliseren van de crowdmanagement wordt in goed overleg met de gemeente gedaan, die verantwoordelijk is voor de openbare orde en veiligheid.

Stichting Sneekweek (werktitel) Om de uitvoering van het plan te faciliteren en ambities te verwezenlijken, is een overkoepelende stichting gewenst. Deze stichting zal als kerndoel hebben het jaarlijks doen organiseren van de Sneekweek festiviteiten met inschakeling van zoveel mogelijk lokaal betrokkenen en het geven van sturing aan al de activiteiten die daarvoor bevorderlijk of vereist zijn. Het ondersteunen door faciliteiten te bieden in de openbare ruimte en te fungeren als coördinatiepunt voor veiligheid, (het aanvragen van) vergunningen en de marketing behoren daar uitdrukkelijk toe. Dat geldt ook voor het bewaken van en sturing geven aan de kwaliteit van de programmering van de muziekpleinen en overige activiteiten met een sterke verbinding tussen stad en meer. Het zelf organiseren en contracteren van activiteiten op podia behoren níet daartoe, tenzij noodzakelijk voor een evenwichtig programma; in dat geval altijd in nauw overleg met risicodragende participanten en op basis van een sluitend verdienmodel. Fondsenwerving voor een financieel gezonde exploitatie behoort ook tot de doelstelling.

Samengevat: - Aanjagen van de samenwerking tussen de stakeholders - Voortbouwen op het ‘DNA’ watersport als randvoorwaarde voor nieuwe programmering - Marketing, promotie en ontsluiting van informatie - Fondsenwerving - Aanjagen van en incidenteel ontwikkelen van experimentele nieuwe elementen voor de Sneekweek - Optimaliseren crowdmanagement in samenwerking met gemeente Voordelen voor de gemeente 1. Heldere verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden De gemeente komt meer op afstand te staan en de stichting krijgt meer verantwoordelijkheden. Hierdoor ontstaat er een duidelijke scheiding in rollen en verantwoordelijkheden. De gemeente in de rol van: a. Toezichthouder/handhaver vanuit openbare orde en veiligheid b. Vergunningverlener c. Subsidieverstrekker De stichting Sneekweek krijgt een regie rol door te verbinden en coördineren. De stichting faciliteert de actoren in de organisatie van de Sneekweek en fungeert als één aanspreekpunt voor de gemeente. 2. Besparing op (middel)lange termijn De Sneekweek kost de gemeente op jaar basis zo’n €200.000,Kosten €300.000 (o.a. reiniging, veiligheid) Inkomsten €100.000 (o.a. kermis en camping) De stichting krijgt meer verantwoordelijkheden wat leidt tot kostenefficiency aan de kant van de gemeente mede door goede uitzuivering van taken, gemeentelijke ureninzet en daarmee samenhangende kosten en opbrengsten.

Doelstelling om op jaarbasis € 30.000,- euro te besparen, wat resulteert in een besparing van €300.000,- in 10 jaar tijd. De stichting en de gemeente gaan samen onderzoeken hoe groot de besparing op jaarbasis kan zijn. Het voorzien in een toereikende en tevens zekere financiële basis voor de stichting Sneekweek zal onderdeel moeten zijn van een toekomstbestendige oplossing. Structurele dekking voor de werkorganisatie is dus essentieel. Naast een besparing op de kosten kan ook gedacht worden om de kermisverpachting en daarmee samenhangende activiteiten onder te brengen bij de stichting. Komend jaar onderzoeken welk bedrag daarvoor beschikbaar moet worden gesteld ( in relatie tot

personele inzet die daarvoor nodig is en nu ook wordt geleverd). De opbrengsten van de kermis mede benutten als dekking van de structurele kosten (werkorganisatie) van de stichting. Aanjaaggeld Een stabiele en toekomstbestendige organisatie is belangrijk voor de doorontwikkeling van de Sneekweek voor de komende jaren. Dat vereist een financiële basis voor de hoofdtaken van de toekomstige rechtspersoon: toereikend budget voor de werkorganisatie (directeur/regisseur) om ‘verandermanagement’ door te voeren. Naar schatting is daar een budget van circa € 150.000,00 per jaar voor nodig. Hiermee gaan ‘de kosten voor de baten uit’ en wordt het verwezenlijken van de ambities o.a. een organisatie met een financieel gezonde exploitatie gewaarborgd. Alternatief (indien er geen overkoepelende stichting wordt opgericht) • De kans bestaat dat de Sneekweek als geheel (zeilwedstrijden & muziekpleinen) steeds verder afbrokkelt als men de huidige koers blijft varen. • De motivatie van ondernemers en betrokken partijen, die er de afgelopen 3 jaar veel (vrije) tijd en energie in hebben gestoken afneemt. Ondernemers haken af. • Het momentum is nu om door te pakken en gebeurt dat niet dan bestaat de kans dat het thema Sneekweek niet meer op de agenda hoeft de komende jaren.