Bijlage II - Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West Empatec

[1]

Gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec 1. Algemeen Per 1 juli 2022 is sprake van een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De gewijzigde Wgr heeft als doel om de democratische legitimatie en de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden in relatie tot gemeenschappelijke regelingen te versterken. Eén van de concrete mogelijkheden voor het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden is het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie voor de GR Fryslân-West/Empatec. In de huidige opzet kennen de vier gemeenten al een intergemeentelijke radenwerkgroep. In de afgelopen periode hebben de gemeenten hier zeer positieve ervaringen mee opgedaan. Een mooie basis voor de overgang naar een formele gemeenschappelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 24a Wet gemeenschappelijke regelingen . Doelen, werkwijze, positie etc. zijn echter totaal verschillend. Daar waar de radenwerkgroep zich voornamelijk focust op informatie, proces en goede onderlinge afstemming, heeft de gemeenschappelijke adviescommissie een inhoudelijke rol bij zowel kaderstelling, tussentijdse monitoring als ook controle op GR/Empatec.

2. Samenhang tussen gemeenschappelijke adviescommissie en de gemeenteraden De vier gemeenteraden gaan een zienswijze indienen op de nieuwe GR regeling. In artikel 15a wordt daarbij aangegeven dat naast de wettelijke onderwerpen (lid 1) enkele zeer specifieke eigen onderwerpen worden toegevoegd. Deze worden concreet benoemd (lid 2). Daarnaast wordt (lid 3) opgenomen dat ook onderwerpen als “onderworpen aan zienswijze” kunnen worden aangemerkt indien en voor zover de gemeenschappelijke adviescommissie daartoe besluit en dit kenbaar maakt aan de GR. Voor de gemeenschappelijke adviescommissie zijn op voorhand al een aantal vaste taken/onderwerpen geselecteerd. Hierna worden deze kort benoemd. In aanvulling daarop spreekt het volgende vanzelf: - De gemeenschappelijke adviescommissie ontvangt alle informatie die op basis van de passieve en actieve informatieplicht vanuit het Dagelijks Bestuur wordt aangeleverd - De gemeenschappelijke adviescommissie wordt gefaciliteerd vanuit de vier gemeenten met het concreet en specifiek aanleveren van alle beleidsinhoudelijke informatie vanuit de gemeente(n) over het beleid wat geheel/deels door GR/Empatec wordt uitgevoerd.

Denk hierbij aan beleidsdocumenten, beleidsplannen, voortgangsinformatie, onderdelen uit P&C cyclus gemeenten specifiek over het beleid dat via GR/Empatec loopt, verbonden partijen informatie over GR/Empatec, risicoanalyses inzake beleid/regelingen/veranderingen in wet- en regelgeving/externe ontwikkelingen rondom GR/Empatec, etc. - Om de gemeenschappelijke adviescommissie enerzijds in staat te stellen goed te functioneren en anderzijds de leden van de gemeenschappelijke adviescommissie niet te overbelasten is het van belang dat deze informatie compact en op maat wordt aangeboden. Hiertoe afspraken maken met enerzijds GR/colleges (informatiebundels op maat, inhoud, frequentie, etc.) en anderzijds met specifieke ondersteuning door secretaris/vanuit de griffies - Daar waar rondom specifieke jaarlijkse P&C momenten behoefte is aan toelichting en de beantwoording van vragen is het belangrijk dat bij de start al faciliteiten worden ingebouwd. Zodanig dat de gemeenschappelijke adviescommissie binnen de beschikbare tijd in staat is zaken goed in kaart te brengen, te bespreken & tijdig de gemeenteraden informeert/adviseert - De gemeenschappelijke adviescommissie kan ook een (voorbereidende) rol spelen over die onderwerpen waar op voorhand al bepaald is dat deze zijn onderworpen aan een zienswijze van de gemeenteraden. De wijze waarop is aan de gemeenteraden en adviescommissie.

Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec O pgest eld en t ot st and gek omen i n na uwe sa menwerk ing t usse n adv iseurs O l af Schuwer, Henk Bosh ove , de i nt erg emeent elij ke ra den w erkgroe p , aan i nf ormat i esessi es deel neme nde r aads led en & de gr if f ies van H arli nge n , De F ryske marren, Súd west -F ryslân en W aadho eke

[2]

3. Vaste taken van de gemeenschappelijke adviescommissie alsmede opties In de opzet voor de zienswijze op de nieuwe GR regeling is geput uit onderwerpen die zijn opgenomen in het implementatieplan en ook specifiek enkele punten uit de voorliggende aanpassing van de statuten. Onderstaand drie categorieën: a) Vaste taken voor de gemeenschappelijke adviescommissie b) Vaste taken die in eerste instantie zijn opgenomen bij de gemeenschappelijke adviescommissie maar die in plaats daarvan ook in de GR regeling kunnen worden opgenomen (als vaste onderwerpen onderworpen aan een zienswijze) c) Vaste taken die in eerste instantie zijn opgenomen in de GR regeling (als vaste onderwerpen onderworpen aan een zienswijze) maar die in plaats daarvan ook een taak van de gemeenschappelijke adviescommissie kunnen zijn Keuze voor opnemen in GR regeling met zienswijze of onderbrengen bij gemeenschappelijke adviescommissie In algemene zin is het zo dat elk onderwerp dat in de GR regeling wordt opgenomen leidt tot een extra doorlooptijd door het zienswijze traject. Dat is één afweging om de nodige onderwerpen onder te brengen bij de gemeenschappelijke adviescommissie. Daarnaast is als uitgangspunt gekozen: zoveel mogelijk alles betreffende de NV via de gemeenschappelijke adviescommissie.

Met als uitzondering de benoeming van RvC/Bestuurder, besluiten aangaande de overdracht van onderneming (NV) en besluiten aangaande het afstoten/verwerven deelneming door NV. Hierop is altijd een zienswijze van toepassing. De vierjaarlijkse evaluatie is in eerste instantie opgenomen in de GR regeling als onderwerp waarop zienswijze van toepassing is. Dit gezien het belang van deze evaluatie. Desgewenst kan dit in een latere fase worden ondergebracht bij de gemeenschappelijke adviescommissie. Ad (a) Vaste taken voor de gemeenschappelijke adviescommissie - Goedkeuring samenwerking NV door AvA - Aanwijzingsbesluit en samenwerkingsovereenkomst GR – NV door AvA - Meerjarig beleidsplan gemeenten – GR [aanname Meerjarig beleidsplan = Raadsbesluit] - Besluit over Jaarovereenkomst GR en NV - De vaststelling van het meerjarenbeleidsplan en de begroting inclusief investeringsbegroting en meerjarenraming (balans en exploitatie) NV door de AvA - Goedkeuring investering > 500k door AvA indien niet in begroting NV - Besluit over Kwartaalrapportage GR en NV incl.

prognose - Bij het besluit van de AvA inzake het vaststellen van de jaarrekening van de NV - Bij besluit voor het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de vennootschap of een afhankelijke maatschappij met een andere rechtspersoon of vennootschap of vennootschap onder firma, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de vennootschap In de nieuwe statuten van de NV wordt geregeld dat de AVA eenmaa l per jaar wordt voorzien van specifieke strategische informatie. Uitgangspunt is dat dit soort informatie vanuit de GR vervolgens ook zo spoedig mogelijk met de gemeenschappelijke adviescommissie wordt gedeeld. In de statuten is de volgende tekst opgenomen: “De directie verschaft de raad van commissarissen tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens. De directie stelt ten minste een keer per jaar de raad van commissarissen schriftelijk op de hoogte van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem van de vennootschap.”

Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec O pgest eld en t ot st and gek omen i n na uwe sa menwerk ing t usse n adv iseurs O l af Schuwer, Henk Bosh ove , de i nt erg emeent elij ke ra den w erkgroe p , aan i nf ormat i esessi es deel neme nde r aads led en & de gr if f ies van H arli nge n , De F ryske marren, Súd west -F ryslân en W aadho eke

[3] Ad (b) Taken die in eerste instantie bij gemeenschappelijke adviescommissie zijn ondergebracht maar die ook in GR regeling kunnen (keuze maken) - Evaluatie jaar overeenkomst GR en NV -> kan ook aanvullend in GR regeling) - AB/DB besluit Jaarovereenkomst GR en NV -> kan ook aanvullend in GR regeling] - Bij het besluit over het vaststellen van de begroting van de NV door de AvA Op basis van het gevoerde overleg zijn geen wijzigingen doorgevoerd. De onderwerpen blijven derhalve opgenomen in het takenpakket van de gemeentelijke adviescommissie Ad (c) Taken die in eerste instantie in de GR regeling zijn opgenomen maar ook bij gemeenschappelijke adviescommissie kunnen worden ondergebracht (keuze maken) - 4-jaarlijks evaluatie GR -> aanvullend in GR regeling voor zienswijze (OF gemeenschappelijke adviescommissie) Op basis van het gevoerde overleg zijn geen wijzigingen doorgevoerd. Dit blijft derhalve een onderwerp waarop de mogelijkheid tot zienswijze van toepassing is op basis van GR regeling De onderwerpen vermeld in ad (a) en (b) zijn in artikel 2 lid d opgenomen als vaste onderwerpen waar de gemeenschappelijke adviescommissie zich op richt . De gemeenschappelijke adviescommissie waakt over de in artikel 4 van het hieronder opgenomen instellingsbesluit genoemde onderwerpen.

Voor een aantal genoemde onderwerpen bepaalt de gemeenschappelijke adviescommissie of voorgenomen besluiten eerst aan de gemeenteraden worden voorgelegd voor het geven van een zienswijze. Via de band van het dagelijks bestuur van de GR worden voorgenomen besluiten aldus aan de raden voorgelegd voor zienswijze. Zie hiervoor artikel 2, lid d van het instellingsbesluit.

4. Op voorhand als gemeenteraden besluiten om te evalueren De gemeenschappelijke adviescommissie gaat in de huidige, lopende raadsperiode de initieel bepaalde werkzaamheden vervullen en daarmee de gemeenteraden informeren en adviseren. Aangezien dit een geheel nieuwe opzet is binnen de aangepaste WGR is het van belang om te evalueren hoe dit verloopt. Aangezien de huidige gemeenteraden - Intensief betrokken zijn bij c.q. raadsbesluiten hebben genomen aangaande GR/Empatec (inclusief het implementatieplan), - Besluiten tot de zienswijze inzake de nieuwe GR regeling, alsmede tot - De vorming van een gemeenschappelijke adviescommissie, Ligt het voor de hand dat de huidige gemeenteraden voor het einde van de lopende raadsperiode een eerste, voorlopige evaluatie uitvoeren op de intergemeentelijke gemeenschappelijke adviescommissie. Aangezien de gemeenschappelijke adviescommissie dan eigenlijk nog maar relatief kort actief is, verdient het aanbeveling om ook alvast een tweede evaluatie in te planne n in de volgende raadsperiode. Bijvoorbeeld halverwege die raadsperiode en/of gekoppeld aan 4-jaarlijkse evaluatie van de GR. Het verdient aanbeveling om al bij het instellen van de gemeenschappelijke adviescommissie als gemeenteraden een concreet raadsbesluit te nemen aangaande deze twee evaluaties. De twee evaluaties kunnen als volgt ingestoken worden.

Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec O pgest eld en t ot st and gek omen i n na uwe sa menwerk ing t usse n adv iseurs O l af Schuwer, Henk Bosh ove , de i nt erg emeent elij ke ra den w erkgroe p , aan i nf ormat i esessi es deel neme nde r aads led en & de gr if f ies van H arli nge n , De F ryske marren, Súd west -F ryslân en W aadho eke

[4] Een 1 e evaluatie vlak voor einde huidige raadsperiode. Bedoeld om: • Eerste ervaringen te verzamelen vanuit gemeenschappelijke adviescommissie en gemeenteraden • Te komen tot kleinere aanpassingen (verfijningen) • Alvast de eerste bevindingen vast te leggen. • Op basis van deze inzichten te bepalen wanneer een echte, inhoudelijke evaluatie wordt uitgevoerd + hoe dit moet plaatsvinden (inclusief opdracht tot voorbereiding) • De hiervoor genoemde aspecten op te nemen in een overdrachtsdocument voor de nieuwe gemeenteraden (na de verkiezingen in 2026). Bij de 2 e, volledige, evaluatie kan vervolgens inhoudelijk worden nagegaan: • Draagt het instrument gemeenschappelijke adviescommissie naar wens bij aan kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden + welke zaken komen voor aanpassing in aanmerking • Vindt informatievoorziening aan gemeenschappelijke adviescommissie (passief/actief) vanuit GR op gewenste wijze (schriftelijke inhoud, timing, toelichtingen) plaats of zijn aanpassingen nodig • Is de samenstelling van de gemeenschappelijke adviescommissie, frequentie van vergaderen, ondersteuning van de gemeenschappelijke adviescommissie, verslaglegging, etc., geheel naar wens of zijn wijzigingen nodig • Moet de wijze van informeren & de wijze van adviseren van de gemeenteraden door de gemeenschappelijke adviescommissie worden aangepast of is opzet/inhoud naar wens •

Welke nieuwe onderwerpen kunnen/moeten worden opgepakt door de gemeenschappelijke adviescommissie • Welke onderwerpen uit takenpakket gemeenschappelijke adviescommissie kunnen/moeten verdwijnen • Is overheveling vaste onderwerpen vanuit GR regeling (altijd onderworpen aan zienswijze) naar gemeenschappelijke adviescommissie nodig/wenselijk, dan wel • Is overheveling onderwerpen vanuit gemeenschappelijke adviescommissie naar GR regeling nodig/wenselijk

5. Aandachtspunten en dillema’s rondom het instellen en in stand houden van een gemeenschappelijke adviescommissie Wettelijk is voorgeschreven dat uitsluitend raadsleden zitting kunnen hebben in de gemeenschappelijke adviescommissie. Dit roept een aantal vragen op. Zonder volledig te willen zijn, hierbij een greep: • Namens en voor wie zit een raadslid in de gemeenschappelijke adviescommissie: namens zijn fractie, namens zijn gemeenteraad, namens de vier gemeenteraden, namens de gemeenschappelijke regeling? • Geldt ook binnen deze commissie het beginsel “zonder last” zoals voor raadsleden is opgenomen in artikel 27 Gemeentewet? • Aan wie moet het raadslid zich verantwoorden als in een of meer gemeenteraden vragen worden gesteld omtrent hetgeen in de gemeenschappelijke adviescommissie is voorgevallen of over een uitgebracht advies? • Hoe moet het raadslid zich opstellen als tijdens een raadsvergadering de gemeenschappelijke regeling op de agenda staat? • Kan het raadslid zowel in de raadsvergadering richting de wethouder dezelfde vragen stellen als hij kan dien als lid van de gemeenschappelijke adviescommissie aan het dagelijks bestuur waarin diezelfde wethouder zit?

Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec O pgest eld en t ot st and gek omen i n na uwe sa menwerk ing t usse n adv iseurs O l af Schuwer, Henk Bosh ove , de i nt erg emeent elij ke ra den w erkgroe p , aan i nf ormat i esessi es deel neme nde r aads led en & de gr if f ies van H arli nge n , De F ryske marren, Súd west -F ryslân en W aadho eke

[5] De wet laat zich hier niet over uit. Er zijn geen best practices aan te wijzen , aangezien het hier om een nieuw soort commissie gaat en de eerste ervaringen nog moeten worden opgedaan. Voor de hand ligt, dat leden van de gemeenschappelijke adviescommissie primair het belang van de gezamenlijke raden dienen, doch het belang van de GR zelf daarbij niet uit het oog mogen verliezen. Dit vergt een permanente zoektocht naar balans , en vooral een eigen en uniek DNA. Van belang is daarnaast dat de individuele leden van de adviescommissie maar ook de adviescommissie als geheel zich gesteund en vertrouwd weten door de vier gemeenteraden. Het lidmaatschap van een gemeenschappelijke adviescommissie is tamelijk veelomvattend.

6. Financiële vergoeding leden gemeenschappelijke adviescommissie Van een raadslid kan en mag niet worden verwacht dat dit extra werk er zonder meer bij wordt gedaan. De extra tijdsinvestering zou moeten worden gecompenseerd door gebruik te maken van de wettelijke mogelijkheid tot het toekennen van een vergoeding voor het bijwonen van een vergadering van de gemeenschappelijke adviescommissie en een tegemoetkoming in de kosten. De vergoeding wordt door elke deelnemende gemeenteraad afzonderlijk vastge legd in een daartoe vastgestelde verordening. Het bedrag van de vergoeding is te vinden in de tabel van artikel 3.4.1 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Het is daarmee gerelateerd aan de inwonersklasse waartoe de betreffende gemeentera ad behoort. Maar de keuze kan worden gemaakt om naar boven af te wijken van deze bedragen. Zo kan bijvoorbeeld bereikt worden dat alle leden van de gemeenschappelijke adviescommissie bij gelijke inzet ook dezelfde financiële vergoeding ontvangen .

7. Concepttekst voor het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Fryslân-West/Empatec; Gelezen de besluiten van de gemeenteraden van Harlingen d.d. (datum), Waadhoeke d.d. (datum), De Fryske Marren d.d. (datum) en Súdwest-Fryslân d.d. (datum) waarbij het voorstel wordt gedaan tot het instellen van een intergemeentelijke gemeenschappelijke adviescommissie; Gelet op artikel 24a lid 1 Wet gemeenschappelijke regelingen; B E S L U I T: tot het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie met de hiernavolgende bepalingen Artikel 1 – samenstelling gemeenschappelijke adviescommissie a. De raden van de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten wijzen uit hun midden maximaal 2 leden aan die zitting nemen in de gemeenschappelijke adviescommissie. Er worden geen plaatsvervangende leden aangewezen. b. De zittingsduur van de leden van de gemeenschappelijke adviescommissie is gekoppeld aan het periodieke aftreden van de gemeenteraad als bedoeld in artikel 18 Gemeentewet. b. Een lid van de gemeenschappelijke adviescommissie kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan mededeling aan de gemeenteraad waarvan hij deel uitmaakt en aan de voorzitter van de gemeenschappelijke adviescommissie.

Als de voorzitter van de gemeenschappelijke adviescommissie ontslag neemt, doet hij daarvan mededeling aan de gemeenteraa d waarvan hij deel uitmaakt en aan de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenschappelijke adviescommissie. Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec O pgest eld en t ot st and gek omen i n na uwe sa menwerk ing t usse n adv iseurs O l af Schuwer, Henk Bosh ove , de i nt erg emeent elij ke ra den w erkgroe p , aan i nf ormat i esessi es deel neme nde r aads led en & de gr if f ies van H arli nge n , De F ryske marren, Súd west -F ryslân en W aadho eke

[6] c. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien door de desbetreffende gemeenteraad. d. Het lidmaatschap van de gemeenschappelijke adviescommissie eindigt op hetzelfde moment als het lidmaatschap van de gemeenteraad. e. Onverminderd het bepaalde in lid b. tot en met d. kan een gemeenteraad te allen tijde besluiten de aanwijzing van een uit hun midden aangewezen lid in te trekken en te voorzien in vervanging in de aldus ontstane vacature. Artikel 2 – taken en bevoegdheden gemeenschappelijke adviescommissie a. De gemeenschappelijke adviescommissie geeft uitvoering aan de taakomschrijving zoals vermeld in artikel 15a lid 3 en 4 Gemeenschappelijke regeling Fryslân -West/Empatec. b. De gemeenschappelijke adviescommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het algemeen en dagelijks bestuur van de in het vorige lid genoemde gemeenschappelijke regeling inzake aangelegenheden die aan hem om advies worden voorgelegd en voorts omtrent aangelegenheden waarvan de gemeenschappelijke adviescommissie het wenselijk vindt dat hij daarover een advies uitbrengt. c. De gemeenschappelijke adviescommissie geeft, onverminderd het bepaalde onder sub a. van dit artikel, gevraagd en ongevraagd advies aan de raden van de deelnemende gemeenten omtrent aangelegenheden waarvan de gemeenschappelijke adviescommissie het wenselijk vindt dat hij daarover een advies uitbrengt. d.

De gemeenschappelijke adviescommissie wordt tijdig en volledig geïnformeerd over tenminste de in lid e. genoemde onderwerpen. De adviescommissie kan naar eigen inzicht besluiten om aan de GR kenbaar te maken dat een onderwerp/voorgenomen besluit eerst voor zienswijze aan de gemeenteraden moet worden voorgelegd. De adviescommissie informeert de gemeenteraden hierover. De GR zorgt dat de gemeenteraden op zo kort mogelijke termijn in staat worden gesteld om desgewenst een zienswijze te geven. e. Tot de vaste onderwerpen waarover de gemeenschappelijke adviescommissie zich op richt behoren in ieder geval de onderwerpen: - Goedkeuring samenwerking NV door AvA - Aanwijzingsbesluit en samenwerkingsovereenkomst GR – NV door AvA - Meerjarig beleidsplan gemeenten – GR [aanname Meerjarig beleidsplan = Raadsbesluit] - Besluit over Jaarovereenkomst GR en NV - De vaststelling van het meerjarenbeleidsplan en de begroting inclusief investeringsbegroting en meerjarenraming (balans en exploitatie) NV door de AvA - Goedkeuring investering > 500k door AvA indien niet in begroting NV - Besluit over Kwartaalrapportage GR en NV incl.

prognose - Bij het besluit van de AvA inzake het vaststellen van de jaarrekening van de NV - Bij besluit voor het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de vennootschap of een afhankelijke maatschappij met een andere rechtspersoon of vennootschap of vennootschap onder firma, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de vennootschap - Evaluatie jaar overeenkomst GR en NV - AB/DB besluit Jaarovereenkomst GR en NV - Het besluit over het vaststellen van de begroting van de NV door de AvA f. De gemeenschappelijke adviescommissie stelt voor zijn vergaderingen een reglement van orde (RvO) vast. Hierin kan ook worden opgenomen op welke wijze adviseurs – op uitnodiging van de gemeenschappelijke adviescommissie – gevraagd wordt bij specifieke vergaderpunten aanwezig te zijn. Het RvO wordt ter kennisneming gezonden naar het algemeen en dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling en naar de raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten.

Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec O pgest eld en t ot st and gek omen i n na uwe sa menwerk ing t usse n adv iseurs O l af Schuwer, Henk Bosh ove , de i nt erg emeent elij ke ra den w erkgroe p , aan i nf ormat i esessi es deel neme nde r aads led en & de gr if f ies van H arli nge n , De F ryske marren, Súd west -F ryslân en W aadho eke

[7] Artikel 3 – voorzitter en secretaris gemeenschappelijke adviescommissie a. De commissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. b. De griffiers van de raden van de aan deze regeling deelnemende gemeenten dragen zorg voor het vervullen van het secretariaat van de gemeenschappelijke adviescommissie. c. De voorzitter is belast met het opstellen van de concept -agenda voor de vergaderingen van de gemeenschappelijke adviescommissie, het uitschrijven en voorzitten van de vergaderingen van de gemeenschappelijke adviescommissie, het vertegenwoordigen van de gemeenschappelijke adviescommissie naar buiten en voorts al hetgeen nodig is voor een goed functioneren van de gemeenschappelijke adviescommissie. Artikel 4 – vergaderingen gemeenschappelijke adviescommissie a. De vergaderingen van de gemeenschappelijke adviescommissie zijn niet openbaar en vinden plaats in een door de gemeenschappelijke adviescommissie aan te wijzen gemeentehuis van een van de aan de gemeenschappelijke regeling Fryslân-West/Empatec deelnemende gemeenten. b. De gemeenschappelijke adviescommissie vergadert tenminste 6 maal per jaar volgens een door hem vastgesteld vergaderschema. c. Voorts vergadert de gemeenschappelijke adviescommissie wanneer de voorzitter het nodig oordeelt dan wel tenminste 3 leden hiertoe met redenen omkleed ve rzoeken. d.

De secretaris van de commissie draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de gemeenschappelijke adviescommissie. e. Het conceptverslag van de vergadering van de gemeenschappelijke adviescommissie wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld en vervolgens ter kennisneming gezonden naar het algemeen en dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling en naar de raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten.

Opzet en besluit instelling gemeenschappelijke adviescommissie GR Fryslân-West/Empatec O pgest eld en t ot st and gek omen i n na uwe sa menwerk ing t usse n adv iseurs O l af Schuwer, Henk Bosh ove , de i nt erg emeent elij ke ra den w erkgroe p , aan i nf ormat i esessi es deel neme nde r aads led en & de gr if f ies van H arli nge n , De F ryske marren, Súd west -F ryslân en W aadho eke