Bijlage II - Accountantsverslag 2020
Tekst van het document
Accountantsverslag 2020 Gemeente Súdwest-Fryslân
7 mei 2021
Deloitte Accountants B.V. Sophialaan 24-26 8911 AE Leeuwarden Postbus 826 8901 BP Leeuwarden Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9877 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de van de gemeente Súdwest-Fryslân Postbus 10.000 8600 HA SNEEK Datum
7 mei 2021 Ons kenmerk
210599BD18/AVL Behandeld door
drs. H. Kuperus RA Director 06 5204 8549 DKuperus@deloitte.nl J. Dikboom MSc Manager 06 1312 1163 JDikboom@deloitte.nl
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2020 van de gemeente Súdwest-Fryslân aan. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2020 van de gemeente Súdwest-Fryslân. De jaarrekening 2020 van de gemeente Súdwest-Fryslân geeft een getrouw en rechtmatig beeld De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Súdwest-Fryslân. Bij deze jaarrekening hebben wij op 7 mei 2021 een goedkeurende controleverklaring verstrekt. Wij bespreken onze bevindingen met de auditcommissie Wij hebben deze rapportage tijdens de auditcommissie vergadering op 6 mei jl. besproken. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag voorts afgestemd met de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, teammanager Financiën en de griffie. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.
drs. H. Kuperus RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/2
Inhoudsopgave
1. Bestuurlijke samenvatting controle 2020
4
2. De financiële positie van uw gemeente
9
3. Belangrijkste bevindingen uit onze controle 12 4. Interne beheersing
20
5. Overige aangelegenheden
22
Bijlagen
24
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/3
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/4
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Onze belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Getrouwheid en rechtmatigheid
Controle rechtmatigheid aanbestedingen Sociaal domein
SiSa
Grondexploitaties
Fraude- risicoanalyse
•
Goedkeurend oordeel voor getrouwheid en rechtmatigheid.
•
De gehanteerde materialiteit/goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden bedraagt € 3 miljoen respectievelijk € 9 miljoen. Dit betekent dat wij een goedkeurende controleverklaring kunnen verstrekken als de geconstateerde fouten lager dan € 3 miljoen en de geconstateerde onzekerheden lager dan € 9 miljoen zijn.
•
De gehanteerde materialiteit is vastgesteld in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het door de raad vastgestelde controleprotocol.
•
Uit de (interne) controle zijn diverse fouten met betrekking tot de naleving van de Europese Aanbestedingsvoorschriften gebleken. De fouten bedragen € 1,5 miljoen.
•
Uit de controle van het sociaal domein komen geen fouten. Wel is er sprake van een aantal onzekerheden ten bedrage van € 1,9 miljoen.
•
De controle van SiSa heeft geleid tot een aantal correcties in de overlopende posten die door de gemeente zijn verwerkt in de jaarstukken.
•
Omdat de waardering van de grondexploitaties onderhevig is aan schattingen, hebben wij de waardering bestempeld als een hoger risico. Onze controlewerkzaamheden hebben geen (ongecorrigeerde) fouten aan het licht gebracht.
•
Wij hebben kennis genomen van uw geactualiseerde frauderisicoanalyse. Met deze analyse heeft de gemeente (net als voorgaande jaren) aangetoond zich bewust te zijn van mogelijke frauderisico’s en wij constateren dat zij daar risicogericht maatregelen voor treft.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/5
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Onze belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente
•
Bij de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot het toepassen van de belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces rondom de waardering van de grondexploitaties, de voorzieningen, de verbonden partijen en de wet normering topinkomens (WNT). Bij processen waar wij dat nodig achtten, hebben wij specialisten betrokken. Zo hebben wij specialisten ingezet om de juistheid van uw verantwoording van de WNT te beoordelen. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsvraagstukken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden toegepast.
•
Bij de interim- en jaarrekeningcontrole hebben wij drie significante tekortkomingen geïdentificeerd in de interne beheersingsmaatregelen die relevant zijn voor de financiële verslaggeving.
•
De bevindingen zien toe op: (I) Interne controle op Europees Aanbesteden. (II) Interne controle op wijziging bankrekeningnummers van cliënten in het kader van de participatiewet. (III) Interne controle op incidentele kredieten.
•
Naar aanleiding van de geconstateerde tekortkomingen hebben de afdeling concerncontrol en wij aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd. Uit de controle op Europees Aanbesteden zijn onrechtmatigheden van in totaal € 1,5 miljoen geconstateerd. Uit de controle van banrekeningnummers blijken geen onrechtmatigheden. Voor de controle op incidentele kredieten verwijzen wij u naar pagina 21 van dit verslag.
Kwaliteit verslaggeving
Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing Interne beheersing Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Effecten coronacrisis
• Waardering vorderingen: als gevolg van financiële problemen of tekorten bij debiteuren en andere soorten schuldenaars bestaat een toegenomen risico op het niet ontvangen van vorderingen. Wij hebben de invorderingsrisico’s en daarmee de waardering van de vorderingen gecontroleerd en wij merken op dat als gevolg van diverse steun- en coulancemaatregelen (door het rijk dan wel de gemeente) (nog) geen sprake is van grote toename in de oninbare vorderingen. • Subsidieverstrekkingen: de gemeente heeft in de algemene subsidieverordening een hardheidsclausule opgenomen. Hierin staat dat het college in bijzondere gevallen kan afwijken. Dit houdt in dat ondanks gesubsidieerde instellingen, in sommige gevallen, niet alle prestaties hebben kunnen leveren, de subsidies op basis van de hardheidsclausule kunnen worden vastgesteld en hiermee als rechtmatig kunnen worden beschouwd. • Tozo: Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Als onderdeel van de controle van de SiSa-bijlage hebben wij deze regeling gecontroleerd. Wij hebben hierbij vastgesteld dat de Tozo uitkeringen juist en rechtmatig zijn verstrekt.
Tevens hebben wij vastgesteld dat uw gemeente een M&O-beleid heeft vastgesteld, geïmplementeerd en zichtbaar naleeft, waarmee ook is voldaan aan deze kwalitatieve vereiste.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/6
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente
Onze controleverklaring bij de jaarrekening 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bij de jaarrekening hebben wij een verklaring met goedkeurend oordeel inzake getrouwheid en rechtmatigheid verstrekt.
Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Significant fraude risico – management override Het management bevindt zich in een unieke positie om de binnen de organisatie aanwezige internebeheersingsmaatregelen te doorbreken. Zodoende is er bij elke controle sprake van een risico op ‘management override’. Om dit risico te mitigeren, hebben wij controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van: •
Beïnvloeding van de schattingsuitkomsten door het management.
•
Handmatige journaalposten (memoriaalboekingen) verwerkt door het management.
•
Significante transacties buiten het normale verloop van de bedrijfsactiviteiten om.
Wij hebben geen indicatie voor management override verkregen.
Geen feitelijke niet-gecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd met betrekking tot de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Wij hebben tijdens onze controle geen nietgecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd groter dan onze rapporteringsdrempel die van invloed zijn op de WNT. Onze opdracht is ongewijzigd uitgevoerd Met de opdrachtbevestiging heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2020. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend voor onze controle: •
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
•
Het door de gemeenteraad op 24 september 2020 vastgestelde normenkader 2020.
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Súdwest-Fryslân Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de memberfirms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectievelijke zuster- en/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging is te vinden in bijlage C bij deze rapportage.
De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking of wijziging in de reikwijdte van onze controle. Wij achten de reikwijdte van onze controle voldoende voor de doelstelling van onze controle.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/7
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Er zijn geen belangrijke wijzigingen in de verslaggevingsregels Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn zeer belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de resultaten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het management het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Een goed voorbeeld hiervan betreft de jaarlijkse waardering van de grondexploitaties. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting in de jaarrekening 2020.
Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2020 uitgevoerd met inachtneming van de volgende toleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde controleverordening: •
Voor fouten is de tolerantie 1% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 3.000.000.
•
Voor onzekerheden is de tolerantie 3% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 9.000.000.
De rapporteringtolerantie bedraagt € 150.000.
Wij hebben het door college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingspraktijken geëvalueerd, en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingspraktijken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/8
Financiële positie van uw gemeente
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
9
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
De financiële positie van uw gemeente
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle
In dit hoofdstuk geven wij op hoofdlijnen een samenvatting van ontwikkelingen in het vermogen en het resultaat van uw gemeente
Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De vermogenspositie van uw gemeente is ten opzichte van 2019 nagenoeg gelijk gebleven In het BBV, de verslaggevingsregels van gemeentes, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten 2020 bedraagt € 0,2 miljoen positief. Per saldo is tussentijds € 4,5 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2020 € 4,7 miljoen voordeling bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
2020
2019
2018
2017
Algemene reserve
17.797
8.941
12.365
13.732
Bestemmingsreserves
25.484
47.947
52.051
40.181
Gerealiseerd resultaat Eigen vermogen per 31 december
4.709 47.991
-9.111 47.777
-3.364 61.052
427 54.340
214
-13.275
6.137
-8.057
Eigen vermogen
Saldo van baten en lasten
NB: de cijfers ultimo 2017 zijn inclusief de voormalige gemeente Littenseradiel.
Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/10
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020
De financiële positie van uw gemeente f
Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende:
Exploitatieresultaat (in € 1.000) Totale baten Totale lasten
In de toelichting op de programmarekening in de jaarrekening wordt op hoofdlijnen een verklaring gegeven voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. De gemeente heeft verschillen toegelicht en de belangrijkste financiën in kaart gebracht.
292.040 291.826 214
Gerealiseerde saldo van baten en lasten Af: stortingen in reserves Bij: onttrekkingen aan
Bijlagen
De exploitatie over 2020 laat een voordelig gerealiseerd saldo van baten en lasten van € 0,2 miljoen zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 12,5 miljoen (na wijziging). Dit is een positieve afwijking van € 12,7 miljoen. In onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt wat de (gesaldeerde) afwijkingen per programma zijn.
Gerealiseerd resultaat
Programmarekening (in € 1.000)
Begroot Saldo
Werkelijk
Verschil
-124.314
-119.009
5.305
Programma 2 Ruimte
-34.052
-30.007
4.045
Programma 3 Bestuur
-13.306
-13.135
171
Algemene dekkingsmiddelen
159.146
162.366
3.220
Totaal
-12.526
215
12.741
37.527 Programma 1 Sociaal
42.022
reserves Saldo mutaties reserves
Verderop in deze rapportage gaan wij nader in op de verschillen tussen de begrote en de werkelijke lasten in het kader van de begrotingsrechtmatigheid
4.495 4.709
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/11
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/12
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Dit hoofdstuk bevat onze bevindingen die, volgens ons professionele oordeel, van belang zijn om te rapporteren De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2020. In 2020 zijn er geen significante wijzigingen doorgevoerd in de verslaggevingsvoorschriften BBV. Significante (beeldbepalende) verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van uw gemeente en de baten en lasten in de jaarrekening. Daarnaast vereisen zij van het college dat zij zich een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke subjectieve en complexe posities, vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het college toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Waar nodig hebben wij specialisten betrokken bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggevingsvoorschriften.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening
Als onderdeel van dit vereiste hebben wij de volgende werkzaamheden uitgevoerd:
De jaarstukken 2020 van uw gemeente bestaan uit:
•
Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag de vereiste informatie bevat op basis van artikel 24 lid 2, artikel 25 en artikel 26 BBV.
•
Wij hebben, voor zover wij kunnen beoordelen, vastgesteld dat verklaringen van het college van burgemeester en wethouders in het jaarverslag en de andere informatie zoals opgenomen in de jaarstukken verenigbaar zijn met de beweringen en verklaringen die in de jaarrekening zijn opgenomen.
•
Wij hebben vastgesteld dat de verklaringen in het jaarverslag overeenstemmen met de resultaten van de uitgevoerde controlewerkzaamheden.
•
De inleiding van de jaarstukken.
•
Het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).
•
De jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting, en de SiSa-bijlage).
•
De bijlagen bij de jaarstukken.
In het onderdeel “programmaverantwoording” van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over de vragen: wat hebben wij gedaan, wat hebben wij bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen en risicobeheersing, bedrijfsvoering, grondbeleid etc.) het jaarverslag. Op basis van Nederlandse wetgeving en de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NVCOS) 720 is de accountant verplicht bepaalde werkzaamheden uit te voeren met betrekking tot het jaarverslag en de andere informatie die in de jaarstukken is opgenomen. Bij onze controle hebben wij geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd.
Significant risico – EU-aanbesteden De naleving van de aanbestedingsvoorschriften door de gemeente Súdwest-Fryslân is al enige jaren een belangrijk punt van aandacht. Hoewel de gemeente acties in gang heeft gezet om fouten in de toekomst te voorkomen, heeft dit tot op heden niet geleid tot het structureel terugbrengen ervan. Dit is voor ons aanleiding geweest om de risicoinschatting op dit onderdeel te verhogen tot een significant risico. Het opschalen van hoger tot significant risico vloeit voort uit de constatering dat er fouten worden gemaakt in het aanbestedingsproces. Het verhogen van het risico heeft ertoe geleid dat wij onze werkzaamheden, naast alle werkzaamheden die concerncontrol jaarlijks uitvoert, fors hebben uitgebreid.
Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/13
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Uit de controles die door concerncontrol en ons zijn uitgevoerd blijken rechtmatigheidsfouten van in totaal € 1,5 miljoen. De geconstateerde fouten zijn divers van aard. Zij hebben betrekking op het aanschaffen van materialen, het inhuren van personeel en op transacties die voorvloeien uit contracten van de gemeente. Bij deze fouten zijn diverse gemeenteteams en medewerkers betrokken. Het niet gedisciplineerd volgen van de gemeentelijke procedures is een belangrijke oorzaak van deze onrechtmatigheden. Wij raden het college aan om een nadere oorzaakanalyse op te stellen. Op basis van deze analyse kan het college maatregelen treffen die moeten leiden tot het structureel voorkomen van dergelijke fouten. De gemeente heeft een inkooprelatie met Empatec en Empaselect. De vraag is gerezen of deze inkopen Europees aanbesteed zouden moeten worden. Omdat het een juridisch complexe casus is, waarbij niet duidelijk is geworden of er een afwijking bestaat van de regelgeving, vallen wij terug op een stellige uitspraak die is opgenomen in de kadernota rechtmatigheid 2018: bij complexe situaties waarin specialisten niet tot een eenduidig oordeel komen, kan de accountant geen uitspraak doen over de rechtmatigheid daarvan. Met deze passage stellen wij u op de hoogte van deze situatie. De situatie wordt toereikend toegelicht in de jaarrekening.
Wij merken de betreffende inkopen van € 1,7 miljoen niet aan als fout of onzekerheid.
Waardering Grondexploitaties De uitkomsten van onze controlewerkzaamheden Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor actualisatie van de grondexploitaties, zijn vooral de uitgangspunten voor de planning (fasering), programmering, het prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (renteomslagmethode), in overweging genomen.
Wij hebben vastgesteld dat de door de gemeente gehanteerde uitgangspunten en veronderstellingen redelijk zijn tegen de achtergrond van de werkelijke uitkomsten in voorgaande verslagperiodes, de huidige economische ontwikkelingen, en niet strijdig zijn met voornemens en (vastgestelde) plannen van de raad. Wij vatten onze bevindingen samen aan de hand van de 5 p’s: programma, planning, plankosten, parameters en (verkoop)prijzen. Dit leidt tot het volgende overzicht.
Onze controle richt zich daarom op de volgende onderdelen: •
Of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken, onderling afhankelijk en intern consistent zijn en of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer zij collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd.
•
Of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij uw gemeente.
•
Of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van de raad.
•
Of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden, is historische informatie representatief voor toekomstige situaties).
Een groen bolletje betekent derhalve dat de uitgangspunten op basis van de door de gemeente aangeleverde onderbouwing door ons niet onaannemelijk worden geacht.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/14
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Planning en programmering bedrijventerreinen De prognose van de uitgifte van de bedrijventerreinen bestrijkt een periode die loopt tot en met 2026. In totaal dient de gemeente nog 216.000 m2 te verkopen. Gemiddeld bedraagt dit 36.000 m2 per jaar.
Interne beheersing Interne beheersing
Hoewel extern onderzoek aantoont dat er voldoende behoefte is binnen de gemeente aan de bedrijfskavels om de totale programmering te realiseren, is niet meteen duidelijk hoe snel de kavels verkocht kunnen worden. De gemeente heeft dit zelf ook onderkend en hierop geanticipeerd door temporisering toe te passen in de herijkte ramingen. In vergelijking met de raming van voorgaand jaar is het totale programma met een jaar verlengd. Op basis van onze analyse vinden wij de programmering bedrijventerreinen van de gemeente niet onaannemelijk. Planning en programmering woningbouw
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Wij hebben de realisatie van de afgelopen twee jaren vergeleken met de oorspronkelijke raming. Uit bijgaand overzicht blijkt dat de gerealiseerde verkopen de laatste jaren achter zijn gebleven bij de verwachtingen.
Geraamd m2 Werkelijk m2 2018
41.644
19.019
2019 2020 Totaal
31.188 29.643 102.475
8.069 13.153 40.241
Wij hebben de woningbouwprognose van de gemeente beoordeeld aan de hand het externe onderzoek dat de gemeente in 2019 heeft laten uitvoeren, bevolkingsprognoses, alsmede de door de gemeente aangeleverde onderbouwingen in de vorm van (concept)koopaktes. Op basis van onze analyse achten wij het woningbouwprogramma van de gemeente niet onaannemelijk.
Afwijking 22.625 23.119 16.490 62.234 Plankosten Een onderdeel van het actualisatie- en waarderingsproces betreffen de plankosten. De gemeente heeft de plankosten onderbouwd met offertes, m2-berekeningen, ervaringscijfers en marktgegevens. Wij hebben op basis van deze onderbouwing vastgesteld dat de door de gemeente gehanteerde plankosten niet onaannemelijk zijn.
Parameters De gemeente heeft de volgende uitgangspunten gehanteerd: • Projectrente: 2,23% • Disconteringsvoet: 2,00% • Kostenstijging: 2,00% • Opbrengstenstijging 1,5% De gemeente heeft de parameters onderbouwd met berekeningen, ervaringscijfers en marktgegevens. Wij hebben op basis van deze onderbouwing vastgesteld dat door de gemeente gehanteerde parameters niet onaannemelijk zijn. Verkoopprijzen In 2020 heeft de gemeente de verkoopprijzen van woningbouwkavels in de berekeningen, evenals in 2019, met 5% verhoogd. De stijging is conform de tendens die de woningmarkt laat zien en doet derhalve geen afbreuk aan de veronderstelde marktconformiteit. Voor bedrijventerreinen heeft de gemeente in 2019 een extern onderzoek laten uitvoeren naar de marktconformiteit van de prijzen. De stijging van de prijzen in 2020 valt binnen de bandbreedtes van het uitgevoerde onderzoek. Daarnaast betreft de prijsindexatie voor bedrijventerreinen geen generieke prijsindexatie, maar een indexatie voor een specifiek aantal complexen. Eveneens blijkt uit de gerealiseerde verkopen als uit de conceptovereenkomsten dat de door de gemeente gehanteerde prijzen niet onaannemelijk zijn. Toepassing POC- methode Met ingang van 2017 dient de gemeente jaarlijks op basis van de percentage of completion (POC) methode te toetsten of er voldoende zekerheid bestaat om de omvang van de winsten in complexen.
Volgens het realisatiebeginsel dient in die gevallen de winst dan ook te worden genomen. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente dit principe correct heeft toegepast.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/15
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Interne (rechtmatigheids)controles Door het team concerncontrol worden diverse interne controles uitgevoerd. Wij hebben kunnen vaststellen dat deze interne controles met voldoende diepgang worden uitgevoerd. Uit deze controles is een aantal fouten en onzekerheden naar voren komen. Een groot aantal van deze fouten is gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening. Voor onze controle zijn alleen de fouten en onzekerheden, die boven de rapportagetolerantie liggen, relevant voor onze evaluatie. Voor fouten bedraagt deze grens € 150.000 en voor onzekerheden bedraagt deze € 450.000. Eerder in dit verslag hebben wij de bevindingen rondom EU-aanbesteding al benoemd.
Begrotingsoverschrijdingen zijn toegelicht in de jaarrekening Onderdeel van de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020 is de begrotingsrechtmatigheid. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 193, 194 en 195 van de gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige constatering én melding van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2018 van de Commissie BBV.
De geconstateerde kostenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig worden aangemerkt, hebben geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. Zoals blijkt uit de jaarstukken, is op het programma ruimte sprake van een begrotingsoverschrijding op de lasten (realisatie van lasten van € 71 miljoen ten opzichte van € 64,8 miljoen begroot). De hogere lasten worden volledig gecompenseerd door direct gerelateerde hogere baten en tellen daarom niet mee in ons oordeel. Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in de toelichting op de programmarekening. Hiermee legt uw gemeente verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2020. De geconstateerde kostenoverschrijdingen die formeel als onrechtmatig worden aangemerkt, hebben - gezien de oorzaak en de toelichting geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring.
De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/16
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
SiSa
Waardering voorzieningen
Algemeen
Algemeen
De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien diverse documenten aan het CBS aan te leveren.
Uw gemeente heeft voorzieningen gevormd voor verliezen, risico’s of verplichtingen die hun oorsprong vinden in het huidige boekjaar of eerdere boekjaren, maar waarvan de (verwachte) uitgaven in de toekomst liggen.
Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld, zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U hebt dit aan ons bevestigd. De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden wat betreft de specifieke uitkeringen is opgenomen in bijlage B2 van dit accountantsverslag. Tijdens de controle hebben wij geen (ongecorrigeerde) financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Binnen de voorzieningen maakt, u conform het BBV, onderscheid naar voorzieningen voor ‘verplichtingen, verliezen en risico’s’, ter ‘egalisering van kosten’ (‘groot onderhoud’), en ‘voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is’. Vooral de voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s en de voorzieningen ter egalisering van kosten zijn naar hun aard gebaseerd op veronderstellingen en schattingen van het management en het college. Zij schatten op basis van hun kennis van de gemeente en haar omgeving in wat het effect van de te voorziene risico’s, verplichtingen en kosten zal zijn in de komende jaren en wat de omvang van de voorziening moet zijn. Wij hebben het schattingsproces beoordeeld en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Onze werkzaamheden hebben geleid tot een aantal bevindingen in de bepaling van de pensioenvoorzieningen. Deze bevindingen zijn gecorrigeerd in de jaarrekening.
Wij hebben geen fouten met betrekking tot naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) geconstateerd De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing. Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeentes geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2020 niet meer bedragen dan € 201.000 per jaar. Daarnaast dienen gemeentes de salarissen openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief - wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan - ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2020 hebben wij geen overschrijding van de grensbedragen voor topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.
Wij hebben geen fouten geconstateerd met betrekking tot naleving van de Wet normering bezoldiging top-functionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de publicatieverplichtingen van de WNT.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/17
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Sociaal domein
Verantwoordingen van zorgaanbieders
Zorgcontinuering en meerkosten
Algemeen
Net als voorgaande jaren dienen de zorgaanbieders met een omzet van € 125.000 of meer de gemeente te voorzien van deugdelijke verantwoordingsinformatie. Een aantal zorgaanbieders heeft (nog) niet aan deze verplichting voldaan, dan wel een oordeelonthouding verkregen bij hun verantwoording. Dit leidt tot een onzekerheid in de WMO verantwoording van € 400.000 en in verantwoorde kosten voor jeugdzorg van € 950.000.
De rijksoverheid heeft dringend beroep gedaan op gemeenten om te zorgen voor de zorgcontinuïteit. Hierbij is geadviseerd om de niet-geleverde zorg maar ook de meerkosten als gevolg van COVID-19 door te betalen. Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat de door de gemeente betaalde continuitsbijdrage circa € 1 miljoen bedraagt.
Uitkomsten interne controlewerkzaamheden
In voorgaande jaren heeft de accountant van het SVB een afkeurend oordeel gegeven over de PGBverantwoording. In die jaren dienden wij de PGB-last bij de gemeenten dan ook volledig als onzeker te beschouwen.
Voor de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij – met inachtneming van de Audit Alert Sociaal Domein van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) – de door uw gemeente getroffen maatregelen om te komen tot een getrouwe en rechtmatige besteding van de zorg in natura (Wmo en Jeugd) geëvalueerd. Deze maatregelen betreffen: •
Overige aangelegenheden •
Intern: de gemeente verricht aanvullende controlewerkzaamheden op de juistheid en rechtmatigheid van het recht op zorg en de gemeentelijke cliëntenregistratie.
•
Intern: de gemeente verricht controlewerkzaamheden op de prestatielevering zoals opgenomen in de controleaanpak i-sociaaldomein.
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Extern: de gemeente ontvangt verantwoordingen van zorgaanbieders op basis van het landelijk controleprotocol, en verricht hierop interne-controlewerkzaamheden.
•
Intern: de gemeente verricht gegevensgerichte controlewerkzaamheden op de juistheid van de geldstromen en de facturatie.
Net als voorgaand jaar komen hieruit bijzonderheden naar voren. Enerzijds betreffen dat onzekerheden die ontstaan omdat (nog) niet alle zorgaanbieders de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd of de verantwoordingsinformatie hebben aangeleverd met een oordeelhouding.
Deze rechtmatigheidscontroles worden uitgevoerd om na te gaan of de verstrekkingen rechtmatig hebben plaatsgevonden. De internecontrolewerkzaamheden zijn daarmee een belangrijk hulpmiddel voor de gemeente om de interne processen te verbeteren. Gezien de kwaliteit van deze werkzaamheden, maken wij optimaal gebruik van uw eigen werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Dit betekent dat onze werkzaamheden er vooral op gericht zijn om de kwaliteit van de interne werkzaamheden te beoordelen en, indien uit onze werkzaamheden geen bijzonderheden blijken, deze interne werkzaamheden te valideren. Wij hebben deze interne-controlewerkzaamheden beoordeeld en hierbij, net als in voorgaande jaren, geconstateerd dat de interne-controlewerkzaamheden voor zowel de omvang als voor de diepgang van een goede kwaliteit zijn.
PGB’s
Begin 2018 is echter (eindelijk) verduidelijking gekomen over de wijze waarop gemeenten op een praktische wijze werkzaamheden kunnen verrichten om zo de onzekerheden rondom de PGB’s (zelf) terug te dringen. De werkzaamheden, die de gemeente kan uitvoeren, zijn opgenomen in een handreiking. Er resteert een onzekerheid van € 500.000 in PGB jeugdzorg.
Uit de werkzaamheden van uw VIC blijken geen fouten en of onzekerheden boven de rapporteringstolerantie.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/18
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of overtredingen van wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders is primair verantwoordelijk voor het voorkomen en ontdekken van fraude en voor de naleving van weten regelgeving. Recente ontwikkelingen laten zien dat de handhaving van anticorruptie-wetgeving aan globalisering onderhevig is, waardoor ook gemeentes in toenemende mate te maken krijgt met anticorruptieregels. Als onderdeel van onze controle hebben wij u verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude of overtreding van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft u aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. Hierbij heeft u ook voorbeelden gegeven van de manier waarop het deze beheerst. In onze voorgaande rapportages hebben wij u geattendeerd op het belang van periodieke (fraude)risicoanalyses als vast onderdeel van uw interne-beheersomgeving.
Uw gemeente heeft dit vormgegeven door de frauderisicoanalyse in 2020 te actualiseren.
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en de efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt.
Jaarverslag Integriteit Met ingang van 2019 is de wet normalisering rechtspositie ambtenaren in werking getreden. Hierin is het volgende opgenomen: “Een overheidswerkgever maakt jaarlijks een verantwoording met betrekking tot de uitvoering van dit artikel openbaar.” Met de invoering van deze wet is sprake van een inhoudelijke toespitsing, omdat voortaan een verantwoording met betrekking tot de uitvoering van het integriteitsbeleid wordt vereist en deze jaarlijks openbaar gemaakt dient te worden. Het college heeft ons inzage gegeven in stand van zaken rondom het integriteitsbeleid waarmee invulling is gegeven aan het doel van het beleid, de tot nog toe uitgevoerde acties, de plannen die de gemeente heeft en de incidenten in het afgelopen jaar.
Druk
Gelegenheid
Wij hebben deze controle professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Rationalisatie
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/19
Interne beheersing
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
20
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Interne beheersing
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
De belangrijkste bevindingen uit onze managementletter 2020 Interne (financiële) beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2020 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Over onze beoordeling van de interne beheersing bij de gemeente Súdwest-Fryslân hebben wij aan het college gerapporteerd middels de managementletter d.d. 24 november 2020. Uit onze beoordeling van de interne beheersing volgen drie significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Europees aanbesteden
Incidentele kredieten
De eerste bevinding betreft het ontbreken van interne controles in het aanbestedingsproces, omdat de interne beheersing op dit onderdeel tekortschiet om een materiële (rechtmatigheids) fout in de jaarrekening te voorkomen. Vorig jaar hebben we drie aanbevelingen gedaan met betrekking tot het proces van Europees aanbesteden. In eerste instantie was het college van mening dat het niet nodig was deze aanbevelingen over te nemen. Omdat het aantal fouten is toegenomen heeft de directie haar standpunt herzien en zal zij onderzoeken op welke wijze de aanbevelingen opgevolgd kunnen worden.
Tot slot hebben wij in de managementletter 2020 een significante tekortkoming gerapporteerd over de interne controles op de verwerking van de incidentele kredieten in de jaarrekening. Wij constateren bij de jaarrekeningcontrole dat dit proces is verbeterd en dat er geen afwijkingen zijn in de jaarrekening. Dit betekent dat wij deze bevinding niet meer aanmerken als significant.
Bankrekeningnummers betalingen participatiewet
IT Wij hebben ten aanzien van de voor de jaarrekening relevante IT systemen geen significante tekortkomingen geidentificeerd. In 2019 hebben wij gerapporteerd over de (niet significante) IT bevindingen. De organisatie is momenteel nog bezig om de bevindingen op te volgen.
De tweede bevinding gaat over het ontbreken van een vier-ogen principe bij het wijzigen van bankrekeningnummers van cliënten in het kader van de participatiewet. Het gaat hier specifiek om bankrekeningnummers van bedrijven die een uitkering ontvangen. Uw organisatie loopt het risico dat er onrechtmatige betalingen plaats vinden aan crediteuren binnen de participatiewet. Uit de aanvullende controles op wijzigingen van bankrekeningnummers, die door conerncontrol en ons zijn uitgevoerd, blijken geen onrechtmatigheden.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/21
Overige aangelegenheden
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
22
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Overige aangelegenheden
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
In dit onderdeel geven wij een samenvatting van overige aangelegenheden en bepaalde vereiste communicaties.
Interne beheersing
Onze communicatie met het management
De financiële positie van uw gemeente
Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Wij hebben het management ter confirmatie een aantal schriftelijke bevestigingen gevraagd aangaande zijn verantwoordelijkheden inzake financiële verslaggeving. Wij hebben van het college van de gemeente Súdwest-Fryslân een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Geen meningsverschil met college en ambtelijk management of beperking in reikwijdte van de controle Er zijn geen meningsverschillen met het management geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het management en de medewerkers van de gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/23
Bijlagen
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
24
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bijlage A – Fouten en onzekerheden
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle
De rapporteringtolerantie voor fouten bedraagt € 150.000 en voor onzekerheden € 450.000 Aard van ongecorrigeerde controleverschillen Feitelijke controleverschillen
Rechtmatigheid
Getrouwheid
EU Aanbesteden
1.500.000
0
Totaal
1.500.000
0
Materialiteit
3.000.000
3.000.000
Rechtmatigheid
Getrouwheid
Totaal
1.350.000 500.000
1.350.000 500.000
1.850.000
1.850.000
Materialiteit
9.000.000
9.000.000
Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Aard van de onzekerheden Onzekerheden
Onzekerheid productieverantwoordingen Wmo en Jeugd Onzekerheid PGB jeugd
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/25
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Wij hebben geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Belangrijkste bevindingen uit onze controle
Wij hebben onderstaande regelingen gecontroleerd:
Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Strekking controleverklaring rechtmatigheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid (vul hier de strekking van de accountantsverklaring in)
Goedkeurend
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/26
Bestuurlijke samenvatting controle 2020
Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Súdwest-Fryslân Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de “Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)” en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Súdwest-Fryslân in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Deloitte beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.
Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: • Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. • Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Deloitte.
Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. • Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. • De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. • Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheidsevaluatie’), wordt in het dossier opgenomen. • Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt.
Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een raad van commissarissen of audit committee overwegen wij ook één van deze beide instanties te raadplegen. • Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. •
Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. • Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. • De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. • Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheidsevaluatie’), wordt in het dossier opgenomen. • Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt.
Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een raad van commissarissen of audit committee overwegen wij ook één van deze beide instanties te raadplegen. • Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. •
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/27
Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Bestuurlijke samenvatting controle 2020 Toelichting op de belangrijkste bevindingen Financiële positie van uw gemeente De financiële positie van uw gemeente Belangrijkste bevindingen uit onze controle Interne beheersing Interne beheersing
Overige aangelegenheden
Overige aangelegenheden
Bijlagen
Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken.
Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben ontvangen of verstrekt, en zijn daarom van mening dat er geen sprake is van een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht.
Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om deze bedreiging weg te nemen. Onze beoordeling heeft geen aanleiding gegeven om komend boekjaar teamleden bij de gemeente Súdwest-Fryslân te rouleren. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Súdwest-Fryslân Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Deloitte, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd dienen te worden. Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente of een bij de gemeente betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.
Accountantsverslag 2020 | Gemeente Súdwest-Fryslân
210599BD18/AVL/28
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL", its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global" and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network” is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2021 Deloitte The Netherlands Designed by CoRe Creative Services. RITM0343365