Bijlage I Voorstel initiatiefnemende raadsleden I onderzoek ex artikel 155a Gemeentewet

Voorstel onderzoek ex artikel 155a Gemeentewet Dictum: 1. een onderzoek ex artikel 155a Gemeentewet in te stellen inzake Empatec en de Gemeenschappelijke Regeling Fryslân-West. 2. ten behoeve van het onderzoek een onderzoekscommissie in te stellen bestaande uit de volgende 7 raadsleden: - mevrouw A. Kerver, mevrouw J. Ruiter, de heer G. Schouwstra, de heer K.J. Semplonius, de heer P.K. de Vries, mevrouw L. van der Wal, de heer H. de Wind. 3. de globale onderzoeksvragen zoals in onderstaande toelichting opgenomen vast te stellen. 4. een krediet van € 150.000,- beschikbaar te stellen voor het onderzoek en dit ten laste te brengen van de algemene reserve. 5. dat de onderzoekscommissie begeleid wordt door een onderzoeksbureau en dat hiervoor een meervoudig onderhands aanbestedingstraject opgestart dient te worden. Inleiding Op 17 december 2020 heeft de gemeenteraad ingestemd met de motie om een onderzoek in te stellen naar Empatec. Het dictum van deze motie luidt: I. met een voorstel te komen waarbij de raad wordt voorgesteld een onderzoek (enquête) als bedoeld in artikel 155a Gemeentewet in te stellen inzake Empatec inclusief de relatie tussen Empatec en de gemeente zodat inzicht wordt verkregen in gemaakte afspraken, verantwoordelijkheden en het proces en daaruit lering kan worden getrokken voor de toekomst. II.

het voorstel in de raadvergadering van 28 januari 2021 aan de raad voor te leggen. III. het DB, de directie en de RvC van Empatec N.V. en de GR Fryslân-West te informeren over deze enquête en gezien het maatschappelijk belang een beroep op hen doet mee te werken aan de enquête indien zij daarvoor worden opgeroepen. Ondanks documenten, onderzoeksrapporten en de informatieavonden die aan de gemeenteraad zijn gegeven, blijven veel vragen onbeantwoord. Een onderzoek biedt de mogelijkheid ook actoren (bestuurders en ambtenaren) onder ede te horen die eerder niet of beperkt zijn gehoord. Het is in het belang van zowel de gemeente, Empatec N.V. en GR Fryslân-West om inzicht te verkrijgen in hoe de huidige (financiële) situatie is ontstaan en daaruit lessen te trekken voor de toekomst. Doel Kern van het onderzoek is en blijft lessen te trekken voor de toekomst hoe de gemeenteraad greep houdt op de GR Fryslân-West en Empatec. De commissie kijkt daarbij naar zowel financiën, bedrijfsvoering als bedrijfscultuur. Leden van de commissie De commissie bestaat uit de volgende 7 raadsleden: mevrouw A. Kerver, de heer P.K. de Vries, de heer K.J. Semplonius, de heer G. Schouwstra, mevrouw J. Ruiter, de heer H. De Wind en mevrouw L. Van der Wal. In onderling overleg wijst de onderzoekscommissie een voorzitter en vicevoorzitter aan.

Onderzoeksvragen Het onderzoek start met de volgende globale onderzoeksvragen. In overleg met het onderzoeksbureau dat de onderzoekscommissie begeleidt, worden deze vragen nader uitgewerkt en waar nodig aangepast. 1. Hoe ziet de verdeling van functies, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen partijen eruit? Daarbij gaat het in ieder geval om de volgende partijen: a. Gemeente Súdwest-Fryslân: de raad, het college, oud-bestuurders en de ambtelijke organisatie b. Empatec NV: AB en DB, directie, Raad van Commissarissen, ondernemingsraad, Auditcommissie c. GR Fryslân-West: AB en DB,

d. Accountant van GR Fryslân-West en Empatec NV Daarbij is ook aandacht voor werkafspraken over taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, coördinatie, afstemming en informatievoorziening. 2. 3. 4. 5.

Zijn de gemaakte werkafspraken in de praktijk nagekomen? Op welke wijze vindt overleg tussen de verschillende gremia plaats? Hoe is de informatievoorziening tussen de GR Fryslân-West en de gemeente georganiseerd? Wat zijn de geleerde lessen en hoe kunnen deze voor de toekomst worden toegepast?

Aanpak van het onderzoek De aanpak bestaat tenminste uit de volgende elementen: 1. Het verzamelen van contracten en werkafspraken tussen de verschillende gremia en partijen. 2. Het bestuderen van deze stukken en het samenstellen van het organisatieschema. 3. Het opstellen van een (globale)tijdslijn. 4. Nagaan welke functionarissen binnen en buiten de gemeente van belang zijn voor het onderzoek. Het gaat daarbij om leiding, uitvoering en toezicht. 5. Kennisnemen van de correspondentie tussen partijen over de gerezen problemen. 6. Interviews met belangrijke functionarissen, gericht op de werking van de organisatie. 7. Formuleren van conclusies en aanbevelingen. 8. Rapporteren van de uitkomsten van het onderzoek. Planning De commissie streeft ernaar de in het najaar van 2021 haar eindrapport te presenteren. De globale planning ziet er als volgt uit.

concretiseren onderzoeksvraag (juni 2021)

Aanbesteding onderzoeksbureau (april 2021)

Aanvang onderzoek (april 2021)

Opstellen eindrapport (oktober 2021)

(Openbare) zitting (september 2021)

Presentatie eindrapport (november 2021)

Organisatie De commissie verricht het onderzoek en wordt daarbij begeleid door een extern bureau dat gespecialiseerd is in het uitvoeren van dergelijke raadsonderzoeken. In overleg met de griffie wordt gekeken op welke wijze de functie van commissiesecretaris kan worden ingevuld. Alternatieven Voor het onder ede bevragen van (oud)bestuurders en ambtenaren bestaat geen alternatief. Een alternatief voor de enquête is een onderzoek van de Rekenkamer. Risico’s Doordat de commissie gaande het onderzoek inzicht verkrijgt in de complexiteit van de organisatie, kan het onderzoek meer tijd kosten dan in dit voorstel aangegeven. Financiële aspecten/gevolgen Voor wat betreft de kosten is er een raming gemaakt van 150.000,- euro. Dit bedrag is bedoeld voor het inhuren van deskundigheid, vergoeding voor de leden van de commissie, overige (voorziene en onvoorziene) kosten. In dit stadium is het niet mogelijk deze raming meer specifiek te maken. Het bedrag moet dan ook worden gezien als een budget waar voorlopig uit geput kan worden. Zodra er een specifieke raming is zal de commissie de raad daarover informeren.

Argumenten Met dit besluit geeft de raad uitvoering aan de motie over een onderzoek naar Empatec die zij 17 december 2020 heeft aangenomen. Zij heeft bewust gekozen voor een onderzoek ex artikel 155a, Gemeentewet in plaats van een onderzoek door de rekenkamer. De voordelen zijn onder andere: -

Regie bij de raad. Bij een raadsonderzoek is de gemeenteraad aan zet als opdrachtgever. Anders dan bij een rekenkameronderzoek is de raad direct betrokken bij en kan de raad keuzes maken over de onderzoeksuitvoering, bijvoorbeeld wanneer bepaalde bevindingen aanleiding zijn voor vervolgonderzoek of het overgaan tot verhoren. Meer dan bij een rekenkameronderzoek is het onderzoek dus in dit geval ‘van de raad’.

-

Wettelijke inlichtingenplicht. Bij een raadsenquête ex artikel 155a Gemeentewet is er een wettelijke verplichting voor (gewezen) ambtenaren en bestuurders om alle gevraagde inlichtingen te verstrekken.

-

Betrokkenen kunnen in het openbaar worden gehoord. Bij zowel een onderzoek (artikel 84 Gemeentewet) als een enquête (artikel 155a Gemeentewet) heeft de onderzoekscommissie de bevoegdheid om betrokkenen in het openbaar te horen. Bij een raadsenquête heeft de commissie daarnaast de aanvullende bevoegdheid om betrokkenen in het openbaar onder ede te horen.

Communicatie en afstemming De commissie houdt de raad via actieve informatie op de hoogte van de voortgang van het onderzoek. Bijlage(n) De verordening regelende het onderzoek door de raad van de gemeente Súdwest-Fryslân