Bijlage I - Controleverslag Fractievergoedingen 2020 d.d. 22 april 2021 van Concern Control

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Proces: Fractievergoedingen 2020 A. Omschrijving van het proces In de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân’ staan de uitgangspunten met betrekking tot het verstrekken van de fractievergoeding. Iedere fractie heeft recht op een vergoeding voor kosten die zij moeten maken voor de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. B. Verantwoordelijke teams - Griffie - Concerncontrol C. Relevante regelgeving De volgende regelgeving is van toepassing: Nr. Omschrijving verordeningen, raadsbesluiten en wetgeving: 1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning2018 gemeente Súdwest-Fryslân 2 ‘Handreiking integriteit’ van VNG, IPO, UvW en BZK 3 Rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden 4 Handreiking ‘Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen

D. Eventuele uitgangspunten bij de verbijzonderde controle Nr. Omschrijving uitgangspunt: 1 E. Relevante wijzigingen Wijzigingen sinds de vorige verbijzonderde interne controle van proces, regelgeving, risico's, betrokken ambtenaren, controlemaatregelen, geautomatiseerde systemen, enzovoort: Nr. Wijziging: De controle op de fractievergoedingen van de raad werd voorheen altijd uitgevoerd door de accountant. Met ingang van de controle over het jaar 2018 ligt deze controle bij ons als ge1 meente Súdwest-Fryslân. De teams Griffie en Concerncontrol zullen deze controle voortaan oppakken. Naar aanleiding van de controle over het jaar 2018 is er een Leidraad besteding fractiever2 goedingen opgesteld en vastgesteld in het FVO van 25 april 2019. F. Risico's van het proces Nr. Omschrijving van het risico: 1 Onjuiste berekening fractievergoeding 2 Onvolledigheid van de verantwoordingen 3 Onvoldoende grip op het totale proces 4 Onjuiste verantwoordingen

1

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

G. Controlemaatregelen en Verbijzonderde interne controle (Vic)

Nr. 1

Omschrijving controleaanpak: De volledigheid en de juistheid van de vergoedingen. Gecontroleerd wordt of de juiste vergoedingen zijn verstrekt; Vastgesteld wordt dat de fracties van de gemeente Súdwest-Fryslân de juiste bijdrage hebben ontvangen. Bevindingen: De berekening is gemaakt in januari van het jaar 2020. Immers moet de vergoeding voor het eind van deze maand verstrekt zijn aan de fractie. De bedragen per fractie en per zetel zijn op 18 oktober 2012 in de raad vastgesteld en sindsdien nog niet weer aangepast. Een kopie van dit besluit is opgenomen in het controledossier. Begin 2020 zag deze verdeling er als volgt uit: Fractie Vaste verAantal Vergoeding Totaal Totaal goeding zetels per raadsvergoeper jaar zetel ding per raads-zetel CDA € 1.300 10 € 500 € 5.000 € 6.300 PvdA € 1.300 6 € 500 € 3.000 € 4.300 FNP € 1.300 5 € 500 € 2.500 € 3.800 VVD € 1.300 4 € 500 € 2.000 € 3.300 Groenlinks € 1.300 3 € 500 € 1.500 € 2.800 GBTL € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300 CU € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300 D66 € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300 De Wind € 1.300 1 € 500 € 500 € 1.800 Semplonius € 1.300 1 € 500 € 500 € 1.800 PoeiszZijlstra € 1.300 1 € 500 € 500 € 1.800 Totaal € 14.300 37 € 5.500 € 18.500 € 32.800

Dekt af Risico 1

­ Vic ­

Gecontroleerd is of de bedragen kloppen en zijn overgemaakt. In Key2Finance is gekeken welke bedragen overgemaakt zijn naar de verschillende fractie. Op FCL 67000 ecl 43800 staan de volgende bedragen.

2



Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Een totaaluitdraai van deze FCL is opgenomen in het controledossier, zie hiervoor het bestand ‘67000-43800 fractievergoedingen 2020’. Geconcludeerd kan worden dat de juiste bedragen naar de juiste fracties zijn overgemaakt. Geen verdere opmerkingen hierover. 2

De verantwoordingen worden gecontroleerd door de Griffie

­ Vic ­

1 t/m 4

Gecontroleerd wordt dat de controle is uitgevoerd; Vastgesteld wordt dat de verantwoording van de fractievergoedingen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de verordening.

Bevindingen Geconstateerd is dat deze controle is uitgevoerd, wij hebben hier kennis van genomen. Geen verdere opmerkingen hierover. De fracties moeten ieder jaar tijdig de verantwoording van de gemaakte kosten in3 dienen. ­ Gecontroleerd wordt of de gemaakte kosten juist zijn en tijdig zijn ingediend; ­ Vaststellen dat de verantwoordingen van de fractievergoedingen tijdig zijn inVic gediend en overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken. Bevindingen Gekeken is of van alle verantwoordingen tijdig zijn ingediend, juist ondertekend en allemaal voorzien van onderliggende stukken.

 2 t/m 4

De verantwoording moet binnen 6 weken na afloop van het jaar ingediend zijn, dit betekent dat de formulieren voor 12 februari 2021 bij ons binnen moet zijn. CDA

PvdA

VVD

Ondertekend op 4 februari 2021 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter.



Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ondertekend op 11 februari 2021 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter.



De bankkosten zijn niet meegenomen in het overzicht, dit gaat totaal om een bedrag van € 159,01. Dit bedrag mag ook gedeclareerd worden. Van 1 declaratie is een foutief bedrag opgenomen, namelijk € 643,58 in plaats van € 624,36. Gecorrigeerd. Ondertekend op 5 februari 2021 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter.



Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes).

3



Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

FNP

Groenlinks

GBTL

CU

D66

De Wind

De gedeclareerde boekenbonnen kunnen niet meegenomen worden vanuit het fractiebudget, omdat dit geen relatie heeft tot de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad. Gecorrigeerd. Ondertekend op 11 februari 2021 door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter.



Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ondertekend op 5 januari 2021 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter.



Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken. Er staat geen datum op het ingediende overzicht. De griffie heeft het formulier echter op 10 februari 2021 ontvangen. De eerste versie van het overzicht was wel ondertekend, maar de aangepaste versie niet.

Administratieve fout, formulier is niet ondertekend en er ontbreekt 1 factuur.

Er mist een factuur van de Webreus voor een bedrag van € 7,49. De declaratie voor het lidmaatschap van 1 van de raadsleden bij de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden kan niet worden gedeclareerd (zie punt 3 leidraad). Gecorrigeerd Ondertekend op 26 januari 2021 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter.



Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Op het formulier is geen datum aangegeven. De griffie heeft het echter op 1 februari 2021 ontvangen. Wel is het formulier door twee personen, waaronder de fractievoorzitter. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ondertekend op 5 februari 2021 door 1 persoon, namelijk de fractievoorzitter. Omdat het hier gaat om een eenmansfractie is het logisch dat er een tweede handtekening ontbreekt. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes).

4





Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Semplonius

Poeisz-Zijlstra

Ondertekend op 6 januari 2021 door 1 persoon, namelijk de fractievoorzitter. Omdat het hier gaat om een eenmansfractie is het logisch dat hier een tweede handtekening ontbreekt. Er zijn geen uitgaven geweest in 2020. Ingediend op 18 januari 2021 .Het formulier is ondertekend door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter.





Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Geen verdere opmerkingen hierover. 4

Zijn de juiste kosten in rekening gebracht.

2 t/m 4

Beoordelen of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en niet gebruikt is voor overige zaken. Bevindingen In de verordening worden slechts een aantal kostensoorten genoemd die niet ten laste van de fractievergoedingen mogen worden verantwoord. Van de kosten die wel verantwoord mogen worden, meldt de verordening dat de vergoeding door de fracties gebruikt dient te worden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. ­

Vic

Foutieve kosten GBTL heeft een abonnement lidmaatschap Nederlandse Vereniging voor Raadsleden gedeclareerd. Dit abonnement staat op naam van 1 van de raadsleden en niet op naam van de fractie. Het kan om die reden dan ook niet goedgekeurd worden. De VVD heeft een drietal boekenbonnen gedeclareerd ter attentie van het vertrek van een tweetal wethouders en de installatie van een burgemeester. Dit heeft echter geen relatie tot de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad. Het kan om die reden dan ook niet goedgekeurd worden.



In een geval zijn de bankkosten (deels) niet gedeclareerd. Volgens de leidraad, welke vastgesteld is in het fractievoorzittersoverleg, mag dit wel voor 100%. Deze bedragen zijn toegevoegd aan de declaraties. Conclusie Er is slechts 1 bedrag gedeclareerd, welke niet mag worden gedeclareerd. Dit wordt gecorrigeerd. Daarnaast zul in een geval de bankkosten gecorrigeerd worden. Verder geen opmerkingen hierover. 5

De afrekening van de vergoeding

2 en 4

5

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Vic

­

Vastgesteld wordt welk bedrag per fractie terugbetaald moet worden via verrekening van de voorschotten.

Bevindingen Naar aanleiding van voorgaande bevindingen en opmerkingen, zijn we tot de volgende bedragen gekomen:



Geen verdere opmerkingen hierover.

Concerncontrol, R.G. Ferbeek 22 april 2021

6