Bijlage - Exploitatie Stichting HCW Lang Leve het huis van verhalen

Ons nummer: O23.000027

*O23.000027*

Exploitatie Stichting HCW Lang leve ‘het huis van verhalen’

1

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ....................................................................................................................... 4 Doel ............................................................................................................................... 4 Beschrijving ...................................................................................................................... 4

2.

Wat vooraf ging .............................................................................................................. 5 Raadsbesluit 6 maart 2014 .................................................................................................... 5 Raadsbesluit 20 juli 2017 ...................................................................................................... 5 Raadsbesluit 5 oktober 2017 .................................................................................................. 5 Raadsbesluit 9 mei 2019 ....................................................................................................... 5 Realisatie en oplevering ....................................................................................................... 6 Investeringen door de Stichting HCW ....................................................................................... 6 Wat is er veranderd met betrekking tot de exploitatie? ................................................................. 6

3.

Probleemstelling en korte analyse ....................................................................................... 8 Het belang van instandhouding van de Stichting HCW ................................................................... 9 Samenwerkende musea SWF .................................................................................................. 9 Toekomst ......................................................................................................................... 9

4.

Kostprijsbenadering ....................................................................................................... 10 Vaste kosten. .................................................................................................................. 10 Variabele kosten. ............................................................................................................. 11 Totale ruimte: ................................................................................................................. 11

5.

Aanvullend: wat is nodig? ................................................................................................ 12 Afschrijving keuken niet meer in rekening brengen .................................................................... 12 Baliemedewerker ............................................................................................................. 12 Huismeester ................................................................................................................... 12 Activiteiten gemeentearchief .............................................................................................. 13 Tijdelijke extra capaciteit .................................................................................................. 13 Samenvattend: ................................................................................................................ 13 Tussenconclusie ............................................................................................................... 13 Tot slot ......................................................................................................................... 13

6.

Extra subsidie .............................................................................................................. 15 Huidig beleid .................................................................................................................. 15 Herijking subsidies musea ................................................................................................... 15 Tussenconclusie ............................................................................................................... 15 Bijzondere begrotingssubsidie .............................................................................................. 16 Restwaarde .................................................................................................................... 16 Onderhoud ..................................................................................................................... 17

7.

Positie horeca en bibliotheek ........................................................................................... 18

8.

Verhoging inkomsten Stichting HCW ................................................................................... 19

9.

Overige mogelijkheden ................................................................................................... 20 Zelf doen ....................................................................................................................... 20 Niks doen ....................................................................................................................... 20

10.

Conclusie ................................................................................................................. 21

Dekking ......................................................................................................................... 21

2

Bij de voorkant: In de gevel van het stadhuis van Bolsward zien we een aantal beelden. Gerechtigheid (Justitia), omringd door de drie goddelijke deugden, links Geloof (Fides), rechts Hoop (Spes) en boven op het afsluitende fronton van de aedicula de Liefde (Charita). Deze beelden staan symbool voor wat de Stichting HCW van ons nodig heeft voor de toekomst.

Documentnummer Datum Versie Projectmanager Opsteller(s)

O23.000027 12 mei 2023 5 concept Sietse la Roi Sietse la Roi, Inge Slagter, Johan Dijkstra, Siem-Willem van Steinvoorn, Frits Groeneveld

3

1. Inleiding Doel Deze notitie heeft tot doel om voorstellen te doen voor een gezonde(re) en meer toekomstbestendige exploitatie van de Stichting Historisch Centrum Westergo (hierna Stichting HCW). Deze Stichting HCW is gevestigd in Cultuur Historisch Centrum de Tiid in Bolsward. De exploitatiebegroting 2023 (gedateerd augustus 2022) laat een structureel tekort zien van ca. € 141.000. Er zijn voorstellen in de maak met betrekking tot een herijking van het museumbeleid, de daarbij behorende subsidieregeling en de daarbij de te verstrekken subsidies. We verwijzen naar pag. 15. Van de financiële gevolgen die dit voor Stichting HCW kan hebben is nog geen prognose te geven. Daarom zijn die eventuele gevolgen hier niet bij betrokken. Tot slot melden we hier dat de Stichting HCW in 2022 alleen de huur van de horecagelegenheid heeft (door)betaald. De bij de Stichting HCW in rekening gebrachte huur en servicekosten groot € 213.035 is niet voldaan. Vanwege de lange voorgeschiedenis van de totstandkoming van de Tiid, en de complexheid van het vraagstuk is er voor gekozen om met een onderbouwende notitie te komen. Er zijn de afgelopen jaren momenten geweest die van betekenis zijn op de besluiten die nu gevraagd worden. De notitie onderbouwt de besluitvorming die van college en gemeenteraad gevraagd worden.

Wij gaan eerst in op het ontstaan van CHC de Tiid en de Stichting HCW, wat eerder over de exploitatie is aangegeven en wat er in de tussentijd is gebeurd. We geven een globale analyse van de overlegde exploitatiebegroting. Vervolgens bespreken we een aantal richtingen dat uitmondt in een concreet voorstel.

Beschrijving Het voormalige stadhuis van Bolsward is in de periode 2019-2021 getransformeerd in Cultuur Historisch Centrum de Tiid in Bolsward (hierna de Tiid). In de Tiid werken verschillende organisaties samen, te weten:  De gemeente Súdwest-Fryslân: het gemeenteloket (Burgerzaken) is in het pand ondergebracht, in het nieuwbouwgedeelte;  De gemeente Súdwest-Fryslân: het gehele archief van de gemeente is in een nieuw gebouwde archiefbewaarplaats ondergebracht;  Bibliotheken Mar en Fean: de openbare bibliotheek is gevestigd in het gedeelte dat in 1942 is aangebouwd aan het historische stadhuis;  Blend|Eten en drinken: die in het Waaggedeelte een horecabedrijf exploiteert;  De Stichting HCW: exploiteert tentoonstellingen in het historische en oudste deel van het complex (waaronder de toren). In het nieuwe deel is een Mienskipseal, bedoeld voor verbindende tentoonstellingen over Súdwest-Fryslân. Deze Stichting neemt de werkzaamheden over van de Stichting Titus Brandsmamuseum en de Gysbert Japicx (Holckema) stichting, waar het gaat om de betekenis en nalatenschap van de heilige Titus Brandsma en Gysbert Japicx. Van de Stichting Bolswards Historie wordt het beheer van de voormalige Oudeheidkamer overgenomen, dat o.a. een grote gemeentelijke zilvercollectie omvat.

De Stichting HCW, Blend|Eten en drinken en de Bibliotheek huren de gedeelten waarbinnen zij werkzaam zijn van de gemeente. Blend|Eten en drinken huurt (indirect) via de Stichting HCW. De Stichting HCW kent een directeur-bestuurder en heeft een Raad van Toezicht. Bij de Stichting zijn in totaal drie personen werkzaam. Voor de activiteiten van de Stichting HCW ontvangt deze een structurele subsidie van de gemeente Súdwest-Fryslân. Om in aanmerking te komen voor die subsidie moet jaarlijks een aanvraag gedaan worden, onder overlegging van de daarvoor bestemde financiële stukken en een activiteitenprogramma. Na afloop van het kalenderjaar wordt de subsidie verantwoord door het indienen van de jaarrekening met accountantscontrole en het (inhoudelijke) jaarverslag.

4

2. Wat vooraf ging De gemeenteraad heeft op meerdere momenten besluiten genomen met betrekking tot CHC de Tiid. Op een aantal van die momenten is aandacht is gevraagd voor de exploitatie, in relatie tot de investering die het college vroeg voor de restauratie, herbestemming en nieuwbouw aan het complex. Hieronder een korte weergave.

Raadsbesluit 6 maart 2014 Op 6 maart 2014 is door de gemeenteraad op basis van een projectbeschrijving en een eerste voorlopige ontwerp een krediet beschikbaar gesteld van € 3.689.000. Dat is gebeurd in het kader van de samenwerkingsagenda met de provincie. De provincie zegde toen een bijdrage toe van € 1,5 miljoen. In de loop van 2015 kwam het besef dat de opgave zich niet moest beperken tot een nieuwe invulling van het huidige complex, maar een impuls moest geven aan de stedelijke kwaliteit. Er speelde daarnaast dat het goed outilleren van de gemeentelijke archieven een prominentere plek moest krijgen binnen de totale huisvestingsopgave. Tot slot verdiende het nieuwe complex een duidelijke ingang aan de voorkant. Een scopewijziging van de eerdere opdracht was het gevolg met als doel dat door een combinatie van functies de fascinerende geschiedenis van dit gebied gezamenlijk uitgedragen kon worden. Dat heeft in april 2016 geresulteerd in een ambitiedocument. Een Historisch Centrum, een huis van verhalen, waar verleden, heden en toekomst met elkaar worden verbonden.

Raadsbesluit 20 juli 2017 De scopewijziging en het toevoegen van het gemeentearchief had tot gevolg dat een aanvullend krediet nodig was. De raad stemde in met de richting in het ambitiedocument en stelde een totaal bedrag van € 8,5 miljoen beschikbaar voor de investering. In dezelfde vergadering is het startdocument voor het bestemmingsplan vastgesteld. Het bestemmingsplan is in de raadsvergadering van 4 oktober 2018 vastgesteld en de omgevingsvergunning is de dag erna verleend door het college.

Raadsbesluit 5 oktober 2017 Op basis van een verdere verkenning en met in achtneming van dezelfde uitgangspunten is de structurele exploitatiebijdrage van € 205.000 voor het gehele complex formeel door de raad vastgesteld.

Raadsbesluit 9 mei 2019 In 2019 was het opnieuw nodig een aanvullend krediet te vragen. Enerzijds was er sprake van een kostenstijging, anderzijds waren nog niet alle projectkosten (duurzaamheid en inrichting) volledig doorgerekend. Uiteindelijk is er een krediet beschikbaar gesteld van € 12,9 miljoen. In totaal is er voor dit project door de provincie, de Bolswarder Fondsen en de Rabobank Sneek-Zuidwest Friesland een bedrag van € 4,35 miljoen aan subsidies beschikbaar gesteld. Die subsidie is voornamelijk bedoeld en ingezet voor de restauratie en herbestemming van het stadhuis. In 2019 zijn daarnaast de uitgangspunten met betrekking tot de exploitatie gewijzigd. Er is gekozen voor een aparte, zelfstandige Stichting, met een Raad van Toezicht en een zelfstandige organisatie, aangestuurd door een directeur-bestuurder. Een manier van organiseren (governance) die gebruikelijk is binnen het culturele veld. Dat betekende dat de Stichting HCW een zelfstandige gebruiker werd van het complex en huur en servicekosten moest gaan betalen. Ondanks dat er toen twijfels waren over de exploitatie, heeft de meerderheid van de raad toch ingestemd met het extra krediet.

5

Realisatie en oplevering In de periode november 2018-februari 2019 is archeologisch onderzoek uitgevoerd. Op 9 september 2019 is het officiële startsein gegeven voor de bouw. Het eerste deel van het project is op 19 oktober 2020 opgeleverd. De werkzaamheden aan gebouwdeel A (het monumentale deel uit 1600) zijn na terugplaatsing van de torendelen afgerond. Dat deel is op 23 augustus 2021 opgeleverd. Op dinsdag 7 september 2021 heeft Zijne Majesteit Koning Willem Alexander het Cultuur Historisch Centrum de Tiid officieel geopend. Vanwege de beperkingen als gevolg van het Coronavirus konden hier maar op beperkte schaal mensen aanwezig zijn. Op vrijdag 10 september 2021 is met een bredere groep genodigden stil gestaan bij de officiële start van de ‘Tiid’. In de maanden die volgden, was het een lastige start voor het museum: vanwege coronamaatregelen werd het museum tijdelijk gesloten.

Investeringen door de Stichting HCW Bij aanvang van het project is aangegeven dat de betrokken partijen zelf voor de eigen inrichting zorg moeten dragen. Voor de Stichting HCW geldt dat de huidige inrichting is gefinancierd door fondsen tot een bedrag van € 1,2 miljoen. Dat bedrag is door de Stichting HCW zelf binnengehaald. Als bedacht wordt dat dit grotendeels in Coronatijd heeft plaatsgevonden, dan is dat een prestatie van formaat. De exploitatiebijdrage is, voor de jaren dat er nog aan het complex gebouwd werd (2019 en 2020), aan de Stichting HCW in oprichting verstrekt in de vorm van aanloopkosten voor een totaal bedrag van € 410.000. Het is gebruikt om de organisatie op te bouwen en is door de Stichting gebruikt voor (mee)financiering van de inrichting omdat externe fondsen vragen om een eigen bijdrage.

Wat is er veranderd met betrekking tot de exploitatie? Een eerste verkenning naar de exploitatie in 2017 leverde een tekort op van € 205.000. Belangrijk uitgangspunt was toen dat het museale deel onderdeel uitmaakte (een verlengstuk was) van de gemeentelijke organisatie, en dan specifiek het gemeentearchief. In de exploitatieopzet werd bv. personeel van het gemeentearchief opgenomen. Dat gold verder voor de onderhoudskosten, waarvoor al een bedrag in de gemeentebegroting was geraamd. In die benadering betaalden alleen de horeca en de bibliotheek huur. Het argument voor een structurele exploitatiebijdrage in 2017 was de erkenning dat er in het verleden onvoldoende aandacht besteed was aan de wettelijke verplichting om de gemeentelijke archieven op een goede manier te beheren en te ontsluiten. Door een combinatie van functies tot een Historisch Centrum kon er meerwaarde ontstaan. In financiële zin was er dan sprake van meer inkomsten en een efficiëntere bedrijfsvoering, anders dan met alle functies afzonderlijk. Die structurele bijdrage is ten laste gebracht van de oorspronkelijke taakstelling in het kader van de Centrale Huisvesting. Begin 2018 kwam het inzicht dat het exploiteren en beheren van een museum geen gemeentelijke taak is. Om die reden heeft het college op 19 november 2019 besloten tot een aparte Stichting HCW.

Het oprichten van de stichting en het kwartiermaken is door de gemeentelijke organisatie gefaciliteerd. Die stichting is statutair opgericht op 5 december 2019, volgens het ‘Raad van Toezicht’-model. Op 2 april 2019 heeft het college onder andere besloten om met betrekking tot de huurprijzen en de beheer- en onderhoudskosten de gebruikelijke beleidslijn (lees een marktconforme huur) te hanteren. Wat niet direct uit het besluit blijkt is dat concreet een huurprijs van 75,00 per m² gevraagd werd voor de culturele instellingen en € 100,00 per m² voor de horeca. Gebruikskosten (water, electra, schoonmaak etc) worden in rekening gebracht in de vorm van servicekosten.

6

De raad is in 2019 verteld dat er sprake kon zijn van een sluitende exploitatie. Maar wel met de opmerking dat de risico’s bij de Stichting HCW liggen. Die exploitatie is destijds door externen uit de museumwereld getoetst. Wat opvalt aan die exploitatie is dat er gerekend is met een forse inkomstenkant. Er zaten aannames/suggesties in de exploitatiebegroting, die de inkomstenkant konden versterken. Voorbeelden zijn een escaperoom die uiteindelijk is geschrapt. Een ‘Vrienden van de Tiid’, verschillende donaties en entree van zomertentoonstellingen die (nog) niet zijn gerealiseerd, maar waar al wel met inkomsten werd gerekend. Wat niet zozeer uit de stukken blijkt is dat in die raadsvergadering uitgebreid over de exploitatie is gesproken. Op technische vragen van de raad over het ontstaan van eventuele tekorten is geantwoord dat de gemeentelijke bijdrage taakstellend is. Voor de Stichting HCW geldt wat voor iedere instelling in het culturele veld geldt. Tekorten eerst binnen de eigen begroting oplossen. Mocht dat niet lukken dan zal op een andere manier naar oplossingen gezocht moeten worden, bv in het verwerven van meer inkomsten. Toen is gesteld dat als de Stichting ertoe besluit een verzoek aan de raad te doen voor een hogere bijdrage, er een nieuwe afweging gemaakt kan worden of een dergelijk verzoek gehonoreerd moet worden.

Dat is een lijn die we bij elk verzoek om (aanvullende) middelen toepassen.1 De exploitatiebegroting die nu voorligt laat een duidelijke scheiding zien in structurele inkomsten en uitgaven en incidentele inkomsten en uitgaven. Het aloude uitgangspunt dat tegenover structurele uitgaven structurele inkomsten staan. Alle extra’s zijn vaak incidenteel en moeten dus uit incidentele middelen bekostigd kunnen worden. Voor een blockbuster of zomertentoonstelling wordt vaak extra geïnvesteerd en worden fondsen geworven. Daartegenover staan vaak extra bezoekers die incidenteel dus meer opbrengen. In de exploitatieoverzichten die met de raad zijn besproken was die scheiding niet strikt doorgevoerd. Daardoor zijn de inkomsten (achteraf) té positief ingeschat.

1 Op 16 februari 2022 is over een gelijkluidende passage het volgende geantwoord:

We bedoelen met de desbetreffende passage dat stichting HCW de Tiid verantwoordelijk is voor eigen exploitatie. De jaarlijkse subsidie voor HCW de Tiid wordt verstrekt vanuit de cultuurbegroting. De samenwerking van de musea – die wellicht verder vorm gaat krijgen in een museumcoöperatie biedt kansen voor HCW de Tiid. Door gezamenlijk projecten op te starten rondom marketing, gezamenlijke verhaallijnen of bijvoorbeeld personeel, kan dit HCW de Tiid en andere musea helpen in de exploitatie. We hebben de musea bij de visievorming ondersteund en hierbij adviesbureau Blueyard ingeschakeld. Het projectplan Museumcoöperatie SWF is hieruit voortgekomen. Voor de organisatorische doorontwikkeling hebben de musea een leidende rol. Andere musea in Súdwest-Fryslân zijn niet verantwoordelijk voor de exploitatie van stichting HCW de Tiid.

7

3. Probleemstelling en korte analyse Hieronder een verkorte samenvatting van de exploitatiebegroting van de Tiid bij ons ingediend op 22 augustus 2022. Meerjaren begroting Stichting HCW (Museum De Tiid) Versie 1.4 vastgesteld: 01 - 07- 2022

2023

beheerslasten personeel materieel investeringen totaal:

€ 236.485 € 274.488 € 25.000 € 535.973

totaal:

€ 23.051 € 2.000 € 25.051

activiteitenlasten presentaties activiteiten

totaal structurele lasten

€ 561.025

resultaat structureel

€ -142.244

incidentele lasten jaarlijke expositie overig totaal incidentele lasten

€ 215.000 € 145.000 € 360.000

resultaat incidenteel

structurele baten subsidie, bijdragen, overig bezoekers incl winkel horeca huuropbrengsten

€ 286.087 € 60.883 € 53.866 € 17.945

totaal structurele baten

€ 418.781

incidentele baten fondsenwerving opbrengsten, omzet totaal incidentele baten

€ 276.000 € 84.731 € 360.731

€ 731

totale lasten (struct. + incident.) totale baten (struct. + incident.)

€ 921.025 € 779.512

totaal:

€ -141.512

Kort samengevat 1. In totaal wordt een bedrag van € 211.025 bij de Stichting HCW in rekening gebracht voor huur, servicekosten en afschrijving van de keuken van Blend|Eten en drinken. Daarvan kan een bedrag van € 35.200 door de Stichting HCW doorbelast worden aan Blend|Eten en drinken. De Stichting HCW betaalt dus netto (na doorbelasting) een bedrag van € 174.547 aan huur en servicekosten. Daarmee wordt van de subsidiebijdrage (€ 280.000) ruim 62% besteed aan huur- en servicekosten. Die verhouding lijkt scheef. 2. De personeelsomvang is erg bescheiden voor de geformuleerde ambities. Er wordt in de begroting een omvang voorzien van 5,4 fte, waarvan op dit moment maar 2,76 fte (€ 135.800) daadwerkelijk is ingevuld. Het betreft de directeur bestuurder (1 fte), een hospitality Coordinator (0,88 fte) en een publieksmedewerker (0,88 fte). Op dit moment kent de exploitatiebegroting onvoldoende ruimte om een robuuste en toekomstbestendige formatie neer te zetten. 3. Aan de inkomstenkant zien we dat opbrengsten uit sponsoring en gelden van andere inkomstenbronnen achterblijven. Het aantal begrote bezoekers is voorzichtig geraamd evenals de winkelinkomsten en de huuropbrengsten. Enerzijds heeft dat te maken met de personeelsomvang die geen ruimte biedt om daar gerichte actie voor te voeren. Er worden tot nu toe te weinig activiteiten ontplooid.

De samenwerking tussen de partijen kan beter benut worden. Aan de andere kant heeft dat te maken met de slechte start als gevolg van Corona en dat bedrijven en instellingen terughoudend zijn (geworden) in sponsoring. Om die redenen heeft de Stichting nog onvoldoende financiële buffers op kunnen bouwen. 4. Een groot vrijwilligersbestand kan helpen in taken die nu nog door de directeur bestuurder zelf opgepakt worden, zoals bijvoorbeeld rondleidingen. Die werving moet meer vruchten opleveren. 5. De nieuwe bestemming van het Gysbert Japicxhûs wordt als mogelijke inkomstenbron voor de Stichting HCW gezien. In deze notitie is geen rekening gehouden met evt. opbrengsten. Dat proces loopt, maar daar moeten de verwachtingen reëel zijn. Het doel is minimaal kostendekkend als een waardevolle aanvulling aan het activiteitenpalet van de Tiid.

8

Het belang van instandhouding van de Stichting HCW Stichting HCW en daarmee Museum de Tiid zijn van waarde voor onze gemeente. Het museum in Cultuur Historisch Centrum de Tiid vertelt het verhaal van Bolsward en daarmee van SúdwestFryslân. Het borgt en draagt het erfgoed uit van onder meer Gysbert Japicx, Trijntje Hilarides en Titus Brandsma. Daarnaast stelt het museum een gedeelte van de gemeentelijke collectie tentoon, waardoor deze collectie toegankelijk wordt voor publiek. Doordat museum de Tiid de verhalen van onze eerdere inwoners doorvertelt, blijven deze in leven en de daarbij behorende thema’s actueel. De thema’s die in de tentoonstellingen worden beschreven prikkelen door middel van stellingen tot debat. Naast de tentoonstellingen en activiteiten die Stichting HCW organiseert geeft de stichting invulling aan het historische gedeelte van het stadhuis. Zij zorgt er (onder andere met rondleidingen) voor dat het historische gedeelte, waaronder de toren, toegankelijk is. Stichting HCW heeft zich de afgelopen jaren ingezet om gedeeltes van de activiteiten en collecties van de Titus Brandsma Stichting en de Gysbert Japicx Stichting voort te zetten. Hiermee komt de geschiedenis van Bolsward samen op één plek. Breder gezien biedt het museum inwoners en bezoekers cultuureducatie, behoudt en draagt het ons culturele erfgoed uit.

Daarnaast trekt de Tiid als geheel nieuwe inwoners, bezoekers en ondernemers naar Bolsward en omgeving doordat het vestigingsklimaat wordt vergroot. Stichting HCW en het museum zijn sinds 2021 open. We voorzien dat de impact van stichting HCW de komende jaren verder vergroot, naar mate de organisatie genoeg tijd en slagkracht heeft om de basis op orde te krijgen en zich verder door te ontwikkelen. De omgeving van het museum profiteert mee van een toename van de bezoekersaantallen.

Samenwerkende musea SWF De musea in onze gemeente hebben eerder een gezamenlijk projectplan opgesteld (Museumcoöperatie Súdwest-Fryslân) met als doel om gezamenlijk kansen te benutten. Deze samenwerking krijgt steeds meer vorm. Zo is er ondertussen een aanjager aan de slag en wordt er nu een verkenning gedaan welk project als eerste kan worden opgepakt. Als gemeente faciliteren we de samenwerking in een vorm die passend is bij onze organisatie. We verwachten dat deze samenwerking voor veel musea in onze gemeente van toegevoegde waarde zal zijn, zo ook voor Museum de Tiid. Projecten (te denken aan marketing, personeel, opslag, verhaal, publieksonderzoek) die samen worden opgepakt, kunnen een verlichting voor de individuele musea betekenen.

Toekomst Naar de huidige mogelijkheden en omstandigheden is bij de aanvraag om een exploitatiebijdrage voor dit jaar een goed activiteiten- en programmeringsplan voor 2023 ingediend. Voor de komende jaren (tot 2026) wordt door de Stichting HCW een omvangrijk investeringsprogramma voorbereid. Daarover heeft nog geen besluitvorming door de Stichting HCW plaatsgevonden. In verschillende fasen wordt een totale investering voorzien van ca. € 1,9 miljoen, waarvan 75% door externe financiering gedekt moet worden. Alleen op die manier kan de Stichting HCW, in samenwerking met de andere partners, de vooraf gestelde ambities waarmaken. Ambities om de kwaliteit van ‘het Huis van Verhalen’ naar een hoog niveau te tillen en te houden met als gevolg meer structurele inkomsten te genereren en te borgen. Daarmee wordt de Stichting minder afhankelijk van overheidssteun. Om daar te komen is de gemeente gevraagd mee te denken om enerzijds te bezien of hulp geboden kan worden in de exploitatie en anderzijds om (tijdelijk) de helpende hand te bieden om de Stichting HCW in staat te stellen de benodigde fondsen binnen te halen. In deze notitie doen wij een aantal voorstellen.

9

4. Kostprijsbenadering Bij de planvorming van het project is het door de raad vastgestelde investeringskrediet van € 12,9 miljoen op grond van de door de raad vastgestelde afschrijvingstermijnen (25 jaar) en rentepercentages (2,13%) in de begroting verwerkt. De stroeve start en de huidige ontwikkelingen maakt heroverweging noodzakelijk of de eerder gekozen structuur nog wel past bij de oorspronkelijk uitgangspunten. Eerder constateerden we dat de in rekening te brengen huur een té groot beslag op de begroting van de Stichting HCW legt. Een huur die nu gebaseerd is op een marktconforme benadering. De kostprijsbenadering die we hieronder toelichten, legt een directe verbinding met de investering die is gedaan en de werkelijke kosten die nodig zijn voor de instandhouding van het pand. Er wordt rekening gehouden met de eerder genoemde subsidies voor de realisatie van de Tiid. Het gaat dan om € 4,35 miljoen van de provincie Fryslân de Bolswarder Stichtingen en Fondsen en de Rabobank Sneek-Zuidwest-Friesland. Die subsidies zorgden ervoor dat het gemeentelijk aandeel in de investering kleiner is geworden. Het leidt tot een verschuiving in de kostentoerekening aan de diverse partijen, omdat we onderscheid maken in het historisch deel (museum, bibliotheek en horeca) en het nieuwbouwdeel (archiefbewaarplaats, atrium en gemeenteloket).

Deze kostprijsbenadering is meer passend bij de historie en de betekenis van het complex en levert structurele financiële ruimte op voor de gemeente, waar de Stichting HCW mee geholpen kan worden.

Vaste kosten. Belangrijke ingrediënten voor de vaste kosten zijn ‘kapitaallasten’ en ‘onderhoud’. Kapitaallasten worden gevormd op basis van de investeringslasten, de afschrijvingsduur en rente. De investeringslasten ontstaan uit de bruto kosten van het project verminderd met eventuele subsidies die daarbij zijn ontvangen. De bruto kosten voor de Tiid bedragen € 11,4 miljoen 2. Voor het project de Tiid is voor een totaal van € 4,35 miljoen aan subsidie ontvangen3. Een groot deel van de subsidie (€ 2,9 miljoen) is verstrekt onder de voorwaarde dat de subsidie alleen mag worden ingezet voor de restauratie en herbestemming van het historische deel van het complex (de museale activiteiten) en kunnen dus niet worden toegerekend aan de nieuwebouw (de archiefbewaarplaats). Door deze voorwaarde kan het totale project financieel niet als één project worden gezien, maar moet het worden opgeknipt in het deel HCW/horeca/bibliotheek en het deel archief. Bij de start van het project is rekening gehouden met een afschrijvingstermijn van 25 jaar over het totale investeringsbedrag. Nu het project financieel opgeknipt kan worden, moet deze afschrijvingstermijn worden herzien. De Financiële verordening 2021 van de gemeente SúdwestFryslân geeft aan dat de renovatie van gebouwen in 25 jaar moet worden afgeschreven en nieuwbouw in 50 jaar moet worden afgeschreven.

Door de financiële opknipping wordt het historische deel (waar de renovatie heeft plaats gehad) in 25 jaar afgeschreven. De nieuwbouw van de archiefbewaarplaats kan in 50 jaar worden afgeschreven. Het laatste argument om de afschrijving te herzien is dat in de eerdergenoemde financiële verordening is opgenomen dat er rekening kan worden gehouden met de restwaarde van gebouwen. Voor het bepalen van de restwaarden is een onafhankelijke taxateur benaderd. Deze taxateur heeft de restwaarde voor het historisch deel bepaald op € 0,3 miljoen en voor de nieuwbouw op € 0,8 miljoen. Restwaarde toerekenen aan het historisch deel wordt echter vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) als niet rechtmatig aangemerkt. Aan bestaande activa, ook grondig verbouwde of gerenoveerde activa, mag geen restwaarde toegerekend worden als deze al met restwaarde van nihil op de balans stonden.

2 In dezelfde raadsvergadering van 20 juli doen we een voorstel om het project de Tiid af te sluiten. Het project sluit met een positief saldo (er is minder uitgegeven dan voorzien) en dat is het verschil met de hierboven genoemde € 12,9 miljoen. 3 De partijen staan genoemd op pag. 5.

10

Het onderhoud is op dezelfde manier onderverdeeld in het historisch deel en de nieuwbouw. Er wordt vanuit gegaan dat het historisch deel meer onderhoud vergt dan nieuwbouw.

Variabele kosten. Onder variabele kosten worden onder meer de kosten voor onderhoud, water en elektriciteit en schoonmaak bedoeld. Deze kosten worden nu verdeeld naar rato van het aantal m² gebruiksoppervlak. Voorgesteld wordt om de kosten voor elektriciteit zoveel mogelijk op basis van werkelijk verbruik te verdelen. Aan de hand van het werkelijke verbruik (af te lezen door tussenmeters) is gebleken dat de klimaatbeheersing van het archief verhoudingsgewijs meer energie kost dan historische deel. De kosten voor schoonmaak kunnen verlaagd worden omdat deze vooraf zijn te hoog zijn ingeschat. Voor de komende jaren moet wel met een verhoging van de energietarieven rekening gehouden worden. Dat leidt tot het volgende overzicht: Huidige situatie

Vaste lasten Kapitaallasten Belastingen Onderhoud Verzekeringen etc Variabele lasten: Overige goederen en diensten water, electra Schoonmaak Hard- en software

387.183 20.233 200.703 16.500 624.619 2.000 69.000 90.000 11.250 172.250 796.869

Nieuwe situatie HCW

Archief

Totaal

-

53.631 12.908 85.000 10.526 162.065

189.100 7.325 40.000 5.974 242.398

242.730 20.233 125.000 16.500 404.463

220.156

-

89.315 31.898 7.177 128.390 290.455

2.000 50.685 18.102 4.073 74.860 317.258

2.000 140.000 50.000 11.250 203.250 607.713

-31.000 189.156

De nieuwe benadering geeft geen mogelijkheden om de huurprijs te verlagen. Dat tarief blijft op € 75,00 per m².

Totale ruimte: De nieuwe benadering (zie hieronder) levert voor de gemeentelijke exploitatie per saldo een structureel voordeel op van € 220.156. Deze ontstane structurele ruimte wordt getemperd door de verwachting dat de energielasten (variabele lasten) zullen toenemen. De netto-ruimte komt naar verwachting uit op € 189.156. Voor dekking van te nemen maatregelen (zie hieronder) gaan we uit van de bruto-ruimte, omdat de variabele lasten worden omgeslagen in servicekosten en bij de gebruikers in rekening gebracht. Dat risico ligt dus bij de gebruikers.

11

5. Aanvullend: wat is nodig? Afschrijving keuken niet meer in rekening brengen In een normale situatie is de horeca-exploitant verantwoordelijk voor de inrichting van het horecadeel. Vanwege de bijzondere historische waarde van het Waaggedeelte is tijdens het project besloten de keuken voor rekening en verantwoording van de gemeente aan te brengen. Normaliter heeft een horeca-exploitant zeggenschap over de inrichting van de keuken en de apparatuur. Omdat het vanwege Corona lang onbekend was welke horeca-exploitant het aandurfde om het Waaggedeelte te huren, is tijdens de bouw door de Stuurgroep in het project besloten de keukenapparatuur op voorhand te plaatsen. We roepen in herinnering dat we in dat gedeelte op hetzelfde moment ingrijpend moesten restaureren vanwege de schade aan de toren als gevolg van de bonte knaagkever. Een keuken plaatsen na de verbouw was op dat moment inefficiënt en zou voor meerkosten zorgen. Voor de keuken was binnen de projectbegroting een budget gereserveerd. De keuken is binnen dat budget gerealiseerd. Bij het opstellen van de huurovereenkomst is besloten jaarlijks een bedrag voor de afschrijving van de keuken van € 13.200 in rekening te brengen, zijnde de investering van € 132.000 in 10 jaar af te schrijven.

Voorgesteld wordt om dat terug te draaien, om de volgende redenen:  andere onderdelen die we voor de huurders hebben aangebracht brengen we niet apart in rekening. Het maakt onderdeel uit van de investering en is daarmee verwerkt in de kapitaallasten. En daar is de in rekening te brengen huur weer van afgeleid. De keuken maakt integraal onderdeel uit van de kostprijs. Daarnaast is de huurprijs voor Blend|Eten en drinken hoger dan de huurprijs voor de Stichting HCW (€ 100 per m² in plaats van € 75 per m².);  de horeca-exploitant heeft niet een puur commercieel karakter, maar heeft door het in dienst hebben van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt een meer maatschappelijke functie;  het geeft de horeca-exploitant en de Stichting HCW meer (financiële) ruimte om over en weer afspraken te maken over het delen van opbrengsten door de samenwerking in de verhuur van ruimten en catering bij activiteiten die de Stichting HCW organiseert. Voorwaarde voor deze maatregel is wel dat het dagelijks onderhoud van de keuken voor de horecaexploitant blijft.

Baliemedewerker Samenwerken binnen één complex betekent een gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de dienstverlening voor het geheel. Immers, alle activiteiten vinden plaats onder de vlag ‘de Tiid’. Al voor de daadwerkelijke realisatie van de Tiid is mondeling afgesproken dat elke gebruiker van het complex een bijdrage levert voor een balie/servicemedewerker, die het gastheerschap voor het gehele complex verzorgt. Vanuit de keten Dienstverlening is aangegeven dat de Tiid niet een gemeentelijk complex is waar de gemeente SWF zelf het gastheerschap verzorgt en dus menskracht op inzet. Het alternatief is dan om een structureel bedrag beschikbaar te stellen aan de Stichting HCW, zodat die een baliemedewerker aan kunnen stellen. Vanwege de ruime openingstijden is in totaal 2 fte nodig. Voor de gemeente betekent dit 0,7 fte en dat is volgens de CAO Gemeenten een bedrag van € 50.000 per jaar (gebaseerd op schaal 8).

Huismeester Alle gebruikers van het complex geven aan graag één aanspreekpunt voor het complex de Tiid te willen hebben voor leveranciers, kleine (onderhouds)werkzaamheden, het behandelen van storingen, het dagelijks beheer van apparatuur etc.. Tijdens het project is uitgegaan van een behoefte van 3 uur per dag. Voortschrijdend inzicht levert een behoefte op van gemiddeld 5 uur per dag. Omdat er ook ’s avond activiteiten zijn en er de wens is om 7 dagen per week open te zijn betekent dit 1 fte. Voorgesteld wordt om voor deze functie elk jaar een bedrag van € 65.000, gebaseerd op de CAO Gemeenten (schaal 7) beschikbaar te stellen. Voor de daadwerkelijke invulling van die functie worden afspraken gemaakt tussen gebruikers van het complex en het Team Facilitair.

12

Beide functies (medewerker servicebalie en huismeester) hebben tot doel uitvoerende taken over te nemen van het huidige personeel van de Stichting HCW en andere gebruikers. Daarmee ontstaat er meer tijd om te werken aan activiteiten en programma’s om de exploitatie te versterken. Wij verwachten dat dit een positief effect gaat geven.

Activiteiten gemeentearchief Het gemeentearchief organiseert jaarlijks lezingen onder de vlag van de Tiid. Daarvoor worden met name het Auditorium, Gysbert Japicxzaal en Titus Brandsmazaal gebruikt. Omdat de Stichting HCW die ruimten van de gemeente huurt, moet het gemeentearchief weer huur betalen voor die betreffende activiteit aan de Stichting HCW. Na overleg met de gemeentearchivaris wordt voorgesteld wordt om aan het gemeentearchief elk jaar een structureel budget van € 4.000 beschikbaar te stellen (gebaseerd op 25 lezingen per jaar inclusief servicekosten).

Tijdelijke extra capaciteit Eerder in deze notitie werd geconstateerd dat het aandeel aan inkomsten in de exploitatiebegroting nog niet op het gewenste niveau is. Daarnaast is extra personele inzet nodig om de bedrijfsvoering beter en dus robuuster te maken. Voorbeelden daarvan zijn: geen tijd voor sommige activiteiten bijv. lytse Gysbert Japicxpriis, ‘Vrienden van de Tiid’ is nog niet opgezet, de boekjaarsubsidie bij de provincie is pas met ingang van 2024 aangevraagd, verantwoording van subsidies komt erg laat, accountant heeft geconstateerd dat er nog geen vierogenprincipe is georganiseerd, etc.. De huidige personeelsomvang bij de Stichting HCW is nog onvoldoende om die slag te maken. Om de Stichting HCW in staat te stellen meer inkomsten te genereren en de bedrijfsvoering robuuster te maken wordt voorgesteld om voor de duur van een jaar 12 uur per week tijdelijke ondersteuning te faciliteren in de vorm van een bedrag voor een externe adviseur. Het gaat dan om € 75.000 (gebaseerd op een uurtarief van € 125).

Samenvattend: 1. Een bedrag van structureel € 13.200 in mindering brengen op de huur van Blend|Eten en drinken die via de Stichting HCW in rekening wordt gebracht; 2. Jaarlijks een bedrag van € 50.000 beschikbaar te stellen voor een balie/service-medewerker; 3. Jaarlijks een bedrag van € 65.000 beschikbaar te stellen voor een huismeester/conciërge;. 4. Jaarlijks een bedrag van € 4.000 beschikbaar te stellen aan de Gemeentearchivaris voor het organiseren van lezingen en aan het gemeentearchief verwante activiteiten in de Tiid; 5. Een bedrag van € 75.000 incidenteel ter beschikking te stellen voor een externe adviseur voor 2023 (50 %) en 2024 (50%).

Tussenconclusie De gemeente levert hiermee aan de Stichting HCW een structurele bijdrage van € 132.200. Echter voor een bedrag van € 115.000 gaat het om personeel dat niet in de exploitatiebegroting is genoemd (huismeester), of wel benoemd is maar op ‘PM’ staat (publieksmedewerker). Dit bedrag draagt dan niet bij aan het terugdringen van het exploitatietekort, maar is wel nodig om de Stichting HCW meer armslag te geven. Effectief gaat het om een bedrag van € 17.200, dat bijdraagt aan het terugdringen van het tekort, dat daarmee in deze fase op € 114.000 komt.

Tot slot Vanuit de Stichting HCW is er nog de vraag om compensatie voor huwelijksceremonies. Het gaat voor 2022 om een bedrag van afgerond € 10.000 (25 huwelijken à € 395). Voor het geval er huwelijken in de Raadszaal en de Vierschaar georganiseerd worden, zijn die ruimten niet meer vrij toegankelijk als tentoonstellingsruimte voor publiek, terwijl wel huur (door)betaald moet worden. Het gaat om derving aan inkomsten en inzet van personeel van de Stichting - als begeleiding – van de ceremonie. Het Team Burgerzaken beschouwt De Tiid als een externe trouwlocatie (niet gemeentelijk). Net als andere externe locaties huren de bruidsparen die locaties en de daarbij behorende faciliteiten zelf. De Stichting HCW hoort dus zelf met de bruidsparen afspraken te maken over het gebruik van de

13

locatie én de daarbij behorende faciliteiten en dienstverlening. Het daarbij te hanteren tarief zal hoog genoeg moeten zijn om de gemaakte kosten te compenseren. Wij adviseren om aan dit verzoek niet tegemoet te komen en de kosten voor huwelijksceremonies over 2022 niet te vergoeden.

14

6. Extra subsidie In dit scenario onderzoeken we de mogelijkheden cq. noodzaak voor een verhoging van de subsidie voor de stichting HCW.

Huidig beleid Voor het jaar 2023 is een bedrag van € 280.054,00 (excl. indexatie) begroot voor de Stichting HCW. Met dit subsidiebedrag krijgt de Stichting HCW, na het Fries Scheepvaart Museum, het hoogste subsidiebedrag van alle musea. Deze subsidie is bedoeld voor de uitvoering van de activiteiten en doelstellingen zoals benoemd in de aanvraag. Bij sommige musea vragen we daarnaast op hoe deze subsidie wordt verdeeld over de bedrijfstaak, de publiekstaak en de collectietaak. Dit laatste doen we niet bij stichting HCW. Een groot gedeelte van de huidige subsidie wordt aangewend voor de huur- en servicekosten. De Stichting HCW heeft hierdoor vanaf de opening van het museum al weinig financiële slagkracht en heeft daarbij nog geen kans gekregen om een gezonde reserve op te bouwen. Dat geeft onvoldoende ruimte om een robuuste organisatie neer te zetten die past bij de ambities van de Tiid.

Herijking subsidies musea Op 3 maart 2022 heeft de gemeenteraad het nieuwe museumbeleid vastgesteld. In dit beleid is de ambitie uitgesproken om een nieuwe subsidieregeling op te stellen voor musea, zodat de subsidies transparant en op een zo gelijk mogelijke manier verdeeld kunnen worden over de musea. Deze herijking van de jaarlijkse subsidies willen we vanaf 2025 doorvoeren. De huidige jaarlijkse subsidies voor musea staan opgenomen in de programmabegroting. De hoogte van deze structurele subsidiebedragen komen (vaak) nog voort vanuit de vorige gemeenten. We stellen een vierjaarlijkse subsidieregeling op waarbij de musea zo gelijk mogelijk behandeld worden. De musea dienen voor het jaar 2025 en verder een aanvraag in die we aan de hand van verschillende criteria behandelen. In de conceptversie die tot nu toe met de musea, het college en de commissie BM verkend is, gingen we uit van de criteria: o 1 Basisbedrag o 2 Bezoekersaantallen o 3 Exploitatiekosten o 4 Plannen en ambities. Er is op dit moment geen financiële prognose te geven van de effecten die deze herijking op de jaarlijkse subsidie aan de Stichting HCW heeft. We benoemen het wel en zien dit voor de toekomst dan als een onzekerheid/risico.

Tussenconclusie We kunnen vanuit het museumbeleid niet adviseren tot een structurele verhoging van de subsidie. Het geldende museumbeleid geeft die ruimte niet. Bovendien strookt het niet met de ingezette koers om musea zo gelijk mogelijk te behandelen. Als we alle subsidies van musea gaan herijken, waarbij alleen de Stichting HCW een speciale behandeling krijgt, leidt dit bij de herijking al tot scheefgroei. Er zullen dan vanuit het museumbeleid bijzonder argumenten moeten zijn die de uitzonderingspositie van de Stichting HCW rechtvaardigen. Vanuit het museumbeleid zijn die argumenten er niet. Een culturele subsidie, en dan specifiek voor musea, is bedoeld voor het uitvoeren en verwezenlijken van culturele doelstellingen in het algemeen en het uitdragen van onze geschiedenis, onze afkomst, in het bijzonder. Een bijdrage aan de exploitatie, zoals huur, is maar van ondergeschikt belang.

15

Bijzondere begrotingssubsidie Vanuit het behoud van ons eigen vastgoed, dat als een bijzonder stuk cultureel erfgoed beschouwd kan worden, is er een partij gevonden – de Stichting HCW - die dit bijzondere pand een nieuwe, zinvolle en toekomstbestendige invulling geeft. In dit specifieke geval zijn er argumenten om de Stichting HCW op een andere manier financieel te helpen en tegemoet te komen. De Stichting HCW in De Tiid betreft een bijzondere situatie omdat zij de belangrijkste culturele en historische plek in onze gemeente mede in stand houden en uitdragen. Daarvoor huren ze een bijzonder complex van de gemeente. Bij verhuur van gemeentelijk vastgoed gelden bijzondere regels, omdat een overheidsinstantie zich op de vrije markt begeeft. Openheid, transparantie en voorkomen van oneerlijke concurrentie zijn daarbij leidend. Er is het Besluit Begroting en Verantwoording die vrij strikte regels kent als het gaat om het voeren van een deugdelijke financiële administratie. Daar gelden aspecten van rechtmatigheid en doelmatigheid. Deze regelgeving in relatie tot de bijzondere geschiedenis van het gebouw, de uitstraling én de keuze om dat in gemeentelijk eigendom te houden, maakt dat de Stichting, middels de huur, wordt geconfronteerd met een financieel nadeel, dat niet voor rekening van deze Stichting behoort te komen.

Dat heeft te maken met de doorrekening van onderhoudskosten en een lage restwaarde, die bepalend zijn voor het huurtarief. Voor het bepalen van de omvang van de aanvullende subsidie gaan we even terug naar de restwaarde van het pand en de onderhoudskosten.

Restwaarde Op basis van een door een externe partij uitgevoerde taxatie, wordt geadviseerd de economische restwaarde vast te stellen op € 0,3 miljoen. Reden daarvan is dat het gebouw relatief hoge onderhoudslasten heeft. En bij verkoop zijn de gebruiksmogelijkheden of herbestemmen tot een andere functie beperkt. Over deze waardering zijn twee opmerkingen te maken: 1. De taxatie is gebaseerd op de gebruiksmogelijkheden bij verkoop. Echter de Tiid zal nooit verkocht worden. Dit pand vertegenwoordigt een culturele en maatschappelijke waarde en als die al in geld uit te drukken is, dan is die fors hoger; 2. Dit complex wordt op verschillende manieren gewaardeerd en getaxeerd. Op basis van de Wet Onroerende Zaken vertegenwoordigt dit complex een waarde van € 7,7 miljoen. De verzekerde waarde van dit complex is getaxeerd op € 48,7 miljoen. Op pagina 10 gaven we al aan dat restwaarde toerekenen aan het historisch deel echter vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) als niet rechtmatig wordt aangemerkt. Het niet rekening kunnen houden met een restwaarde betekent dat de huurprijs niet verlaagd kan worden. Als we wel tot een verlaging over zouden gaan, dan wordt op een indirecte, ‘stille’ en niet rechtmatige manier gesubsidieerd en dat is niet zuiver en niet transparant.

De eerder in deze notitie geconstateerde verhouding tussen de gemeentelijke subsidie en de in rekening te brengen huur, blijft daardoor onevenwichtig. Wij zijn van mening dat door deze regels er sprake is van een financieel nadeel dat niet ten laste behoort te komen van de Stichting HCW. Ten tijde van het project de Tiid is onderzoek gedaan naar welke functies geschikt zijn. Ook toen was er de constatering dat gezien de bijzondere uitstraling en de historische betekenis van dit complex er weinig herbestemmingsmogelijkheden waren. Immers, ingrijpende aanpassing waren en zijn niet mogelijk. En dat heeft geleid tot de constatering dat alleen een culturele bestemming haalbaar was. Voorgesteld wordt om dat financiële nadeel te compenseren. Berekend is dat bij een fictieve restwaarde van € 1 miljoen, er voor dit deel van het complex geen afschrijvingslasten zijn, maar alleen rentelasten4. Het verschil van een fictieve restwaarde van € 1 miljoen en geen restwaarde is € 40.000. Wij stellen voor om dat als een extra subsidie te verstrekken.

4

De afschrijvingskosten en de rentelasten vormen samen de kapitaalslasten en daarop is weer de huur gebaseerd.

16

Onderhoud Onderhoud zit verdisconteert in vaste lasten van het complex, waarop de huur gebaseerd is. De Stichting HCW gebruikt en huurt het meest bijzondere en historische karakter van het deel van het complex. Dit deel van het complex vergt verhoudingsgewijs meer onderhoud dan een doorsnee pand of nieuwbouw. En de Stichting HCW betaalt dus indirect dit (extra) onderhoud. Wij redeneren dat als de Stichting HCW in het nieuwbouwdeel was gehuisvest, zij minder onderhoudskosten en daarmee dus ook minder huur hadden betaald. Bij de kostprijsberekening is voor het historisch deel € 85.000 per jaar aan onderhoudskosten begroot en voor het nieuwbouwdeel € 40.000. Wij stellen voor om dat verschil (€ 45.000) als structurele (aanvullende) subsidie aan de Stichting HCW beschikbaar te stellen. Voor deze aanvullende structurele subsidie met een totale omvang van € 85.000 geldt als argument dat deze subsidie verstrekt wordt vanwege de waarde die de Stichting HCW levert aan het behoud van gemeentelijk vastgoed en bescherming en uitdragen van dit specifiek stukje cultureel erfgoed. Dat kost ons wat, maar is ons zeker wat waard.

17

7. Positie horeca en bibliotheek In het historisch deel van het complex zijn verder de openbare bibliotheek Mar en Fean en horecabedrijf Blend|Eten en drinken gehuisvest. Blend|Eten en drinken is de meest commerciële partij. Ze zijn gevestigd op een bijzondere locatie en we zien dat dit bedrijf een kwalitatief goede aanvulling is op het horeca-aanbod in Bolsward. Daarvoor is destijds een commerciële huurprijs vastgesteld. Vanwege de bijzondere locatie en de uitstraling die dit heeft en de aantrekkingskracht die we zien op het publiek is er geen aanleiding om voor dit bedrijf de kostprijsbenadering te gaan hanteren. Bovendien komen we het bedrijf al tegemoet door het voorstel om de afschrijvingskosten voor de keuken niet meer in rekening te brengen. Wij stellen voor om de in rekening te brengen huurprijs van € 100,00 per m² in stand te laten. De bibliotheek is gehuisvest in het deel dat in de Tweede Wereldoorlog is gebouwd. Dat is geen specifiek te beschermen onderdeel van het Rijksmonument. Wel is het een culturele instelling die een gemeentelijke subsidie krijgt, omdat we de doelstelling van de bibliotheek bevorderen en willen stimuleren’. Vrij vertaald is dat ‘het bevorderen van taalvaardigheid in de breedste zin van het woord’.

Er is geen aanleiding om een extra subsidie te verstrekken vanwege het onevenredig aandeel van onderhoud, omdat de bibliotheek niet in het meest historische deel zit.

18

8. Verhoging inkomsten Stichting HCW De Stichting HCW geeft zelf aan zich de komende tijd te willen richten op het verhogen van de inkomsten. Dit doet zij door: 1. Doorontwikkeling van het museum: sommige ruimtes zijn nog niet volledig ontwikkeld. Door het museum verder te ontwikkelen hoopt het meer bezoekers naar de Tiid te trekken. 2. Vrienden van…. op te richten; 3. Openingstijden verruimen in bijvoorbeeld de vakanties; 4. Meer inzetten op huwelijken als inkomstenbron; 5. Het verhogen van de zaalverhuur; 6. Het werven van vrijwilligers. Wat ons betreft zijn dit de onderwerpen die we koppelen aan de extra steun die we nu aan de Stichting HCW in het vooruitzicht stellen. We spreken daar voor een bepaalde periode doelen over af en leggen dat vast in de subsidiebeschikking. De Stichting HCW geeft zelf een prognose van de inkomsten die dit genereert. Gezien de ervaringen van de afgelopen tijd, de investeringen die nog gedaan moeten worden en de tijd die het duurt om tot een bepaald niveau te kunnen komen schatten wij die resultaten wat behoudender in. Als we dit afzetten naar wat andere musea in onze gemeente op dit moment laten zien, dan zijn de volgende bedragen aannemelijk. De opbrengsten van bezoekers moet kunnen groeien van € 61.000 (begroot) naar € 100.000 in 2026. Opbrengsten uit de verhuur van ruimten wordt nu begroot op ca € 17.000.

We schatten in dat doorgroei naar een structureel niveau van € 30.000 in 2026 mogelijk moet zijn. Er is in de exploitatiebegroting niets opgenomen over ‘Vrienden van…” of het binden van zakelijke partners (sponsoring) aan de Stichting. Naar onze mening moet dat ca. € 20.000 structureel op kunnen leveren. Samengevat vinden wij een structurele verhoging aan inkomsten tot een totale omvang van € 150.000 in 2026 reëel.

19

9. Overige mogelijkheden Zelf doen Er is kort stil gestaan bij de vraag of uitvoering geven aan de ambitie ‘het huis van verhalen’ beschouwd kan worden als een verlengstuk van het archief en daar bij ondergebracht moet worden. De zorgplicht van overheidsorganen omvat kortgezegd ‘het bewaren, beheren en beschikbaar stellen van papieren en digitale overheidsinformatie 5’. Immers, de overweging om de gemeentelijk archiefbewaarplaats bij de Tiid onder te brengen is mede om de schat aan informatie die in het archief opgesloten ligt, voor een breed publiek toegankelijk te maken. De zorgplicht in het kader van de Archiefwet gaat niet zover dat museale tentoonstellingen tot de kerntaak van een overheidsorgaan behoort. De overheid (lees onze gemeente) faciliteert en stimuleert middels subsidies initiatieven die zich richten op de instandhouding en uitdragen van onze cultuur en de historie, maar beschouwt dat niet als een overheidstaak. Dat is daarom de reden geweest om in 2019 de museale taak apart onder te brengen in een Stichting en niet meer te beschouwen als een verlengstuk van de gemeentelijke organisatie. De Stichting HCW maakt op eigen wijze de geschiedenis, de cultuur en tradities van onze gemeente en de regio zichtbaar, hoorbaar en voelbaar. Dat doet zij door middel van het vertellen van een verhaal, waarbij voorwerpen en beelden ondersteunend zijn.

Die benadering maakt het niet automatisch tot een overheidstaak.

Niks doen Tot slot: er is een scenario om niks te doen. Dat is in onze ogen niet reëel. Daarmee is er geen zelfstandig bestaansrecht meer voor de Stichting HCW. De Stichting houdt dan op te bestaan en het gedeelte dat dan wordt gehuurd van de gemeente komt dan leeg te staan en heeft geen functie meer. Daarmee is een deel van de investering van € 12,9 miljoen voor een herbestemming en instandhouding van het complex tevergeefs geweest, evenals een subsidie van diverse partijen van in totaal € 4,35 miljoen. Tegenover de jaarlijkse kosten staan dan ook geen huurinkomsten meer. Het is zeer de vraag of een andere partij wel tot een rendabele exploitatie kan komen. Zonder steun van de gemeente dan wel externe partijen gaat dat niet.

5

Artikel 3 van de Archiefwet luidt: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

20

10. Conclusie Hieronder een overzicht van de gevolgen van de voorgestelde maatregelen op het exploitatietekort. Samenvatting financiële gevolgen maatregelen stichting HCW 2023 2024 2025 2026 2027 € -141.512 € -141.512 € -141.512 € -141.512 € -141.512 PM PM PM PM PM € -141.512 € -141.512 € -141.512 € -141.512 € -141.512

begroot exploitatietekort 2023 herijking subsidie musea * Totaal aanvullend: wat is nodig? afschrijving keuken medewerker service-balie (0,7 fte) huur door gemeentearchief huismeester (1 fte)

€ 13.200 € 50.000 € 4.000 € 65.000 € 132.200

subtotaal 2 extra subsidie instandhouding culureel erfgoed compensatie extra onderhoud compensatie extra kapitaallasten Totaal maatregelen gemeente

€ 13.200 € 13.200 € 13.200 € 13.200 € 13.200 €0 €0 €0 €0 €0 € 4.000 € 4.000 € 4.000 € 4.000 € 4.000 €0 €0 €0 €0 €0 € 17.200 € 17.200 € 17.200 € 17.200 € 17.200 € -124.312 € -124.312 € -124.312 € -124.312 € -124.312

€ 45.000 € 45.000 € 45.000 € 45.000 € 45.000 € 40.000 € 40.000 € 40.000 € 40.000 € 40.000 € 85.000 € 85.000 € 85.000 € 85.000 € 85.000 € -39.312 € -39.312 € -39.312 € -39.312 € -39.312

verhoging inkomsten stichting HCW begroot 2023 toename toename toename toename toename bezoekers € 61.000 0 € 19.000 € 29.000 € 34.000 € 39.000 opbrengst verhuur ruimten € 17.000 0 € 3.000 € 9.000 € 13.000 € 13.000 vrienden van… en sponsoring €0 0 € 2.500 € 10.000 € 20.000 € 20.000 subtotaal € 78.000 € 0 € 24.500 € 48.000 € 67.000 € 72.000 Totaal

€ -39.312 € -14.812

€ 8.688

€ 27.688

€ 32.688

* de herijking van het subsidiebeleid speelt vanaf 2025, maar er is op dit moment geen prognose te geven dekking structurele vrijval kap.lasten saldo voorgestelde structurele maatregelen Resultaat

2023 2024 2025 2026 2027 € 220.156 € 220.156 € 220.156 € 220.156 € 220.156 € 217.200 € 217.200 € 217.200 € 217.200 € 217.200 € 2.956 € 2.956 € 2.956 € 2.956 € 2.956

Bedacht moet worden dat een aantal functies (zie hoofdstuk 5 medewerker servicebalie en huismeester) nu als ‘PM-post’ in de exploitatiebegroting zijn opgenomen. Die moeten dus nog aangesteld worden en tellen dus niet in het exploitatietekort mee. Dat gaat om een bedrag van € 115.000. Deze functies dragen wel indirect bij aan het verhogen van de inkomsten. Zo kan het personeel zich bezighouden met eigenlijke taken en kan het museum de openingstijden verruimen en bijvoorbeeld op zondag opengaan. Een aantal fte’s is wel met een bedrag in de exploitatiebegroting opgenomen, maar zijn nog niet ingevuld. Deze hebben een andere omschrijving dan de functies waar nu budget voor is berekend. Dat gaat om een bedrag van € 51.874.

Dekking Dekking van bovengenoemde voorstellen vinden we in de vrijvallende kapitaalslasten. Dat ziet er als volgt uit. dekking structurele vrijval kap.lasten saldo voorgestelde structurele maatregelen Resultaat

2023 2024 2025 2026 2027 € 220.156 € 220.156 € 220.156 € 220.156 € 220.156 € 217.200 € 217.200 € 217.200 € 217.200 € 217.200 € 2.956 € 2.956 € 2.956 € 2.956 € 2.956

De ontstane structurele ruimte van € 220.156 wordt getemperd door de verwachting dat de energielasten (variabele lasten) zullen toenemen. De netto-ruimte komt naar verwachting uit op € 189.156. Voor de dekking gaan we uit van de bruto-ruimte, omdat de variabele lasten worden

21

omgeslagen in servicekosten en bij de gebruikers in rekening gebracht. Dat risico ligt dus bij de gebruikers. Zoals aangegeven is de Stichting HCW gestart in een moeilijke periode van de coronatijd. De begrote exploitatie van de Stichting HCW kent veel aannames en inschattingen. Hoewel deze aannames en inschattingen zo goed mogelijk zijn onderbouwd, is het mogelijk dat dit resultaat niet tijdig kan worden behaald. Om eventuele tegenvallers in de toekomst op te kunnen opvangen, wordt voorgesteld om het berekende structurele resultaat gedurende drie jaar ten gunste van een bestemmingsreserve te brengen, zodat eventuele tegenvallers daaruit kunnen worden gedekt. Met ingang van het vierde jaar kan dit berekende voordeel dan ten bate van de algemene middelen worden gebracht.

22