Bijlage - Definitieve eindrapportage project de Tiid de kroan op it wurk
Tekst van het document
O.23.001227
O21.002593*
eindrapportage de Tiid 'de kroan op it wurk'
Inhoudsopgave
1. 1.
Inhoudsopgave ..................................................................................................................................... 2
2.
Inleiding ................................................................................................................................................ 4
3.
Ontwerp-Proces.................................................................................................................................... 5
4.
Archeologisch onderzoek ..................................................................................................................... 6 4.1 Eerste resultaten opgraving ............................................................................................................... 6 4.2 Beeldige topvondsten ........................................................................................................................ 6 4.2 Bewustwording en publieksbereik ..................................................................................................... 7
5.
Bouwwerkzaamheden .......................................................................................................................... 8 5.1
Aannemingsovereenkomst ........................................................................................................... 8
5.2
Duurzaamheid .............................................................................................................................. 8
5.3
Tijd ................................................................................................................................................ 9
5.4
Risico’s .......................................................................................................................................... 9
5.5
Communicatie............................................................................................................................... 9
5.6
Overig ........................................................................................................................................... 9
6.
Schade toren en torenconstructie ...................................................................................................... 11 6.1
Schadeherstel ............................................................................................................................. 11
6.2
Aanbesteding .............................................................................................................................. 12
6.3
Tijd .............................................................................................................................................. 12
6.4
Risico’s ........................................................................................................................................ 13
6.5
Communicatie............................................................................................................................. 13
7.
Financiën............................................................................................................................................. 14 7.1
Project de Tiid ............................................................................................................................. 14
7.2
Dekking project de Tiid ............................................................................................................... 16
7.3
Project schadeherstel bonte knaagkever ................................................................................... 17
7.4
Tot slot ........................................................................................................................................ 19
8.
Opening .............................................................................................................................................. 20
9.
Korte evaluatie ................................................................................................................................... 22
10.
Exploitatie ....................................................................................................................................... 23
11.
Afsluiting ......................................................................................................................................... 24
Pagina 2 van 24
O21.002593
Documentnummer Datum versie Projectmanager Projectsecretaris Opstellers
: : : : : :
Foto’s
:
Pagina 3 van 24
O21.002593 voorlopige eindrapportage de Tiid Januari 2022 01 Sietse la Roi Marijke Sinnema Sietse la Roi, Marijke Sinnema, Yvonne Boonstra, Simone Osinga, Joke Yedema, Simon de Jong, Siepie Wijbenga Tonnie Siemonsma, Ester Bouwsma, Yvonne Boonstra
O23.001227
2.
Inleiding
Voor u ligt de definitieve eindrapportage van het project de Tiid in Bolsward. Daarmee komt er een einde aan een project dat 12 jaar onderweg is geweest. Dat lijkt lang, maar het is die tijd wel waard geweest. En in het 400 jarig bestaan van het complex, is het niet meer dan het omslaan van een bladzijde en het begin van een nieuw hoofdstuk. Op 1 februari 2022 heeft het college de voorlopige eindrapportage vastgesteld en ter kennis gebracht van de gemeenteraad. Het wachten was op de definitieve eindbeschikking met betrekking tot de door de provincie Fryslân verstrekte subsidie. Deze eindrapportage is daarmee definitief. Uw raad zag met ons het bijzondere van dit project in, door fors te investeren in behoud van dit culturele erfgoed. Daarmee krijgt het een nieuwe toekomst. We hadden en hebben samen een ambitie met de herbestemming van het voormalige stadhuis. Samen hebben we geschiedenis geschreven. En wat ons betreft ‘kin it risseltaat besjen lije’. Graag bieden we inzicht in en leggen we verantwoording af over de investering die is gedaan. In deze eindrapportage borduren wij voort op de eerder uitgebrachte voortgangsrapportages, maar zullen we uitgebreider inzicht bieden in de financiën en kort ingaan op de exploitatie van het complex. In deze rapportage gaan we niet in op de exploitatie van de Stichting HCW en de aan de Stichting HCW verstrekte exploitatiesubsidie.
In dezelfde raadsvergadering waarin deze eindrapportage wordt behandeld wordt daaraan uitgebreid aandacht besteed met een ander agendapunt.
Pagina 4 van 24
O21.002593
3.
Ontwerp-Proces
Begin 2012 is gestart met het zoeken naar een nieuwe functie/bestemming voor het stadhuis in Bolsward. Een haalbaarheidsstudie naar een nieuwe locatie voor de bibliotheek in Bolsward wees uit dat het stadhuis een goede locatie zou kunnen zijn. Eind 2012 werd dat definitief. Daarna zijn de gesprekken gestart met het Titus Brandsmamuseum, het Gysbert Japicxhûs, en de Stichting Bolswards Historie in de hoedanigheid van beheerder van de Oudheidkamer. De Oudheidkamer in het stadhuis van Bolsward die tot de gemeentelijke kunstcollectie behoort. De organisaties wilden meer samenwerken en bij de nieuwe invulling betrokken worden. Op 6 maart 2014 is door de gemeenteraad op basis van een projectbeschrijving en een eerste voorlopige ontwerp een krediet beschikbaar gesteld, in het kader van de samenwerkingsagenda met de provincie, van € 3.689.000. De provincie zegde toen een bijdrage toe van € 1,5 miljoen. In de loop van 2015 kwam het besef dat de opgave zich niet beperkte tot een nieuwe invulling van het huidige complex, maar een impuls moest geven aan de stedelijke kwaliteit. Er speelde daarnaast dat het goed outilleren van de gemeentelijke archieven een prominentere plek moest krijgen binnen de totale huisvestingsopgave. Tot slot verdiende het nieuwe complex een duidelijke ingang aan de voorkant.
Een scopewijziging van de eerdere opdracht was het gevolg met als doel dat door een combinatie van functies de fascinerende geschiedenis van dit gebied gezamenlijk uitgedragen kon worden. Dat heeft in april 2016 geresulteerd in een ambitiedocument. Een Historisch Centrum, een huis van verhalen, waar verleden, heden en toekomst met elkaar worden verbonden. Parallel hieraan is begin 2016 het aanbestedingstraject doorlopen voor de selectie van een architect. Dat is Adema Architecten uit Dokkum geworden, die daarmee verantwoordelijk werd voor het ontwerp. Bij het gemeentelijk toezicht op de realisatie van dat ontwerp vervulden ze de rol van adviseur. In het bouwkundig ontwerp komt alles samen. Het vangt in verschillende beelden de functies die we in het complex willen onderbrengen gekoppeld aan die ambities. Op 20 juli 2017 is door de gemeenteraad een aanvullend krediet beschikbaar gesteld tot een totaal krediet van € 8.507.000. De provincie zegde inmiddels € 3 miljoen toe. Op 20 juli 2017 is door de gemeenteraad de bestemmingsplanprocedure gestart, door vaststelling van het startdocument. Daarbij is gebruik gemaakt van de coördinatieregeling (één procedure voor het bestemmingsplan én de omgevingsvergunning). Dat heeft geresulteerd in een gewijzigd bestemmingsplan, vastgesteld door de gemeenteraad op 4 oktober 2018.
De omgevingsvergunning is door het college verleend op 5 oktober 2018. Een groot gedeelte van het nieuwe complex zal geëxploiteerd worden door de Stichting HCW. Voor die exploitatie heeft de gemeenteraad op 5 oktober 2017 besloten een structurele exploitatiebijdrage beschikbaar te stellen van € 205.000. Met het vervallen van een aantal separate exploitatiesubsidies voor betrokken partijen wordt de structurele exploitatiebijdrage € 280.000 per jaar. Op 14 juni 2017 stonden we stil bij het 400 jaar bestaan van het stadhuis Bolsward. De vier Bolswarder Stichtingen maakten die dag bekend € 1.250.000 aan de nieuwe bestemming van het stadhuis bij te willen dragen. Ook de Rabobank ZuidwestFriesland heeft een bijdrage van € 100.000 verstrekt. Op 9 mei 2019 heeft de gemeenteraad opnieuw een aanvullend krediet beschikbaar gesteld voor de realisatie van het Historisch Centrum ‘de Tiid’, tot een totaal bedrag van € 12,9 miljoen. Dat betrof een uitgewerkt planvoorstel, alle kosten voor het totale project, het verwerken van duurzaamheidmaatregelen en een forse prijsindexatie.
Pagina 5 van 24
O21.002593
4.
Archeologisch onderzoek
Voorafgaand aan de start van de werkzaamheden is archeologisch onderzoek gedaan. Dat heeft plaatsgevonden in de periode november 2018-februari 2019.
4.1 Eerste resultaten opgraving De opgraving heeft zoals verwacht een schat aan gegevens opgeleverd. Op basis van het vondstmateriaal zijn de eerste terplagen niet voor het midden van de negende eeuw opgeworpen. Al snel reikte de terp boven 1 m + NAP en werd in snel tempo opgehoogd tot minstens 2.4 m + NAP. Behalve in de hoogte werd er ook in de breedte uitgebreid. Dit ging ten koste van een laagte, waar vermoedelijk de natuurlijke voorloper lag van de gracht langs de Wipstraat en de Grote en Kleine Dijlakker. Hier lag een kleine haven of aanlegplaats, compleet met steiger en straat. Vermoedelijk vanwege de bouw van het stadhuis of een voorganger daarvan werd de gracht deels verlegd naar de huidige gracht aan de Wipstraat. Brandlagen en verkoolde paalresten wijzen erop dat ergens aan het einde van de middeleeuwen in de overgang naar de nieuwe tijd een grote brand heeft gewoed in dit deel van de stad. Uiteindelijk werd er een gereformeerde kerk gebouwd, die van 1889 tot 1928 in gebruik was. De kerk was na 1928 in gebruik als bedrijfspand. Begin 70-er jaren is de bebouwing aan de Wipstraat en Kerkstraat gesloopt om plaats te maken voor parkeerterrein. De fundamenten van de kerk bevonden zich direct onder de parkeerplaats.
De verdere uitwerking van de opgraving zal licht geven op de ontwikkeling van Bolsward als stad op drie terpen in relatie tot de Marneslenk die langs Bolsward liep. Hierover bestaan nu vooral nog veel aannames.
4.2 Beeldige topvondsten In een beerput uit circa 1600 werden drie beelden aangetroffen, waarvan twee van hout en één van pijpklei. Laatstgenoemde stelt het kindje Jezus voor, dat schrijlings gezeten, twee rijksappels in de hand houdt. Het dateert rond 1500 en werd gebruikt voor privédevotie, oftewel als religieus beeldje voor thuis. Het best bewaarde houten beeld stelt de heilige Hiëronymus voor met leeuw en dateert vermoedelijk in de eerste helft van de 16e eeuw. Het zijn erg bijzondere vondsten, vooralsnog is er namelijk erg weinig bekend over de laat-middeleeuwse beeldhouwkunst in Friesland. De houten
Pagina 6 van 24
O23.001227
beelden zijn inmiddels geconserveerd en klaar om straks tentoongesteld te kunnen worden in De Tiid. De beelden waren bij aantreffen in zeer slechte staat, het hout was zeer sponzig door hun tijdelijke verblijf in de beerput, dus het was maar de vraag of ze geconserveerd zouden kunnen worden. Gelukkig is dit dus voor beide beelden gelukt.
4.2 Bewustwording en publieksbereik De pers is gedurende de hele opgraving intensief betrokken en was door de boeiende vondsten ook zeer geïnteresseerd. We hebben er bewust voor gekozen om gedoseerd informatie vrij te geven om de aandacht vast te houden. Zo zijn de beelden eerst bekend gemaakt aan het publiek tijdens het Platform Bolsward op 6 februari 2019 voordat de pers de informatie kreeg, hetgeen zeer werd gewaardeerd. Er is een Open Dag gehouden, die ondanks het slechte weer zeer goed is bezocht. Er werd een rondleiding langs de opgraving gegeven en binnen werden vondsten tentoongesteld en toegelicht. Daarnaast werden actief plaatselijke basisscholen uitgenodigd om de opgraving te bezoeken. Er zijn diverse klassen van een aantal scholen langs geweest, die een gecombineerde rondleiding hebben gehad. Aangezien het stadhuis zelf leeg stond op dat moment hebben we die ook betrokken bij het verhaal over de geschiedenis van Bolsward. Alle vondsten worden goed geconserveerd. Inmiddels zijn de twee houten beelden geconserveerd, topstukken van de opgraving en zeer zeker expositiewaardig voor in De Tiid. Het was nog zeer de vraag namelijk of dit zou lukken gezien de deplorabele staat van de objecten. Het archeologisch onderzoek is formeel afgesloten op 4 januari 2021. Er werd namelijk nog een extra laagje grond afgegraven in het waaggebouw.
Een amateur-archeoloog heeft beoordeeld of er nog behoudenswaardige archeologische sporen werden aangesneden, maar dit was niet het geval. Gedurende een periode van maximaal 2 jaar worden de vondsten en sporen verder uitgewerkt. Er wordt hierover een verslag geschreven, waarin dus komt te staan wat er precies is gevonden en wat dit bijdraagt aan ons beeld van de ontstaansgeschiedenis van de stad Bolsward in het bijzonder. Naast dit onderzoeksrapport komt er een publieksfolder. Op die manier dragen de vondsten en sporen bij aan de verhalen die we in de Tiid gaan vertellen en laten zien.
Pagina 7 van 24
O23.001227
5.
Bouwwerkzaamheden
5.1
Aannemingsovereenkomst
In het voorjaar van 2019 is er een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen voor de selectie van de aannemer. De opdracht is vervolgens gegund aan aannemingsbedrijf Friso te Sneek. Samen met Jurriens Noord Groningen is het werk uitgevoerd waarbij Friso de nieuwbouw heeft gerealiseerd en Jurriëns Noord de restauratie / herbestemming. De aannemingsovereenkomst is getekend op 22 mei 2019. Op 9 september 2019 is het officiële startsein voor de bouw gegeven. Vertegenwoordigers van provincie, gemeente en de gezamenlijke Bolswarder Stichtingen, onthulden de drie bouwdoeken. Gedurende de diverse fasen van de bouw zijn diverse onderaannemers en leveranciers betrokken. Om te laten zien hoeveel lokale en regionale werkgelegenheid dit creëert volgt hieronder een overzicht naar herkomst van de betreffende ondernemingen. Uit Súdwest-Fryslân 14
Uit de rest van Fryslân 33
Uit de rest van Nederland 40
Uit Duitsland 1
We kunnen hieruit de conclusie trekken dat, ondanks dat dit project Europees is aanbesteed, ruim de helft van de partijen die betrokken is bij de realisatie van de Tiid uit de regio komt. En daar zijn we trots op. In de aannemingsovereenkomst is bepaald dat 2% van de aanneemsom besteed moet worden aan ‘social return’. Daarnaast stelt de provincie in de subsidiebeschikking de voorwaarde dat het project moet worden uitgevoerd als scholings- of werkgelegenheidstraject door een erkend leerwerkbedrijf in de restauratiebouw. De aannemer heeft daar op de volgende manier invulling aan gegeven: 3 BBL leerlingen; waarvan 1 in de installatie, 1 leerling Schilder, en 1 leerling transport en logistiek. 2 > 2 jaar WWB ; waarvan 1 verkeersregelaar/ portier en 1 assistent E&W monteur 2 < 2 jaar WWB ; waarvan 1 bouwopruimer/ assistent timmerkracht, 1 dakbedekker 1 WIA ; werkzaam in aluminium kozijnen/ glas 1 Wajong ; werkzaam in aluminium kozijnen/ glas 2 MBO Stages ; 1 stage bij de aluminium kozijnen en 1 stage bouw niveau 4 2 HBO Stages ; beide stages zijn kaderfuncties in de bouw. Er zijn ook andersoortige SROI/MVO activiteiten 1 ingezet waaronder de schoonmaakkosten van Empatec. Er is door Friso deelgenomen aan een werkfestival.
Er zijn in het gebouw diverse rondleidingen verzorgd en er is in het gebouw een film opgenomen wat is uitgegeven door “Bouwen aan de bouw” om mensen enthousiast te maken voor een baan in de bouw.
5.2
Duurzaamheid
Aan de hand van een aantal scenario’s is vooraf het duurzaamheidsniveau bepaald. Het voorzag in verdergaande isolatie van de bouwkundige schil, vooral in het monumentale deel, het verduurzamen van de installaties, het gasloos maken van alleen de nieuwbouw en het plaatsen van zonnepanelen.
1 Met Social return en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen wordt het aandeel van een bedrijf in sociaal ondernemerschap bedoeld. SROI (social return on investment) is de rekenmethode die wordt gebruikt om het sociaal rendement van een organisatie uit te rekenen.
Pagina 8 van 24
O21.002593
Door installatiebedrijf Pranger-Rosier is aangegeven dat het complex in zijn geheel gasloos gemaakt kon worden zonder meerkosten, dus ook het monumentale deel. Dat is ook uitgevoerd. Op het dak zijn 60 zonnepanelen geplaatst, die jaarlijks ca. 17.588 Kwh. aan energie op kunnen wekken. We kunnen melden dat over het jaar 2021 daadwerkelijk 15.796 Kwh is opgewekt en in 2022 16.487 kwh. Op 30 november 2020 is conform de Regeling energieprestatie gebouwen voor dit complex het energielabel A verstrekt.
5.3
Tijd
Bijna het gehele complex, met uitzondering van gebouwdeel A, zijnde de Waag (horeca), de Raadszaal en de Vierschaar (tentoonstellingsruimte) en de toren, is op 19 oktober 2020 opgeleverd. De werkzaamheden aan gebouwdeel A (het monumentale deel uit 1600) zijn na terugplaatsing van de torendelen afgerond. Dat deel is op 23 augustus 2021 opgeleverd. De openbare bibliotheek en het gemeenteloket zijn per 1 maart 2021 toegankelijk voor publiek, toen nog met de nodige beperkingen vanwege de landelijke Coronamaatregelen. Het gemeentearchief is vanaf 15 maart 2021 toegankelijk geworden. Het tentoonstellingsdeel is vanwege de landelijk geldende coronamaatregelen in 2021 beperkt open geweest. Het zal duidelijk zijn dat ‘de Tiid’ niet de vliegende start heeft kunnen maken waar vooraf op was gehoopt.
5.4
Risico’s
Voor het totale project zijn er geen risico’s meer betreffende de bouw. Planschade Gedurende een periode van 5 jaar na het onherroepelijk worden van het bestemmingsplan bestaat de mogelijkheid om een verzoek tot planschade in te dienen. Inmiddels is één verzoek afgedaan.
5.5
Communicatie
Als communicatiemiddel hebben we periodiek een Nieuwsflits uitgebracht. Daarnaast zijn verschillende filmpjes gemaakt om de voortgang te laten zien. Er is een webcam geplaatst om de werkzaamheden live te volgen. Op 19 maart 2020 hebben we kort – en vanwege het Coronavirus op beperkte schaal stilgestaan bij het bereiken van het hoogste punt van de nieuwbouw. Ook de beide oplevermomenten hebben – binnen de coronabeperkingen, de nodige aandacht gehad.
5.6
Overig
Bijzonder om te vermelden is dat op initiatief en voor rekening van de Stichting Bolswards Historie de dakkapel op het achterste Waaggebouw opnieuw is aangebracht. Daarmee is een historisch gevelbeeld in ere hersteld.
Pagina 9 van 24
O23.001227
Pagina 10 van 24
O23.001227
6.
Schade toren en torenconstructie
Tijdens de werkzaamheden aan Cultuur Historisch centrum de Tiid ontstond er onzekerheid over de veiligheid en stabiliteit van de constructie van de toren en de toren zelf. Eind september 2019 is dan ook besloten om drie delen van de toren van het stadhuis in Bolsward te verwijderen.
Uit onderzoek bleek dat de veiligheid van de constructie niet langer gewaarborgd kon worden. De toren en de constructie waren instabiel door toedoen van de bonte knaagkever. Vervolgens is de schade geïnventariseerd en is een rapportage opgesteld, waarin ook verantwoording is afgelegd van de wijze van onderzoek en de maatregelen bij de vormgeving van het ontwerp van CHC de Tiid. Het college heeft vervolgens opdracht gegeven tot een restauratieplan met als resultaat het herstellen van de schade die door de bonte knaagkever aan het complex is veroorzaakt en terugplaatsing van de torendelen.
6.1
Schadeherstel
Samenvattend was er schade in de toren, de torenconstructie en gebouwdeel A (raadszaal, Vierschaar, burgemeesterskamer en Waaggedeelte). De gemeente (als opdrachtgever), vergezeld van externe adviseurs (abcnova, Adema Architecten, ABT Wassenaar) en vertegenwoordigers van de Teams Cultureel Erfgoed en Ruimtelijk Beheer en Vastgoed hebben een herstelplan opgesteld. Daarnaast was Jurriëns Noord in het bouwteam vertegenwoordigd, vanwege hun betrokkenheid bij het project ‘de Tiid’ en hun deskundigheid op het gebied van monumenten. Er zijn uiteindelijk 3 scenario’s naast elkaar gelegd. Met instemming van de wettelijke adviseurs, is er voor gekozen om een nieuwe stalen constructie toe te voegen die voor het belangrijkste deel de draagfunctie van de toren opneemt. De oorspronkelijke houten constructie blijft intact en wordt waar nodig verstevigd.
Pagina 11 van 24
O21.002593
6.2
Aanbesteding
Bij de keuze voor de aannemer hebben wij overeenkomstig de Aanbestedingswet en ons Inkoop en aanbestedingsbeleid gehandeld. Doel van wetgeving en beleid is een zorgvuldige procedure om – in dit geval - een partij te selecteren die kwalitatief in staat is om het werk uit te voeren, volgens een marktconforme prijs en volgens een planning die ervoor zorgt dat de werkzaamheden met betrekking tot de ‘Tiid’ zo weinig mogelijk vertraging opleveren. Er was een vérgaande bouwkundige verwevenheid met de oorspronkelijke opdracht. Wij noemen bijvoorbeeld: het langer in gebruik houden van het bouwterrein en het daarmee langer dempen van de gracht; bouwtijdverlenging, omdat Friso moest wachten op herstel van de schade om daarna gebouwdeel A af te kunnen maken. Dat had gevolgen voor het huidige contract. Om technische, praktische en financiële redenen is er voor gekozen om dit werk bij dezelfde aannemer neer te leggen. Op basis van de wetsuitleg moet de noodzaak van aanvullende werken door van buiten komende omstandigheden zijn ontstaan, waarbij geldt dat die noodzaak niet bekend was ten tijde van de aanbesteding. Dat was hier het geval. De aannemer heeft schriftelijke aangegeven dat zij de uitgangspunten van de inschrijfbegroting voor het project ‘de Tiid’ hanteert voor de aanvullende opdracht, zijnde het herstel van de schade van de bonte knaagkever.
De ingediende begroting is vervolgens door een onafhankelijke partij beoordeeld en die heeft bevestigd dat de inschrijving van de huidige aannemer waar mogelijk aansluit bij de inschrijfbegroting. Vastgesteld is dat er sprake was van een marktconforme aanbieding voor deze specialistische restauratiewerkzaamheden. De kosten zijn op basis van werkelijke besteding van uren en materiaal afgerekend. Voor de herstelwerkzaamheden is op 16 juli 2020 een vergunning verleend.
6.3
Tijd
De torendelen zijn op 7 en 8 juni 2021 onder grote belangstelling teruggeplaatst. Op 23 augustus 2021 is dit deel van het project bouwkundig opgeleverd.
Pagina 12 van 24
O23.001227
6.4
Risico’s
Omdat de werkzaamheden zijn afgerond zijn er geen risico’s meer te verwachten.
6.5
Communicatie
De Nieuwsflits die gebruikt is voor het project ‘de Tiid’ is ook gebruikt om te communiceren over de voortgang van de werkzaamheden aan de toren. Op Open Monumentendag (12 september 2020) is, met in achtneming van de toen geldende Coronavoorschriften een rondleiding verzorgd in de toren en is in de Broerekerk inzicht gegeven in de restauratie van de toren. In de toren zijn ca. 1.000 mensen geweest en in de Broerekerk ca. 2.000. Op zowel het bieden van de gelegenheid om kennis te nemen van de werkzaamheden als het geven van de uitleg daarover is erg positief gereageerd.
Pagina 13 van 24
O23.001227
7. 7.1
Financiën Project de Tiid
Op 20 juli 2019 is door de raad een krediet beschikbaar gesteld van in totaal € 12,9 miljoen. Bij een bouwproject als dit is het gebruikelijk dat gedurende het bouwwerk afwijkingen plaatsvinden. Enerzijds wordt geprobeerd om ‘meerwerk’ (tegenvallers) te verrekenen met ‘minderwerk’ (‘meevallers’). Anderzijds is er een post ‘onvoorzien’ die mee- en tegenvallers op kan vangen. Bij de aanbesteding is de aannemer uitgedaagd om met optimalisatievoorstellen te komen, van gelijkwaardige kwaliteit als was voorgeschreven in het bestek. De belangrijkste optimalisaties (minderwerk) die zijn doorgevoerd zijn: de glaskap betrekken van een andere leverancier; een andere fabricaat van de betonkolommen; het toepassen van alternatieve maar gelijkwaardige armaturen; een meevaller in het herstel van de gevel het weglaten van stucwerk in het horecagedeelte; wijziging in het akoestisch plafond.
De belangrijkste aanvullende werkzaamheden (meerwerk) die zijn doorgevoerd: nieuwe dakgoten (‘voorsorteren’ op toekomstig onderhoud); egaliseren vloer bij bibliotheek gedeelte; extra restauratie natuursteen in de gevel van bouwdeel C; Roll-in stairs vanwege de bereikbaarheid van het MIVA-toilet vanaf het horecadeel; wijziging in het palenplan; plaatsen van een damwand ter voorkoming van beschadigingen aan de tuinmuur van het belendende perceel; gewijzigd geluidsscherm ter isolatie van de installaties op het dak; Meerkosten archeologisch onderzoek; Het aanbrengen van een tochtportaal in de Vierschaar voor een beter binnenklimaat en ter bescherming van het schilderij ‘Salomonsoordeel’. Vanwege de toen nog lopende aanbestedingsprocedure is de begroting destijds vertrouwelijk voor de gemeenteraad ter inzage gelegd. Hieronder op hoofdlijnen een overzicht van elke post met daarbij – waar nodig - een toelichting.
Pagina 14 van 24
O23.001227
BUDGET
EINDINVESTERING
OMSCHRIJVING A.
GROND-/ AANKOOPKOSTEN
B.
BOUWKOSTEN
B1. Restauratie B2 Herbestemming
208.277
316.683
8.652.153 1.229.950 915.423 5.881.129
8.637.905 1.146.291 1.077.373 6.430.610
0
21.598
B3
Nieuwbouw
C.
INSTALLATIES
D.
TERREIN
125.000
4.270
E.
INRICHTING
925.000
790.037
F.
HONORARIA INTERN
226.008
491.145
G.
HONORARIA EXTERN
1.052.178
1.197.536
H.
ORGANISATIE KOSTEN **
410.000
0
I.
DIREKTE KOSTEN
219.428
193.900 0
J.
VERHUISKOSTEN
J1
Verhuizing
25.000 25.000
K.
ONVOORZIEN
889.956
SUBTOTAAL INVESTERING EXCL. BTW EN INDEXERING
589.044 restkrediet
BTW
12.733.000 167.000
12.242.117 128.026
SUBTOTAAL INVESTERING incl. BTW
12.900.000
12.370.143
** Correctie wordt gedekt uit exploitatie ** Correctie wordt gedekt uit exploitatie Indexering
Totaal Begroot
-410.000 -125.000 18.500
13.357
12.383.500
12.383.500
Grond en aankoopkosten: meest opvallende post hierin is ‘archeologie’. Het begroten van archeologisch onderzoek is lastig, omdat vooraf moeilijk een inschatting te maken valt wat het aangetroffen wordt (daarvoor doen we onderzoek) en welke tijd nodig is voor het verwerken van het gevonden materiaal. Op dit onderdeel is dan ook meer uitgegeven (ca. € 108.000) dan vooraf was ingeschat. Aan de andere kant waren op dit onderdeel een aantal posten apart opgenomen (sloop en terreinwerkzaamheden, (totaal ca € 20.000) die in de aanneemsom waren opgenomen. Bouwkosten: ten behoeve van de subsidie van de provincie is een driedeling gemaakt. De post ‘restauratie’ moet hier niet verward worden met het torenherstel. Het torenherstel wordt hierna apart behandeld. We constateren een verschuiving in de posten ‘herbestemming’ en ‘restauratie’. Het onderscheid is vaak niet helder aan te geven. Want is de betreffende bouwkundige maatregel nu gericht op de instandhouding van het pand of is het noodzakelijk voor de nieuwe functie die het gebouw krijgt? Het onderdeel ‘duurzaamheid’ is in de raadsstukken nog apart benoemd, maar is bij de uitvoering van het project ondergebracht in de aanneemsom. Hierboven is onder § 5.2.al ingegaan op het duurzaamheidsniveau. Installaties: deze zijn uiteindelijk verdisconteerd in de aanneemsom. Het is ondoenlijk om die los van de bouwsom inzichtelijk te maken.
Pagina 15 van 24
O23.001227
Terrein: het gaat om de aanleg van de tuin en een deel herinrichting van de Kerkstraat. Dergelijke kosten behoren boekhoudkundig niet ten laste van deze investering te komen. Deze kosten zijn vanuit Kapitaalgoederen gedekt en zijn om die reden van het projectbudget afgezonderd. Inrichting: het gaat hier om de inrichting van het archiefdepot, het meubilair van het auditorium en studieruimten, stoffering, de moswand tegen het archiefdepot en de keukeninrichting. Met name voor de keukeninrichting is minder uitgegeven dan begroot. We hebben besloten om de keuken onder gemeentelijke regie in te richten, vanwege het monumentale karakter van dat deel van het complex én omdat er ten tijde van de inrichting nog geen horecapartij bekend was. De investering schrijven we in 10 jaar af. Honoraria intern: omdat het project in tijd is uitgelopen vanwege de schade aan de toren en torenconstructie, zijn hier meer kosten gemaakt dan begroot. Die komen ten laste van ‘onvoorzien’. Honoraria extern: het gaat om de inzet van de architect, de installatieadviseur, extern technisch projectmanagement en aanvullende advisering ((bijvoorbeeld bij de inrichting van het archief en de keuken). Ook hier is meer uitgegeven dan begroot en heeft ook te maken met de langere doorlooptijd. Die meerkosten komen ten laste van ‘onvoorzien’.
Organisatiekosten (ook wel aanloopkosten): het gaat om kosten voor de organisatie van de Tiid, zoals een kwartiermaker, advisering over welke verhalen verteld moeten worden en het ontwerp van de tentoonstellingen. Deze kosten zijn eerst op het project geboekt omdat de stichting nog niet opgericht was. Na de officiële oprichting van de Stichting HCW is dit onderdeel afgezonderd van het projectbudget en overgedragen aan het stichtingsbestuur. Voor alle duidelijkheid: de gehele inrichting van de tentoonstellingen is met behulp van externe financiering tot stand gekomen. Externe financiering die door de Stichting HCW zelf is aangevraagd. Daar hebben wij geen bemoeienis mee gehad. Directe kosten: het gaat hier om de nutsvoorzieningen (het aanleggen van een apart trafostation), leges en andere kosten voor de RO procedure, communicatie en de opening. Verhuiskosten: de verhuizing kon binnen de lopende bedrijfsvoering opgevangen worden. De verhuizing van het gemeenteloket en de archiefmedewerkers heeft niet geleid tot extra kosten. Het niet uitgegeven bedrag komt daarmee ten goede van ‘onvoorzien’. BTW kostprijsverhogend: het grootste deel van de BTW kan verhaald worden via het BTWcompensatiefonds.
De eindconclusie is dat van het uiteindelijke totale projectbudget van € 12,9 miljoen er een bedrag van € 589.044,00 (zie ‘restkrediet’) niet besteed is en daarmee (achteraf) niet nodig is gebleken. Deze post omvat ook een voordeel bij de aanbesteding van het project van € 327.800.
7.2
Dekking project de Tiid
Voor de totale dekking van het project moeten de raadsbesluiten van 6 maart 2014 (agendapunt 11 corsanummer R14.000035), 20 juli 2017 (agendapunt 12 corsanummer R17.000088) en 9 mei 2019 (agendapunt 10, corsanummer R19.000033) in samenhang beschouwd worden. De dekking is dan als volgt vastgesteld: a. Ontwikkelgeld € 1.500.000 b. Reserve gemeenteloket € 100.000 c. Reserve Oudheidskamer € 89.000 € 1.689.000 d. Bijdrage Centrale huisvesting (onderdeel archieven) € 800.000 e. Bijdrage Ontwikkelagenda € 1.000.000 f. Onttrekking onderhoudsfonds/ - opbrengst gemeentelijke panden € 518.000 € 2.318.000 2. Provincie a. Bijdrage Gebiedsagenda – algemeen € 1.100.000 b. Bijdrage Gebiedsagenda – monumentengeld € 400.000
Pagina 16 van 24
O23.001227
c. Verschuiving middelen Gebiedsagenda van IJlsterkade Sneek naar stadhuis Bolsward d. Extra bijdrage monumentengeld
€ 1.000.000 € 500.000
3. Derden a. Bijdrage fondsen
€ 3.000.000 € 1.350.000
4. Aanvullend a. Aanloopkosten: raadsbesluit okt. 2017 b. Terreinkosten: budget Kapitaalgoederen c. Verhuiskosten: Budget Facilitair d. Budget Cultuur Jaarlijkse kapitaallast € 10.000 e. extra opbrengst gebouw gemeenteloket f. Niet verrekenbare BTW compensatiefonds g. Ontwikkelagenda (Agenda Bolsward)
€ 410.000 € 125.000 € 25.000 € 200.000 € 200.000 € 167.000 € 1.531.000
Indexering tlv programmabegroting inrichting deel gemeente
€ 1.185.000 € 700.000
Totaal
€ 2.658.000 € 1.885.000 € 12.900.000
De toegezegde subsidies zijn verstrekt. Eén van de onzekerheden in het dekkingsvoorstel was de opbrengst van de verkoop van het gemeenteloket en de daarbij behorende woning. De woning aan de Jongemastraat 8 (met een deel kantoorruimte) is inmiddels verkocht. De opbrengst van € 525.250 is ruim meer dan de aangegeven en noodzakelijke dekking van in totaal € 400.000 (2 maal € 200.000).
7.3
Project schadeherstel bonte knaagkever
De gemeenteraad heeft op 23 april 2020 besloten het voor het schadeherstel benodigde krediet van € 3.282.500 beschikbaar te stellen. Naast de aanneemsom zijn in de projectbegroting bedragen opgenomen voor o.a. externe advisering (onderzoek, constructieberekeningen), toezicht, kosten voor de ambtelijke organisatie, leges, terugplaatsen van de toren, aanvullende werkzaamheden aan het carillon etc.. Zoals gebruikelijk is er ook een post ‘onvoorzien’, opgenomen om eventuele tegenvallers binnen het projectbudget op te kunnen vangen. Het herstel aan de balklagen in de verschillende ruimten (Vierschaar, burgemeesterskamer, raadszaal) is meegevallen. De engineering en de uitvoering van de nieuwe stalen draagconstructie zijn erg complex gebleken en hebben dus meer tijd gekost. Ook de herstelwerkzaamheden aan de toren hebben meer tijd gekost. Er is ook voor gekozen om werkzaamheden die nog niet strikt noodzakelijk waren mee te nemen, omdat we nu overal goed bij konden. Het ging dan o.a. om het vervangen van loodwerk aan de lantaarn en onderhoud aan het carillon. Dat heeft een voordeel opgeleverd voor het meerjarenonderhoud.
Pagina 17 van 24
O23.001227
Hieronder volgt een overzicht van de diverse kostenposten met een toelichting. BUDGET
OMSCHRIJVING A
Herstel schade BKK
D.
EINDINVESTERING werkelijke kosten
2.495.000
2.508.779
Maatregelen Openbaar gebied
20.000
1.660
E.
Honoraria INTERN
45.000
102.377
F.
HonorariaEXTERN
340.000
304.892
G.
Bijkomende kosten
63.000
18.022
H.
Reserve onvoorzien
291.500
293.584 restant krediet
I.
Kostprijsverhogende BTW 9,8%
28.000
57.886
3.282.500
3.287.200
SUBTOTAAL INVESTERING incl. BTW EN INDEXERING Indexatie uren 2022
4.700
3.287.200
3.287.200
Herstel schade BKK: het betreft hier de aanneemsom en onderhoud aan het carillon. Het afhijsen van de torendelen toen de schade is ontdekt is eerst ten laste van het project de Tiid gebracht en later naar dit project overgeheveld. Maatregelen openbaar gebied: deze post was apart begroot, maar maakte uiteindelijk onderdeel uit van de aanneemsom. Het bedrag heeft betrekking op een tegemoetkoming in omzetderving voor winkeliers aan de Jongemastraat ten tijde van het afhijsen van de torendelen. Honoraria intern: het gaat hier om de uren van de interne organisatie en betreft projectmanagement, projectsecretariaat, toezicht en directievoering. Honoraria extern: het gaat hier om advieskosten van de architect, constructeur, technisch projectmanagement en aanvullende onderzoeken. Bijkomende kosten: het gaat om leges en de aanvullende premie voor de CAR-verzekering. Reserve Onvoorzien: de mee- en tegenvallers worden met deze post verrekend. Kostprijsverhogende BTW: er is een klein deel dat niet gecompenseerd kan worden via het BTW compensatiefonds. De voorlopige eindconclusie is dat van het uiteindelijke totale projectbudget van € 3.282.500 er een bedrag van € 293.584,00 (zie onvoorzien) niet besteed is en daarmee (achteraf) niet nodig is gebleken.
Provinciale Staten van Fryslân heeft een motie aangenomen waarin Gedeputeerde Staten verzocht wordt om voor de herstelwerkzaamheden aan de toren en torenconstructie een subsidie te verstrekken. Er is een bedrag toegezegd van € 335.000. Omdat die motie en toezegging is gedaan na het raadsbesluit kan dit subsidiebedrag beschouwd worden als extra dekking, waarmee het gemeentelijk aandeel kleiner wordt.
Pagina 18 van 24
O23.001227
7.4
Tot slot
Op beide projecten is scherp op de budgetten gestuurd, waarbij we geen concessies hebben gedaan aan kwaliteit. Binnen de beschikbare budgetten hebben we zelfs op onderdelen meer kunnen doen. We trekken de conclusies dat beide projecten goed zijn begroot en dat daarmee de risicoposten ‘Onvoorzien’ weinig aangewend zijn. Totaal was er voor het gehele complex (beide projecten) een totaalbedrag van € 16.182.500 beschikbaar. Van dit totale budget is uiteindelijk € 882.627 niet besteed.
Pagina 19 van 24
O23.001227
8.
Opening
Op dinsdag 7 september 2021 heeft Zijne Majesteit Koning Willem Alexander Cultuur Historisch Centrum de Tiid officieel geopend. Vanwege de beperkingen vanwege het Coronavirus konden hier maar op beperkte schaal mensen aanwezig zijn. Op vrijdag 10 september 2021 hebben we met een bredere groep genodigden stil gestaan bij de officiële start van de ‘Tiid’. En vervolgens zeggen beelden meer dan woorden!
Pagina 20 van 24
O23.001227
Pagina 21 van 24
O23.001227
9.
Korte evaluatie
In een enquête onder de interne en externe gebruikers en het projectteam hebben we gevraagd of het beoogde resultaat bereikt is, wat de goede punten zijn, wat leerpunten zijn en waar we meer uit het project hadden kunnen halen. Hieronder geven we de rode draad van die reacties weer. Vraag 1 Is het beoogde resultaat bereikt en wat vind je goed aan het resultaat? Over het algemeen zijn zowel het projectteam als de gebruikers van De Tiid van mening dat het een prachtig complex is geworden, passend binnen het centrum van Bolsward en binnen het beschikbare krediet. De nieuwe bestemming van het voormalige. Stadhuis is door samenwerking met de verschillende partijen tot stand gekomen. Het ‘oude’ stadhuis leeft weer. Vraag 2 Wat zijn de goede punten van het proces geweest en waar hadden we nog meer uit het project kunnen halen? De betrokkenheid en welwillendheid van alle partijen verdient lof. Er is veel tijd geïnvesteerd, ook van de vrijwilligers bij de betrokken musea, en er was een grote gezamenlijke betrokkenheid van alle partijen. Er was sprake van een goede aansturing vanuit de opdrachtgever. De kruisbestuiving tussen de partijen in De Tiid staat nog aan het begin en moet verder groeien. De overgang van het project naar het operationeel in gebruik nemen van het complex kende wat aanloopproblemen, vanwege onduidelijkheid in taken en rollen.
Door de coronabeperkingen zijn de tentoonstellingen nauwelijks bezocht. Het aantrekken van nieuwe vrijwilligers is belangrijk en verdient aandacht. Vraag 3: Wat zijn mogelijke leerpunten?
Formuleer beter welke doelen je wilt bereiken en communiceer dit zeer goed. Zorg ervoor dat belanghebbenden goed betrokken blijven in het volledige proces. Goed vooronderzoek naar het belang van de aanwezigheid en samenwerking met verschillende partijen. Wie heeft welke rol, taak en verantwoordelijkheid. Er is voor gekozen om vanuit twee plekken de financiële administratie bij te houden. Dat heeft om veel afstemming gevraagd en is voor een volgend project, hoe belangrijk en complex ook, niet aan te bevelen. Archeologisch onderzoek blijft een risicopost omdat een eerste inschatting van de werkzaamheden en te maken kosten totaal anders kan uitpakken. Vroegtijdig met elkaar communiceren over de gang van zaken en de te verwachten risico’s is aan te bevelen.
Pagina 22 van 24
O23.001227
10. Exploitatie Het nieuwe complex blijft eigendom van de gemeente. Dat betekent dat de gebouw-exploitatie een plek krijgt in de programmabegroting. De gebruikers van het pand – Stichting HCW en Stichting Bibliotheken Mar en Fean – betalen voor het gebruik van het pand huur. De huur is vastgesteld op € 75,00 per m². Daarnaast worden ruimten gezamenlijk gebruikt en daarvoor is een verdeelsleutel afgesproken. Voor het horecadeel is een huur afgesproken van € 100,00 per m². Die wordt bij de Stichting HCW in rekening gebracht. En die belast dat weer door naar de horeca-exploitant. Dat geldt ook voor de servicekosten. Voor het dagelijks gebruik worden kosten gemaakt die in de vorm van servicekosten doorbelast wordt. Ook dat gebeurt naar rato van het aantal vierkante meters dat wordt gebruikt. De belangrijkste kosten zijn schoonmaak - en energiekosten. Voor het complex is, zoals te doen gebruikelijk, een meerjarenonderhoudsplan gemaakt. Belangrijk daarbinnen is dat jaarlijks onderzoek plaatsvindt naar de aanwezigheid van de bonte knaagkever. Het zal duidelijk zijn dat ook regelmatig geïnspecteerd wordt op schade. Voor de toekomst maken vervangingsinvesteringen in dit complex onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering. Dat geldt met name voor onderhoud en inrichting van het complex.
Pagina 23 van 24
O23.001227
11. Afsluiting En daarmee komt er een einde aan een bijzonder project. Met toenmalig gedeputeerde Sander de Rouwe roepen we iedereen op om de Tiid te omarmen en uit te dragen. De Tiid was ooit een stadhuis en is nu het ‘huis van de stad’. Laten we gebruik maken van alles wat de Tiid te bieden heeft. We sluiten deze rapportage af met een laatste foto van Tonnie Siemonsma. Hij heeft in de 518 dagen dat gebouwd is aan dit huis van de stad, het hele bouwproces vastgelegd. Al die foto’s en filmpjes zijn aan het gemeentearchief geschonken. ‘Gelukkig hebben we die beelden nog’.
Pagina 24 van 24
O23.001227