Bijlage | Controleverslag fractievergoedingen 2021 Concern Control 18 mei 2022
Tekst van het document
Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control
Proces: Fractievergoedingen 2021 A. Omschrijving van het proces In de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân’ staan de uitgangspunten met betrekking tot het verstrekken van de fractievergoeding. Iedere fractie heeft recht op een vergoeding voor kosten die zij moeten maken voor de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. B. Verantwoordelijke teams - Griffie - Concerncontrol C. Relevante regelgeving De volgende regelgeving is van toepassing: Nr. Omschrijving verordeningen, raadsbesluiten en wetgeving: 1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân 2 ‘Handreiking integriteit’ van VNG, IPO, UvW en BZK 3 Rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden 4 Handreiking ‘Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen
D. Eventuele uitgangspunten bij de verbijzonderde controle Nr. Omschrijving uitgangspunt: 1 E. Relevante wijzigingen Wijzigingen sinds de vorige verbijzonderde interne controle van proces, regelgeving, risico's, betrokken ambtenaren, controlemaatregelen, geautomatiseerde systemen, enzovoort: Nr. Wijziging: De controle op de fractievergoedingen van de raad werd voorheen altijd uitgevoerd door de accountant. Met ingang van de controle over het jaar 2018 ligt deze controle bij ons als ge1 meente Súdwest-Fryslân. De teams Griffie en Concerncontrol zullen deze controle voortaan oppakken. Naar aanleiding van de controle over het jaar 2018 is er een Leidraad besteding fractiever2 goedingen opgesteld en vastgesteld in het FVO van 25 april 2019. F. Risico's van het proces Nr. Omschrijving van het risico: 1 Onjuiste berekening fractievergoeding 2 Onvolledigheid van de verantwoordingen 3 Onvoldoende grip op het totale proces 4 Onjuiste verantwoordingen
1
Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control
G. Controlemaatregelen en Verbijzonderde interne controle (Vic)
Nr. 1
Omschrijving controleaanpak: De volledigheid en de juistheid van de vergoedingen.
Dekt af Risico 1
Vic -
Gecontroleerd wordt of de juiste vergoedingen zijn verstrekt; Vastgesteld wordt dat de fracties van de gemeente Súdwest-Fryslân de juiste bijdrage hebben ontvangen. Bevindingen: De berekening is gemaakt in januari van het jaar 2021. Immers moet de vergoeding voor het eind van deze maand verstrekt zijn aan de fractie. De bedragen per fractie en per zetel zijn op 18 oktober 2012 in de raad vastgesteld en sindsdien nog niet weer aangepast. Een kopie van dit besluit is opgenomen in het controledossier. Begin 2020 zag deze verdeling er als volgt uit: Fractie Vaste verAantal Vergoeding Totaal Totaal goeding zetels per raadsvergoeper jaar zetel ding per raads-zetel CDA € 1.300 10 € 500 € 5.000 € 6.300 PvdA € 1.300 6 € 500 € 3.000 € 4.300 FNP € 1.300 5 € 500 € 2.500 € 3.800 GBTL € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300 VVD € 1.300 4 € 500 € 2.000 € 3.300 D66 € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300 CU € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300 GrLinks € 1.300 3 € 500 € 1.500 € 2.800 De Wind € 1.300 1 € 500 € 500 € 1.800 PoeiszZijlstra € 1.300 1 € 500 € 500 € 1.800 Semplonius € 1.300 1 € 500 € 500 € 1.800 Totaal € 14.300 37 € 5.500 € 18.500 € 32.800 Gecontroleerd is of de bedragen kloppen en zijn overgemaakt. In Key2Finance is gekeken welke bedragen overgemaakt zijn naar de verschillende fracties. Op FCL 67000 ecl 43800 staan de volgende bedragen:
2
✓
Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control
Een totaaluitdraai van deze FCL is opgenomen in het controledossier, zie hiervoor het bestand ‘67000-43800 fractievergoedingen 2021’. Geconcludeerd kan worden dat de juiste bedragen naar de juiste fracties zijn overgemaakt. Geen verdere opmerkingen hierover. 2
De verantwoordingen worden gecontroleerd door de Griffie
Vic -
1 t/m 4
Gecontroleerd wordt dat de controle is uitgevoerd; Vastgesteld wordt dat de verantwoording van de fractievergoedingen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de verordening.
Bevindingen Geconstateerd is dat deze controle is uitgevoerd, wij hebben hier kennis van genomen. Geen verdere opmerkingen hierover. De fracties moeten ieder jaar tijdig de verantwoording van de gemaakte kosten in3 dienen. - Gecontroleerd wordt of de gemaakte kosten juist zijn en tijdig zijn ingediend; - Vaststellen dat de verantwoordingen van de fractievergoedingen tijdig zijn inVic gediend en overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken. Bevindingen Gekeken is of van alle verantwoordingen tijdig zijn ingediend, juist ondertekend en allemaal voorzien van onderliggende stukken. De verantwoording moet binnen 6 weken na afloop van het jaar ingediend zijn, dit betekent dat de formulieren voor 12 februari 2022 bij ons binnen moet zijn. CDA
Ondertekend op 26 januari 2022 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). 3
✓
✓ 2 t/m 4
✓
Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control
PvdA
Formulier ontvangen op 15-2-2022 en is niet ondertekend. Er ontbreekt een factuur van Media Groep voor een bedrag van 439,69. Er kan nu niet aangegeven worden of dit bedrag terecht opgegeven is of niet. Daarom wordt er een onzekerheid opgenomen ter hoogte van dit bedrag.
Administratieve fout. Het formulier is te laat ingediend en bovendien niet ondertekend. Onzekerheid ter hoogte van € 439,69
De eindafrekening fractievergoeding 2020 ter hoogte van € 100,70 is ook gedeclareerd, dan kan niet en is daarom gecorrigeerd. FNP
Ondertekend op 27 januari 2022 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). GBTL
Ondertekend op 14 januari 2022 door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
Administratieve fout. Er ontbreken 2 facturen
Er ontbreekt een factuur van Webreus en van de bijeenkomst in Folsgare. VVD
Ondertekend op 1 februari 2022 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
D66
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken. Ondertekend op 11 februari 2022 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
CU
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken. Ondertekend op 27 januari 2022 door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Nog vraagteken bij het aanschaffen van een papierversnipperaar…
4
Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control
GrLinks
De Wind
Poeisz-Zijlstra
Semplonius
Ondertekend op 13 januari 2022 door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ondertekend op 10 februari 2022 door 2 personen, namelijk de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ondertekend op 1 februari 2022 door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ingediend op 10 februari 2022 .Het formulier is ondertekend door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.
✓
Er zijn geen uitgaven geweest in 2021. Geen verdere opmerkingen hierover. 4
Zijn de juiste kosten in rekening gebracht.
2 t/m 4
Vic
Beoordelen of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en niet gebruikt is voor overige zaken. Bevindingen In de verordening worden slechts een aantal kostensoorten genoemd die niet ten laste van de fractievergoedingen mogen worden verantwoord. Van de kosten die wel verantwoord mogen worden, meldt de verordening dat de vergoeding door de fracties gebruikt dient te worden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Foutieve kosten GBTL heeft een abonnement lidmaatschap Nederlandse Vereniging voor Raadsleden gedeclareerd. Dit abonnement staat op naam van 1 van de raadsleden en niet op naam van de fractie. Het kan om die reden dan ook niet goedgekeurd worden. PvdA heeft het bedrag voor de eindafrekening fractievergoeding 2020 gedeclareerd. Dat kan niet en is daarom gecorrigeerd. Onzekerheden Bij de verantwoording van de PvdA ontbreekt een groot deel van de facturen/bonnen. Een deel daarvan is wel te herleiden en kan geaccepteerd worden. Dat betreffende de abonnementen van de fractie op het Friesch Dagblad en S&D. Daarnaast is er een tweetal betalingen die niet onderbouwd zijn en ook niet direct te plaatsen
5
✓
Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control
zijn. Dit betreffen betalingen aan de gemeente Súdwest-Fryslân en NDC Mediagroep. Wat voor soort kosten dit zijn, kan niet opgemaakt worden uit alleen de bankafschriften. Dit is dan ook de reden dat deze bedragen meegenomen worden als onzeker. Conclusie Er is slechts 1 bedrag gedeclareerd, welke niet mag worden gedeclareerd. Dit wordt gecorrigeerd. Bij de controle bleek dat er veel onderliggende stukken ontbreken. Er moet daarom veel navraag worden gedaan, voordat er een oordeel kan worden gegeven. Een deel van de opgevraagde stukken is alsnog niet ontvangen. Dit zorgt in de meeste gevallen voor een administratieve fout en in twee gevallen voor een onzekerheid. Aanbeveling Zorg ervoor dat voor alle uitgaven die betaald worden vanuit de fractievergoeding een onderbouwing en/of factuur aanwezig is. Dit kan ervoor zorgen dat de afhandeling een stuk sneller kan en voorkomt fouten en onzekerheden. 5 Vic
De afrekening van de vergoeding -
2 en 4
Vastgesteld wordt welk bedrag per fractie terugbetaald moet worden via verrekening van de voorschotten.
Bevindingen Naar aanleiding van voorgaande bevindingen en opmerkingen, zijn we tot de volgende bedragen gekomen:
✓
Geen verdere opmerkingen hierover.
6
Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control
Concerncontrol, R.G. Ferbeek 18 mei 2022
7