Bijlage | Controleverslag fractievergoeding 2022 jan tot en met mrt Concern Control 18 mei 2022

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Proces: Fractievergoedingen 2022 januari tot en met maart A. Omschrijving van het proces In de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân’ staan de uitgangspunten met betrekking tot het verstrekken van de fractievergoeding. Iedere fractie heeft recht op een vergoeding voor kosten die zij moeten maken voor de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. B. Verantwoordelijke teams - Griffie - Concerncontrol C. Relevante regelgeving De volgende regelgeving is van toepassing: Nr. Omschrijving verordeningen, raadsbesluiten en wetgeving: 1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning2018 gemeente Súdwest-Fryslân 2 ‘Handreiking integriteit’ van VNG, IPO, UvW en BZK 3 Rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden 4 Handreiking ‘Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen

D. Eventuele uitgangspunten bij de verbijzonderde controle Nr. Omschrijving uitgangspunt: 1 E. Relevante wijzigingen Wijzigingen sinds de vorige verbijzonderde interne controle van proces, regelgeving, risico's, betrokken ambtenaren, controlemaatregelen, geautomatiseerde systemen, enzovoort: Nr. Wijziging: De controle op de fractievergoedingen van de raad werd voorheen altijd uitgevoerd door de accountant. Met ingang van de controle over het jaar 2018 ligt deze controle bij ons als ge1 meente Súdwest-Fryslân. De teams Griffie en Concerncontrol zullen deze controle voortaan oppakken. Naar aanleiding van de controle over het jaar 2018 is er een Leidraad besteding fractiever2 goedingen opgesteld en vastgesteld in het FVO van 25 april 2019. F. Risico's van het proces Nr. Omschrijving van het risico: 1 Onjuiste berekening fractievergoeding 2 Onvolledigheid van de verantwoordingen

1

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

3 4

Onvoldoende grip op het totale proces Onjuiste verantwoordingen

G. Controlemaatregelen en Verbijzonderde interne controle (Vic)

Nr. 1

Omschrijving controleaanpak: De volledigheid en de juistheid van de vergoedingen.

Dekt af Risico 1

Vic -

Gecontroleerd wordt of de juiste vergoedingen zijn verstrekt; Vastgesteld wordt dat de fracties van de gemeente Súdwest-Fryslân de juiste bijdrage hebben ontvangen. Bevindingen: De berekening is gemaakt in januari van het jaar 2022. Immers moet de vergoeding voor het eind van deze maand verstrekt zijn aan de fractie. Op grond van artikel 6, lid 2 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, dient een fractie die na de verkiezingen ophoudt te bestaan, binnen 6 weken na de verkiezingen een eindverantwoording over dit bedrag te over leggen. De bedragen per fractie en per zetel zijn op 18 oktober 2012 in de raad vastgesteld en sindsdien nog niet weer aangepast. Een kopie van dit besluit is opgenomen in het controledossier. Begin 2020 zag deze verdeling er als volgt uit: Fractie Vaste verAantal Vergoeding Totaal Fractiegoeding zetels per raadsvergoevergoeper jaar zetel ding per ding per raadszefractie jan tel tot en met mrt De Wind € 1.300 1 € 500 € 500 € 450 PoeiszZijlstra € 1.300 1 € 500 € 500 € 450 Semplonius € 1.300 1 € 500 € 500 € 450 Totaal € 3.900 3 € 1.500 € 1.500 € 1.350 Gecontroleerd is of de bedragen kloppen en zijn overgemaakt. In Key2Finance is gekeken welke bedragen overgemaakt zijn naar de verschillende fractie. Op FCL 67000 ecl 43800 staan onder andere de volgende bedragen.

Een totaaluitdraai van deze FCL is opgenomen in het controledossier, zie hiervoor het bestand ‘67000-43800 fractievergoedingen 2022 tm maart’. Geconcludeerd kan worden dat de juiste bedragen naar de juiste fracties zijn overgemaakt. Geen verdere opmerkingen hierover.

2

✓

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

2

De verantwoordingen worden gecontroleerd door de Griffie

Vic -

1 t/m 4

Gecontroleerd wordt dat de controle is uitgevoerd; Vastgesteld wordt dat de verantwoording van de fractievergoedingen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de verordening.

Bevindingen Geconstateerd is dat deze controle is uitgevoerd, wij hebben hier kennis van genomen. Geen verdere opmerkingen hierover. De fracties moeten ieder jaar tijdig de verantwoording van de gemaakte kosten in3 dienen. - Gecontroleerd wordt of de gemaakte kosten juist zijn en tijdig zijn ingediend; - Vaststellen dat de verantwoordingen van de fractievergoedingen tijdig zijn inVic gediend en overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken. Bevindingen Gekeken is of van alle verantwoordingen tijdig zijn ingediend, juist ondertekend en allemaal voorzien van onderliggende stukken.

✓ 2 t/m 4

De verantwoording moet binnen 6 weken na de verkiezingen van 16 maart ingediend zijn, dit betekent dat de formulieren voor 27 april 2022 bij ons binnen moet zijn. De Wind

Poeisz-Zijlstra

Semplonius

Ondertekend op 21 april 2022 door 1 persoon, namelijk de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ondertekend op 5 april 2022 door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Ingediend op 15 april 2022 .Het formulier is ondertekend door 2 personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

✓

Er zijn geen uitgaven geweest in de maanden januari tot en met maart 2022. Geen verdere opmerkingen hierover. 4

Zijn de juiste kosten in rekening gebracht. -

Vic

Beoordelen of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en niet gebruikt is voor overige zaken.

3

2 t/m 4

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Bevindingen In de verordening worden slechts een aantal kostensoorten genoemd die niet ten laste van de fractievergoedingen mogen worden verantwoord. Van de kosten die wel verantwoord mogen worden, meldt de verordening dat de vergoeding door de fracties gebruikt dient te worden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Foutieve kosten Er zijn geen kosten verantwoord die niet verantwoord hadden mogen worden.

✓

Onzekerheden Er zijn geen onzekerheden. Geen opmerkingen erover. 5 Vic

De afrekening van de vergoeding -

2 en 4

Vastgesteld wordt welk bedrag per fractie terugbetaald moet worden via verrekening van de voorschotten.

Bevindingen Naar aanleiding van voorgaande bevindingen en opmerkingen, zijn we tot de volgende bedragen gekomen:

✓

Geen verdere opmerkingen hierover.

Concerncontrol, R.G. Ferbeek 18 mei 2022

4