Bijlage A - Nadere toelichting huisvesting buitendienst

Bijlage A: Nadere toelichting huisvesting buitendienst Inleiding De drijfveer voor centrale huisvesting buitendienst in Bolsward is verbetering van de bedrijfsvoering ten gunste van de dagelijkse dienstverlening aan de Mienskip: ruim 40.000 huishoudens, 5.000 bedrijven en de vele bezoekers en recreanten in onze gemeente. Sinds fusie is deze bedrijfsvoering continu doorontwikkeld. Taken zijn geoptimaliseerd en zorgvuldig afgewogen in zelf doen en uitbesteden. Hierbij is een hybride model ontstaan, waarbij sterk is ingezet op onder andere klantgerichtheid, kwaliteit, prijs en flexibiliteit. Diverse benchmarks, maar ook de riool- en afvalstoffenheffing laten zien dat we mede gezien het uitgestrekte grondgebied van SúdwestFryslân dit goed hebben georganiseerd. De centrale werktaken worden nu vanuit meerdere locaties in het gebied uitgevoerd en de samenvoeging in de nieuwe centrale huisvesting van de buitendienst zal ertoe leiden dat we vooral medewerkers en materieel beter kunnen uitwisselen en inzetten, maar ook de continuïteit kunnen borgen.

Schets van het proces tot nu toe Op basis van de Notitie doorontwikkeling bedrijfsvoering en verbeteren buitendienst (2016) heeft de raad op 5 oktober 2017 besloten om de centrale huisvesting van de buitendienst in Bolsward onder te brengen. Uitgangspunt bij het zoeken naar een nieuwe locatie voor huisvesting van de buitendienst was een locatie die centraal is gelegen in de gemeente en goed bereikbaar is. Ook moet er voldoende ruimte zijn om (bij) te bouwen of activiteiten uit te breiden of te wijzigen. De locatie moet geschikt zijn om van daaruit alle voorkomende werkzaamheden uit te voeren. Ook moet er bedrijfseconomisch- en duurzaam kunnen worden gehandeld. Bolsward is erg geschikt als nieuwe locatie voor de buitendienst, vooral door de ligging en infrastructuur. Vervolgens is er in 2018 een concept Programma van Eisen opgesteld met een investeringsraming. In de Programmabegroting 2019 is de (voorlopige) investering met bijbehorende kapitaallast opgenomen. Na beschikbaar stellen van voorbereidingskrediet (april 2019) is gestart met het instellen van een ontwerpteam (via Europese aanbesteding) en het schetsontwerp. Tijdens het uitwerken van het schetsontwerp zijn een aantal grote uitdagingen naar voren gekomen. Het bleek namelijk dat ruimtelijk gezien een teveel aan functies binnen het plangebied vanuit het programma van eisen ingepast moest worden.

Dit heeft te maken met de verkeerskundige inpassing, efficiënte dienstverlening en bedrijfsvoering, en de ruimtelijke kwaliteit. Zie de Actieve info van juli 2021 O21.001477. De uitdagingen en mogelijke oplossingsrichtingen zijn samengevat in deze animatie: https://vimeo.com/615906225/c765299a8f. Op 6 oktober 2021 is in een opiniërende bijeenkomst met de raad(scommissie BF) besproken of de kaders nog actueel zijn en welke oplossingsrichting de voorkeur van de raad(scommissie) heeft. Dienstverlening aan de Mienskip en een huisvesting die toonaangevend duurzaam en circulair is, zijn belangrijke kaders. De uitdagingen zijn toegelicht en vier oplossingsrichtingen geschetst. Deze worden onder het kopje Scenario’s verder toegelicht Het scenario waarbij de huisvesting op het gehele terrein Exmorraweg Bolsward plaatsvindt, heeft de voorkeur van de commissie en dit is als uitgangspunt genomen voor het aanpassen van het ontwerp en het voorliggend raadsvoorstel.

Mentimeter: rangschikking scenario’s op voorkeursvolgorde

Doelstellingen huisvesting nog actueel?

Op 7 september 2022 zijn de commissie BF en DSO geïnformeerd over de uitwerking van scenario 4.

Scenario’s Toen bleek dat de knelpunten niet binnen de scope van het project opgelost kunnen worden, is vervolgens gekeken of er mogelijkheden zijn om buiten de scope van het project toch de doelstellingen te realiseren. Hieruit zijn vier scenario’s naar voren gekomen: 1. Huidige situatie handhaven op de bestaande locaties; 2. Nieuwe locatie huisvesting buitendienst ergens anders realiseren; 3. De nieuwe huisvesting buitendienst realiseren op het terrein Exmorraweg, Bolsward-West in combinatie met een in openingstijden ingekrompen milieustraat; 4. De nieuwe huisvesting buitendienst realiseren op het gehele terrein Exmorraweg en de milieustraat verplaatsen.

4. Huisvesting in Bolsward en milieustraat verplaatsen

Bijdrage aan doelstellingen

1. Huidige situatie continueren

2. Huisvesting op andere locatie

3. Huisvesting in Bolsward met milieustraat met beperktere openingstijden

Deze scenario’s zijn getoetst aan de doelstellingen voor de huisvesting buitendienst. Hiernaast treft u een vereenvoudigde weergave van de scenario’s afgezet tegen kosten en bijdragen aan doelstellingen (tabel 1). Door de raadscommissie is ook gevraagd om een financiële afweging tussen de varianten. Dit is uitgewerkt voor scenario 1 en 4 en treft u aan in tabel 2.

Kosten

Tabel 1: afweging Scenario’s tegen doelstellingen huisvesting buitendienst

Realisatie huisvesting van de buitendienst op de percelen Exmorraweg 1, 3, 5, 7 en 11 te Bolsward De raad heeft in 2017 al besloten de huisvesting te realiseren op de Exmorraweg te Bolsward. We stellen voor ook het gedeelte van het terrein dat momenteel in gebruik is als milieustraat te gebruiken voor de huisvesting van de buitendienst . De argumenten staan hieronder. De basis op orde o Dienstverlening aan de Mienskip kan met optimale bedrijfsvoering vorm worden gegeven. Met de nieuwe huisvesting kan invulling gegeven worden aan het continu verbeteren van een professionele organisatie. Door het gehele terrein te benutten is er ruimte voor flexibiliteit en doorontwikkeling. Bijv. de groei van de gemeente met 1.000 woningen en dus 1.000 huishoudens kan vanuit de nieuwe locatie opgevangen worden. o Met de provincie zijn afspraken gemaakt over een gezamenlijke zoutloods ten behoeve van gladheidsbestrijding. Dit draagt ook bij aan efficiënte bedrijfsvoering en ruimtegebruik.

Goed werkgeverschap o Voor de nieuwe huisvesting van de medewerkers van de Buitendienst Bolsward is gekozen om een gezond (arbo), circulair en duurzaam gebouw en buitenterrein te realiseren. o Er is voldoende ruimte voor stalling en een veilige routering (éénrichtingsverkeer). o Een inspirerende werkomgeving is ook een stukje waardering voor onze buitendienst die 24/7 klaar staat voor de mienskip. De huidige locaties zijn te klein en vooral sterk verouderd doordat grotere investeringen in onderhoud, arbo en vernieuwing sinds de fusie in 2011 niet meer gedaan zijn met het oog op de centrale huisvesting. Duurzaam en toekomstbestendig o De locatie wordt energiepositief met behulp van een mix aan energiebronnen in de vorm van bijna 1.000 zonnepanelen en 9 powernests (windenergie op dak). Hiermee dragen we een steentje bij aan het minimaliseren van de CO2 uitstoot. Uitgaande van de huidige hoge energieprijzen is de terugverdientijd ruim binnen de 10 jaar. De PV-panelen gaan gemiddeld 20-25 jaar mee. Nadat de investering is terugverdiend, is er 100% voordeel voor de energieverbruikskosten. Voor een gebouw met Nul op de meter zijn er geen energieverbruikskosten meer, alleen aansluitkosten (vastrecht).

o Met de nieuwe huisvesting dragen we bij aan de ambities op gebied van circulariteit door onder meer flexibel en demontabel te bouwen en bij de materiaalkeuze te streven naar het zo veel mogelijk sluiten van de kringloop van materialen (om uitputting van grondstoffen te voorkomen). De huidige materialen op de locatie zoals stelconplaten worden hergebruikt in het ontwerp. Tevens vangen we in het ontwerp gevolgen van klimaatverandering op (klimaatadaptief). Met de bouw van de huisvesting willen we anderen inspireren tot duurzame bouw. o We zijn bezig ons wagenpark stapsgewijs fossielvrij te maken. Voor de auto’s/wagens tot 3500 kg zal dit voornamelijk uit elektrificatie bestaan. De voorzieningen hiervoor worden gelijk aangelegd. Voor de zwaardere wagens lijkt op dit moment een combinatie van elektrificatie en waterstof een goede optie. Dit sluit naadloos aan op visie van Bolsward als waterstofhub. De investering in laadinfrastructuur, is een investering in de (overgang) transitie naar elektrisch transport. Het bouwrijp maken van het terrein is ook hét moment om de laadinfrastructuur aan te leggen zodat we klaar zijn voor de toekomst. De energie voor het wagenpark kan opgewekt worden met behulp van negen zogenoemde powernest-units.

Dit is een kant-en-klare unit voor zon- en windenergie (om deze zelfde capaciteit te behalen met zonne-energie zijn nog eens ruim 800 PV-panelen extra nodig, aanvullend op de circa 1.000 PV-panelen voor NOM). Door het opwekken van energie op het terrein zelf voor een groot aantal elektrische voertuigen, vervallen de energie-/brandstofkosten. Er zijn wel hogere aansluitkosten (vastrecht), door een zwaardere aansluiting. o Er hoeft niet meer geïnvesteerd te worden in het vele achterstallig onderhoud, arbomaatregelen en noodzakelijke verduurzaming van de huidige gebouwen. o Het is niet meer nodig om extra terreinruimte te huren om rijdend en werkmaterieel te kunnen stallen wegens ruimtegebrek op eigen terrein. Dit is nu wel het geval. Doorontwikkeling grondstoffenbeleid o Het voorlopig onderbrengen van de activiteiten van milieustraat Bolsward in Sneek biedt ruimte voor het ontwikkelen van het nieuwe grondstoffenbeleidsplan. In het Coalitieakkoord 2022-2026 is de ambitie vastgelegd om een Upcycle-centrum in onze gemeente te realiseren. Onderdeel van het grondstoffenbeleid is een visie op de doorontwikkeling van de milieustraten in onze gemeente. o Als de raad in het nog vast te stellen grondstoffenbeleid kiest voor doorontwikkeling van de milieustraat richting Upcycle-centrum dan moet dit verder uitgewerkt worden. Onderdeel van de uitwerking is de locatiekeuze.

Hierbij kan gedacht worden aan vestiging op bedrijventerrein De Hemmen Sneek of De Marne Bolsward of op een andere locatie. De (eventuele) locatiekeuze is onderdeel van de uitwerking van het grondstoffenbeleid o De vraag is dan of het samenvoegen van de milieustraten Bolsward en Sneek nu geen desinvestering is. We voorzien dat het proces van het opstellen van beleid, uitwerken visie op milieustraten, verdere planvorming en realisatie de nodige jaren in beslag zal nemen. De investeringen in de milieustraat Sneek worden conform onze Financiële Verordening in 15 jaren afgeschreven en maken hiermee planvorming voor doorontwikkeling mogelijk.

Voorlopig onderbrengen activiteiten van de milieustraat Bolsward naar milieustraat Sneek o De bezoekersstroom aan de huidige milieustraten Bolsward en Sneek is geanalyseerd. Uit deze analyse blijkt dat de openingstijden maatgevend zijn voor welke milieustraat bezocht wordt (zie bijlage B). De openingstijden van de milieustraat Sneek zullen aanzienlijk verruimd worden, we denken aan maandag tot en met vrijdag van 09.00 tot 19.00 uur en op zaterdag van 09.00 tot 16.30 uur. o Gemiddeld genomen brengt een huishouden twee tot vier keer per jaar een bezoek aan de milieustraat. In de nieuwe situatie zal het voor een aantal van onze inwoners voor wat betreft rij-afstand gunstiger zijn om naar Sneek te gaan en voor een aantal zal het ook een langere afstand betekenen. Door een communicatiecampagne zullen we inwoners hier over informeren. o Door de ruime openingstijden zal er meer spreiding zijn van het aantal bezoekers en de verkeersdruk is daar goed op te vangen door het omliggende wegennet. o De milieustraat Wetterskipsdyk in Sneek heeft voldoende mogelijkheden om met aanpassingen 100.000 bezoekers per jaar te ontvangen. De toegangsweg moet iets worden aangepast om de verkeers- en bedrijfsstroom zo veel mogelijk te scheiden, met realisatie van opstelstroken. De kosten van aanpassing en tevens noodzakelijk onderhoud zijn onderdeel van de financiële paragraaf.

De noodzakelijke kosten voor benodigde onderhoud en verbetering van de veiligheid bij de milieustraat Bolsward komt dan te vervallen.

Vervolgproces Na een positief besluit zal het voorlopig ontwerp verder uitgewerkt worden naar een definitief ontwerp. Dit doen we samen met de reeds gecontracteerde architect en adviseurs. Conform de aanbestedingsregels zal de bouwpartner (aannemer voor de realisatie) via een Europese aanbesteding worden gecontracteerd. Op welk moment in het proces (vooraf of na uitwerking definitief ontwerp) is op dit moment van schrijven nog niet besloten. Afwegingen zullen o.a. plaatsvinden op gebied van tijdspad, risicoverdeling, prijszekerheid, integraliteit (circulair)ontwerpproces en de huidige marktomstandigheden. Bij de (Europese) aanbesteding zoeken we een geschikte bouwpartner die innovatief is, betrokkenheid heeft bij de visie van de gemeente en aantoonbaar circulaire en duurzame ervaringen heeft. We streven naar een huisvesting die op het gebied van circulariteit en duurzaamheid toonaangevend is. Ook social return maakt onderdeel uit van de aanbesteding.

Benodigde investering en dekking Het totale investeringsbedrag is geraamd op € 31.750.000 (prijspeil september 2022). Uitgangspunt is een plafondbedrag in de aanbesteding om een hogere investering (dan geraamd) te voorkomen. Het investeringsbedrag is inclusief: a. bodemsanering (€ 1.800.000); b. het reeds beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet (€ 495.000); c. aangekochte woningen op het terrein (€ 737.000); d. onderhoud en andere beheer- en gebruikskosten en minus een restwaarde op het totale complex van € 3 miljoen (TCO); e. prijsindexatie van 19% over 4e kwartaal 2022 tot en met 2025. Op basis van het financiële beleid zijn we uitgegaan van lineaire afschrijving en een omslagrente van 1,49%. Hiermee komen de structurele kapitaallasten van deze investering op € 1.900.000 per jaar. Het gevraagde investeringskrediet van afgerond € 32 miljoen minus kosten bodemsanering (a.) en reeds eerder beschikbaar gestelde middelen (b. en c.) bedraagt € 29 miljoen (prijspeil september 2022). We zien dit als een taakstellend bedrag waarbij in de aanbesteding naast prijs ook getoetst wordt op onze kwaliteit- en duurzaamheidsdoelstellingen Het benodigde investeringskrediet is opgebouwd uit verschillende onderdelen, waarbij de indexering voor de periode 4e kwartaal 2022 t/m 2025 als aparte post is benoemd, zie tabel.

Investering

Jaarlasten

Dekking

€ 22.700.000

€1.075.000

€ 365.000 € 455.000

Indexatie Q4 2022 t/m € 3.800.000 2025 (± 19%) Benodigde € 1.500.000 aanpassingen milieustraat Energieopwekking € 1.950.000 - Nul op de meter (NOM) - Infrastructuur elaadvoorzieningen - Powernest (tbv wagenpark) Exploitatie

€ 195.000

Beschikbare kapitaalslast Doorrekening heffingen 35% Indexering

€ 126.000

Afvalstoffenheffing

€ 126.000

€ 134.000

NOM: verminderde energie-lasten (terugverdientijd < 10 jaar) en afnemende brandstoflasten van het wagenpark

€ 134.000

€ 340.000

Huidige exploitatie Gladheidsbestrijding

€ 29.950.000

€ 1.870.000

€ 113.000 € 24.000 € 1.372.000

Huisvesting buitendienst

TOTAAL

€ 155.000

Dekkingsvoorstel Met een jaarlast van € 1.870.000 kan realisatie en onderhoud van de buitendienst mogelijk worden gemaakt. In dit bedrag is ook de aanpassing van de milieustraat Sneek meegenomen. Er is al een dekking aanwezig van € 1.372.000. Voor het resterende bedrag van € 498.000 stellen we voor dit ten laste te brengen van de extra financiële ruimte van € 1,0 miljoen, opgenomen in Programma Bestuur in de Meerjarenbegroting 2023-2026 (zie blz. 58 van MJP 2023-2026). Toelichting: Huisvesting buitendienst In de begroting is sinds 2019 al een bedrag opgenomen voor dekking van kapitaalslasten van € 365.000. De huisvesting buitendienst is onder meer uitvalsbasis voor afvalinzameling en de centrale locatie voor vele technische en ondersteunende diensten. Waaronder ook de werkplaatsen voor reparatie en onderhoud van het rijdend en werkmaterieel. Een deel van de kosten voor de huisvesting wordt, net zoals nu, toegerekend aan afvalinzameling en rioolbeheer. Indexatie De (bouw)kosten zijn fors hoger geworden. De algemene inflatie van 4 e kwartaal 2022 t/m 2025 is gemiddeld gesteld op 19%. Op onderdelen is de inflatie vele malen hoger. De kosten voor bepaalde materialen zoals staal en hout zijn vanaf 2021 wel met 60% gestegen.

De extra indexatiekosten voor bouw, installaties, aanpassingen milieustraat en duurzame maatregelen zijn voor de periode t/m realisatie (2025) berekend op € 3,8 miljoen. Bij de vaststelling van de programmabegroting voor 2022 en verder heeft de raad extra geld meegenomen om in te spelen op de forse indexatie waar we mee te maken hebben. Vanuit die middelen kan structureel € 155.000 worden ingezet. Benodigde aanpassingen milieustraat De aanpassingen aan milieustraat Sneek moeten binnen het principe van een dekkende afvalstoffenheffing ten laste worden gebracht van de afvalstoffenheffing. De kapitaallasten van de investering in aanpassing zijn € 126.000 per jaar. We stellen voor deze te verwerken in de afvalstoffenheffing vanaf 2023. Het gaat omgerekend om een verhoging van een paar euro per huishouden per jaar, die mogelijk wegvalt in andere variabelen die juist lager worden zoals hogere opbrengst afvalstromen en vrijval kapitaallasten.

Hiermee is de milieustraat voor de komende 15 jaar ook qua onderhoud weer in orde. De toekomstige kosten voor onderhoud en veiligheid in de milieustraat Bolsward zijn niet meer nodig en de noodzakelijke upgrading van Sneek is hiermee gerealiseerd. Ook zonder centrale huisvesting van de buitendienst staan we voor kosten want dat begint met een “leeftijd” van 15 á 16 jaar te komen. De onderhoudskosten voor milieustraat Bolsward komen met dit voorstel te vervallen. Energieopwekking De investering om energiepositief te worden, kan gedekt worden uit verminderde energie- en brandstofkosten. Exploitatie Er is een berekening gemaakt voor de beheer- en gebruikskosten van deze buitendienstlocatie. De berekening laat nu een financieel tekort zien. Dat is ook logisch want voor de huidige gebouwen van de buitendienst zijn geen middelen gereserveerd voor (vervanging)onderhoud en beheerskosten. In het verleden werd groot onderhoud namelijk vanuit incidentele middelen gefinancierd. Vanaf de fusie is een minimum aan onderhoud uitgevoerd, met het oog op de toekomstige centralisatie van de buitendienst. De bestemmingsreserve die bestemd is voor groot onderhoud gebouwen is momenteel niet toereikend voor toekomstig groot onderhoud voor een gebouw als de nieuwe huisvesting buitendienst.

We stellen voor de huidige budgetten voor de bestaande gebouwen over te hevelen naar de nieuw te realiseren locatie in Bolsward en dit aan te vullen tot het benodigde bedrag van € 340.000, inclusief de huursituatie van de nieuwe werklocatie/huisvesting van de gladheidsbestrijding samen met de provincie Fryslân aan de Hichtumerdyk in Bolsward. Bodemsanering De kosten voor de bodemsanering á € 1.800.000 kunnen niet geactiveerd worden en moeten in één keer worden betaald. In de raadsvergadering van 2 februari 2023 zullen wij u voorstellen dit bedrag ten laste van de Algemene Reserve te brengen. Op deze wijze kan de volledige financiële afweging tegelijk plaatsvinden. Er is verkennend en nader bodem- en asbestonderzoek uitgevoerd ter plaatse van de buitendienstlocatie aan de Exmorraweg te Bolsward. Er is tevens een geotechnisch onderzoek uitgevoerd. Er is sprake van bodemverontreiniging maar er zijn geen actuele risico’s (ten aanzien van humaan, ecologie en/of verspreiding). De bodemsanering zal bestaan uit het aanbrengen van een leeflaag. Hierover is met de FUMO overeenstemming bereikt.

Kosten opknappen huidige locaties versus huisvesting in Bolsward Scenario 1: huidige locaties opknappen Investering € 19.000.000

INVESTERING

Eénmalig € 1.350.000

Scenario 4: Huisvesting in Bolsward

Jaarlast/TCO € 900.000

Investering € 22.7000.000

al beschikbaar gesteld

1.232.000

38.000

1.232.000

SALDO

17.768.000

862.000

21.468.000

Benodigde aanpassingen milieustraat Bolsward

425.000

40.000

Sneek

25.000

EXPLOITATIE

1.500.000

425.000

Eénmalig € 1.800.000

Jaarlast/TCO € 1.075.000 38.000

1.650.000

1.037.000

126.000 340.000

DUURZAAMHEID

1.950.000

134.000

1.950.000

134.000

Indexatie t/m 2025 (19%)

3.000.000

200.000

4.000.000

225.000

TOTAAL** 25.725.000 Tabel 2: afweging kosten scenario 1 en 4

1.686.000

32.000.000

1.900.000

*) TCO zijn de total costs of ownership berekend over gemiddeld 50 jaar. **) Totaal is inclusief de éénmalige kosten voor bodemsanering.