Bijlage 9 - Addendum bij samenwerkings- en concessieovereenkomst Sneekweek 2025

Addendum tot vaststelling van de Bijlagen behorende bij de Samenwerkings- en concessieovereenkomst voor het jaar 2025 PARTIJEN: 1.

De publiekrechtelijke rechtspersoon Gemeente Súdwest-Fryslân, gevestigd in Sneek, Marktstraat 15, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer , wethouder, handelend ter uitvoering van het besluit van college van burgemeester en wethouders van .. hierna te noemen de “Gemeente”;

En 2.

De Concessiehouder Sneekweek, gevestigd in Sneek, Zwarteweg 4, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer , voorzitter en de heer penningmeester, hierna aangeduid als “Concessiehouder”

,

elk van deze afzonderlijk ook wel te noemen “Partij” en gezamenlijk “Partijen”; Overwegende dat: ^ Partijen de Samenwerkings- en concessieovereenkomst (hierna: de Overeenkomst) voor de organisatie en exploitatie van de Sneekweek zijn aangegaan; ^

Op grond van artikel 17 lid 4 van de Overeenkomst de Bijlagen 1 tot en met 4 worden voor de komende Sneekweek uiterlijk 31 december van het voorafgaande jaar door Partijen worden vastgesteld en ondertekend;

•

In de stuurgroep overeen is gekomen de Bijlagen 1, 2, en 4 op een later moment vast te stellen en Bijlage 3 (Kader voor de vergunningverlening en handhaving Sneekweek) ook voor het jaar 2025 geen deel uitmaakt van de Overeenkomst;

^

Artikel 14 lid 1 Partijen de mogelijkheid biedt de Overeenkomst te wijzigen of aan te vullen;

Stellen gelet op artikel 17 lid 4 en met toepassing van artikel 14 lid 1 voor 2025 (alleen) de Bijlagen 1, 2 en 4 vast met ingang van de datum dat beide Partijen dit Addendum hebben ondertekend.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt: De Gemeente

29-04-2025 Datum

Handtekening

De Concessiehouder

Datum

Handtekening

Handtekening

Bijlage 1: taakverdeling Concessiehouder - Gemeente Sneekweek 2025 met rood de wijzigingen voor 2025 tov 2024 Uitvoering en productie Sneekweek Projectplan opstellen Begroting opstellen en verantwoordelijk voor budget/financieel beheer Contracten opstellen en afsluiten met horecaondernemers die deelnemen aan de projectgroep (onder welke voorwaarden doe je mee) Voorlichting verzorgen aan niet aangesloten horeca en informeren MKB over omvang en aard van evenement. Overleg met en afspraken maken met de horeca ondernemers die tijdens de Sneekweek een terras en/of bar willen exploiteren dan wel andere activiteiten willen organiseren Opstellen draaiboeken Vergunningaanvraag opstellen en indienen Veiligheidsplan opstellen Verlichtingsplan opstellen Cameraplan opstellen Bevoegdheid plaatsen camera's Stroomplan opstellen EHBO plan opstellen en ambulancezorg (Zorgplan) Inzet ambulance Z ambubikers Communicatiemiddelen (Verbindingsplan opstellen, portofoons, Rode kruis, etc) Programma (Line-up/programma opstellen) Beveiliging en verkeersregelaars Certificaten en bouwboeken podia aanleveren Certificaten en bouwboeken speciale constructies aanleveren Aanvraag ontheffing artikel 35 indienen Opstellen marketingplan en communicatieplan Uitvoering geven aan alle plannen Materieel (Contracteren leveranciers) Aanvragen subsidies (in geval van een Concessiehouder ook fondsen) en werven sponsoren,

opstellen sponsorcontracten Opbouwen festivalterrein conform inrichtingstekening en draaiboeken Treffen (verkeers)maatregelen voor opbouw festivalterrein Op en afbouwen festivalterrein conform draaiboeken Sanitair (WC's en toiletgebouwen) Aansturen festival (producenten podia en pleinen, communicatie, beveiliging, EHBO en facilitair) en zitting nemen in het veiligheidsteam Afhandelen klachten mbt het festival en die betrekking hebben op bovenstaande verantwoordelijkheden Verzorgen huisvesting voor de Concessiehouder (jaarrond een werkplek) Verzorgen huisvesting tijdens evenement Verzorgen inhuur, directeur Concessiehouder Sneekweek, projectleider, uitvoerend producent en ondersteuning Productie Sneekweekkermis Evalueren afgelopen kermis met kermisbonden, meenemen in pachtvoorwaarden, leveranciers, veiligheidsdiensten, omgeving, klachten etc.

Eigenaar in 2025 Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder

Concessiehouder Concessiehouder

Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder nvt Gemeente Gemeente Concessiehouder Concessiehouder Gemeente Gemeente Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Gemeente Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder

Concessiehouder Concessiehouder Gemeente Concessiehouder

Concessiehouder

Opstellen pachtvoorwaarden, formulieren, advertentie, verpachtingdatum Aanbesteden onderhands van exploitanten Begroting vaststellen na verpachting Advertentie kermis opmaken en delen op webpagina en social media Post verwerking inschrijvingen Inschrijvingen verwerken en rekeningen opmaken Opmaken pachtovereenkomst (gunning) en innen gelden Overleggen ivm veiligheid Gemeente en hulpdiensten Afwijzingen en gunningen versturen Uitzetten kermis met landmeetkundige (GPS) dienst Afstemmen en coördineren beveiliging en verkeersregelaars Draaien piket rooster Ontvangen Gemeentebestuurders prijsuitreiking Initiëren kermisacties als prikkelarm, minder validen en verkiezing Afbouw en opleveren locatie Klachten behandelen en afhandelen Leveranciers contracteren (autocad)tekening (inrichting, verlichting, afval, hekken, stroom, beveiliging, grid) opstellen obv plannen Concessiehouder Evalueren met kermisbonden, leveranciers, veiligheidsdiensten, omgeving, Gemeente etc.

Inrichten locatie voor salon- en pakwagens, besluitvorming (terrein beschikbaar stellen en inrichting doorbelasten) Organisatie Sneekweekkermis tbv vergunningaanvraag Opstellen draaiboeken Vergunningaanvraag opstellen en indienen Veiligheidsplan opstellen Verkeersregelaars Cameraplan opstellen Bevoegdheid plaatsen camera’s Inkoop stroom Z stroomplan opstellen tbv Martiniplein EHBO plan (zorgplan) opstellen Verbindingsplan porto’s opstellen Line up/programma opstellen Uitvoering geven aan alle plannen Certificaten en bouwboeken speciale constructies aanleveren Promotie ism Dhr. Blok en Dhr. Gorter Contributies kermisbonden Veiligheid (inhuur beveiliging en producent) Inrichting kermisterrein (incl. hekken) (autocad)tekening (inrichting, verlichting, afval, hekken, stroom, beveiliging, grid) opstellen obv plannen Concessiehouder

Taken Gemeente Súdwest-Fryslân Concessiegever, opstellen concessievoorwaarden (en deze toetsen) In behandeling nemen vergunningaanvraag, toetsen en bij akkoord verlenen Overleg met de veiligheidsdiensten over de aanvraag Voorzitten veiligheidsteam (OOV)

Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder

Concessiehouder

Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Gemeente Gemeente Concessiehouder Concessiehouder Gemeente Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder Concessiehouder

Gemeente Gemeente Concessiehouder Z Gemeente Gemeente

Bestuurscommunicatie, adviseur verkeer en medewerkers openbare werken bereikbaar gedurende het evenement Inrichten en treffen facilitaire maatregelen voor veiligheidsteam Toezicht en handhaving Handhaven op andere activiteiten die het evenement hinderen Behandelen bezwaar en beroep Mobiliteitsplan opstellen (op basis van verkeersplan organisator) en communiceren

Facilitair Plaatsen verwijzingsborden op en rondom het evenemententerrein (gele exit borden) Weghalen en terugplaatsen straatmeubilair Treffen verkeersmaatregelen nav ingediende vergunningsaanvraag (ook Grootzand) Indien van toepassing additionele veiligheidsmaatregelen (wegblokkades) Beschikbaar stellen stroomkasten en watertappunten (voor zover aanwezig) Verzorgen taxistandplaats Communicatie algehele bereikbaarheid van de stad Draaiboek Gemeentetaken opstellen en hier uitvoering aangeven Afvalinzameling en reiniging openbaar gebied (autocad)tekening (inrichting, verlichting, afval, hekken, stroom, beveiliging, grid) opstellen

Overige diensten Contract met weerbureau en dit monitoren gedurende het evenement Huisvestingskosten tijdens evenement voor VT Financiële administratie Afstemmen met bestuurssecretariaat bezoek wethouder Z burgemeester

Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente

Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Gemeente Concessiehouder Gemeente Gemeente Gemeente Concessiehouder

Concessiehouder Gemeente Concessiehouder Concessiehouder

Bijlage 2 Het Vlekkenplan 2025

Legende A: Vlootschouw I Grachtenconcert B: Sneekweek Kermis C: Podium locatie Koperen Kees D: Podium locatie Prins Hendrikkade Fokk’s E: Locatie Wijde Noorderhorne Iverkoop food en beverage F: Podium Marktstraat (Markt23IIris PubIProeflokaal en Onder de Linden) G: Podium Kleine Kerkstraat H: Podium Schaapmarktplein (De WalrusILe Provence) I: Podium locatie ‘t Ouwe Vat J: Podium locatie De Kroon K: Podium locatie Lokaal 55 L: Beachvolleybal Toernooi

Bijlage 4: financiële afspraken Artikel 1 Organisatie- en exploitatievergoeding 1. De Concessiehouder (Stichting Sneekweek) ontvangt van de gemeente een totale vergoeding van 6250.000,00 exclusief 2^ BTW voor de organisatie en exploitatie van de in Bijlage 1 (taakverdeling) aan de Concessiehouder opgedragen taken. 2. De Concessiehouder stuurt hiervoor een factuur naar de gemeente. 3. De gemeente is verplicht binnen veertien dagen na verzenddatum van de factuur de vergoeding ineens aan de Concessiehouder over te maken. Artikel 2 Financiële verantwoording door de Concessiehouder De Concessiehouder legt verantwoording af over de besteding van de organisatie- en exploitatievergoeding. Dit gebeurt door aan de gemeente voor 1 juni 2026 een overzicht van de inkomsten en uitgaven (jaarrekening en controleverklaring) te overleggen. Artikel 3 Financiering dagprogramma 1. De organisatie- en exploitatievergoeding wordt door de Concessiehouder niet aangewend voor de realisatie en uitvoering van het dag- en avondprogramma.