Bijlage 8 - Meerjarenplan Stichting Sneekweek DEF
Tekst van het document
Meerjarenplan Sneekweek
8 maart 2024
1
Inhoudsopgave 1.
INLEIDING.....................................................................................................................................................................................................1
2.
ANALYSE MACRO OMGEVING........................................................................................................................................................2
3.
ANALYSE MESO OMGEVING............................................................................................................................................................3
4.
ANALYSE MICRO OMGEVING.......................................................................................................................................................... 3
5.
ORGANISATIE STRATEGIE................................................................................................................................................................ 4
6.
ORGANISATIESTRUCTUUR...............................................................................................................................................................5
6.1 Raad van toezicht.................................................................................................................................... 5 6.2 Raad van advies........................................................................................................................................6 6.3 Directeur-bestuurder............................................................................................................................. 6 6.3 Hoofd productie......................................................................................................................................6 6.4 Producent................................................................................................................................................6 6.5 Medewerker management support..........................................................................................................7 6.6 Communicatiespecialist........................................................................................................................... 7 7.
DOELSTELLINGEN.................................................................................................................................................................................. 7
7.1 Uitgangspunten.......................................................................................................................................7 7.2 Doelstellingen 2024................................................................................................................................ 8 7.3 Doelstellingen 2025.............................................................................................................................. 10 7.4 Doelstellingen 2026.............................................................................................................................. 11 7.5 Doelstellingen 2027.............................................................................................................................. 12 7.6 Doorkijk na 2027.................................................................................................................................... 13 8.
BEGROTING............................................................................................................................................................................................... 14
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
1. Inleiding Tot en met 2022 heeft de gemeente Súdwest Fryslân zelf de regie gehad over de vergunningaanvragen voor en de uitvoering van de Sneekweek. In 2022 hebben de ambitiepartners de stichting Sneekweek opgericht om dit proces te stroomlijnen en buiten de gemeente te plaatsen. De gemeente Súdwest Fryslân heeft een concessieovereenkomst met de stichting Sneekweek. Zo kan de gemeente Súdwest Fryslân optreden als vergunningverlener in plaats van organisator. De stichting Sneekweek is de enige die tijdens de Sneekweek een vergunning kan aanvragen voor activiteiten tijdens de Sneekweek. De stichting organiseert de Sneekweek in samenwerking met verschillende ondernemers. Samen met deze organisatoren en de initiatiefnemers bouwt de stichting Sneekweek aan een sterk fundament voor een gezonde en moderne Sneekweek voor zeilers, bewoners, bedrijven en bezoekers. Vanuit een gezamenlijk ambitieplan is dit strategische meerjarenplan opgesteld dat richting moet geven aan de doorontwikkeling van de Sneekweek.
De initiatiefnemers stellen dat: ^ de Gemeente de organisatie en exploitatie van de Sneekweek in de vorm van een concessie uithanden wenst te geven aan de Stichting Sneekweek; ^ de organiserende partijen onder één paraplu willen samenwerken om het evenement toekomstbestendig te maken; ^ partijen, om de continuïteit te borgen, een meerjarige Samenwerkings- en concessieovereenkomst aangaan, waarin partijen hun intenties en ambities die verband houden met het voortbestaan van dit jaarlijkse evenement en de daaruit voortvloeiende onderlinge (rechts)verhoudingen met elkaar willen vastleggen; ^ het de ambitie van partijen is om, op het fundament uit het verleden, gezamenlijk verder te bouwen aan een gezonde en moderne Sneekweek voor inwoners, bedrijven en bezoekers; ^ de Sneekweek een A-merk is met landelijke uitstraling. De zeilwedstrijden en de (muziek) evenementen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en trekken jaarlijks veel bezoekers uit binnenen buitenland. De Sneekweek genereert veel media-aandacht en draagt bij aan een aantrekkelijk imago van de stad Sneek; ^ de Concessiehouder de continuering van de Sneekweek, in kwaliteit en omvang, maar ook door middel van ontwikkeling van nieuwe ideeën en activiteiten, als zijn hoogste doel stelt.
Het streven daarbij is om door middel van een gevarieerde programmering in muziek, theater en beleving, maar ook door middel van de positionering op een aantal geselecteerde domeinen, zoals duurzaamheid en veiligheid, voor alle doelgroepen een - in hoofdzaak gratis - toegankelijk publieksevenement te blijven realiseren. Voorts in aanmerking genomen dat: • partijen willen samenwerken om het evenement toekomstbestendig te maken, om daarmee zoveel mogelijk invulling te geven aan de uitgangspunten zoals verwoord in het eerder opgestelde ambitiedocument; • om de Sneekweek vnieuwe stijl' naar een hoger niveau te tillen, samenwerking van groot belang is. Deze samenwerking wordt geborgd in de Stichting Sneekweek, waarbij een belangrijke rol van de Concessiehouder ligt in het verbinden van alle betrokken partijen met als resultaat de uitvoering van het gedragen plan voor een toekomstbestendige Sneekweek; • gedurende de duur van de Samenwerkings- en concessieovereenkomst blijven de Gemeente en de Concessiehouder nauw verbonden.
Partijen realiseren zich dat sprake is van een groeimodel, waarin beide partijen zullen moeten wennen aan en groeien in hun rol; • de Concessiehouder bij aanvang van de Samenwerkings- en concessieovereenkomst niet over de benodigde financiële middelen en organisatie beschikt om de Sneekweek zelfstandig te organiseren; • het gelet op voorgaande vier overwegingen wenselijk is afspraken te maken over de onderlinge samenwerking tussen partijen en de ondersteuning van de Concessiehouder door de gemeente om het groeimodel binnen de initiële looptijd van de Samenwerkings- en concessieovereenkomst te realiseren.
1 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01 Nu, na de eerste twee edities van de Sneekweek georganiseerd door de stichting Sneekweek, is duidelijkheid ontstaan hoe de uitgangspunten van het ambitiedocument en de strategische visie de komende jaren verder uitgewerkt kunnen worden. In dit meerjarenplan zijn kansen, uitdagingen, acties en begroting nader uitgewerkt.
4^-Ą
SNEEK
2. Analyse macro omgeving Demografische factoren
Economische factoren
Sociaal maatschappelijke factoren
Technologische factoren
Ecologische factoren
Politiek-juridische factoren
Vergrijzing van de bevolking. Lichte groei van aantal inwoners van SWF. Groeiende diversiteit. Groei aan vluchtelingen en immigranten. De economische groei is van 4,2 0á in 2022 naar 0,8 0á in 2023 gegaan. De verwachting is dat deze weer ligt stijgt naar 1,3 in 2024. Nederland heeft nog steeds te kampen met een hoge inflatie. Grotere economische verschillen in de samenleving. Mensen maken keuzes in vrijetijdsbesteding waar ze hun geld aan uitgeven. Leegstand in de binnenstad wordt meer en meer opgevuld door wonen en horeca ^ door bewoning van de binnenstad verandert de demensie van het centrum van Sneek en moet er gewerkt worden aan draagvlak. T.a.v. horeca bedrijven in het centrum ^ draagkracht van de horeca ondernemers gaat naar beneden. Festivals en evenementen dragen bij aan het welbevinden van mensen. Er vindt een ontwikkeling plaats in het gebruik van genotsmiddelen onder jongeren (van roken, alcohol en jointjes ^ vapen, sterke drank xtc, harddrugs en lachgas en de ontwikkeling is nog steeds gaande). Ongezond eten wordt minder geaccepteerd en wordt gezien als slecht. Alcohol is het nieuwe roken ^ er wordt anders omgegaan met alcohol, meer 0.0 bijvoorbeeld. Roken wordt ook in de openbare ruimte niet overal meer toegestaan. Het binnenlandse toerisme is als gevolg van de pandemie gestegen.
Het buitenlandse toerisme is gedaald, maar daar zit inmiddels weer een stijgende lijn in. Mensen willen Z zoeken steeds nieuwe vormen van beleving, ze willen verrast worden. Polarisatie (meningsverschillen worden groter). Gevoel van eenzaamheid en depressie is (zeker na Corona) vergroot. Inclusie en participatie van alle doelgroepen. De voertaal in openbare gelegenheden wordt meer en meer Engels door de komst van meer vluchtelingen en immigranten. Technologische ontwikkelingen gaan nog steeds heel snel. Ontwikkeling Kunstmatige Intelligentie. De wijze waarop gecommuniceerd wordt en de communicatiekanalen die daarvoor gebruikt worden, veranderen in snel tempo. De content wordt meer en meer door gebruiker bepaald en kan soms misleidend zijn (er wordt een eigen waarheid gecreëerd door het manipuleren van beelden). Ook vermaak/beleving is aan snelle technologische veranderingen onderhevig (VR, E-sport etc.). Stikstofuitstoot moet verminderen. Eten en drinken moet ook steeds duurzamer (o.a. verminderen vleesindustrie). Recycling van plastic en afval is de komende jaren een enorme opgave. In 2024 moeten evenementen 751^ van al het afval terugbrengen naar de fabriek om te recyclen. Afvalstromen moeten verminderd worden en afval gescheiden. Zoveel mogelijk elektrisch. 2023 hebben er landelijke verkiezingen plaatsgevonden.
Verandering van politiek landschap; PVV wil bijdrage kunst en cultuur laten vervallen. Subsidies vaak afhankelijk van politieke stemming en druk als gevolg van bovenstaande factoren. Festivals en evenementen worden vaker aangeklaagd voor geluidsoverlast (zowel decibel als tijdstip). De rechtelijke uitspraken kunnen worden gezien als een precedent. Aangescherpte wetgeving m.b.t. stikstofuitstoot.
2 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarte weg 4a 8603 AASneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
SNEEK 3. Analyse meso omgeving
Potentiële toetreders
Afnemers
Voor andere organisatoren is er geen kans om de Sneekweek of andere activiteiten indie periode in Sneek te organiseren. Regionale groei van activiteiten door anderen is wel mogelijk.
Houding publiek in de aanloop naar het festival erg belangrijk voor de sfeer en de drukte Afnemer bepaalt content op internet en bepaalt mede de vermarkting van het festival. Afnemer kan zelf eten en drinken meenemen naar het festival (en koopt dit dan dus niet bij de horeca).
Concurrentiekracht * Voor andere organisatoren is er geen kans om de Sneekweek of andere activiteiten in die periode in Sneekte organiseren. * Regionale groei van activiteiten door andere is wel mogelijk. Leveranciers Substituten
Er bestaat de mogelijkheid voor omliggende dorpen/steden om zelf activiteiten te organiseren. Horizontoer, waddeneilanden (cultuur en muziek) Andere evenementen in dezelfde periode in Nederland.
Er is nog steeds sprake van prijsverhogingen. I.v.m. grote uitvraag van materialen voor andere evenementen in zelfde periode zijn sommige materialen of mensen niet of slecht beschikbaar in deze periode. Er wordt met zoveel mogelijk regionale leveranciers gewerkt, waardoor gewenste kwaliteit niet altijd haalbaar is, regionale draagvlak voor de Sneekweek wordt hiermee wel vergroot. Draagkracht ligt bij een beperkt aantal horecazaken in Sneek, programma afhankelijk van deze partijen. Onderwijs wil wel leveren, maar door vakanties geen studenten beschikbaar.
4. Analyse micro omgeving Middels een SWOT-analyse wordt de micro omgeving van de Sneekweek in kaart gebracht. De sterktes, zwaktes en kansen en bedreigingen van de Sneekweek zijn verwoord in onderstaand schema. Unieke en onderscheidende koppeling met SKS. Kleine organisatie, korte lijnen. Communicatie vanaf 2024 in eigen hand, waardoor juiste doelgroepen (beter) benaderd kunnen worden, community gebouwd kan worden (toekomstbestendig) en er sponsoren een platvorm hebben. Ervaren in het concept (met ondernemers samen het festival bouwen). Relatief hoog percentage terugkerende bezoekers. Binding van zowel bezoekers als andere stakeholders. Jarenlange traditie. Goede verstandhouding/relatie met KWS. Partijen verbinden en mee samenwerken.
Kleine organisatie, kwetsbaar. Beperkt aantal horeca ondernemers dat kan/wil investeren in programma dan wel over organisatiekracht beschikt. Verbinding met bewoners. Verbinding met detailhandel. Verbinding met cultuur instanties. Kennis hoe we met álle doelgroepen op de juiste manier communiceren. Sponsorfinding. Dag programmering is een hoge kostenpost. Onvoldoende kennis van de verdienmodellen van de (horeca) ondernemers.
3 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01 ^
• ^ ^ ^ ^
^ ^ Kansen ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^
Variatie in het programma. Sturen van het publiek. Analyseren van de veiligheid en ons handelen. Sfeer en beleving tijdens het evenement. Brede doelgroep bezoekers. Vanaf 2022 een stichting (aanspreekbaar, mogelijkheid tot het aantrekken van fondsen, politieke verbintenis). Bewezen concept. Aantal ondernemers hebben hoge draagkracht ^ maakt goede keuzes in het programma. Onderscheidend ten opzichte van andere festivals door koppeling watersport. Onderdelen programmeren waarin een wederkerigheid kan zitten met KWS. Cultuur toevoegen aan programma, sterk randprogramma. Verspreiding van activiteiten over 7 dagen mogelijk (thema dagen). Meer bezoekers aantrekken in luwe dagen van de week. Toeristen naar het festival krijgen middels dag programmering. Gebruik van technologische ontwikkelingen t.b.v. het vermaak (3D, gaming, sport etc.) Iets terug doen voor de maatschappij. Verminderen van afvalstromen Z plastic beker. Sneekweek sterk merk, interessant voor (potentiële) sponsoren, (potentiële) volgers en bezoekers. In augustus zijn veel toeristen aanwezig in Friesland.
^
^ ^
^
Het festivalgebied is een openbaar centrum ^ stedelijke beperkingen, niet het festival kunnen afsluiten (toegangscontrole). Vertellen wat we goed doen en waar we goed in zijn Z delen van successen. Activiteiten voor 12 - 16 jarigen is een hoge kostenpost. Relatie met de veiligheidsdiensten Z grote tijdsbesteding.
Bedreigingen ^ Onzekere subsidiestromen (provincie, ondernemersfonds). ^ Onvoldoende sponsoren om wegvallende subsidie te kunnen opvangen. ^ Draagkracht is beperkt tot slechts een aantal horeca ondernemers. ^ Onvoldoende draagvlak bij niet organiserende (horeca) ondernemers. ^ Onvoldoende landelijke positieve pers aandacht. ^ Politieke druk van bepaalde partijen. ^ Veel evenementen in SWF rondom dezelfde periode. ^ - Afnemend draagvlak omwonenden, 7 dagen geluid tot 1.00 uur.
5. Organisatie strategie Significante waarden
De Stichting Sneekweek zorgt voor verbinding en samenwerking met (lokale) stakeholders en organiseert de Sneekweek met energie en ambitie met aandacht voor traditie en duurzaamheid. Significatie waarden: ^ ^ ^ ^ ^ •
Strategie
verbinding samenwerken energiek ambitieus traditioneel duurzaamheid
Missie: Stichting Sneekweek creëert met feestelijke activiteiten rondom het grootste binnenwater zeilevenement van Nederland een unieke totaalbeleving voor inwoners, toeristen en watersportfans. Visie: Een toonaangevend festival met een duidelijke identiteit, frisse uitstraling, kwalitatief sterke nautische activiteiten, livemuziek, culturele- en sportactiviteiten voor een brede doelgroep. Strategie: De continuering en toekomstbestendig maken van de Sneekweek, in kwaliteit en omvang, maar ook door ontwikkeling van nieuwe ideeën en activiteiten, is het belangrijkste doel. Sterke verbinding tussen het zeilevenement en de festiviteiten in de stad en samenhang in programmering door een versterking van de samenwerking tussen Stichting Sneekweek, KWS, ondernemers en de gemeente SWF. Verbreding van de doelgroepen. Creëren van een evenement met een frisse uitstraling waar iedereen zich thuis voelt. De komende jaren moet vooral de jeugd een belangrijke plaats gaan innemen, zowel op sportief als muzikaal gebied. Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
4
SNEEK
Zwarte weg 4a 8603 AASneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
Ontwikkelen van een gezonde en moderne Sneekweek. Overlast voor inwoners beperken en de veiligheid van bezoekers waarborgen. De Sneekweek heeft een zeer sterke relatie met de watersport en dit vertaalt zich in de programmering van de Sneekweek. Het sterke merk 'Sneekweek' nog meer inzetten voor sponsoring. De Sneekweek draagt bij aan een grotere economische, maatschappelijk en sociale spin-off voor Sneek en de regio. De Sneekweek wordt zo duurzaam moqelijk georganiseerd. De stichting Sneekweek wordt aangestuurd door een directeur-bestuurder. De directeur bestuurder is beslissingsbevoegd en legt (financiële) verantwoording af aan het bestuur. De directeur-bestuurder huurt een aantal professionals voor de uitvoerende productie, de communicatie en voor de administratieve taken. Met alle betrokken partijen worden overeenkomsten gesloten over de te leveren diensten. In contracten worden de afspraken, verwachtingen, werkwijze en resultaten vastgelegd. Periodiek zijn er overleggen. De ingehuurde professionals zijn flexibel, zowel in werkhouding als in uren. Ze kunnen schakelen tussen verschillende niveaus van werkzaamheden en mensen. Ze worden ingezet op hun interessegebieden en professie, waardoor een ieder vanuit zijn/haar kracht en gemotiveerd werkt. Er bestaat een mate van uitwisselbaarheid tussen de verschillende professionals waardoor continuïteit gegarandeerd is.
Er wordt transparant gewerkt. Gebruik gemaakt van ieders professie. Draagvlak gecreëerd bij alle betrokkenen. Het management is daarnaast besluitvaardig, slagvaardig en resultaatgericht. Verantwoordelijkheden worden gedelegeerd naar de ingehuurde professionals. De stichting Sneekweek isflexibel, creatief, energiek, ambitieus en vernieuwend. Erwordt buiten kaders gedacht en nieuwe concepten en ideeën worden uitgewerkt. De stichting Sneekweek kent haar eigen kracht en weet voor welke werkzaamheden expertise ingehuurd moet worden en maakt hiermee ook duidelijke afspraken. Ze is sterk in het creëren van draagvlak bij alle stakeholders.
Structuur
Systemen Staff
Stijl van management
Sleutelvaardigheden
6. Organisatiestructuur Bij de oprichting van de stichting Sneekweek is gekozen voor een bestuursmodel waarbij de bestuursleden actief inrichting en leiding hebben gegeven aan het organiseren van de Sneekweek. Op weg naar de derde editie bestaat er de wens om de organisatie van de stichting te delegeren en over te gaan naar een 'raad van toezicht modeľ. Dit heeft alles te maken met de omvang van de werkzaamheden en de verantwoordelijkheden die komen kijken bij een bedrijf als de stichting Sneekweek. De komende járen wordt gewerkt vanuit de volgende organisatie structuur:
Directeur bestuurder
Raad van toezicht
Radviěsn
ļ [werkgroepen
r Hoofd productie
1 Management support
Communicatie
L Producen(ten)
6.1 Raad van toezicht De raad van toezicht wordt aangesteld door de raad van toezicht zelf. De raad van toezicht houdt toezicht op de doelrealisatie en continuïteit van de Stichting Sneekweek. De raad van toezicht bepaalt o.a. de einddoelstelling, stelt statuten vast, legt de verantwoordelijkheden van de directeur-bestuurder vast en stelt 5 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01 deze aan in zijn/haar functie en keurt het beleid goed. Het functioneren van de stichting en van de directeurbestuurder wordt door de raad onafhankelijk en kritisch gevolgd. De raad van toezicht stelt zich proactief op in ondersteuning en advisering van de directeur-bestuurder en bewaakt de naleving van de statuten en van toepassing zijnde overige regelingen. Belangrijk daarbij is de meerjarige concessieovereenkomst die is afgesloten met de gemeente Sudwest Fryslan, waarin de taak- en verantwoordelijkhedenverdeling tussen stichting en gemeente is vastgelegd. Wederzijds vertrouwen en samenwerking zijn daarbij de uitgangspunten. Dat geldt ook voor de betrekkingen tot de initiatiefnemers en de (horeca)ondernemers die inbreng leveren in de organisatie en bekostiging van de Sneekweek. De raad van toezicht is tevens klankbord voor de directeur-bestuurder en denkt mee over de strategische koers van de organisatie. De raad van toezicht richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het belang en de maatschappelijke doelstelling van de stichting en weegt daartoe de behoeften en wensen van belanghebbenden en andere bij de stichting betrokkenen.
De raad van toezicht bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 personen met hun eigen inhoudelijke kennis en in staat om een juist evenwicht te bewaren in betrokkenheid en bestuurlijke afstand.
6.2 Raad van advies De raad van advies bestaat uit vrijwillige functies, die niet bindende adviezen geven aan de stichting Sneekweek. De partners die betrokken zijn geweest bij het opstellen en inrichten van het ambitiedocument hebben zitting in de raad van advies. Het samenstellen van de raad van advies gebeurt op introductie en niet via werving en selectie.
6.3 Directeur-bestuurder De directeur-bestuurder is budgetverantwoordelijk en legt hierover verantwoording af aan de Concessieverlener en de raad van toezicht. De directeur-bestuurder legt daarnaast verantwoording af aan de Concessieverlener over de uitvoering van de concessie. De directeur-bestuurder is beslissingsbevoegd en sluit overeenkomsten en contracten af binnen de begroting. De directeur bestuurder managet de afgesproken kwaliteit, beheert de overeenkomsten en contracten en evalueert deze met de betreffende partijen. De directeur-bestuurder verwerft financiële bronnen (subsidie, fondsen en sponsoren), legt de voorwaarden vast en evalueert de afspraken met de betreffende partijen. De directeur-bestuurder stuurt de ingehuurde professionals aan, stelt werkgroepen samen en zit de werkgroepoverleggen voor. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het relatiebeheer en voor de contacten met de pers. De directeur-bestuurder vraagt een vergunning aan voor de Sneekweek en sluit een verzekering af. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het afstemmen van het veiligheidsplan met de vergunningverlener en voor de uitvoering daarvan.
6.3 Hoofd productie Het hoofd productie levert een inhoudelijke bijdrage aan de planvorming en stelt in samenwerking met de directeur-bestuurder deze plannen op. Het hoofd productie stuurt op de kwaliteit en kwantiteit van de overeengekomen contracten en overeenkomsten. Het hoofd productie is verantwoordelijk voor de uitvoerende productie van de Sneekweek en stuurt de betreffende producenten en leveranciers inhoudelijk aan.
6.4 Producent De producent geeft uitvoering aan het (deel)productieplan Z draaiboek.
6 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
6.5 Medewerker management support De medewerker management support verzorgt de boekhouding, behandelt post, houdt een archief bij, verzorgt overzichten, stelt facturen op, vraagt offertes aan en doet bestellingen aan de hand van die offertes, stelt brieven en overeenkomsten op en voert algemene voorkomende administratieve taken uit.
6.6 Communicatiespecialist De communicatiespecialist stelt een communicatieplan op en in verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan. De communicatiespecialist beheert de website en social mediakanalen, stelt persberichten op en is verantwoordelijk voor een juiste communicatie naar alle stakeholders (subsidiënten, leveranciers, inwoners, bezoekers etc.).
7. Doelstellingen In 2023 hebben de gemeente Súdwest-Fryslân en de stichting Sneekweek een samenwerkings- en concessieovereenkomst ondertekend. Hierin zijn afspraken vastgelegd ten behoeve van de organisatie van de Sneekweek van 2023 t/m 2027. In 2026 worden de overeenkomst en de toekomst van de Sneekweek gezamenlijk geëvalueerd. De uitkomst hiervan kan zijn dat de stichting Sneekweek de organisatie en exploitatie van de Sneekweek na 2027 al dan niet onder gewijzigde voorwaarden voortzet, overdraagt aan een ander of de overeenkomst opzegt (met een opzegtermijn van 9 maanden in rekening houdend). In onderstaande doelstellingen wordt over de periode van 2027 heen gekeken. Een van de belangrijkste redenen voor het oprichten van een stichting is het toekomstbestendig maken van de Sneekweek en te kunnen bouwen aan een gezonde en moderne Sneekweek. Vooruitlopend op de evaluatie in 2026 gaat de stichting ervan uit dat dit alleen mogelijk is wanneer de Sneekweek de komende jaren vanuit een stabiele organisatie wordt georganiseerd en verder ontwikkeld. Veelvuldige verandering van de organisatiestructuur zal niet bijdragen aan eerder genoemde doelstelling en leiden tot onzekerheid en mogelijke breuk van het fundament en de opgebouwde samenwerkingsverbanden.
Daarnaast dragen een stabiele organisatie en sterk merk van de Sneekweek bij aan meer inkomsten doordat bedrijven door vertrouwen eerder over zullen gaan tot sponsoring. Mocht er na 2026 toch voor een andere organisatiestructuur worden gekozen, dan kunnen onderstaande doelstellingen mogelijk bijdragen aan de afspraken die daarover worden vastgelegd.
7.1 Uitgangspunten Bij het opstellen van de doelstellingen voor de komende jaren is uitgegaan van onderstaande uitgangspunten: ^ ^ ^ ^
^ ^
^
^
De Sneekweek heeft een herkenbaar programma met terugkerende thema's (binding) en jaarlijks verrassende programmaonderdelen (vernieuwen). De Sneekweek wordt in 7 dagen door minimaal 250.000 mensen bezocht, waarbij de avonden/nachten niet substantieel gegroeid zijn (gemiddeld 25.000 bezoekers per nacht). De Sneekweek wordt door een brede doelgroep bezocht, wat betekent dat er een evenwichtige verdeling in leeftijdsopbouw is. Gemeente Sudwest Fryslan heeft de beleidskaders voor de Sneekweek aangepast waarbij de stichting Sneekweek de enige vergunninghouder is voor activiteiten in het centrum van Sneek gedurende de Sneekweek. Het programma van de Sneekweek begint dagelijks in de middag en eindigt om 01:00 uur. De horeca op straat sluit dagelijks om 2.00 uur. De stichting Sneekweek is organisator van de kermis, waardoor de kermis meer geïntegreerd is met de activiteiten tijdens het Sneekweek en hierdoor meer samenhang in programma ontstaat (en meer bezoekers). De stichting Sneekweek is initiatiefnemer van de opening van de Sneekweek. Het budget voor het organiseren van de opening is nu belegd bij Sneek Promotion. Sneek Promotion en de Stichting KWS zijn kader stellend betrokken bij het bepalen van de inhoud van de opening. De Sneekweek wordt op donderdag afgesloten met een toonaangevende activiteit.
Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
7
^ ^ ^
^ ^
^
^
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01 De stichting Sneekweek is organisator van de dag programmering gedurende de Sneekweek. Er is een aantrekkelijke programmering die een brede doelgroep aanspreekt, maar ook zorgt voor verbreding van het draagvlak onder inwoners van het centrum. De Sneekweek heeft geen vermeerdering van het aantal incidenten (incidenten waarbij inzet van politie, brandweer of medische diensten noodzakelijk is) en door de bezoeker wordt de sfeer als goed/prettig ervaren. Er worden door bezoekers geen consumpties in glas en blik naar het centrum meegenomen. De activiteiten worden samen met KWS en partners van de Sneekweek georganiseerd, waardoor bezoekers van de Sneekweek het als 1 geheel ervaren en een bezoek brengen aan beide evenementen. De stichting Sneekweek verhoogt de inkomsten door sponsoring. De Sneekweek is een sterk merk met een stabiele organisatie waardoor sponsoren en andere partijen bereid zijn een (financiële) bijdrage te leveren aan onderdelen van het festival. De Sneekweek onderzoekt een aantal (2-5) duurzamere ^oplossingen' voor de Sneekweek en zet deze in.
7.2 Doelstellingen 2024 Onderstaande stakeholder matrix is opgenomen in Jaarplan 2024 (besluitenlijst vergadering 30 nov 2023) Activiteit
Ambitie
Planning
thema
1 2 3
4
5 6
7
8 9
10
11 12
Opstellen vlekkenplan met verschillende muziekstijlen Toevoegen 2 nieuwe watersport activiteiten Verdieping van thematische dag programmering watersport/cultuur/markt&retail/ familie Toevoegen sluiting act (feestelijke afsluiting op donderdag) Uitbreiden binnen locaties na 01.00 uur Uitbreiden City dressing dezelfde 'look å. feel' (vlaggen en banieren op toegangswegen/projectie gebouwen) Verbeteren Closed loop beker systeem (centrale inkoop rPet beker) Reduceren CO2-reductie en geluid aggregaten Samenwerken met onderwijs instanties voor project Waste Battle Verduidelijken en versnellen processen tav draaiboeken voor organisatoren Verbeteren plattegronden auto CAD Aanvragen 1-vergunningaanvraag (planvorming)
Programma Programma/ Imago Programma/ Doelgroepen
Samenwerking met stakeholders
Nov 2023 Z feb 2024 Mrt 2024 Jan Z mei 2024
St. Sneekweek, Horeca en organisatoren St. Sneekweek, KWS, organisatoren St. Sneekweek, horeca, lokale ondernemers, Sneek Promotion
Dec 2023 Z aug 2024
St. Sneekweek, KWS, Sneek Promotion, gemeente SWF
Jan Z aug 2024
Horeca
Imago
April Z juni 2024
St. Sneekweek, Sneek Promotion, gemeente SWF
Duurzaam
Jan Z feb 2024
St. Sneekweek, Horeca, The One Project, gemeente SWF
Duurzaam
Mei Z aug 2024 Jan Z aug 2024
St. Sneekweek, gemeente SWF, horeca, organisatoren St. Sneekweek, onderwijs, gemeente SWF, organisatoren
Organisatie
Dec 2023Z feb 2024
Organisatie
Jan Z mrt 2024
Organisatie
Dec 2023 Z jun 2024
St. Sneekweek, horeca ondernemers, organisatoren, gemeente SWF St. Sneekweek, gemeente SWF, horeca, organisatoren St. Sneekweek, Horeca en organisatoren, gemeente SWF
Programma / Imago Z Doelgroep Doelgroep
Duurzaam
8 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 ________BTW nr 863941333B01 St. Sneekweek, horeca, lokale ondernemers
Verbeteren toiletvoorzieningen (Centrale aansturing /eigenaarschap beleggen beheer toiletten) Voorbereiden transitie naar RvT model Opzetten vrijwilligers pool
Organisatie
Jan / mei 2024
Organisatie
Feb / juli 2024
St. Sneekweek, RvA
Organisatie
Jan / aug 2024
Herijken evenementen,- geluids-, terras beleid (meerjarige concessie ovk) Autovrij maken centrum /optimaliseren crowdmanagement
Organisatie
Jan/ Dec 2024
St. Sneekweek, Sneek Promotion, Verenigingen, bewoners St. Sneekweek, Gemeente SWF, ondernemers
Veiligheid/ locatie
Jan / mei 2024
EHBO verwijzing/uitwerken Veldnorm/Behandelplan Evaluatie in kaart brengen wensen en communiceren taxi standplaatsen Monitoren geluid bij muziekpleinen Optimaliseren stroomvoorzieningen Verbeteren instructies beveiligers (buiten/binnen)
Veiligheid
Feb / mrt 2024 April / mei 2024
23
Verbeteren communicatie tbv veiligheid/crowdmanagement (inzet social media accounts/app)
Veiligheid
Jan / aug 2024
24
Ontplooien nieuwe inkomsten bronnen (sponsoring/subsidies)
Financiën
Dec 2023/ jun 2024
13
14 15
16
17
18 19
20 21 22
Veiligheid
Veiligheid Organisatie Z veiligheid Veiligheid
Juni / aug 2024 Mei / aug 2024 Mrt / mei 2024
St. Sneekweek, horeca, lokale ondernemers, bewoners, gemeente SWF, Veiligheidsdiensten, Arriva St. Sneekweek, gemeente SWF, horeca, veiligheidsdiensten St. Sneekweek, gemeente SWF, horeca, veiligheidsdiensten St. Sneekweek, gemeente SWF, horeca St. Sneekweek, gemeente SWF, horeca, organisatoren St. Sneekweek, gemeente SWF, horeca, organisatoren, beveiligers St. Sneekweek, gemeente SWF, (horeca)ondernemers, organisatoren, bewoners, bezoekers St. Sneekweek, Provincie Fryslan, Lokale Ondernemers, gemeente SWF, Ondernemers Fonds
Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
9
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
7.3 Doelstellingen 2025 1 2
3 4
5
6
7
8
9
10
Activiteit
Ambitie thema
Planning
Samenwerking
Toevoegen van minimaal 3 (water)sportactiviteiten De Sneekweek is door minimaal 30% van de inwoners uit Sneek bezocht (draagvlak). Van de plastic bekers wordt 50^0 gerecycled. De Sneekweek staat in de top 3 van de meest bekende sportevenementen van Nederland. Een The future is water' thema dag is georganiseerd waardoor meer bewustwording is gecreëerd voor het belang van veilige en schoon (vaar)water. De stichting heeft een financieel gezonde en toekomstbestendige exploitatie. De eigen website en communicatiekanalen hebben voor een verhoging van de sponsorinkomsten gezorgd (een platform en zichtbaarheid voor bedrijven). Daarnaast kennen bedrijven de mogelijkheden van merkactivaties en hebben minimaal 2 bedrijven hun merkactivatie ingezet tijdens de Sneekweek. Er zijn landelijk minimaal 2 positieve berichten in de pers verschenen over de Sneekweek (er zijn actief persberichten verstuurd). Visibility en free publicity gedurende het evenement en het jaar rond. Online: website, nieuwsbrieven, sociale media. Offline: trotters, plattegrond en hekbanners, spandoeken. Dit heeft tot doel om het merk “Sneekweek" beter te borgen en toekomstige sponsoren een podium te geven.
Programma
Dec24Zmrt25
Inclusiviteit
Aug 25
St. Sneekweek, KWS, ondernemers, gemeente St. Sneekweek, bewoners, ondernemers
Duurzaamheid
Jan /mrt 25
Imago
Aug 25
St. Sneekweek, horeca, gemeente,ondernemers St. Sneekweek, KWS
Imago en duurzaamheid
Nov 24/ mrt 25
St. Sneekweek, KWS, ondernemers,
Organisatie
Nov 24/nov 25
St. Sneekweek, gemeente, ondernemers, provincie
Organisatie
Nov 24/ nov 25
St. Sneekweek
Organisatie
Jan Z mei 25
St. Sneekweek, ondernemers
Imagoversterking
Aug 25
St. Sneekweek, Sneek Promotion
Imago versterking
Jan/dec 25
St. Sneekweek, Sneek Promotion
10 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
7.4 Doelstellingen 2026 1
2
3
Activiteit
Ambitie thema
Planning
Samenwerking
Er is iedere dag een activiteit georganiseerd voor een breed publiek Nautische thema is de rode draad van vernieuwde activiteiten. Er zijn 3 experimenten die bijdragen aan de verbreding van doelgroepen uitgevoerd en geëvalueerd (heeft de verbreding ook daadwerkelijk plaatsgevonden).
Programma/ doelgroepverbreding
Dec25^ug 26
St. Sneekweek, Ondernemers,
Programma/ imago versterking
Dec25^ug 26
St. Sneekweek
Programma / doelgroepverbreding
Jan /okt 26
St. Sneekweek, KWS, ondernemers
4
Van de plastic bekers wordt 75^0 gerecycled.
Duurzaamheid
Aug 26
St. Sneekweek, (horeca) ondernemers
5
Het economische effect van de Sneekweek is gemeten: de Sneekweek is realistisch, haalbaar en betaalbaar voor alle bezoekers, ondernemers, stichtingen en inwoners van Sneek.
Economische en maatschappelijk effect
Aug / nov 26
St. Sneekweek, bewoners
6
Er zijn meerdere evenementen vop locatie' georganiseerd op de route naar het Starteiland waardoor een betere verbinding is ontstaan tussen het Sneekermeer en de binnenstad.
Programma/ imago versterking
Nov 25/nov 26
St. Sneekweek KWS, gemeente SWF, ondernemers, bewoners
7
Door het in eigen hand hebben van de communicatiekanalen (juiste doelgroepen benaderen, hele jaar rond communiceren, community bouwen) zijn de communicatiekanalen in te zetten t.b.v. de veiligheid en het crowdmanagament.
Organisatie Z imagoversterking
Nov 25/ nov 26
St. Sneekweek, Sneek Promotion
8
De samenwerkings- en concessieovereenkomst is geëvalueerd en de organisatie en exploitatie van de Sneekweek wordt ook na 2027 door stichting Sneekweek voortgezet.
Organisatie
Okt 25 / mei 26
St. Sneekweek, gemeente SWF
11 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
7.5 Doelstellingen 2027 Activiteit
Ambitie thema
Planning
Samenwerking
1
Sneekweek heeft een herkenbare programmering waarbij (water)sport- en culturele activiteiten nauw verbonden zijn.
Programma/ imago versterking
Dec26Zmrt27
St. Sneekweek, KWS, ondernemers,
2
Er is een imago onderzoek gedaan onder bezoekers, waarbij bezoekers hebben aangegeven dat ze de Sneekweek beoordelen als gezond en modern.
Imago versterking/ organisatie/ doelgroepen
Aug 27
St. Sneekweek, bewoners,
3
Er is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om nog verder uit te breiden (in programma en doelgroepen).
Programma/
Jan /mrt 27
St. Sneekweek, ondernemers
4
Er ligt een stevig verbinding met de Fryske folklore.
Programma/ Doelgroepen/ imagoversterking
Aug 27
St. Sneekweek, ondernemers,
12 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
7.6 Doorkijk na 2027 1
2
3
4
5
Activiteit
Ambitie thema
Planning
Samenwerking
Het eerste innovatieve Sneekweek congres voor het maritieme cluster en watermanagement is georganiseerd: The future is water'. Alle afvalstromen worden gerecylcled en de Sneekweek is energie neutraal. Het aantal ondernemers in Sneek is uitgebreid en meer ondernemers dragen bij aan de Sneekweek. Er worden ook buiten het centrum van Sneekweek activiteiten georganiseerd die een link hebben met het programma georganiseerd door de Stichting Sneekweek. Er is een passe-partout beschikbaar waarmee bezoekers de verblijfsduur in Sneek kunnen verlengen.
Programma, imagoversterking
Mrt 27/ aug 28
St. Sneekweek, gemeente, ondernemers, KWS, Watersportverbond
Duurzaamheid
Nov 27/ aug 28
St. Sneekweek, horeca, gemeente
Economische rendement
Nov 27/ aug 29
St. Sneekweek, ondernemers, gemeente
Organisatie
Nov 27 Z aug 29
St. Sneekweek, gemeente
Organisatie
Nov 27/ aug 28
St. Sneekweek
13 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.
Zwarteweg 4a 8603 AA Sneek sneekweek@sneek.nl IBAN NL46 RABO 0190.6740.67 KvK 86356992 BTW nr 863941333B01
4&-Ą
SNEEK
vm1 8. Begroting
In onderstaande begroting wordt ervan uitgegaan dat de concessievergoeding van de gemeente SWF de komende jaren gelijk blijft (uiteraard met indexering). De bijdrage van de provincie zal de komende jaren verminderen. De inkomsten door sponsoring en verpachting stijgen. De stichting Sneekweek werkt aan een financieel meerjarig fundament. Bijdragen van betrokken partijen, waaronder de gemeente SWF blijven noodzakelijk. Naast de concessievergoeding is een structurele bijdrage uit het ondernemersfonds een vereiste. Tevens moeten fondsen (en subsidies met een provinciaal karakter) zorgen voor een verbreding van het dagprogramma. Het uitbouwen van het dagprogramma zorgt voor meer toeristen en binding van nieuwe doelgroepen.
Meerjaren begoting Sneekweek 2025 t/m 2030 Organisatie kosten Stichting Sneekweek Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering, werkorganisatieKantoor, administratie, Vergunning verzekering Kermis beheer,productie, hoofdproducent Marketing en Communicatie Domein, Hosting, Artwork, Advertentie Facilitaire kosten Inrichten evenemententerrein. Crowd safety, Openbare ruimteen extra sanitair Programmering Kermis programma, inrichting, beveiliging, verkeer. Beheer Programma concessie eigenaar circulair Programmering verbreding Sneekweek Nieuwe programmering uitbouwen programma Beurs te water/Afsluiting Sneekweek Sport verbreding Beachvollybal Talenten podium Cultuur Duurzaamheid Opgave/inrichting onvoorzien
Inkomsten/dekking Gemeente SWF Gemeente SWF Ondernemersfond Bewonersoverleg centrum Gemeente SWF Kermis Provincie Sponsoring Doorbelast ekosten Verbreding activitein circulair, Watersport, Sport
Concessievergoeding Aanjaagsubsidie Subsidie VOS opening Vlootschouw Verpachting Subsidie Sponsorwerving Verpachting ondernemers Ontplooing-verbreding exploitatie
2024
2025
2026
2027
2028
2029
2030
190,2
199,7 20,0
209,7 21,0
220,2 22,1
231,2 23,2
242,7 24,3
254,3 25, S
11,2
11,8
12,3
13,0
13,6
14,3
15,3
79,0
83,0 22,5 30,0
87,1 25,1 31,5
91,5 29,0 33,1
96,0 40,5 34,7
100,8 42,5 36,5
105,3 44,5 38,3
X
X
X
X
52,7
55,3
58,3
54,5
40,0 22,6 25,0 7,5 12,1 12,1 486,2
42,0 21,7 26,3 7,9 12,7 12,7 510,0
44,1 20,7 27,6 8,3 13,3 13,3 536,0
46,3 29,0 15,0 8,7
48,6 30,5 15,8 9,1
51,1 32,3 16,5 9,5
590,9
620,3
651,3
250,0
262,5
275,6
289,4
303,9
319,1
X
X
X
X
X
X
40,0
42,0
44,1
46,3
48,6
51,1
40,0 80,0
42,0 84,0
44,1 88,2
46,3 92,6
48,6 97,2
51,1 102,1
24,8 31,4 20,0 486,2
26,0 33,0 21,0 510,5
27,3 34,6 22,1 536,0
28,7 36,3 51,2 590,9
30,1 38,2 53,7 620,3
31,7 40,1 56,3 651,3
7,5 342,4
165,0 85,0 50,0 2,5
10,0 29,9 342,4
14 Toekomstbestendige Sneekweek; Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.