Bijlage 5. Actieve info college aan gemeenteraad (2023)

Ons nummer: O23.001103

*O23.001103*

Informatie raad/mededeling college Onderwerp Commissie Collegebesluit d.d. Portefeuillehouder Team Adviseur

Visiedocument FUMO 2028 Bestjoer en Finânsjes 23 mei 2023 Petra van den Akker Ondersteuning en Advies Ronald Tekstra

Reden informatieverstrekking actieve informatie van het college Collegebesluit Het college van burgemeester en wethouders besluit a) kennis te nemen van het Visiedocument FUMO 2028; b) de FUMO door middel van bijgevoegde brief op de hoogte te brengen van het standpunt van het college; c) de bijgevoegde brief te delen met de overige deelnemers van het AB FUMO; d) de raad actief te informeren. Toelichting/achtergrond Op 12 januari 2023 heeft de FUMO het (niet in het AB FUMO vastgestelde) Visiedocument FUMO 2028 ter informatie toegezonden aan uw college. Het verzoek hierbij was om dit document aan te bieden aan onze gemeenteraad. Deze routing riep bij ons college en bij meerdere deelnemers vragen op. Immers deze Gemeenschappelijke regeling is een zogenaamde collegeregeling. Binnen een dergelijke regeling hebben de gemeenschappelijke colleges van de deelnemers een belangrijke rol in het formuleren van de koers van de FUMO. Op 14 maart 2023 heeft de portefeuillehouder in haar rol als AB lid een aanvullend schrijven van de FUMO ontvangen met hierin het verzoek om de opgedane beelden over het Visiedocument te delen met de FUMO. Dit schrijven was voor het college aanleiding om zich een beeld te vormen welke koers, op dit moment, voor de FUMO passend is. In deze actieve informatie neemt het college uw raad mee in de argumenten die het college heeft betrokken in deze afweging.

Het resultaat van deze afweging heeft het college gedeeld met de FUMO. Omdat het college van mening is dat het komen tot een aangepast toekomstbeeld voor de FUMO moet volgen uit een gezamenlijk proces, heeft het college deze brief ook gedeeld met de overige deelnemers aan de FUMO. Dat dit onderwerp bij meerdere gemeenten speelt, blijkt uit de unaniem aangenomen motie in de gemeenteraad van de gemeente Noardeast-Fryslân. Deze is als bijlage bijgevoegd. Visiedocument FUMO 2028 In de vergadering van het AB FUMO van 27 oktober 2022 stond het Visiedocument FUMO 2028 als beslispunt op de agenda. Tijdens deze vergadering is dit agendapunt aangehouden. Dit mede op initiatief van onze portefeuillehouder. Tijdens deze vergadering hebben ook andere leden van het AB FUMO aangegeven onvoldoende comfort te voelen bij het thans voorliggende document. Uit het verslag van het AB FUMO van 27 oktober 2022 (zie bijlage) is te herleiden dat dit gevoel zat op vier onderdelen, te weten:  Ontwikkelrichting Visiedocument FUMO 2028;  Hoe te komen tot een aangepast visiedocument;  De risico’s voor de bedrijfsvoering van de FUMO;

 Mogelijke doorwerking op de interne organisatie bij de deelnemers. Onderstaand worden deze vier aspecten nader uitgewerkt. Ontwikkelrichting Visiedocument FUMO 2028 In onderstaande tabel is op hoofdlijn een opsomming gemaakt van de gepresteerde richting die in het voorliggende Visiedocument zijn opgenomen. Ter verduidelijking is tevens de huidige insteek weergegeven. Dit om de ontwikkelrichting te duiden: Onderwerp Werkwijze

Huidige insteek Opdracht gestuurde adviesrol

Visie FUMO 2028 Proactief, onafhankelijk en integraal

Werkwijze

Opdracht- of vraag gestuurd

Aanbod gestuurd

Kennisorganisatie/ taakveld

Wettelijke basistaken en externe veiligheid (SWF)

Breder dan basistakenpakket. Voor bestaande en nieuwe maatschappelijke milieuthema’s zoals bodem, geluid, externe veiligheid, duurzaamheid, energie, klimaat, circulaire economie de niet te ontlopen partners. Realiseert daarvoor ook de uitvoering en de handhaving

Insteek

Uitvoeringstaken

Uitvoering en advisering richting beleid

Groeimodel

Basistakenpakket voor het grootste deel van de opdrachtgevers Afgestemd op takenpakket

50% van de opdrachtgevers brengen alle milieutaken in bij de FUMO

Financiën

Verhoging overhead, verlaging productiviteitsnorm en verhogen collectieve uren

Samenvat ziet de FUMO haar rol richting 2028 als een proactieve omgevingsdienst die onafhankelijk en aanbod gestuurd onderwerpen gaat oppakken voor bestaande- en nieuwe maatschappelijke milieuthema’s. Deze milieuthema’s kunnen zich ook buiten het wettelijke basistakenpakket bevinden. Hoe te komen tot een aangepast visiedocument Tijdens de vergadering van het AB FUMO van 27 oktober 2022 hebben de AB leden zich afgevraagd of het AB FUMO, op dat moment in het proces, de juiste plek was om dit document vast te stellen. Immers een visiedocument moet kunnen steunen op een breed (bestuurlijk) draagvlak binnen de deelnemers. Hierbij is het van essentieel belang dat alle actoren hetzelfde beeld hebben bij de impact van de voorgestelde aangepaste visie. Dit brede draagvlak is voor het voorliggende visiedocument zeker gewenst. Immers het voorliggende document geeft ruimte voor een ferme koerswijziging ten opzichte van de huidige koers. Achteraf hierover discussie voeren geeft ongewenste onrust in de samenwerking. Het college wil insteken op een proces met als doel om een breed gedragen beeld te ontwikkelen over de gewenste koers voor de FUMO. Het ontstane beeld en de hierbij behorende uitgangspunten kunnen worden gevat in een visiedocument dat door de colleges van de deelnemers wordt vastgesteld (collegeregeling). Dit document kan vervolgens worden gedeeld met de gemeenteraden.

Indien hierop een breed akkoord (liefst unaniem) is, kan dit document ter besluitvorming richting het AB FUMO.

Binnen dit proces tot afstemming over een nieuwe visie wil het college een aantal thema’s betrekken. Deze thema’s hebben invloed op de FUMO, de deelnemers en op de onderlinge samenwerking: Sturing en grip op de taakuitvoering de FUMO Indien de FUMO de rol krijgt zoals beschreven in de paragraaf ‘Ontwikkelrichting’ moeten we ons realiseren dat de grip en sturing van de deelnemers op de taakuitvoering van de FUMO grotendeels wordt beperkt. Onze rol als opdrachtgever wijzigt dan fundamenteel. Rolopvatting van/over de FUMO en de impact op de eigen interne organisatie Als gevolg van bovenstaande kan het zijn dat wij intern de FUMO gaan positioneren als brede kennis/ontwikkel organisatie voor (alle) taken die spelen op het gebied van de fysieke leefomgeving. Indien dit de keuze wordt moeten de deelnemers intern de discussie opstarten om te beschouwen welke deskundigheidsgebieden - die we op dit moment in eigen huis uitvoeren - gaan onderbrengen bij de FUMO. Immers centraliseren van kennis is dan de norm. Dit zal dan met name gaan over taken welke op dit moment niet onder het basistakenpakket vallen. Financiële gevolgen Meer taken leidt tot meer kosten voor de deelnemers. Hierin spelen twee variabelen een rol, te weten:  Productiviteitsnorm per medewerker Op dit moment zijn de kosten van de deelnemers hoofdzakelijk berekend over de taakuitvoering van het (basis)takenpakket.

Binnen deze berekening is het integrale uurtarief een belangrijke parameter. In dit uurtarief is rekening gehouden met een aantal productieve uren per medewerker en de kosten van de overhead. In de voorliggende visie is aangehaald dat gezien de ambitie het aantal productieve uren zal worden verlaagd en de overhead zal worden verhoogd. Hierdoor wordt het uurtarief voor de uitvoering van basistaken naar boven bijgesteld.  Collectieve uren Collectieve uren zijn uren die worden ingezet voor taken die meerwaarde geven voor alle deelnemers. Dit kan verder reiken dan het wettelijke basistakenpakket. Als voorbeeld: het Milieualarmnummer. De aangepaste visie voorziet in het voorstel om het aantal collectieve uren te verhogen. Indien voor deze constructie wordt gekozen bestaat de mogelijkheid dat inzet wordt gepleegd buiten het basistakenpakket die niet voor alle deelnemers noodzakelijk zijn, maar waar wel alle deelnemers aan meebetalen. De risico’s voor de bedrijfsvoering van de FUMO Tijdens de AB vergadering van 27 oktober 2022 hebben diverse AB leden aangegeven zich zorgen maken of de voorliggende ambitie niet te veel afleiding geeft voor de uitdagingen waar de FUMO op dit moment mee van doen heeft. De denken valt aan:   

Basis op orde; Invoering Omgevingswet; Krapte op de arbeidsmarkt.

Deze zorgen moeten onderdeel uitmaken van de keuze of het nu het juiste moment is om de beoogde ambitie te willen gaan doorvoeren. Basis op orde Diverse deelnemers, waaronder onze gemeente, hebben in de richting van de FUMO aangegeven dat zij vinden dat op dit moment de bedrijfsvoering van de FUMO niet op orde is. Er spelen issues met betrekking tot kwaliteit van werk, regie op processen en lange doorlooptijden. Daarnaast horen wij signalen over een hoge werkdruk, vertrek van ervaren medewerkers en zorgen over de werkcultuur

binnen de FUMO. Bovenstaande werkt door in de taakuitvoering en heeft invloed op de dienstverlening naar onze burgers en bedrijven. In de zijlijn kan dit ook zijn gevolgen hebben op de eigen (bestuurlijke) organisatie vanuit onze rol als bevoegd gezag. Invoering Omgevingswet Op 1 januari 2024 treedt de Omgevingswet in werking. Er wordt gesproken over de grootste stelselwijziging in het werkveld van de fysieke leefomgeving. De FUMO krijgt ook te maken met deze ontwikkeling. Er komt een nieuw wettelijk kader, de procedures worden aangepast en het takenpakket van de FUMO neemt fors toe. Op dit moment loopt een programma voor een zachte landing. Echter de verwachting is dat het enkele jaren gaat duren voordat we kunnen stellen dat we de doorwerking in zijn geheel doorgronden. Deze omzetting zal veel vragen van de FUMO en haar deelnemers. Er zal veel energie noodzakelijk zijn om de opdrachtgevers en de initiatiefnemers tijdig van een kundig antwoord te voorzien. Krapte op de arbeidsmarkt Het is voor de FUMO lastig om vervanging te vinden voor vertrekkende medewerkers. Er worden diverse programma’s opgezet om nieuwe aanwas te vinden. Ondanks deze inspanningen blijft het lastig om aanwas te vinden. Nog lastiger is het om aanwas te vinden welke gelijk productief inzetbaar is op het gewenste kwaliteitsniveau.

Hierdoor komt er verhoogde werkdruk bij de bestaande formatie waarbij knelpunten ontstaan. Mogelijke doorwerking op de interne organisatie bij de deelnemers In de ontwikkelrichting van de FUMO zitten aspecten die overlap kunnen krijgen met onderwerpen die op dit moment binnen de interne organisatie bij de deelnemers worden opgepakt. Voor onze gemeente kan dit betrekking hebben op bestuurlijk actuele thema’s die op dit moment binnen programma’s en/of projecten worden opgepakt (vb. duurzaamheid, energie, klimaat, circulaire economie). Ook kan het betrekking hebben op ontwikkelingen binnen specifieke deskundigheidsgebieden. Onze gemeente heeft bij de fusie bewust voor gekozen om deze deskundigheden in eigen huis uit te voeren (vb. duurzaamheid, bodem en/of geluid). Indien wordt ingestemd met de voorliggende visie kan overlap opstaan in de taakuitvoering van deze deskundigheidsgebieden. Keuze richting inzake samenwerking met de FUMO Gezien de uitdagingen waar we op dit moment samen voor staan vindt ons college een consoliderende insteek een passende koers voor de FUMO en haar deelnemers. Kort omschreven: Een opdracht gestuurde uitvoeringsorganisatie die zich primair richt op de uitvoering van het wettelijke basistakenpakket. Met deze insteek willen wij rust en duidelijkheid genereren waardoor we samen kunnen werken aan de uitdagingen die er nu spelen en die nog op ons afkomen.

Daarnaast geeft deze koers de ruimte om te investeren in een effectieve taakuitvoering en focus op de te behalen beleidsdoelen. Vermeld moet worden dat het college van mening is dat, als de tijd er rijp voor is, er wel de ruimte kan ontstaan om samen met de FUMO en de andere deelnemers te onderzoeken of en op welke wijze verdere samenwerking slim een effectief kan zijn. Het college heeft bij bovenstaand keuze onderstaande weegpunten betrokken:  Wij verwachten voor deze insteek een breed draagvlak bij de deelnemers. Dit brede draagvlak achten wij noodzakelijk voor een goede samenwerking;  Gezien de huidige staat van de bedrijfsvoering van de FUMO, de invoering van de Omgevingswet en de krapte op de arbeidsmarkt acht het college de tijd niet rijp voor de FUMO om invulling te geven aan de geschetste ambitie;  De energie en focus moet worden ingezet op het uitvoeren van het wettelijke basistakenpakket (Basis op orde);

 Binnen onze gemeente is bewust en zorgvuldig gebouwd aan expertise van deskundigheidgebieden binnen de fysieke leefomgeving. Deze keuze draagt substantieel bij aan de professionele advisering aan onze klant en ons bestuur. Deze insteek willen wij behouden;  De huidige taakinvulling van de FUMO is financieel aantrekkelijker voor de deelnemers. Los van bovenstaande heeft het college oog voor andere deelnemers aan de FUMO minder robuust zijn qua omvang. Hierdoor kan het voor deze deelnemers aantrekkelijk zijn om individueel of samen taken of (tijdelijke) opdrachten onder te brengen bij de FUMO. Echter het college ziet dat deze mogelijkheden al aanwezig binnen de huidige GR FUMO. Op basis van een cafetariamodel kunnen de betreffende deelnemers samen een opdracht uitzetten bij de FUMO en gezamenlijk de kosten verdelen. Deze optie geeft meer individuele flexibiliteit dan de route via het verhogen van de collectieve uren. Risico’s: Indien de vaststelling van het visiedocument loopt via het AB FUMO is de stemverhouding vanuit de GR FUMO van toepassing. Hierbij bepaalt een meerderheid van stemmen tot stand gebracht door ten minste zes deelnemers. Het kan dus zijn dat een of meer deelnemers het niet eens zijn met de visie en deze dan toch wordt aangenomen. Wettelijke basis: Gemeenschappelijke regeling FUMO (collegeregeling).

Bijlage(n) 1. Aanbiedingsbrief Kadernota 2024-2028 en Herijkte missie en visie 2. Visiedocument FUMO 2028 3. Brief Proces herijkte missie en visie FUMO 4. Verslag vergadering AB FUMO 27 oktober 2022 5. Uitgaande brief college aan FUMO 6. Motie gemeente Noardeast-Fryslân