Bijlage 3. - Rechtmatigheidsverantwoording in het kort versie 2

Rechtmatigheidsverantwoording Aanleiding Op 27 september 2022 is het wetsvoorstel voor de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. Dit betekent dat met ingang van begrotingsjaar 2023 er een verandering plaatsvindt in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten. De accountant geeft dan niet langer een oordeel over de rechtmatigheid (of de gemeente in lijn met de wet- en regelgeving handelt), maar het college van burgemeester en wethouders (hierna college) zal dit moeten doen. De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid (getrouw/juist beeld van het vermogen en het resultaat) van de jaarrekening van de gemeente. De rechtmatigheidsverantwoording is daarmee een taak van het college geworden en moet opgenomen worden in de jaarrekening. Wat dit voor onze organisatie betekent en wat er nog geregeld moet worden hiervoor, is begin 2021 gedeeld met het college en de raad. Voor de volledigheid zullen we dit hierna nog kort benoemen. Veranderingen De tabel hieronder laat in het kort zien wat er verandert met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Oude situatie Nieuwe situatie Vooraf bepaalt de raad de belangrijkste kaders Vooraf bepaalt de raad de belangrijkste en normen voor de accountantscontrole kaders en normen voor de 1. Rechtmatigheidsverantwoording 2.

Accountantscontrole Het college in zijn geheel is en blijft verantwoordelijk voor het naleven van de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot financiële handelingen. Achteraf rapporteert de accountant over het 1. Achteraf rapporteert het college over de getrouwe beeld en de rechtmatigheid aan de rechtmatigheidsfouten en eventuele raad. Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden onduidelijkheden aan de raad. zijn medebepalend voor de strekking van de 2. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording van het controleverklaring. college bij hun oordeel over de getrouwheid. De raad bespreekt de bevindingen op het gebied 1. De raad bespreekt de bevindingen op het van de rechtmatigheid en het getrouwe beeld gebied van de rechtmatigheid met het college. met de accountant. 2. De raad bespreekt de bevindingen op het gebied van het getrouwe beeld met de accountant. Bij de rechtmatigheidscontrole wordt er tot en met begrotingsjaar 2022 naar de volgende criteria gekeken: Criteria van Omschrijving Toetsingskader rechtmatigheid Begrotingscriterium Financiële handelingen moeten passen - Overschrijding van de binnen het kader van de geautoriseerde begroting begroting. Voorwaardencriterium Nadere eisen die worden gesteld bij de - Subsidievoorwaarden uitvoering van financiële - Aanbesteding beheershandelingen.

- Belastingwetgeving Misbruik en oneigenlijk De interne toetsing op juistheid en - Subsidieregelingen gebruik criterium volledigheid van gegevens die door derden - Kwijtschelding - Uitkering zijn verstrekt bij het gebruik van - Aanbesteding overheidsregelingen (=misbruik) De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik).

Calculatiecriterium Valuteringscriterium

Leveringscriterium Adresseringscriterium

Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriteri um

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

-

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. De persoon of organisatie waar een financiële stroom naartoe is gegaan is juist (rechthebbende) Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

-

-

Legesbedragen Facturen Aangegaan en verantwoording van contracten en verplichtingen. Inkoop van goederen/diensten Betalingsverkeer

Huren en pachten Parkeerbelasting Inkoop van goederen en/of diensten Verstrekken van subsidies

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per begrotingsjaar 2023, zal er door het college alleen nog gekeken worden naar de eerste drie criteria, namelijk: 1. Begrotingscriterium 2. Voorwaardencriterium 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium De overige 5 criteria vallen onder het getrouwe beeld, wat beoordeeld wordt door de accountant. Deze hebben dus geen gevolgen meer voor de rechtmatigheid. De verwachting is dat er voor onze gemeentelijke organisatie organisatorisch en ook inhoudelijk niet heel veel zal veranderen, maar het kan zijn dat een aantal controles op een iets andere manier moeten worden uitgevoerd. Goedkeuringstoleranties Tot en met begrotingsjaar 2022 gelden de volgende toleranties:

Voor een goedkeurende verklaring van de accountant moeten we dus onder de 1% aan fouten blijven en 3% aan onzekerheden. Vanaf begrotingsjaar 2023 is het aan de raad om een goedkeuringstolerantie voor de rechtmatigheid vast te stellen. Deze moet voor fouten en onduidelijkheden gelijk zijn en moet tussen de 0% en 3% liggen. Hoe lager het gekozen percentage ligt, hoe hoger de ambtelijke inspanning zal zijn. In de verordening 213 wordt dan ook voorgesteld om eerst te kiezen voor 3%. Daarnaast zal ook de accountant nog met hun eigen toleranties blijven werken. Deze hebben dan alleen betrekking op de getrouwheid van de jaarstukken. Rol van alle partijen vanaf 2023 De rol van de raad: - De raad is en blijft verantwoordelijk voor het normenkader. Dit wordt alleen straks gesplitst in een normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording en één voor de accountantscontrole. - Er zal vooraf afgestemd moeten worden tussen het college en de raad over de scope van de rechtmatigheidsverantwoording. - Er moet een verantwoordingsgesprek komen tussen het college en de raad over de rechtmatigheid.

-

Op deze manier zou de raad meer in hun toezichthoudende rol kunnen komen. De accountant kan hierbij adviseren.

De rol van het college: - Rechtmatigheid is een verantwoordelijkheid van het gehele college. - Het college moet zelf verantwoording afleggen. - De ambtelijke organisatie moet verantwoording afleggen aan het college. - Het college is cultuurdrager voor de cultuurverandering op het gebied van de rechtmatigheid binnen de gemeente. Rol van de accountant: - Houdt de controlerende rol, maar de scope zal niet meer gericht zijn op de rechtmatigheid, maar alleen nog op getrouwheid. - Het doel is om meer te gaan steunen op de (verbijzonderde) interne controle. - Belangrijkere rol bij de natuurlijke adviesfunctie. De focus zal vooral liggen op hoe de gemeente dit goed kan organiseren. Hoe moet het er vanaf 2023 uit komen te zien In de jaarrekening komt een extra bijlage voor de rechtmatigheidsverantwoording. Er is door de commissie BBV een modeltekst opgesteld die hiervoor gebruikt moet worden. Dit is als het ware een samenvatting van de controle met daarin een verklaring van het college dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen en de daarbij behorende conclusie. Deze bijlage is daarbij ook onderdeel van de controle die de accountant uitvoert op het getrouwe beeld, zij gaan kijken of de informatie opgenomen in deze bijlage een juiste weergave is van de werkelijkheid.

Daarnaast komt er in de paragraaf bedrijfsvoering meer onderbouwing over de uitgevoerde controle. De gevonden fouten en onduidelijkheden worden hierin aangegeven. Hiervoor geldt wel een rapporteringstolerantie van € 150.000. Dit bedrag is ook opgenomen in de controleverordening. Daarnaast informeert het college via deze paragraaf over de genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.