Bijlage 3 - Controleverslag fractievergoedingen 2026 januari tot en met maart d.d 12 juni 2026
Tekst van het document
Controleverslag Fractievergoedingen 2026 Team Concern Control
Proces: Fractievergoedingen 1 januari t/m 31 maart 2026
A. Omschrijving van het proces In de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân’ staan de uitgangspunten met betrekking tot het verstrekken van de fractievergoeding. Iedere fractie heeft recht op een vergoeding voor kosten die zij moeten maken voor de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. In maart 2026 zijn verkiezingen voor de gemeenteraad geweest. Een aantal partijen (fracties) is na de verkiezingen geen onderdeel meer van de gemeenteraad, dat vereist afrekening van de fractievergoedingen. Daarnaast is er sprake van de samenvoeging van een tweetal partijen, waardoor afrekening ook dient plaats te vinden. Daarom is er over boekjaar 2026 sprake van twee controleverslagen. Dit is het eerste verslag en behelst de fracties van PvdA, Nieuw Sociaal, Groen Links en Mooi SWF. Het integrale controleverslag over de fractievergoedingen 2026 wordt zoals gebruikelijk begin 2027 opgeleverd. B. Verantwoordelijke teams - Griffie - Concerncontrol C. Relevante regelgeving De volgende regelgeving is van toepassing: Nr.
Omschrijving verordeningen, raadsbesluiten en wetgeving: 1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân 2 Leidraad besteding fractievergoeding 2023 3 Leidraad besteding fractievergoeding 2025 4 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers 5 Gedragscode integriteit raadsleden 2021 D. Eventuele uitgangspunten bij de verbijzonderde controle Nr. Omschrijving uitgangspunt: 1 E. Relevante wijzigingen Wijzigingen sinds de vorige verbijzonderde interne controle van proces, regelgeving, risico's, betrokken ambtenaren, controlemaatregelen, geautomatiseerde systemen, enzovoort: Nr. Wijziging: 1 Vernieuwde leidraad besteding fractievergoeding (versie 2025) per 17-4-2025 F. Risico's van het proces
1
Controleverslag Fractievergoedingen 2026 Team Concern Control
Nr. 1 2 3 4
Omschrijving van het risico: Onjuiste berekening fractievergoeding Onvolledigheid van de verantwoordingen Onvoldoende grip op het totale proces Onjuiste verantwoordingen
G. Controlemaatregelen en Verbijzonderde interne controle (Vic)
Nr. 1
Dekt af Risico
Omschrijving controleaanpak: De volledigheid en de juistheid van de vergoedingen.
1
Vic -
Gecontroleerd wordt of de juiste vergoedingen (voorschotten) zijn verstrekt; Vastgesteld wordt dat de fracties van de gemeente Súdwest-Fryslân de juiste bijdrage hebben ontvangen. Bevindingen: De berekening van het voorschot is gemaakt in januari van het jaar 2026. Immers moet de vergoeding voor het eind van deze maand verstrekt zijn aan de fractie. Over de periode januari tot en met maart 2026 zag deze verdeling (de bedragen waar de fracties recht op hebben) er als volgt uit: Periode januari t/m maart 2026 Vaste verVergoeding per Aantal Totaal verFractie goeding raadszetel zetels goeding (€1.300 p.j.) (€500 p.j.) PvdA € 325 7 € 125 € 4.800 NS € 325 2 € 125 € 2.300 GrL € 325 2 € 125 € 2.300 Mooi SWF € 325 1 € 125 € 1.800 Totaal € 1.300 12 € 11.200
Totaal jan t/m maart € 1.200 € 575 € 575 € 450 € 2.800
Gecontroleerd is of de bedragen kloppen en zijn overgemaakt. In Key2Finance is gekeken welke bedragen overgemaakt zijn naar de verschillende fracties. Op FCL 67000 ecl 43800 staan de volgende bedragen:
2
✓
Controleverslag Fractievergoedingen 2026 Team Concern Control
Daarmee kan worden vastgesteld dat de bedragen waar de fracties recht op hadden ook daadwerkelijk zijn overgemaakt. Mooi SWF ontbreekt in dit overzicht. Dat is correct, zij hebben afgezien van het ontvangen van een voorschot/bedrag voor fractievergoeding. 2
De verantwoordingen worden gecontroleerd door de Griffie
Vic -
1 t/m 4
Gecontroleerd wordt dat de controle is uitgevoerd; Vastgesteld wordt dat de verantwoording van de fractievergoedingen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de verordening.
Bevindingen Geconstateerd is dat deze controle is uitgevoerd, wij hebben hier kennis van genomen. Geen verdere opmerkingen hierover. De fracties moeten ieder jaar tijdig de verantwoording van de gemaakte kosten in3 dienen. - Gecontroleerd wordt of de gemaakte kosten juist zijn en tijdig zijn ingediend; - Vaststellen dat de verantwoordingen van de fractievergoedingen tijdig zijn ingeVic diend en overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken. Bevindingen
3
✓ 2 t/m 4
Controleverslag Fractievergoedingen 2026 Team Concern Control
Op grond van artikel 6, lid 2 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, dient een fractie die na de verkiezingen ophoudt te bestaan, binnen 6 weken na de verkiezingen een eindverantwoording over dit bedrag te over leggen. Gekeken is of van alle verantwoordingen tijdig zijn ingediend, juist ondertekend en allemaal voorzien van onderliggende stukken. PvdA
Formulier ontvangen op 11 mei 2026. Daarmee was dit te laat ingediend.
✓
Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en een raadslid. Door de PVDA zijn t/m 31 maart 2026 geen kosten opgevoerd. NS
Formulier ontvangen op 30 maart 2026. Dat is tijdig en conform de verordening.
✓
✓
Het formulier is ondertekend door fractievoorzitter en de penningmeester.
Groen Links
Alle bedragen zijn herleidbaar. Ontvangen op 27 april 2026. Dat is tijdig en conform de verordening.
✓
Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn herleidbaar. Mooi SWF
Een mail ontvangen op 27 januari 2026 dat de fractie afziet van het ontvangen van een voorschot, verzonden door de fractievoorzitter.
✓
Formeel is dit te laat aangegeven, maar het voorschot is conform verzoek niet overgemaakt.
4
Zijn de juiste kosten in rekening gebracht.
2 t/m 4
Vic
Beoordelen of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en niet gebruikt is voor overige zaken. Bevindingen In de verordening worden slechts een aantal kostensoorten genoemd die niet ten laste van de fractievergoedingen mogen worden verantwoord. Van de kosten die
4
Controleverslag Fractievergoedingen 2026 Team Concern Control
wel verantwoord mogen worden, meldt de verordening dat de vergoeding door de fracties gebruikt dient te worden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. In het FVO van 17 april 2025 is een vernieuwde leidraad besteding fractievergoedingen vastgesteld. Foutieve kosten Er zijn in de verantwoordingen geen foutieve kosten geconstateerd. Onduidelijkheden Er zijn geen onduidelijkheden geconstateerd.
✓
Conclusie Geen van de gedeclareerde bedragen zijn strijdig met de leidraad besteding fractievergoeding of de “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018”. Deze bedragen zijn gecorrigeerd. De aanlevering van de stukken door de griffie is goed en gestructureerd. 5 Vic
De afrekening van de vergoeding -
2 en 4
Vastgesteld wordt welk bedrag per fractie terugbetaald moet worden via verrekening van de voorschotten.
Bevindingen Naar aanleiding van voorgaande bevindingen en opmerkingen, is de griffie tot de volgende bedragen gekomen: Fractie
Verstrekte Kosten vergoeding
Terug te betalen vergoeding
PvdA
€ 1.200,00
€
0,00
€ 1.200,00
NS
€ 575,00
€ 109,56
€ 465,44
Groen Links
€ 575,00
€ 560,06
€
14,94
Mooi SWF
€
0,00
€ 0,00
€
0,00
€ 2.350,00
€ 669,62
€ 1.680,38
✓
Geen verdere opmerkingen hierover. Conclusie Er zijn geen onrechtmatigheden opgetreden en in algemene zin verloopt het proces inclusief de verantwoording van de fractievergoedingen goed. Voorschot: - De fractievoorzitter van Mooi SWF heeft op 27 januari 2026 schriftelijk aangegeven af te zien van de fractievergoeding over de resterende maanden van het jaar 2026. Op basis van de verordening was dit te laat. Fracties kunnen jaarlijks voor 1 december van jaar x-1 aangeven af te zien van vergoeding of een lagere vergoeding aanvragen voor jaar x. Dit verzoek is vormvrij maar moet schriftelijk worden ingediend en ondertekend worden door ten minste de fractievoorzitter. De te late aanvraag is een administratieve fout, maar leidt niet tot een foutbedrag.
5
Controleverslag Fractievergoedingen 2026 Team Concern Control
Verantwoording: De PvdA heeft de verantwoording 2026 te laat ingestuurd. Weliswaar zijn geen kosten gedeclareerd, maar de uiterste termijn uit de raadsverordening werd overschreden. Dit is een administratieve fout, maar leidt niet tot een foutbedrag. Afrekening: Geen opmerkingen Proces: - De aanlevering van de stukken door de griffie is goed en gestructureerd. De griffie heeft er op haar beurt wel veel werk van om tot een goed en volledig dossier te komen. Er moet veel navraag naar ontbrekende stukken worden gedaan. Aanbevelingen - Aanbevolen wordt om de fracties nogmaals te wijzen op de afgesproken termijnen uit de raadsverordening.
Totaaloverzicht fractievergoedingen t/m 31 maart 2026 ADMINISTRATIEVE FOUTEN ONZEKERHEDEN FOUT/FINANCIËLE ONRECHTMATIGHEID
€0 €0 €0
GECORRIGEERDE FOUTEN
€0
Een administratieve fout raakt niet het getrouwe beeld of de rechtmatigheid.
R.J. Admiraal, concerncontroller 12 juni 2026
6