Bijlage 2 - Raadsvoorstel ‘Instellen rekenkamer en vaststellen Verordening vergoeding leden rekenkamer'

Ons nummer: r11.000169

*r11.000169* Raadsvoorstel gemeente Súdwest Fryslân O.0000001E Commissienr.: 11

Raadsvergadering van Agendapunt Portefeuillehouder Commissie Commissievergadering van

Afdeling Behandelend ambtenaar Telefoonnummer Onderwerp

26 mei 2011 13 Pieter de Vries, voorzitter werkgroep ‘invulling rekenkamerfunctie’ Bestjoer en Finânsjes 12 mei 2011 Bespreekstuk Hamerstuk Griffie J. Posthuma, namens voormelde werkgroep 9418 Instellen rekenkamer en vaststellen Verordening vergoeding leden rekenkamer

Voorstel: Instellen rekenkamer en vaststellen Verordening vergoeding leden rekenkamer Inleiding: De rekenkamer(functie) heeft een belangrijke taak in de ondersteuning van de gemeenteraad. Van de drie taken van de gemeenteraad – de volksvertegenwoordigende, de kaderstellende en de controlerende taak – dient de rekenkamer(functie) als ondersteuning van de laatste twee. De invulling hiervan is een bevoegdheid van de gemeenteraad. In het licht daarvan heeft het presidium de ‘werkgroep invulling rekenkamerfunctie’ in het leven geroepen. Deze heeft zich gebogen over de invulling van de rekenkamerfunctie. Daaruit vloeit dit voorstel voort.

Doel: Voorzien in de wettelijke verplichting een rekenkamer of een rekenkamerfunctie in te richten en middels dit instrument de kaderstellende en controlerende rol van de raad te versterken.

Argumenten: Rekenkamer of rekenkamercommissie De Gemeentewet bepaalt dat de raad moet kiezen tussen een rekenkamer, ingericht volgens wettelijk vastgelegd model, of een rekenkamercommissie waarbij de raad meer zelf invulling geeft aan de uitvoering van de taak. De belangrijkste verschillen staan in het onderstaande schema:

Wettelijk voorgeschreven

Rekenkamer

Rekenkamercommissie

Taken

Doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid onderzoeken

Gelijk aan de rekenkamer

Bevoegdheden

Informatie binnen gemeente: - documenten - inlichtingen Derden: - documenten

Vrij, regelen in verordening

Rapportage verplichtingen

- rapportage bevindingen vastleggen - wederhoor - jaarverslag opstellen

Gelijk aan de rekenkamer

Samenstelling

Eenhoofdig of collegiaal

Vrij, regelen in verordening

Benoemingen

Benoemingen voor zes jaar

Vrij, regelen in verordening

Ontslag

Ontslag alleen op grond van bepaalde wettelijke bepalingen

Vrij, regelen in verordening

Lidmaatschap raadsleden

Onverenigbaar

Vrij, regelen in verordening: - lidmaatschap alleen raadsleden; - lidmaatschap raadsleden en externen; - lidmaatschap alleen externen; - directeursmodel (eenhoofdig)

Keuze onderwerpen

Bepaalt de rekenkamer zelf

Gelijk aan de rekenkamer

Ambtelijke ondersteuning

Wettelijk gewaarborgd. Ambtenaren werkzaam voor rekenkamer niet werkzaam voor ander orgaan gemeente

Vrij, regelen in verordening

Budget

De raad stelt de nodige middelen beschikbaar. Regelen in verordening

Gelijk aan rekenkamer

Wettelijke basis

Gemeentewet Hfdst. IVa

Gemeentewet Hfdst. IVb

Het meest wezenlijke verschil tussen een rekenkamer en een rekenkamercommissie is dat voor een rekenkamer veel wettelijk is geregeld (vooral in verband met de onafhankelijkheid) en dat raadsleden uit dezelfde gemeente niet ook lid kunnen zijn van een rekenkamer. Formeel maakt de Gemeentewet dan ook onderscheid tussen een onafhankelijke rekenkamer en een rekenkamerfunctie. In de praktijk komt dat laatste neer op een rekenkamercommissie ex artikel 84 van de Gemeentewet. Met de keuze voor een rekenkamer of rekenkamercommissie maakt de gemeenteraad vooral een keuze om al of niet zelf invulling te kunnen geven aan en invloed uit te oefenen op dit orgaan. Daaruit voortvloeiend is de vraag of wel of geen raadsleden in de rekenkamercommissie plaats moeten nemen waarschijnlijk de meest principiële. Indien de raad opteert voor een rekenkamercommissie met raadsleden dan is een rekenkamer volgens het wettelijk model geen optie. Als de raad evenwel geen raadsleden wil laten deelnemen rijst de vraag waarom niet wordt gekozen voor een onafhankelijke rekenkamer volgens wettelijk stramien. De werkgroep adviseert dat laatste. Hierbij spelen de volgende motieven een rol:

1.

De werkgroep hecht grote waarde aan maximale voorwaarden voor onafhankelijkheid, zoals bepaald is bij de rekenkamer volgens wettelijk model. Het belang dat een rekenkamer(commissie) een eigen koers kan varen ten opzichte van de wensen van de raad acht de werkgroep zwaarder wegen dan het belang dat door de deelname van raadsleden een directe, personele relatie tussen raad en rekenkamer ontstaat. Door dat laatste zouden zij meer betrokken kunnen raken bij hun werkzaamheden. De werkgroep wil er op wijzen dat door de deelname van raadsleden in de

4

rekenkamercommissie het risico bestaat dat de raad kansen laat liggen om de hand in eigen boezem te steken. Bijvoorbeeld door een onderzoek naar de eigen doeltreffendheid van beleidskeuzes. 2.

Zitting nemen in een rekenkamercommissie kost veel tijd. Doordat raadsleden geen zitting nemen in een rekenkamercommissie kunnen zij hun handen vrij houden voor hun raadswerk en een eigen ongebonden oordeel over de rapporten van de rekenkamer geven.

3.

Bij de keuze van een onafhankelijke rekenkamer is de gemeenteraad gebonden aan een benoemingstermijn van 6 jaar voor elk van de leden. Bij een rekenkamercommissie kan de raad de leden voor een kortere termijn benoemen. Op deze wijze kan de raad eerder ingrijpen bij ongewenste ontwikkelingen binnen of rondom de rekenkamercommissie. Anderzijds kan door een kortere benoemingstermijn ook de onafhankelijkheid in het geding komen. De leden van de rekenkamer zouden het gevoel kunnen krijgen dat ze de raad te veel naar de mond moeten praten om hun eigen positie veilig te stellen. Tenslotte hecht de werkgroep aan continuïteit en de opbouw van kennis en kunde. Een langere benoemingstermijn sluit daar op aan.

Invulling rekenkamer Het vorenstaande in aanmerking genomen adviseert de werkgroep uw raad te besluiten tot instelling van een rekenkamer. De invulling van de rekenkamer is grotendeels volgens een vast model vastgelegd in de Gemeentewet. Op de volgende onderdelen is nadere besluitvorming van de raad noodzakelijk dan wel wenselijk: -

het aantal leden van de rekenkamer; financiële en ambtelijke ondersteuning rekenkamer; vergoeding leden rekenkamer; de uit te voeren onderzoeken.

Aantal leden rekenkamer Wat betreft het aantal leden van de rekenkamer kan de werkgroep kort zijn. Gelet op het relatief beperkte budget – waarover hierna meer - en de ervaringen elders in den lande adviseert de werkgroep een rekenkamer met drie leden in te stellen. De raad benoemt uit dit drietal een voorzitter. Financiële ondersteuning rekenkamer De kosten van de rekenkamer bestaan uit de kosten voor de externe leden, het secretariaat, de onderzoeken en de mogelijke overige uitgaven die de rekenkamer nodig oordeelt voor de uitvoering van haar taak. Voor de rekenkamerfunctie is in de begroting een jaarlijks budget beschikbaar gesteld van € 50.000. De genoemde kosten dienen uit dit budget betaald te worden. Gelet echter op het krappe budget – waarover meer onder het kopje ‘Financiële aspecten/gevolgen’ – en het streven naar een kwalitatief hoogwaardige rekenkamer, stelt de werkgroep voor met ingang van 2012 extra gelden vrij te maken voor de personele ondersteuning van de rekenkamer, ten bedrage van € 10.000,00- op jaarbasis. Ambtelijke ondersteuning rekenkamer Het secretariaat van een rekenkamer bestaat uit zowel administratief als inhoudelijke ondersteuning. Op voordracht van de voorzitter van de rekenkamer benoemt het college zoveel ambtenaren van de rekenkamer als nodig zijn voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden.

De ambtenaren die werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer mogen niet tevens werkzaamheden verrichten voor een ander orgaan van de gemeente. Zij zijn uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer. Deze harde eis geldt niet in het geval van een rekenkamercommissie. De werkgroep hecht sterk aan onafhankelijke ondersteuning en adviseert derhalve geen gebruik te maken van het huidige personeelsbestand, bijvoorbeeld uit de griffie. Om deze reden en vanuit budgettair oogpunt, stelt de werkgroep voor het inhoudelijk secre-

5

tariaat neer te leggen bij één van de leden van de rekenkamer en de administratieve ondersteuning te laten inhuren ten laste van het budget van de rekenkamer, een en ander in overleg met de nieuwe rekenkamer. Vergoeding leden rekenkamer De leden van de rekenkamer ontvangen een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten. Wat betreft de vergoeding per vergadering wordt voorgesteld aan te sluiten bij de vergoedingsregeling voor de leden van de externe commissie bezwaarschriften (voorzitter en leden € 175,00 resp. € 150,00 per vergadering en reiskostenvergoeding op declaratiebasis, te weten € 0,28 per kilometer). Daarnaast is het aan te bevelen het eigen onderzoek door (een of meer leden van) de rekenkamer op declaratiebasis per uur uit te betalen. Vergelijking met soortgelijke rekenkamers heeft uitgewezen dat een uurbedrag van € 85,00 redelijk is te achten. Onderzoeken rekenkamer Uit budgettair oogpunt adviseert de werkgroep om de rekenkamer de opdracht mee te geven op jaarbasis ten minste twee en maximaal drie onderzoeken uit te voeren. Mede uit kwaliteitsoverwegingen zouden daarvan tenminste twee onderzoeken door (een of meer leden van) de rekenkamer zelf moeten worden uitgevoerd.

De praktijk heeft uitgewezen dat door rekenkamers zelf uitgevoerde onderzoeken kwalitatief beschouwd zeker niet onderdoen voor door externe bureaus uitgevoerde onderzoeken. Van belang is daarbij wel dat de rekenkamer voldoende noodzakelijke deskundigheid en onderzoekscapaciteit in huis heeft. Bij de werving en selectie zal hier dan ook de nadruk op moeten worden gelegd. De praktijk heeft bovendien uitgewezen dat het zelf uitvoeren van onderzoeken de volgende voordelen heeft: -

goedkoper dan uitbesteden; snellere doorlooptijd; betere bekendheid met de organisatie; meer maatwerk; kennis en ervaring blijven in ‘eigen huis’.

Alternatieven: Een alternatief voor de onafhankelijke rekenkamer is de rekenkamercommissie. Hiervoor is reeds aangegeven dat de verschillen met name schuilen in de vastomlijnde wettelijke regeling voor de rekenkamer. Ten aanzien van een rekenkamercommissie dient de raad nog een flink aantal zaken zelf bij verordening te regelen. Tenslotte biedt op het gebied van de ambtelijke ondersteuning en de benoemingstermijn de rekenkamercommissie meer flexibiliteit. Om de hiervoor vermelde redenen zij opgemerkt dat de voorkeur van de werkgroep nadrukkelijk uit gaat naar de onafhankelijke rekenkamer. Risico’s: Hiervoor zij verwezen naar het kopje ‘Financiële aspecten/gevolgen’. Het risico bestaat dat het budget onvoldoende zal blijken te zijn. Voorgesteld wordt aan het einde van de periode 2011 t/m 2012 het budget dan wel het financiële reilen en zeilen van de nieuwe rekenkamer te evalueren. Wettelijke basis: Ingevolge hoofdstuk IVA en IVB van de Gemeentewet is iedere gemeente verplicht een rekenkamervoorziening in te stellen. Financiële aspecten/gevolgen: Budget

6

Hiervoor gaven wij al aan dat het budget dat uw raad in de begroting voor 2011 heeft opgenomen relatief beperkt is. Het landelijk gemiddelde is momenteel een bedrag van € 1,40 per inwoner op jaarbasis. Dat zou voor de Gemeente Súdwest Fryslân neerkomen op ongeveer € 120.000 op jaarbasis. In de begroting voor 2011 is een bedrag van € 50.000 opgenomen. De werkgroep heeft dit bedrag van uw raad als kader meegenomen. Gelet op de huidige financiële situatie in gemeenteland, acht de werkgroep het een goede zaak hier in eerste instantie mee van start te gaan. Hiervoor is echter al aangegeven dat wordt gestreefd naar een kwalitatief hoogwaardige rekenkamer. Gelet daarop wordt geadviseerd met ingang van 2012 structureel extra budget vrij te maken ten behoeve van de personele ondersteuning van de rekenkamer ten bedrage van € 10.000,00. Tevens wordt een jaarlijkse indexering van het budget voorgesteld. Tenslotte verwijzen wij hier naar de onder het kopje ‘Risico’s’ voorgestelde financiële evaluatie na de periode 2011 t/m 2012. Budgetoverheveling 2011-2012 Om de rekenkamer iets meer financiële armslag te geven stelt de werkgroep het volgende voor. Voordat de rekenkamer daadwerkelijk aan de slag kan, is het jaar 2011 al voor een deel verstreken. Er zullen vermoedelijk dit jaar ten hoogste nog twee onderzoeken plaatsvinden.

Dat kan betekenen dat het budget voor 2011 niet volledig wordt benut. Indien dit zich daadwerkelijk voordoet, adviseert de werkgroep reeds op voorhand uw raad het resterende budget 2011 over te hevelen naar 2012. Tevens wordt voorgesteld dit principe te hanteren voor de daarop volgende jaren.

Vervolgproces: - werving en selectie c.q. opstellen functieprofielen; - benoeming leden rekenkamer door de raad; - eed voor ambtsaanvaarding in de vergadering van de raad; - openbaar maken neven functies leden rekenkamer; - benoeming ambtelijke ondersteuning rekenkamer door B&W; - opstellen reglement van orde door de rekenkamer; - diverse werkzaamheden betreffende het ‘op de kaart zetten’ van de rekenkamer (zie ook onder communicatie).

Communicatie: In overleg met de communicatieadviseur van de griffie en de leden van de nieuwe rekenkamer zal zowel in- als extern kenbaarheid worden gegeven aan het aantreden en het bestaan van de rekenkamer.

Bijlage(n) Geen Meegezonden: Ter inzage: De Griffie van de gemeente Súdwest Fryslân. Drs. K.R. Schraagen

7

, griffier.

Verordening tegemoetkoming leden rekenkamer (versie geldig vanaf 21 maart 2011)

CaseKlantCodeCaseKlantSoort Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie: Officiële naam regeling:

Gemeente Súdwest Fryslân Verordening regelende de toekenning van een vergoeding voor werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten aan leden van de rekenkamer Verordening geldelijke vergoeding leden rekenkamer 2011

Citeertitel: Deze versie is geldig tot (als de vervaldatum is vastgesteld) Vastgesteld door: Onderwerp:

Gemeenteraad van Súdwest Fryslân Regeling geldelijke vergoeding leden rekenkamer

Opmerkingen m.b.t. de regeling Nieuwe regeling Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Artikel 81k van de Gemeentewet Regeling die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Overzicht van de in de tekst verwerkte wijzigingen Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht t/m

Betreft nieuwe regeling

8

Datum ondertekening Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

Raadsbesluit gemeente Súdwest Fryslân Agendapunt Onderwerp

13 Instellen rekenkamer en vaststellen Verordening regelende de toekenning van een vergoeding voor werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten aan leden van de rekenkamer

De raad van de gemeente Súdwest Fryslân; gelezen het voorstel van de werkgroep ‘invulling rekenkamerfunctie’ d.d. 5 april 2011; gelet op het besluit van het presidium d.d. 14 april 2011;

b e s l u i t: 1. een rekenkamer in te stellen ex artikel 81a van de Gemeentewet; 2. het aantal leden van de onder 1 bedoelde rekenkamer vast te stellen op drie; 3. de ambtelijke ondersteuning extern te doen betrekken en hiervoor met ingang van 2012 structureel extra budget vrij te maken ten bedrage van € 10.000,00; 4. de rekenkamer op te dragen op jaarbasis tenminste twee en maximaal drie onderzoeken uit te voeren, waarvan in elk geval twee door (een of meer leden van) de rekenkamer zelf; 5. het budget voor de rekenkamer ten bedrage van € 50.000 jaarlijks te indexeren; 6. een financiële evaluatie te doen uitvoeren na de periode 2011 t/m 2012; 7. vast te stellen de

Verordening regelende de toekenning van een vergoeding voor de werkzaamheden en een tegemoetkoming in kosten aan de leden van de rekenkamer

Artikel 1 1. Aan de leden en de voorzitter van de rekenkamer wordt een vergoeding toegekend van € 150,00 respectievelijk € 175,00 per vergadering. 2. Voor de uitvoering van onderzoek door een of meer leden van de rekenkamer wordt een vergoeding van € 85,00 per uur toegekend. Artikel 2 Voor reizen tussen de woonplaats en de locatie waar de leden vergaderen dan wel onderzoek verrichten, worden bij gebruik van openbaar vervoer de daarvoor gemaakte kosten vergoed. Indien de leden gebruik maken van eigen vervoer wordt als tegemoetkoming een bedrag van € 0,28 per kilometer verstrekt en worden de parkeerkosten vergoed.

9

Artikel 3 De vergoedingen en tegemoetkomingen als bedoeld in deze verordening worden een keer per kwartaal verstrekt op declaratiebasis. De declaraties worden ondertekend ingediend bij de griffie en bevatten een overzicht van het aantal vergaderingen, aantal uren en gemaakte ritten en een toelichting daarop. Artikel 4 De in deze verordening bedoelde vergoedingen en tegemoetkomingen komen ten laste van het budget van de rekenkamer. Artikel 5 1. De verordening kan worden aangehaald als Verordening geldelijke vergoeding leden rekenkamer 2011. 2. De verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op de dag van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 mei 2011 Drs. H.H. Apotheker

, voorzitter.

Drs. K.R. Schraagen

, griffier.

10