Bijlage 2 - Ambitie document ‘Toekomstbestendige Sneekweek’ juni 2021

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek Datum: 16 juni 2021

ínhoud Waar komen we vandaan?

Waar staan we nu? Evaluatie

2.2

Opdracht Werkgroep Sneekweek 2.0

Waar willen we naar toe? Ambities 2031 Kader Programma Doelgroepen Imago

6

Duurzaam Rendement (economisch en maatschappelijk) Organisatie Locatie Veiligheid Financiën Stappenplan

Intentieverklaring stakeholders

2

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

1

Waar komen we vandaan? Historie In 1934 werd voor de eerste keer de Sneekweek georganiseerd. De Sneekweek is ontstaan vanuit de beroem­ de Hardzeildag. Deze Hardzeiidag wordt al vanaf 1814 jaarlijks op een woensdag in augustus georganiseerd. De Sneekweek begint traditiegetrouw op de eerste zaterdag van augustus en de organisatie is in handen van de Koninklijk Watersportvereniging Sneek. Tijdens deze week zijn er elke dag zeilwedstrijden in verschillende categorieën op het Sneekermeer en de Goëngarijpsterpoelen. Het is het grootste zeilevenement op Europese binnenwateren.

Sneekweek: watersport en feesten Al sinds het begin van de Sneekweek was er vertier en vermaak en concentreerde de feestelijkheden zich op of rond het Kolmeersland (Starteiland). Halverwege de 20ste eeuw werden er voor het eerst muziekactiviteiten op een podium over de Wip in de stad georganiseerd. De muziekoptredens breiden zich verder uit en tegenwoordig is er in het gehele centrum een groot muziekfestival, met podia op o.a. de Marktstraat, de Wijde Noorderhorne, het Schaapmarktplein, de Kleine Kerkstraat en natuurlijk op het Starteiland.

Betrokken partijen Het moge duidelijk zijn dat bij de Sneekweek veel partijen betrokken zijn. De organisatie van de muziekpodia is in handen van de horeca, de gemeente is vergunningverlener en verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Naast marketing en PR, organiseert Sneek Promotion samen met de middenstand kleinere activi­ teiten voor overdag. Sinds 2014 is het festival in de stad uitgebreid van 7 naar 10 dagen. Het evenement trekt jaarlijks veel bezoekers en betekent, mede daardoor, veel voor Sneek. Het is een belangrijke inkomstenbron voor ondernemers in Sneek, is mede bepalend voor het imago van Sneek en draagt bij aan de trots van de inwoners van Sneek op hun eigen stad. In 2020 zou de 85ste editie van de Sneekweek verzeild worden, samen met de festiviteiten in de stad beloofde het een bijzonder editie te worden. Helaas gooide de wereldwijde corona pandemie roet in het eten en moest het evenement geannuleerd worden. Ook de editie van 2021 zal niet in de traditionele vorm doorgang kunnen vinden.

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

3

2

Waar staan we nu? 2.1 Evaluatie De gemeenteraad van Súdwest-Fryslân (SWF) vindt, naar aanleiding van de evaluatie Sneekweek 2018, dat er kritisch naar de opzet en organisatie van de Sneekweek gekeken moet worden. De werkgroep Sneekweek 2.0, die sinds 2018 belast is met de bevordering van de samenwerking tussen organisatoren, onderschrijft de noodzaak om samen met de gemeente SWF te kijken naar een evenement dat recht doet aan invulling, veiligheid en toekomstbestendig is. De voornaamste knelpunten die genoemd zijn in de evaluatie en die de samenwerking beoogt op te lossen zijn: samenhang in de programmering verbeteren, verbreding van de doelgroepen, overlast voor de inwoners beperken en een sterkere verbinding tussen het zeilevenement en de festiviteiten in de stad. De eerste samenwerkingsinitiatieven zijn in 2018 gestart, om voor de buitenactíviteiten tijdens de Sneekweek één gezamenlijk plan richting te gemeente te presenteren en de inkoop van toiletvoorzieningen centraal te rege­ len. In 2019 heeft de werkgroep Sneekweek 2.0 een start gemaakt met een plan van aanpak om te komen tot één programmering voor een breder publiek. Ook is behoefte om op korte termijn een onafhankelijke stichting Sneekweek op te richten. De stichting zal een verbindende rol hebben ten aanzien van vergunningaan­ vraag, programmering, marketing en fondsenwerving.

Dat maakt het voor alle betrokken partijen duidelijk. De ge­ meente SWF en Sneek Promotion hebben Response Evenementen Toerisme en City Marketing in 2019 gevraagd om een advies uit te brengen over plan van aanpak om te komen tot een betere regie op de Sneekweek. De aanbeveling is om een stichting op te richten die zich bezig houdt de volgende taken; > invulling (programma, locatiemanagement, vergunningen) y support (PR

Marketing, subsidie en sponsoring)

> facilitering (inkoop, vrijwilligers en duurzaamheid) Uit het rapport van Response blijkt dat er bij de stakeholders enthousiasme is voor het door ontwikkelen van de Sneekweek met in achtneming van een sterkere verbinding tussen stad en meer. Eind 2020 hebben de betrok­ ken partijen (gemeente SWF, VOS, Sneek Promotion en Stichting Uit in Sneek) gezamenlijk budget vrijgemaakt om een kwartiermaker aan te stellen.

2.2 Opdracht De opdracht van de kwartiermaker is om te onderzoeken of er voldoende draagvlak is voor het sluiten van een samenwerkingsconvenant met de stakeholders om een stichting op te richten, met als doel het opstellen van een visie inclusief een strategisch 3-jarenplan voor een toekomstbestendige Sneekweek. Plet opstellen van het strategisch 3-jarenplan (2022/2023/2024) is inclusief begroting en financieringsmodel, fondsenwerving en subsidiemogelijkheden. Het strategisch plan Sneekweek 2.0 beschrijft wat we willen bereiken en hoe we dat gaat doen, met welke stakeholders en welke financieringsstructuur.

2.3 Werkgroep Sneekweek 2.0 De werkgroep Sneekweek 2.0 wordt tijdens de bijeenkomsten vertegenwoordigd door de onderstaande stakeholders; 1. Gemeente Súdwest-Fryslân vertegenwoordigd door Peter de Jong 2. Stichting Sneek Promotion vertegenwoordigd door Gerard Vellinga en Stella van Gent 3. Stichting Uit in Sneek vertegenwoordigd door Johannes Klaversma 4. Koninklijke Watersport Vereniging Sneek vertegenwoordigd door Karst Doevendans 5. Vereniging Ondernemend Sneek vertegenwoordigd door Jan Gerbrand Krol

4

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

3

Waar willen we naar toe? Tijdens de eerste brainstormsessie hebben de stakeholders gezamenlijk benoemd wat ze zouden willen ‘behou­ den' en/of willen 'veranderen' met betrekking tot de Sneekweek. Vervolgens zijn daaruit onderstaande thema’s benoemd en per thema de ambities geformuleerd. Het ambitiedocument heeft een looptijd van 10 jaar, dus tot 2031. Het moge duidelijk zijn dat de gestelde ambities niet in één keer te realiseren zijn, maar dat er in een nog op te stellen strategisch plan de visie, het meerjarenplan, de doelstellingen en prioritering verder worden uitge­ werkt.

3.1 Ambities 2031 Het fundament voor de toekomst is dit ambitiedocument. Hierin formuleren de betrokken partijen welke am­ bities de Sneekweek moet waarmaken. In maart en april hebben de betrokken partijen in 5 brainstormsessies de onderstaande ambities voor een toekomstbestendige Sneekweek geformuleerd. De aspecten uit de eerder genoemde taakvelden van het Respons rapport, samen met de gestructureerde inbreng van de stakeholders, dienen als leidraad voor het ambitiedocument.

3.2 Kader y

Sneekweek is een A-merk met landelijke uitstraling;

>

De zeilwedstrijden (Sneekweek) en (muziek-) evenementen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden;

y

Sneekweek trekt jaarlijks tienduizenden bezoekers uit binnen- en buitenland;

>

Sneekweek genereert veel media-aandacht en draagt bij aan een aantrekkelijk imago van de stad Sneek, hier bij zal ook meer aandacht voor de sport zijn;

>

De gemeente Súdwest-Fryslân heeft de ontwikkelingsmogelijkheden van de organisatie van de Sneekweek laten onderzoeken door een extern bureau;

>

Het onderzoek wijst uit dat de Sneekweek een uniek evenement is, maar dat er nog kansen liggen voor verbetering en benutting van het evenement;

>

Sneekweek is goed voor de economie en werkgelegenheid in de gemeente Súdwest-Fryslân en in breder perspectief de provincie Fryslân;

>

De Sneekweek wordt een toonaangevend 7-daags landelijk evenement (op welke gebieden in niveau later);

y

De startdatum van de Sneekweek is op de 1e zaterdag van augustus;

>

De partijen in dit ambitiedocument hun wil om samen te werken met betrekking tot de organisatie van de Sneekweek (het zeilen en de gerelateerde evenementen) voor de toekomst willen vastleggen.

Ambitie: Op het fundament uit het verleden bouwen we gezamenlijk aan een gezonde en moderne Sneekweek voor burgers, bedrijven en bezoekers.

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

5

3.3 Programma Stad en meer 7 dagen lang, overdag en 's avonds sport en vertier >

Heeft een grote diversiteit om verschillende doelgroepen te interesseren, het aanbod van de activiteiten is gericht op bestaande en nieuwe doelgroepen;

>

Is gericht op het bieden van een aantrekkelijke variëteit aan muzikale en anderszins creatieve /culturele uitingen met als rode draad vrijetijdsheidsbeleving voor zowel overdag als 's avonds;

>

Geeft ruimte voor nachtprogrammering;

y

Heeft een inhoudelijke verbinding met het zeilen, we bouwen voort op het dna van onze watersportstad door meer watersport gelieerde activiteiten in de stad en stadsgrachten ‘water is the future';

>

Zal onderscheidend moeten zijn ten opzichte van het brede festival aanbod in de Nederlandse vrijetijdsmarkt;

y

De duur van de Sneekweek en gerelateerde evenementen is 7 dagen. De zeilwedstrijden starten op de 1e zaterdag van augustus en gerelateerde evenementen op vrijdag ervoor;

y

Is zodanig afgestemd dat er sprake is van één samenhangend evenement.

ft

3.4 Doelgroepen

Inclusiever en diverser; toegankelijk voor iedereen >

Sneekweek is voor Snekers, inwoners uit Súdwest-Fryslân, gasten uit binnen- en buitenland en deelnemers aan de zeilwedstrijden;

>

Streven naar een verbreding van doelgroepen;

>

Presentatie en toegankelijkheid zorgt voor integratie tussen de verschillende doelgroepen en draagt bij aan inclusiviteit;

y

Inspireren van bedrijfsleven voor het ontwikkelen van B2B concepten (congres, innovatie, maritiem cluster).

3.5 Imago Evenement met frisse uitstraling waar iedereen zich thuis voelt en waar vooral de jeugd een belangrijke plaats gaat innemen. Zowel op sportief als muzikaal gebied. >

Sneekweek is een toonaangevend 7 daags landelijk bekend sport- en muziekevenement voor jong en oud met (water)sport en festiviteiten in de stad;

6

>

Sport, plezier en ontspanning maar ook innovatie;

y

Éénduidige uitstraling draagt bij aan juiste positionering van het evenement;

y

Snekers zijn trots op dit evenement en voelen zich er mee verbonden;

>

Toekomstbestendig met aandacht voor onze toekomstige generaties;

y

Een Sneekweek voor iedereen!

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

3.6 Duurzaam 2031 volledig circulair y

Leidend qua duurzaamheid (groei ambitie);

>

Samenwerking aan gaan met andere partijen die kennis hebben van verduurzamen van evenementen;

y

Volledig circulaire Sneekweek over 10 jaar;

>

Belang van meer, veilig en schoon (vaar)water, 'water is the future'

3.7 Rendement (economisch en maatschappelijk) Behouden en versterken regionale economie in combinatie met een positieve maatschappelijke impact y

De Sneekweek genereert inkomsten voor de betrokken stakeholders. Deze inkomsten leiden tot een toename van werkgelegenheid en investeringen in directe en indirecte zin. Dit rendement van de Sneekweek draagt bij aan het behoud van de voorzieningen in Sneek zoals horeca- en winkelaanbod. Door het vergroten van het rendement van de Sneekweek in economische zin wordt het maatschappelijke rendement eveneens groter. In indirecte zin draagt het positieve imago van de Sneekweek bij aan het aantrekken van bedrijven en inwoners naar de gemeente: dit is een extra pijler onder het voorzieningenniveau voor huidige en toekomstige inwoners en bedrijven. Concreet betekent dit;

>

Jaarrond maximaal rendement behalen voor lokale horeca en winkels;

>

Bij voorkeur samenwerking aan te gaan met eigen/lokale ondernemers;

y

Uitbouwen economische impact Sneekweek voor ondernemers in de binnenstad en buitenring op de lange termijn;

y

Meer kwantitatieve en kwalitatieve data verzamelen voor segmentatie van doelgroepen en vergroten economische impact;

>

Maatschappelijke spin-off creëren door vrijwilligers en jongeren te betrekken wat een positief effect heeft op welzijn van Snekers en jeugd.

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

7

3.8 Organisatie Een zelfstandige, professionele, financieel gezonde en innovatieve organisatie verantwoordelijk voor gehele eventmanagement y

Een organisatie die een kader schept voor alle afzonderlijke onderdelen en faciliteert in randvoorwaarden als veiligheid, vergunningaanvraag, marketing, fondsenwerving en sponsoring etc en zorg draagt voor de ambities van Sneek en gemeente SWF, waarvan de Sneekweek het eerste speerpunt is;

y

Een organisatie met een goed functionerend onafhankelijk bestuur, die eventueel later naar een Raad van toezicht zou kunnen groeien. Stakeholders zijn betrokken bij organisatie en vertegenwoordiging in RvT zodat de belangen van alle stakeholders optimaal worden behartigd;

y

Binnen vijf jaar uit te groeien naar volwassen organisatie met vanaf het eerste jaar een gezonde financiële exploitatie en na 5 jaar een gezonde zelfstandige exploitatie met oog voor innovatie;

y

De organisatie en financiële exploitatie inclusief financiering van de zeilwedstrijden blijven volledig onder de verantwoordelijkheid van de KWS; de organisatie en financiële exploitatie van de muziekpodia en/of pleinen blijven volledig onder de verantwoordelijkheid van de horeca;

y

Is jaarrond de verbindende factor tussen alle partijen die op welke wijze dan ook betrokken zijn bij de Sneekweek;

>

Is in de aanloop naar, tijdens en na afloop van de jaarlijkse Sneekweek verantwoordelijk voor het gehele eventmanagement te weten coördinatie op programmering, vergunningen, veiligheid en marketing.

y

Geeft uitvoering aan de marketing en communicatie voorafgaande, tijdens en na afloop van de Sneekweek, in overleg met stakeholders zodat de verschillende belangen goed worden behartigd;

y

De stichting richt zich primair op de Sneekweek, maar werkt vanuit een groeimodel met een paraplu functie voor zomerprogrammering/ jaarprogrammering waar later meerdere partijen onder zouden kunnen organiseren.

3.9 Locatie Centrum van Sneek en één of meerdere evenemententerreinen buiten de stad >

Alle mogelijke locaties die iets toevoegen aan de Sneekweek mits er een gezonde afweging gemaakt wordt tussen voor- en nadelen voor alle stakeholders;

y

Is nauw verbonden met de binnenstad, maar kan zich ook afspelen in andere delen van Sneek, het Starteiland, de gemeente Súdwest-Fryslân en provincie Fryslân;

>

Locaties zijn herkenbaar als Sneekweek locaties en hebben overal dezelfde kwalitatieve uitstraling en aankleding;

>

Onderzoek doen naar externe grote locaties buiten de binnenstad ten behoeve van spreiding van de (jongeren)programmering (locaties a, b en c. Welke locatie komt voor welk evenement in aanmerking).

8

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

3.10 Veiligheid Optimaliseren crowdmanagement zodat iedereen veilig is en zich veilig voelt >

De Sneekweek wordt georganiseerd binnen de wettelijke kaders met actief aandacht voor het beheersen en controleren van grote groepen bezoekers;

y

Bezoekers, inwoners, deelnemers en organisatoren moeten te allen tijde veilig zijn en zich prettig en veilig voelen, dat geldt voor jong tot oud.

3.11 Financiën Een professionele organisatie met een gezonde exploitatie Om een kwalitatief hoogwaardig Sneekweek neer te kunnen*zetten is nog een nader te bepalen budget nodig. In dit kader dient een toekomstbestendig financieringsmodel ontwikkeld te worden. Kosten waaruit dit bedrag is opgebouwd;

>

Programma /invulling

>

(Project) organisatie

)

Productie

y

Marketing en promotie

>

Veiligheid en vergunningen

Dit budget moet gedekt worden uit verschillende inkomsten. Hierbij kan gedacht worden aan:

y

Lasten substantieel evenredig verdelen over de gebruikers (ondernemers)

>

Huidige subsidies gemeente Súdwest-Fryslân

>

Additionele subsidies ter realisering groeidoelstellingen (gemeente Súdwest-Fryslân en provincie Fryslân/ incidenteel startkapitaal - jaarlijkse exploitatie)

>

Sponsoring bedrijven

y

Inkomsten kermis

>

Ticketsales (indien van toepassing voor één of meerdere nieuwe onderdelen)

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

9

3.12 Stappenplan Bovenstaand moet worden gezien als een groeimodel. Tussentijdse wijzigingen zijn mogelijk. Binnen een termijn van 5-10 jaar moet worden voldaan aan de gestelde ambities. Hiervoor dient een nog op te stellen meerjarenplan de basis te zijn. Op korte termijn (2021) moeten de volgende stappen worden ondernomen.

Stap 1

Ambitìedocument

Deadline

Werkgroep Sneekweek 2.0

Uitwerking concept ambitìedocument

< 1 mei

Stakeholders

Terugkoppeling achterban voor draagvlak

k 1 juni

Werkgroep Sneekweek 2.0

Vaststelling van het ambitìedocument (ondertekening)

< 15 juni

Stap 2

Inhoudelijke uitwerking (bestuur en programma)

A. Benoeming nieuw bestuur

Werkgroep 2.0

Opdracht profielschets bestuursleden (onafhankelijke voorzitter, penningmeester en secretaris)

< 1 mei

Werkgroep 2.0

Instemming Profielschets

< 1 juni

Werkgroep 2.0

Werving onafhankelijke bestuursleden

< 1 sept

Werkgroep 2.0

Oprichten stichting Sneekweek 2.0

< 1 sept

Start uitwerking ínhoud programma 2022

< 1 okt

Uitwerking Ínhoud programma gereed

< 1 jan

Vaststelling inhoudelijk programma

< 1 feb

B. Inhoudelijk programma

Werkgroep Sneekweek 2.0

10

Stap 3

Planning lange termijn

Nieuw bestuur i.s.m.

Onderwerpen: Organisatie, financieel model, marketing

Start

werkgroep Sneekweek 2.0

NB tijdpad nader te bepalen door nieuw bestuur..

1 sept

Ambitìedocument toekomstbestendige Sneekweek

4

Intentieverklaring stakeholders 1. Stakeholders hebben de nadrukkelijke intentie om voor 2022 en de volgende járen een samenwerking met betrekking tot de Sneekweek te realiseren;

2. Stakeholders zetten zich ervoor in om hetgeen in het ambitiedocument is verwoord te vertalen in concrete uitvoeringsacties;

3. De stakeholders beraden zich over de organisatievorm om de hierboven genoemde ambities te realiseren; 4. Indien zich onvoorziene omstandigheden voordoen met betrekking tot de uitvoering van deze intentieverklaring treden stakeholders met elkaar in overleg om te bezien in hoeverre de Ínhoud van deze intentieverklaring stand kan houden of aanpassing behoeft. Aldus overeengekomen in de vergadering van d.d. 25 mei 2021 van de werkgroep Sneekweek 2.0 en op 16 juni 2021 getekend door Stakeholders;

Stichting Uit in Sneek

Sneek Promotion

Vereniging Ondernemend Sneek

Koninklijke Watersportvereniging Sneek

Samenwerkingspartner;

Gemeente SndwesUEryslân

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek

11

Ambitiedocument toekomstbestendige Sneekweek