Bijlage 1 - Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân ‘Aan de slag met evenementen!’
Tekst van het document
\r
■«i -j
J
-
bij Ļj,ŕįľ
íįiľ**
ĩv W
ij
Gemeente
Sfídivest-Fryslân
Inhoudsopgave 1
Voorwoord
3
Medewerkers Vergunningen
18
2
Hier gaan we voor!
4
Samenwerking
19
Ondersteuning voor organisatoren
19
Duidelijke en ondersteunende gemeente
20
18
3
Om te beginnen
5
4
Daarom willen we evenementen
Evenementencirkel van Súdwest-Fryslân
21
Geen doel maar een middel
7 8
Subsidies
22
Onze inwoners
8
Ondersteuning voor organisatoren
23
Ambitie
8
Fysieke locaties Verbinding met organisatoren
23 24
De gemeentelijke rol
24
8
5
6
7
Samen naar een nieuwe visie Participatie
9 10
Online enquetes
10
Financiën
25
Interactieve sessies
10
Incidenteel
26
Mini-symposium
11
Structureel
26
Onze uitwerking
11
Organisatie
26
Ter afsluiting
26
Een divers en toekomstbestendig aanbod
i2
Doelgroepen
13
Het aanbod
13
Niet meer maar anders
9
10 Actieprogramma Gemeente Súdwest-Fryslân
27
13
Colofon en procesverantwoording
28
Spreiding in tijd en ruimte
14
Colofon
29
Negatieve effecten
14
Uitgangspunt
15
Fotografie
29
Proces verantwoording
29
Visie opgesteld in co-creatie
29
Enthousiaste organisatoren
i6
(Intern) kernteam
29
Zonder organisatoren geen evenementen
17
Klankbordgroep
29
Uitdagingen van organisatoren
17
Ronde Tafel bijeenkomst Beleid
29
Facilitair
17
Ronde Tafel bijeenkomst Regelgeving
29
Klikbaar document: in dit document zijn klikbare links beschikbaar voor directe navigatie naar relevante pagina's.
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
2
naar inhoudsopgave
Voorwoord De evenementenvisie van Súdwest-Fryslân
Onze dank en waardering gaat uit naar
neemt ons mee op een prachtige reis door
iedereen die heeft bijgedragen aan deze eerste
de bruisende wereld van cultuur, sport,
evenementenvisie van Súdwest-Fryslân. Het is
gemeenschap en creativiteit.
een co-creatie van inwoners, evenementen
In deze visie beschrijven we niet alleen de
organisatoren, ondernemers, maatschappelijke
huidige situatie, maar stippelen we ook een
organisaties, experts, bestuur en verschillende
pad uit naar de toekomst waarin evenementen
ambtelijke teams.
een katalysator zijn voor verbondenheid, welzijn en ontwikkeling in onze Mienskip.
Met trots presenteren we deze visie en nodigen we u uit om samen met ons de volgende stap
Evenementen vormen het kloppend hart
te zetten op onze reis naar een nog stralender
van onze samenleving. Ze brengen mensen
Súdwest-Fryslân.
samen, stimuleren creativiteit en laten ons zien hoe mooi onze gemeente is. Met deze visie willen we vooral bestaande evenementen versterken, maar ook ruimte bieden voor nieuwe ideeën en initiatieven die ons culturele erfgoed verrijken en onze Mienskip versterken. Súdwest-Fryslân heeft een rijke geschiedenis en een veelbelovende toekomst. Door samen te werken en te innoveren, kunnen we onze evenementen nog meer laten uitblinken en een bron van inspiratie zijn voor anderen. Laten we samen bouwen aan een levendige, inclusieve Mienskip, waar evenementen niet alleen momenten van plezier zijn, maar ook kansen bieden voor groei, ontwikkeling en saamhorigheid. Met vriendelijke groet, Michel Rietman, wethouder Gastvrijheidseconomie Súdwest-Fryslân
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
3
naar inhoudsopgave
Volgens de definitie van de Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) en Respons is een evenement een georganiseerde, verplaatsbare gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling
Hier gaan we voor!
mensen, die zich daarvoor in een bepaald tijdvak en in een inrichting of op een terrein bevindt of beweegt.
We gaan aan de slag met evenementen omdat ze bijdragen aan levendigheid in onze gemeente waardoor het aantrekkelijke r wordt om hier te wonen, te ondernemen en te recreëren. Daarnaast is saamhorigheid een belangrijke meerwaarde. Bovendien dragen evenementen bij aan het versterken van het imago van Súdwest-Fryslân en haar steden en dorpen en aan economische activiteit en werkgelegenheid. Súdwest-Fryslân kent een rijk gevulde evenementenkalender van ruim 450 evenementen per jaar. Evenementen vormen daarmee een belangrijk onderdeel van ons vrijetijdsaanbod voor inwoners én gasten. Daarom willen we meer duidelijkheid geven over onze ambities en keuzes op het gebied van evenementen. Dat doen we met deze evenementenvisie, de eerste voor Súdwest-Fryslân. Onze stip op de horizon helpt organisatoren, belanghebbenden, inwoners en onze medewerkers.
Onze ambitie
Een divers en toekomstbestendig aanbod
Ons uitgangspunt is een breed gedragen
Enthousiaste organisatoren
Duidelijke en ondersteunende gemeente
Wat we ook willen met evenementen, het
visie, dus maakten we bij het opstellen ervan
Het huidige aanbod aan evenementen is
kan niet zonder organisatoren. Zij zijn een
Uiteindelijk willen we als gemeente onder
gebruik van de expertise en ervaringen van
ons uitgangspunt. We kennen een mooie
belangrijke sleutel voor een aantrekkelijk
steunen en verbinden op basis van onze
onze organisatoren, van belanghebbenden
diversiteit aan evenementen, goed verspreid
aanbod aan evenementen. Helaas leiden
maatschappelijke doelen, maar voor het zover
van evenementen, van onze bestuurders en
over de gemeente. Maar die spreiding is wel
prijsontwikkelingen, regelgeving en medewer
is moeten we ons actief inzetten om het
medewerkers én natuurlijk van inwoners.
een aandachtspunt, zeker in de dorpen en in
kers- en vrijwilligerstekorten tot zorgen en die
organisatoren makkelijker te maken om met
De uitkomsten vertaalden we in een ambitie:
het buitengebied. Nieuwe evenementen zijn
nemen het plezier weg. Om ze enthousiast met
ons te handelen bijvoorbeeld rondom subsidies,
niet onze prioriteit, mits het huidige aanbod
(de ontwikkeling van) hun evenement bezig te
ondersteuning en vergunningen. We kijken
Omdat evenementen mensen verbinden en
zich doorontwikkelt en zich aanpast aan
laten zijn, willen we de organisatoren
naar versimpeling van onze processen en komen
zorgen voor een aantrekkelijk en levendig
veranderende wensen van, ook jongere,
ontzorgen, zeker omdat het voor het grootste
met één subsidieloket. De evenementencirkel
Súdwest-Fryslân, geven we organisatoren
bezoekers. Ook uitbreiding van bestaande
deel vrijwillige inzet betreft. We onderzoeken
Súdwest-Fryslân zorgt straks voor een kader waaraan we transparant onze keuzes kunnen
ruimte om diverse en toekomstbestendige
evenementen en het verplaatsen in tijd en
een nieuwe hulpstructuur die organisatoren
evenementen te organiseren, verspreid over
van plek zijn opties om te komen tot een
ondersteunt bij door hen gewenste zaken als
toetsen. We zetten ons in voor een betere
de hele gemeente, gedurende het gehele jaar en voor iedereen. Als gemeente doen we wat
divers en toekomstbestendig aanbod aan
vergunningsaanvragen, kennisdeling/
verbinding met en tussen organisatoren én
ontmoeting, personele uitwisseling en
we claimen fysieke ruimte voor evenementen
gezamenlijke inkoop. Door een actieve
in de toekomst.
kan om dit mogelijk te maken.
evenementen waar iedereen zich thuis voelt.
samenwerking profiteren organisatoren meer van elkaar en dat draagt weer bij aan toekomst bestendige evenementen.
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
4
naar inhoudsopgavéT
r ģ'
' IhţJ 5 K . - - ik i ŕë "i
V
-4ár
W.
naar inhoudsopgave
Zonder evenementen is het maar een saaie bedoening. Dat ondervonden
Los van het herstel na corona, hebben organisatoren bijvoorbeeld last
we tijdens de Covid-19 pandemie toen er nauwelijks evenementen
van prijsontwikkelingen en toenemende landelijke regelgeving, vooral
plaatsvonden. Mensen misten plezier, vermaak, samenzijn, ontmoeting
op het gebied van veiligheid en duurzaamheid. Maar ook spelen thema's
en levendigheid. Dat merkten we ook in Súdwest-Fryslân.
als het tekort aan medewerkers en vrijwilligers in de uitvoering en bij besturen een rol. Daarnaast wordt het inclusiever en toegankelijker
Vanaf het tweede kwartaal 2022 kwamen we met z'n allen weer tot leven.
maken van evenementen steeds belangrijker; de evenementensector
De coronabeperkingen werden opgeheven en evenementen werden
dient de brede diversiteit in de samenleving representeren en bij te
weer georganiseerd. Het herstelvermogen van de evenementensector
dragen aan kansengelijkheid.
bleek opvallend groot. In 2023 waren er bijna 450 evenementen in Súdwest-Fryslân (op basis van meldingen en vergunningsaanvragen). Dat lag nagenoeg gelijk aan 2018 en boven de aantallen in 2019, het laatste jaar voor de pandemie. Met bijna 5 evenementen per 1000 inwoners hebben we meer evenementen dan het gemiddelde van de G50 grootste gemeenten in Nederland. We kennen jaarlijks ruim 20 grote evenementen met meer dan 5.000 bezoekers en/of deelnemers, allemaal gratis te bezoeken.
r
^
Strategische visie
r
i
Uitvoeringsagenda/activiteiten programma
r
^
r
Wet Ä regelgeving
^
Subsidieregels
L_______________ A h________________ i k._______________ A
Omdat evenementen zo belangrijk zijn voor onze gemeente, willen we meer duidelijkheid geven over onze ambities en keuzes. Dat doen we met deze evenementenvisie, de eerste voor Súdwest-Fryslân. Onze stip op de horizon helpt organisatoren, belanghebbenden, bewoners en onze medewerkers; waar willen we naar toe met onze evenementen en hoe draagt de gemeente Súdwest-Fryslân bij aan de realisatie van de doelen?
We willen werken aan een toekomstbestendig, aantrekkelijk aanbod
Bezoekcategorieën
2023
Het is een kader voor de komende jaren dat we vertalen in concrete
van evenementen in Súdwest-Fryslân met voor iedereen wat wils.
Tot 5.000 bezoeken1 5.000-9.999 10.000-19.999 20.000-39.999 ^40.000
419
acties voor de korte termijn. Een volgende stap is dat we onze nadere
Want evenementen spelen een cruciale rol in het bevorderen van
14 2
regels en subsidievoorwaarden aanpassen aan dit kader. We nemen er
verbinding en levendigheid, waardoor onze gemeente een aantrekkelijke
de tijd voor om dat goed te doen.
plek is om te wonen, te werken, te ondernemen en te recreëren.
Totaal
441
5
1
Deze visie vormt onze leidraad bij het realiseren hiervan. Natuurlijk blijven alle evenementen welkom in de kernen van Súdwest-Fryslân mits ze voldoen aan de regels en voorwaarden. Maar we maken in deze visie wel keuzes. We weten ook dat daarmee de problemen van de sector niet allemaal zijn opgelost.
1 Alle evenementen: meldingen, cat. A, B en C
Gemeente
Siíť/west-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
6
« ra ţ Sįľv«l
MJĨ
naar inhoudsopgave
Geen doel maar een middel
Dit uitgangspunt werkt ook positief voor het
In Súdwest-Fryslân koesteren we de kracht van
draagvlak onder inwoners voor evenementen.
evenementen. Evenementen zijn geen doel op zich, maar een middel dat bijdraagt aan het
Verder dragen evenementen bij aan het
realiseren van gemeentelijke doelen op de
versterken van het imago van Súdwest-Fryslân
korte en op lange termijn. Vanuit gemeentelijk
en haar steden en dorpen, zowel intern als
perspectief geloven we in de meerwaarde
extern. Daarnaast zorgen evenementen voor
ervan.
economische activiteit en werkgelegenheid. Tijdens een evenement kunnen ondernemers
Deze evenementenvisie staat niet op zichzelf,
meer inkomsten genereren. Evenementen
maar raakt aan vele beleidsterreinen zoals
trekken bezoekers aan die extra geld uitgeven
gastvrijheidseconomie, detailhandel, cultuur,
in onze gemeente. Ze shoppen in onze winkels,
sport maar ook openbare orde en veiligheid,
eten en drinken in onze horeca en slapen in
horeca en mienskip. Als we kijken naar
onze logiesaccommodaties. Ook zien we
belangrijke waarden uit onze Omgevingsvisie
evenementen als instrument om sport- en
Súdwest-Fryslân 1.0 (maart 2021) dragen
cultuur(participatie) te stimuleren. Ze bieden
evenementen bij aan gezonde, vitale mensen,
een laagdrempelig podium om sportieve en
aan versterking van onze kernwaarden (met
culturele uitingen zichtbaar te maken voor
name landschappelijke waarden en cultureel
een goot publiek.
erfgoed) én aan veerkrachtige en leefbare wijken, dorpen en steden. Evenementen helpen
Ambitie
ook bij het realiseren van onze ambities zoals
Het belang van evenementen voor onze
kernen en wijken met toekomst, positieve
gemeente geeft richting aan de ambitie
gezondheid en de mooiste gemeente van Nederland.
die we hebben.
Onze inwoners Evenementen zijn er in eerste instantie voor onze inwoners. Evenementen dragen bij aan levendigheid in onze gemeente waardoor het aantrekkelijker wordt om hier te wonen, te ondernemen en te recreëren. Daarnaast is saamhorigheid een belangrijke meerwaarde, de onderlinge verbinding van onze inwoners met elkaar, los van leeftijd of achtergrond.
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
8
naar inhoudsopgave
euwe visie
I
^ f I4éx v
naar inhoudsopgave
Participatie
in de evenementensector en deze is vertaald
Omdat we een breed gedragen evenementen
naar onze gemeente. Daarnaast is er een
visie willen en omdat veel partijen belang
benchmark gemaakt met twee Nederlandse
hebben bij evenementen, kozen we ervoor
gemeenten -Venlo en Steenwijkerland- op een
om bewoners, belanghebbenden, bestuur en
aantal relevante onderdelen.
ambtelijke organisatie van onze gemeente én natuurlijk organisatoren nadrukkelijk te
Interactieve sessies
betrekken. We maakten gebruik van de
Speciaal voor dit traject was er een klankbord
expertise van onderzoeks- en adviesbureau
groep ingesteld met vertegenwoordigers van
Respons. Zij hebben veel ervaring met zowel
inwoners, organisatoren, gemeente en belang
het betrekken van ‘stakeholders' als met het
hebbenden vanuit de gehele gemeente.
opstellen van evenementenvisies. In het participatietraject kozen we voor twee instrumenten:
verschillende bij evenementen betrokken
Het voordeel van deze aanpak is dat de
^ online enquêtes
groepen vanuit hun achtergrond op zoek
^ interactieve sessies
gaan naar gezamenlijke oplossingen en keuzes. Daarnaast was er een zeer goed
Online enquetes Er is gekozen voor drie aparte enquêtes:
bezochte bijeenkomst met organisatoren van evenementen.
organisatoren, bewoners en niet-organisatoren. Deze laatste categorie is bedoeld voor partijen
Voor de gemeentelijke organisatie zijn
die geen evenementen organiseren maar er
vier interactieve sessies gehouden.
wel belang bij (kunnen) hebben zoals winkeliers,
Ambtelijk waren dat aparte bijeenkomsten
horeca maar ook sportverenigingen en culturele
voor medewerkers vanuit diverse beleidsvelden,
organisaties. De response was goed met respec
specifiek gericht op beleidsontwikkeling,
tievelijk ruim 100, 1250 en 160 reacties.
zoals Cultuur, Sport, Gastvrijheidseconomie,
De respondenten waren goed gespreid over
Economie, Vergunningen, Openbare Orde
de gemeente met een goede verdeling over verschillende achtergronden. De uitkomsten
en Veiligheid en Omgevingsrecht handhaving. Én er was een sessie voor ambtenaren en
afkomstig van ruim 1.500 respondenten geven
verbonden partijen als politie, brandweer,
een prima indicatie.
GHOR, Veiligheidsregio met betrekking tot regelgeving.
Gemeente
Súdwest-Frysìàn
Verder is gebruik gemaakt van veel lokale
Het college van B&W en de gemeenteraad
informatie en van landelijke gegevens. Er is een
dachten en praatten mee elk in een aparte
analyse gemaakt van landelijke ontwikkelingen
bijeenkomst.
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
10
naar inhoudsopgave
Mini-symposium Afsluitend is er, tijdens een speciaal georganiseerd mini-symposium, een presentatie gegeven van de uitkomsten van het participatietraject. Iedereen die in dit traject een actieve bijdrage had geleverd was daarvoor uitgenodigd. De contouren van de nieuwe evenementenvisie werden geschetst met tot slot een discussie over inhoudelijke aspecten. Rond de 150 mensen hebben via interactieve sessies meegepraat en -gedacht over (onderdelen van) deze evenementenvisie. In bijlagen bij deze visie zijn de resultaten van het participatietraject te vinden, alsmede analyses van het evenementenaanbod en een benchmarkrapportage. Onze uitwerking We schrijven deze evenementenvisie op basis van drie uitgangspunten die duidelijk onze ambities vertalen en bijdragen aan de realisatie van een divers en toekomstbestendig evenementenaanbod. Daarvoor hebben we organisatoren nodig die met enthousiasme en creativiteit hun aan trekkelijke evenementen organiseren. De gemeente staat niet aan de zijlijn, maar werkt faciliterend. De drie uitgangspunten zijn:
Gemeente
Súdwest-Frysìàn
^
Een divers en toekomstbestendig aanbod
^
Enthousiaste organisatoren
^
Duidelijke en ondersteunende gemeente
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
11
Gemeente
Súdwest-Frysìàn
naar inhoudsopgave
Súdwest-Fryslân is trots op haar vele eveneme nten. Het overgrote deel
Het aanbod
Het huidige aanbod aan evenementen
(95%) is klein ^5000 bezoekers) tot zeer klein ^500 bezoekers). Het grote
Met bijna 450 evenementen in 2023 kunnen we concluderen dat er geen
is ons uitgangspunt. We kennen een
evenementenaanbod zegt veel ove r het organiser end vermogen binnen
sprake is van een negatief corona-effect. Evenementen die het meest
mooie diversiteit aan evenementen, goed
onze gemeente, maar ook tver oio behoefte aan evenementen. Met ruim
worden aanbevolen zijn de Sneekweek, het Skûtsjesilen op verschillende
verspreid over de gemeente. Maar die
vijf evenementen per 1000 inwoners bieden we onze bewoners meer
locaties en diverse dorpsfeesten. Ook Heamiel en de verschillende
spreiding is wel een aandachtspunt, zeker
keuze dan op veel plekken elders: het aantal is hoger dan het gemiddelde
Elfstedentochten worden meer dan gemiddeld genoemd.
in de dorpen en in het buitengebied.
van de G50 grootste gemeenten van Nederland. Je zou verwachten dat
Nieuwe evenementen zijn niet onze
dit hoog gewaardeerd wordt. Weliswaar beoordelen onze inwoners het
De aanbevelingen zien we ook terug in de meest bezochte typen
prioriteit, mits het huidige aanbod zich
aanbod kwalitatief en kwantitatief met een ruime voldoende (6,8), maar
evenementen, waar dorps-, wijk- en buurtfeesten relatief hoog scoren.
doorontwikkelt en zich aanpast aan
er is ruimte voor verbetering.
Opvallend is de populariteit van markten en braderieën. De muziek- en
veranderende wensen van, ook jongere,
theaterfestivals zijn het meest bezocht.
bezoekers. Ook uitbreiding van bestaande evenementen en het verplaatsen in tijd
Mrrst bezochte typen rvrnrmrntrn 2023
en van plek zijn opties om te komen tot
Niet meer maar anders Aan méér evenementen is geen behoefte. Het aantal dat we nu hebben
een divers en toekomstbestendig aanbod
is goed, maar daarbinnen kunnen we wel werken aan andersoortige
aan evenementen waar iedereen zich
evenementen. Omdat festivals graag bezocht worden, zien we behoefte
welkom voelt.
aan uitbreiding van zowel theater- en muziek-, als foodfestivals (of een combinatie daarvan). Om dezelfde reden zien we ook dat het aantal markten en/of braderieën en de dorps-, wijk- en buurtfeesten wel wat aanvulling kunnen gebruiken. Voor de leeftijdsgroep 12 - 18 lijkt het aanbod niet passend genoeg. Om de jongeren aan ons te binden, ook als ambassadeur en inwoner van de toekomst, is het zinvol extra aandacht te besteden aan deze groep. Dit wordt ook vanuit andere beleidsterreinen als Cultuur, Sport, Doelgroepen
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Gastvrijheidseconomie als speerpunt aangemerkt. Voor organisatoren
Het evenementenaanbod van Súdwest-Fryslân is met name op de eigen
is het lastig omdat deze groep enerzijds niet het meeste uitgeeft en
inwoners gericht. Tijdens de zomermaanden is het aanbod, met o.a.
anderzijds doordat de Nix 18 regelgeving veel aandacht vraagt.
e en groot aantal markten en festivals, ook aantrekkelijk voor toeristen.
Een financiële bijdrage kan helpen om (bestaande) evenementen ook
Uit bezoekersonderzoek onder de bezoekers van de Sneekweek (2022)
voor deze groep aantrekkelijk(er) te maken. Wat ook helpt is deze
blijkt dat bijna 70% van de bezoekers afkomstig is uit de gemeente
jongeren te betrekken bij de organisatie. Niet alleen is dat praktisch,
Súdwest-Fryslân. Van de resterende 30% komt de helft uit de provincie
het kan ook positief uitpakken voor de continuïteit en vernieuwing
Fryslân.
of verandering van het evenement.
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
13
naar inhoudsopgave
Iets minder dan een vijfde van alle evenementen vindt plaats in Sneek.
We moeten ons afvragen hoe toekomstbestendig ons aanbod is. We weten dat wat vandaag wordt gewaardeerd, morgen buiten de boot
Bolsward en Workum volgen met respectievelijk l0% en 9%. De meeste
kan vallen. Een uitdaging voor organisatoren is ervoor te zorgen dat
evenementen (40%) vinden in de kleinere kernen van de gemeente plaats.
hun evenement relevant blijft. Dat betekent inspelen op veranderende
Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de dorpsfeesten, maar zeker niet alleen.
behoeften van bezoekers, zoals meer beleving, meer mixvormen en
Omdat een groot deel van onze inwoners in de buitengebieden woont,
kleinschaligere evenementen én actief met bezoekers communiceren.
zegt 40% van onze inwoners dat er nog wel wat bij kan in de kleine kernen.
Aandachtspunt daarbij is de behoefte van onze inwoners aan meer
Een vijfde van de inwoners vindt dat het in Sneek wel wat minder kan.
variatie in het aanbod waar het nu wat veel van hetzelfde is. Uit het succes van ‘winterevenementen' als Luna Waterstad in Sneek en Zowel bezoekers als ‘de samenleving' willen meer duurzame,
Open Museum Maand November in de gemeenten Súdwest-Fryslân en
toegankelijke en inclusieve evenementen. Organisatoren (h)erkennen de
De Fryske Marren, blijkt dat de behoefte van bezoekers van evenementen
ontwikkelingen en willen ernaar handelen. Een evenement organiseren is
zich niet alleen (meer) beperkt tot het voorjaar en de zomer.
fantastisch maar door alles wat nodig is om hun evenement te realiseren
Net als in veel andere gemeenten, ligt in Súdwest-Fryslân het zwaartepunt
(geld, vergunningen, vrijwilligers, etc.), lijkt een proactieve inzet lastig.
van het evenementenaanbod in het tweede (40%) en 3e (39%) kwartaal, met de maand mei (2^) als uitschieter. Met slechts 7% is het eerste
Spreiding in tijd en ruimte
kwartaal wel erg rustig in de gemeente.
Onze gemeente is uitgestrekt en kent een groot aantal steden en dorpen.
Traditioneel is het aanbod in onze gemeente gericht op die perioden
De evenementen kennen een goede spreiding, op veel plekken gebeurt
met een piek in mei. Onze inwoners zien graag meer activiteit in het
wat, zoals ook blijkt uit de analyse van de evenementenkalender van 2023:
schouderseizoen (voor- en najaar); vooral het vierde en het nu heel rustige eerste kwartaal. Ze denken daarbij aan meer evenementen in de kerstperiode, zoals een kerstmarkt, iets ‘Dickens'-achtig of lichtfestivals zoals Luna. Ook de periode rondom Halloween wordt getipt met evenementen zoals De Spokentocht in Heeg. Ondernemers en culturele instellingen onderschrijven deze wensen. Negatieve effecten Uitgangspunt van deze visie is de meerwaarde van evenementen voor onze inwoners, ondernemers en bezoekers. Maar evenementen kunnen ook negatieve effecten hebben. Hoewel het wel voorkomt, is er eigenlijk nauwelijks sprake van overlast. Dit blijkt uit onze enquêtes onder onder nemers en bewoners. Slechts l0% van onze inwoners ervaart overlast waarbij verkeersdrukte en/of bereikbaarheid, parkeren, geluid en gedrag
0^0
Gemeente
Súdwest-Fryslân
5^0
10^0
15^0
20^0
25^0
30^0
35^0
40^0
45^0
van bezoekers (o.a. dronkenschap) het meest worden genoemd.
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
14
naar inhoudsopgave
Dat onze evenementen vaak goed lokaal zijn ingebed, draagt hier positief aan bij. Toch is het een onderwerp om aandacht aan te blijven geven. Uitgangspunt We gaan uit van het bestaande aanbod aan evenementen in Súdwest-Fryslân. We zetten dus niet actief in op het aantrekken van nieuwe, éénmalige of terugkerende, evenementen. Wel zijn we bereid bewonersinitiatieven voor nieuwe evenementen te ondersteunen, hoewel we ze liever gekoppeld zien aan bestaande evenementen. We willen organisatoren stimuleren actief aan de slag te gaan met de kwaliteit, toekomstbestendigheid, duurzaamheid en inclusiviteit van hun evenement. We willen ze laten nadenken over hoe ze hun evenement kunnen doorontwikkelen zodat ze (blijven) aansluiten bij de veranderende behoefte van bezoekers en daarbij niemand uitsluiten. We gaan meer aandacht besteden aan Inclusie & Diversiteit, waarbij het bieden van een veilige omgeving voor iedereen het uitgangspunt moet zijn. Súdwest-Fryslân heeft deze thema's hoog op de agenda staan. Tegelijkertijd zien we ook dat organisatoren zoekende zijn hoe ze dit onderdeel kunnen maken van hun evenement. Samen met de Werkgroep Inclusie, de Werkgroep Toegankelijkheid en organisatoren onderzoeken we hoe en met welke instrumenten we organisatoren kunnen faciliteren bij kennisvergroting op dit vlak en het borgen van Inclusie & Diversiteit binnen hun evenementen.
Ook zoeken we naar organisatoren die de ruimte bieden aan bezoekers tussen 12 en 18 jaar. We houden oog voor eventuele nadelige effecten van evenementen. Voor programmering in het schouderseizoen willen we in gesprek met organisatoren die bereid zijn hun evenement te verplaatsen of uit te breiden met een wintereditie. We trekken daarbij nauw op met de gastvrijheidseconomie, specifiek in route 2: Gezonde reuring in het schouderseizoen. Verder kijken we of we evenementen een andere plek kunnen geven in onze gemeente, waarbij we kijken naar minder in de steden en meer in de dorpen. Daarbij respecteren we natuurlijk dat er evenementen zijn die traditioneel gebonden zijn aan plekken of perioden.
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
15
naar inhoudsopgave
m
naar inhoudsopgave
Zonder organisatoren geen evenementen
Slecht 30% heeft geen moeite met het vinden van organiserende
Wat we ook willen met evenementen,
In Súdwest-Fryslân zijn tientallen organisaties en honderden mensen
vrijwilligers en 35% niet met het vinden van ‘handjes'. Het beeld is niet
het kan niet zonder organisatoren.
betrokken bij het realiseren van evenementen. Nog eens honderden
uniek voor onze gemeente maar daarom niet minder zorgelijk.
Helaas leiden prijsontwikkelingen,
mensen leveren de ‘handjes' tijdens de activiteiten. En dat zijn vooral
regelgeving en medewerkers- en
heel veel vrijwilligers. Jongeren en ouderen die zich belangeloos inzetten.
vrijwilligerstekorten tot zorgen en die nemen het plezier weg. Om ze
Die betrokkenheid leidt tot een groot draagvlak in de lokale gemeenschap
Evenementen organiseren vergt steeds meer tijd en kennis.
waar evenementen plaatsvinden. Mensen die vanuit passie een evenement
Vooral ontwikkelingen rondom regelgeving zijn dusdanig dat het
enthousiast met (de ontwikkeling van)
organiseren, maar waarvan we merken dat hun enthousiasme onder druk
nauwelijks te overzien is als je maar één enkel evenement per jaar
hun evenement bezig te laten zijn, willen
staat. Dat kan 0|r termen leider tot het: verdwijne n vr n e verement:en.
organiseert. Het gaat dan niet alleen over gemeentelijke regels maar
Uitdagingen van organisatoren
ook over landelijke (o.a. geluid, veiligheid, stikstof, natuurbescherming,
we de organisatoren ontzorgen, zeker omdat het voor het grootste deel
Het gros van onze evenementen wordt professioneel georganiseerd,
duurzaamheid). De frustratie hierover is groot bij organisatoren in onze
vrijwillige inzet betreft. We onderzoeken
maar dan wel nagenoeg allemaal door vrijwilligers. Om een beeld te geven
gemeente maar ook in de rest van het land. Andere ontwikkelingen
een nieuwe hulpstructuur die organisatoren
analyseerden we de achtergrond van de 29 grootste evenementen in 2023:
die invloed hebben op de activiteiten van organisatoren zijn de kosten stijgingen en het vinden van vrijwilligers. Het totaal aan ontwikkelingen
ondersteunt bij door hen gewenste zaken als vergunningsaanvragen, kennisdeling/
ontneemt organisatoren, die vanuit passie en in overgrote meerderheid
ontmoeting, personele uitwisseling en
Type organisator
2023
vrijwillig evenementen organiseren, de vreugde. Het kan er zelfs toe leiden
gezamenlijke inkoop. Door een actieve
Vrijwilligersorganisatie
14
samenwerking profiteren organisatoren
Evenementenorganisator (professional)
10
aan de hand lijkt. Maar gezien de negatieve tendens kan dat zomaar
2
anders worden.
meer van elkaar en dat draagt weer bij
dat ze ermee stoppen, hoewel dit vooralsnog niet in Súdwest-Fryslân
2
aan toekomstbestendige evenementen. Totaal aantal evenementen
1
We verdelen de uitdagingen van de organisatoren in drie domeinen:
29
^
facilitair
•
personeel/medewerkers
•
vergunningen
In algemene zin geldt dat, naast de gespecialiseerde professionele organisatoren (zoals Stichting Sneekweek), veel van onze evenementen
Facilitair
worden georganiseerd door een rechtspersoon dat daarvoor speciaal in
Podia, dranghekken, mobiele toiletten, stroom; zonder voorzieningen
het leven is geroepen (zoals Stichting Heamiel of Stichting Straatfestival
geen evenementen. Organisatoren blijken goed in staat om veel zelf te
Heeg). Daarnaast worden evenementen georganiseerd als additionele
regelen en er is nauwelijks sprake van schaarste in benodigde spullen.
activiteit vanuit verengingen, culturele instellingen en ondernemers.
Opvallend is dat het hierbij ‘ieder voor zich' is. Organisatoren wisselen
Het merendeel van de evenementen maakt dus gebruik van vrijwilligers,
een mogelijke oplossing om de alsmaar toenemende kosten het hoofd
zowel in de organisatie als tijdens het evenement. Meer dan de helft
te kunnen bieden. Ook in communicatie en reiniging zien we nauwelijks
geeft aan steeds meer moeite te hebben om vrijwilligers te vinden.
samenwerking.
nauwelijks materialen uit en kopen ook niet gezamenlijk in. Dit is wel
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
17
naar inhoudsopgave
Als gemeente faciliteren we soms niet-commerciële organisatoren
Vergunningen
met materialen, iets dat soms meer wordt gewaardeerd dan geld.
Elke organisator wil veilige en ook voor ‘de buren' prettige evenementen
Deze faciliterende rol van de gemeente moet inzichtelijk worden
organiseren. Iedereen begrijpt dat dit niet kan zonder regels. Als gemeente
gemaakt vanuit de gedachte dat iedereen daarop onder dezelfde
zijn wij verantwoordelijk voor het toetsen van een aanvraag aan de
voorwaarden een beroep moet kunnen doen. Organisatoren lijken
gevolgen van evenementen voor de openbare orde, veiligheid, gezond
nog steeds de benodigde gelden te kunnen verwerven. Vooralsnog
heid en milieu. Daarvoor is beleid opgesteld. Om te toetsen hoe
zijn financiën voor organisatoren in Súdwest-Fryslân niet de grootste
organisatoren hiermee omgaan is er een vergunningsplicht voor de
uitdaging.
meeste evenementen. Voor evenementen met maximaal 150 bezoekers, en nog enkele criteria2 , volstaat een melding.
Medewerkers Het is steeds lastiger om medewerkers te vinden. Bij de organisatie
De vergunning is een lokale verantwoordelijkheid. We hebben voor de
van evenementen en tijdens het evenement zelf maar ook bij besturen.
aanvraag een proces ingericht (dat naar aanleiding van het Rekenkamer
Deze (landelijke) trend die we voor corona al zagen, heeft zich doorgezet.
rapport al was vereenvoudigd) dat niet altijd als gebruiksvriendelijk
Organisatoren worden ouder en willen graag het stokje overgeven aan
wordt ervaren. We kijken hoe we dit (technisch) kunnen verbeteren.
jongeren maar die bereidheid onder jongeren is er nauwelijks. Voor de continuïteit van onze evenementen willen we leren van de plekken in
Omdat het niet voor iedereen even gemakkelijk is om het vragenformulier
onze gemeente waar het goed gaat. Dit vraagt wel om bereidheid van
plannen of plattegronden op schaal, is er behoefte aan meedenkers of
organisaties om te veranderen. Omdat nieuwe mensen anders denken
meehelpers.
in te vullen of andere benodigde stukken op te stellen, zoals mobiliteits
maar ook anders doen. Iets wat jaren goed gewerkt heeft kan zo maar verandering nodig hebben. 2
Artikel 2:24 APV definities staat het volgende: In deze afdeling wordt onder een klein evenement verstaan een eendaags evenement waarbij:
Verder verlangt de van bovenaf opgelegde regelgeving steeds meer
a. het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan
van organisatoren wat leidt tot extra of betaalde personele inzet.
150 personen (gelijktijdig); b. de activiteiten plaatsvinden tussen 10.00 en
Voorbeelden zijn EHBO'ers, beveiligers en verkeersregelaars. Waar het
23.00 uur; c. sprake is van achtergrondmuziek waarbij het
altijd relatief makkelijk was vrijwilligers in te zetten, blijkt dit door eisen vanuit regelgeving steeds lastiger te worden. Zonder de benodigde
geluidsniveau niet meer dan 60 decibel bedraagt, gemeten op de dichtstbijzijnde gevel;
papieren kunnen mensen deze taken niet vervullen. De bereidheid of
d. de activiteiten niet plaatsvinden op een (brom)fiets-
mogelijkheid om deze papieren, voor vaak één evenement, te halen is
pad, op een parkeerterrein of in een voetgangers
beperkt. Er wordt dus vaker een (noodzakelijk) beroep gedaan op
gebied en geen overlast veroorzaken of anderszins
betaalde krachten. Dit werkt niet alleen kostenverhogend, maar heeft
een belemmering vormen voor het doorgaande verkeer, het openbaar vervoer en de hulpdiensten.
ook impact op de lokale betrokkenheid. Daarbij is de verwachting
Van een belemmering is in ieder geval sprake wanneer
dat krapte, bijvoorbeeld als gevolg van de beperkte capaciteit van de
niet ten minste een vrije doorgang wordt gelaten van
veiligheidsdiensten, de komende jaren toeneemt.
3,5 strekkende meter; e. slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object.
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
18
naar inhoudsopgave
Hoe graag we dat ook willen, het is niet wenselijk dat we als vergunning
Taken kunnen zijn:
verlener dergelijke ondersteuning aan organisatoren bieden.Gezien de
^
wettelijke gemeentelijke taken vermijden we belangenverstrengeling en gaan we onder leiding van een kwartiermaker onderzoeken hoe een nieuwe
regelgeving & vergunningen (verkeers-, veiligheidsplannen, etc.) ^
hulpstructuur de organisatoren kan ondersteunen bij door hen gewenste zaken als vergunningsaanvragen, kennisdeling/ontmoeting, personele
Ondersteuning van organisatoren bij toepassen van/voldoen aan Faciliteren van een pool aan vrijwilligers en/of personele invulling (o.a. verkeersregelaars, EHBO'ers)
^
uitwisseling en gezamenlijke inkoop.
Faciliteren van raamcontracten met leveranciers (podia, containers, verzekeringen, enz.)
Samenwerking
En op termijn:
Samenwerking tussen organisatoren is beperkt. Zowel organisatoren
^
als de gemeente vinden dit een gemiste kans. Met een betere verbinding
^
Verbinden van organisatoren met elkaar of met ondernemers Maken van (collectieve) duurzaamheids- of toegankelijkheidsplannen
tussen organisatoren ligt samenwerking meer voor de hand. Natuurlijk is
^
Assisteren bij de communicatie naar bewoners (geen marketing)
lokale inzet en betrokkenheid van medewerkers niet iets dat je zomaar naar
^
Organiseren van specifieke opleidingen
een andere stad of dorp kopieert. Vrijwilligers zetten zich vooral in voor evenementen in hun eigen stad of dorp. Maar we sluiten niet uit dat ze
Het is niet de bedoeling dat de nieuwe hulpstructuur zelf evenementen
dat ook willen voor andere evenementen in hun stad of dorp of misschien
organiseert. De verantwoordelijkheid van de evenementen blijft bij de
wel daarbuiten. Dat kan gaan over verkeersregelaars maar bijvoorbeeld
organisatoren liggen.
ook over glazenophalers. Ook bij de inhuur van personeel, zoals beveiligers, ligt samenwerking voor de hand. Die gezamenlijke inkoop kan ook gaan over materialen. Als de kalender bekend is en organisatoren weten dat ze allemaal een podium of mobiele toiletten op een ander moment nodig hebben, is het maken van collectieve afspraken met leveranciers interessant. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan, maar kan een doel zijn. Het begint met het kennen van elkaar en de wil om kennis en ervaringen te delen. Ondersteuning voor organisatoren De continuïteit van onze evenementen is gebaat bij de ondersteuning van organisatoren. Daarom gaan we onderzoeken hoe een nieuwe hulpstructuur het beste vorm kan krijgen. Deze is bedoeld om de noodzakelijke hulp te bieden, een evenementendesk die kennis en kunde aan organisatoren ter beschikking stelt en daarmee enerzijds organisatoren ontlast en anderzijds hun kosten beperkt. Een vergelijkbare aanpak werkt goed in andere gemeenten en deze aanpak is een nadrukkelijke wens van organisatoren.
Gemeente
Súdwest-Frysìàn
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
19
naar inhoudsopgave/ '
- -. S3 k 4 “
etc
^
. -
Duidelijke en ondersteunende gemeente-* -C Gemeente
Súdwest-Frysìàn
naar inhoudsopgave
Evenementencirkel van Súdwest-Fryslân Het is voor het eerst dat we als gemeente een evenementenvisie Uiteindelijk willen we als gemeente
presenteren en bepalen wat en waarom we iets met evenementen
ondersteunen en verbinden op basis
willen. In het traject naar deze visie bleken er grote verschillen tussen
Merkwaarden van Súdwest-Fryslân
van onze maatschappelijke doelen,
evenementen. Wij denken dat het indelen in categorieën3 een hulpmiddel
maar voor het zover is moeten we ons
is om soorten evenementen en hun belang inzichtelijk te maken. Op basis
actief inzetten om het organisatoren
daarvan kunnen we duidelijker kenbaar maken welke evenementen we
Onze merkwaarden krijgen vorm en inhoud door onze identi teit en merk persoonlijkheid. De identiteit van Súdwest-Fryslân wordt gevormd door drie unieke kenmerken:
makkelijker te maken om met ons te
bijvoorbeeld financieel ondersteunen of welke de voorkeur krijgen als
handelen bijvoorbeeld rondom subsidies,
er sprake is van ‘schaarse ruimte', fysiek, maar ook ingegeven door de
ondersteuning en vergunningen.
capaciteit van de veiligheidsregio.
De kenmerken van SWF
processen en komen met één subsidie-
Natuurlijk vinden we alle evenementen belangrijk. Iedereen die kan
loket. De evenementencirkel Súdwest-
voldoen aan de voorwaarden, mag in onze gemeente een evenement
» groot waterlandschap; » veelkernigheid & de mienskip; » rijk cultuurhistorisch erfgoed.
We kijken naar versimpeling van onze
Fryslân zorgt straks voor een kader
organiseren. De indeling die wij kiezen zegt niets over de algemene
waaraan we transparant onze keuzes
waarde van evenementen, maar geeft ons als gemeente een kader
Onze persoonlijkheid is:
kunnen toetsen. We zetten ons in voor
waaraan we transparant onze keuzes kunnen toetsen. We gaan daarbij
»
een betere verbinding met en tussen
uit van een vierdeling die we de Evenementencirkel van Súdwest-Fryslân
Vindingrijk We kijken naar andere oplossingen
»
Vakkundig We gaan voor traditionele vernieuwing
»
Verbonden We zijn groots in samen
organisatoren én we claimen fysieke
noemen. Deze cirkel is de leidraad voor onze keuzes, bijvoorbeeld voor
ruimte voor evenementen in de toekomst.
de hoogte van subsidie of voor prioritering bij schaarste in fysieke ruimte of plek op de kalender. De indeling van onze evenementen gebeurt aan de hand van een aantal criteria: Waarde:
waar draagt het evenement aan bij (sociaal domein,
Belang:
waar komen bezoekers vandaan, wat is de reikwijdte;
Mienskip:
bevordert het evenement lokale binding en betrokkenheid;
Omvang: Traditie:
hoeveel bezoekers komen er; is het evenement belangrijk voor de borging van tradities/
economie, cultuur, sport, etc.);
3
Het betreft hier nieuwe categorieën, naast de
wordt de traditie naar de toekomst gebracht; Merkwaarden: past het evenement bij de merkwaarden van
bestaande onderverdeling van evenementen naar een drietal risicoprofielen: A-, B- en C-evenementen. A = regulier evenement. B = aandacht evenement. C = risicovol evenement.
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Toekomst:
Deze criteria maken we concreet en toetsbaar met een weging. We delen evenementen elke twee jaar opnieuw in waardoor ze, afhankelijk van hun
Súdwest-Fryslân/vertelt het evenement het verhaal
ontwikkeling, van cirkel kunnen wijzigen. Nieuwe evenementen worden
van Súdwest-Fryslân; is het evenement toekomstbestendig (te maken).
pas na een eerste editie ingedeeld. Een uitwerking van de aanpak moet nog worden gemaakt maar ziet er in grote lijnen zo uit:
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
21
naar inhoudsopgave
Cirkel 1
Cirkel 2
Kent evenementen die aansluiten bij alle criteria; ze trekken
1. Centraal evenementensubsidieloket
veel bezoekers, ook van buiten onze gemeente, dragen bij aan
Een organisator van een evenement hoeft straks nog maar één keer bij
één of meer van onze doelen, ondersteunen de identiteit van
ons aan te kloppen. Op deze plek krijgt hij/zij een overzicht van mogelijk
Súdwest-Fryslân en sluiten aan op de merkwaarden, dragen
heden waar een beroep op kan worden gedaan, wat de voorwaarden zijn
bij voorkeur bij aan mienskip en ze zijn toekomstbestendig
en hoe groot de kans op toewijzing is. Aanvragen worden via dit loket
of kunnen dat worden (maar dragen niet per se bij aan tradi
ingediend en het is ook de vraagbaak voor organisatoren. De besluitvorming
tionele waarden).
over de toekenning gebeurt per beleidsveld, maar de communicatie daarover
Evenementen die vooral hoog scoren op mienskip en bijdragen
gebeurt weer vanuit het loket.
aan één of meer andere gemeentelijke doelen. Ze trekken met name bezoekers uit onze eigen gemeente, waarbij aantallen
Cirkel 3
2. Identieke voorwaarden
niet omvangrijk hoeven te zijn. Ze zijn toekomstbestendig of
Doordat de gelden nu vanuit verschillende beleidsvelden komen, verschillen
kunnen dat worden. Bijdragen aan de merkwaarden en een
ook criteria en termijnen. Het geeft organisatoren een ongelijk speelveld
(toekomstbestendig) traditioneel karakter zijn minder relevant.
en draagt niet bij aan duidelijkheid. Ook de Rekenkamer constateerde in
Bestaat uit evenementen die vooral in het teken staan van
2022 dat er sprake is van ongelijke behandeling. Het oplossen van dit probleem
(behoud en/of versterken en vernieuwen van) tradities en/of
is een dringend advies van de Rekenkamer. Daarom willen we op korte
Friese iconen versterken (het Friese verhaal). Daarnaast dragen
termijn voor alle beleidsvelden de voorwaarden (criteria en termijnen)
ze bij aan één of meer andere gemeentelijke doelen. Ze hebben
zoveel mogelijk harmoniseren zodat die voor alle typen evenementen
bovenlokale aantrekkingskracht maar niet perse met grote
nagenoeg identiek zijn.
aantallen en zijn toekomstbestendig (te maken). Ze dragen bij Cirkel 4
voorkeur bij aan mienskip.
Zoals eerder aangegeven volgen subsidieregels na vaststelling van deze
Evenementen die niet genoeg aansluiten bij de criteria voor de
visie. Deze ambities worden na vaststelling van de evenementenvisie zo
cirkels 1 tot en met 3, vallen in cirkel 4.
snel mogelijk concreet ingevuld. Bij het bepalen van subsidierichtlijnen maken we gebruik van de evenementencirkel van Súdwest-Fryslân.
Subsidies Organisatoren kunnen volgens de Subsidieregelingen 2024 gemeente
Ondersteuning in natura
Súdwest-Fryslân (oktober 2023) subsidie aanvragen die vanuit verschillende
Hoewel organisatoren te maken hebben met meerkosten door bijvoorbeeld
beleidsvelden beschikbaar is. Bij sport en gastvrijheidseconomie benoemen
prijsstijgingen en extra personele inzet (o.a. door regelgeving), lijkt vooralsnog
we evenementen expliciet, bij andere beleidsvelden doen we dat niet maar
geld niet de grootste zorg. Desondanks zijn organisatoren blij als de kosten
is het wel mogelijk, zoals bij cultuur, jeugd, ouderen en út de mienskip.
gedrukt kunnen worden. Als gemeente kunnen we organisatoren niet alleen
We kennen geen (integraal) evenementenbudget waar de gelden vanuit
met geld ondersteunen, maar ook met facilitaire middelen. Denk daarbij
verschillende beleidsvelden beschikbaar worden gesteld. Dat is een ambitie
aan hekken en schoonmaak. Voor niet-commerciële evenementen doen
voor de lange termijn. Wel maken we inzichtelijk wat wij als gemeente
we dat al in bescheiden vorm.
totaal investeren in evenementen vanuit de diverse beleidsvelden. Natuurlijk kost dergelijke ondersteuning ons als gemeente wel degelijk Op weg naar een integraal evenementenbudget gaan we twee dingen doen:
Gemeente
Súdwest-Fryslân
geld en moeten we ook kijken hoe we dit binnen de regels kunnen invullen.
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
22
naar inhoudsopgave
Visserijdagen Stavoi
We willen ondersteuning ‘in natura' concreet benoemen als gemeentelijk
faciliteren. Het aanvragen van een evenementenvergunning is niet
instrument. We willen transparant zijn over wie, waarom en wanneer
gratis voor de organisator. Dat verandert niet.
gebruik kan maken van deze ‘non-cash' ondersteuning. We brengen dit helder in beeld en maken daarbij gebruik van de evenementencirkel van
Ondersteuning voor organisatoren
Súdwest-Fryslân. We voorkomen daarmee dat deze support aan enkelen
Gelet op het belang dat we aan evenementen hechten, willen we
voorbehouden blijft. We kapitaliseren deze kosten en beschouwen dit
bijdragen aan de continuïteit ervan in Súdwest-Fryslân. Zoals gezegd
als onderdeel van onze totale investering in evenementen.
onderzoeken we hoe een nieuwe hulpstructuur voor evenementen ondersteuning vorm moet krijgen.
Vergunningen Organisatoren willen graag geholpen worden bij de vergunningsaanvraag.
Fysieke locaties
Omdat wij als gemeente de vergunningsaanvraag toetsen, de vergunning
In onze gemeente kennen we nog weinig schaarste in fysieke ruimte,
verlenen en controleren, kunnen wij de hulpvraag niet beantwoorden. We houden ons aan onze formele rol en beleggen de evenementenonder
maar we realiseren ons dat de druk op ruimte steeds verder toeneemt. Met name in onze steden is ruimte schaarste een groeiend probleem,
steuning bij een nieuwe hulpstructuur.
gezien alle opgaven die op de kernen afkomen. Wonen, werken, mobiliteit, natuur, vrijetijd en evenementen, ze hebben allemaal een
Het aanvraagproces is een verantwoordelijkheid van ons als gemeente.
plek nodig. Om te zorgen dat er -ook in de toekomst- fysiek plek blijft
Natuurlijk zijn we gebonden aan landelijke richtlijnen, maar daarbinnen
voor evenementen in onze gemeente, leggen we ruimteclaims waarvoor
kunnen we ons flexibeler opstellen dan we nu doen. Willen we echt
de nieuwe omgevingsvisie een belangrijk instrument is.
alles weten wat we vragen of overvragen we? Als we dat kritisch hebben bekeken, kijken we ook naar andere middelen om het organisatoren
Het is een kracht dat het aanbod van evenementen verspreid is over de
makkelijker te maken. We denken daarbij aan de volgende, praktische zaken:
vele kernen én het buitengebied van onze gemeente, maar het maakt het claimen van ruimte lastiger. Onze ambitie is dat de huidige evenementen
^
eenvoudigere procedure voor jaarlijks terugkerende evenementen;
locaties, zeker in de kleine kernen, dorpen en het buitengebied,
^
een gebruiksvriendelijk technisch systeem.
worden geborgd. Ook in de steden is het borgen van evenementenruimte belangrijk. Onze binnensteden blijven een podium voor evenementen,
Wij werken de mogelijkheden uit en passen het proces waar dat kan
maar we willen ook onderzoeken welke mogelijkheden er in de steden
aan. We toetsen structureel hoe organisatoren het aanvraagproces
zijn voor de inrichting van vaste, multifunctionele plekken met ruimte
ervaren via een gebruikersgroep. Hun ervaringen gebruiken we om te
voor evenementen die in een omgevingsplan worden vastgelegd.
zorgen voor een gebruikersvriendelijk proces.
Bijkomend voordeel is dat we organisatoren kunnen faciliteren door de plekken in te richten met bijvoorbeeld vaste (duurzame) stroom, verharde
De vergunningsaanvraag voor de diverse Elfstedentochten is atypisch
ondergrond, goede bereikbaarheid, ruime geluidsnormen, etc. Door deze
omdat deze evenementen in meerdere gemeenten plaatsvinden.
voorzieningen ‘groen' (duurzaam) te realiseren, helpen we ook bij het
Het betekent dat zij op meerdere plekken een vergunning moeten
verduurzamen van evenementen.
aanvragen. We gaan in gesprek met andere Elfsteden gemeenten om
Dergelijke evenementenlocaties kunnen verder bijdragen aan een goede
te kijken of we deze organisatoren via een ‘1-loket' aanpak kunnen
balans tussen levendigheid en leefbaarheid en bieden continuïteit op de langere termijn.
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
23
naar inhoudsopgave
Het platform wisselt twee tot drie keer per jaar gestructureerd van Stimuleren en uitvoeren
Regisseren en samenwerken
Marktdenken centraal, waarbij gemeente ambities
De gemeente werkt
vertaalt in outputgerichte en
samen met andere
meetbare doelstellingen
belanghebbenden
gedachten over ervaringen en uitdagingen primair gericht op uitvoering. Het platform draagt bij aan beter onderling begrip en faciliteert zowel gemeente als organisatoren beter in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen.
in de sector
Verder willen we jaarlijks een mini-symposium organiseren met een strategisch/inhoudelijk karakter. Dit in lijn met het mini-symposium dat we in het kader van dit visieproces hebben gehouden. Organisatoren, ^
Vanuit samenleving
beleidsmedewerkers en belanghebbenden (zoals ondernemers en raads leden) worden uitgenodigd voor kennisdeling én ontmoeting. De feitelijke organisatie van het mini-symposium kan belegd worden bij de nieuwe hulpstructuur voor evenementenondersteuning, maar de gemeente is
Faciliteren en Kaders stellen en
vanuit haar verantwoordelijkheid leidend.
ondersteunen De gemeente is vooral
kerntaken op orde Ontwikkelen en handhaven
om ondersteuning te
wettelijke kaders en regelgeving
bieden en te verbinden voor
(experimenten, versnelde
maatschappelijke ambities
vergunningen e.d.)
en initiatieven
De gemeentelijke rol Duidelijkheid over de rol van de gemeente bij evenementen helpt zowel intern als naar organisatoren, belanghebbenden en bewoners. We gebruiken daarvoor het ‘NSOB-model van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur' (NSOB). Zie de figuur hiernaast. Wij ambiëren een rol van respon sieve overheid, waarbij we als gemeente vooral ondersteuning bieden én verbinden voor maatschappelijke ambities en initiatieven. Maar om deze visie, via periodieke actieprogramma's, succesvol te realiseren, wordt er van
Verbinding met organisatoren
ons wat anders gevraagd. Onze rollen zullen, afhankelijk van de uitwerking
Een goede relatie en communicatie met organisatoren is (ook) een
en problematieken, steeds anders zijn waarbij we altijd onze rol moeten
gemeentelijk belang. Maar organisatoren blijken ook behoefte te hebben
duiden. We beschouwen dat echter als iets tijdelijks.
aan onderling contact. De bijeenkomsten die in het kader van dit visieproces zijn gehouden lieten dat zien. Als gemeente willen we de verbinding met en tussen organisatoren met twee instrumenten versterken. Allereerst komt er een gemeentelijk evenementenplatform waarin grote en kleine organisatoren zijn vertegenwoordigd met een goede spreiding over en diversiteit uit de gemeente, gemeentelijke medewerkers (beleid én vergunningen) en een vertegenwoordiging van de nieuwe hulpstructuur voor evenementenondersteuning.
Gemeente
Súdwest-Frysìàn
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
24
naar inhoudsopgave
Deze eerste evenementenvisie voor Súdwest-Fryslân is geschreven omdat
als ondersteuning in het subsidieproces, het faciliteren van het platform,
we grote waarde hechten aan een veelzijdig aanbod aan evenementen
contactpersoon naar de nieuwe hulpstructuur, etc. Dat kan met een
binnen onze gemeente. Als je dat vindt, moet je dat ook vertalen in keuzes,
medewerker evenementen worden ingevuld.
in geld en in menskracht. Dat doen we, waarbij we een splitsing maken in incidenteel en in structureel.
Ter afsluiting
Incidenteel
wegen die we willen bewandelen om bij die stip uit te komen. Het is
Gekoppeld aan deze langjarige visie, maken we periodiek een actie
een duidelijk kader voor de lange termijn. We hebben dus niet op alle
programma dat bestaat uit activiteiten op de korte termijn. De komende
onderdelen morgen resultaat, maar we werken er wel naar toe om de
jaren moeten we geld vrij maken om te zorgen dat we niet alleen een visie
uitgangspunten van deze visie te realiseren. We maken periodieke actie
Deze visie biedt een stip op de horizon voor evenementen, inclusief de
op papier hebben, maar dat we er ook concreet mee aan de slag gaan.
programma's waarin we concrete activiteiten beschrijven die we op korte
Voorbeelden daarvan zijn het uitwerken van eenduidige subsidieregelingen
termijn in gang zetten of uitvoeren. Dat doen we, net als het traject naar
en de evenementencirkel van Súdwest-Fryslân en van het gemeentelijk
deze visie, samen met organisatoren, belanghebbenden en bewoners.
evenementenplatform. Structureel Om de jaarlijkse subsidiestructuur van onder andere cultuur- en sport gerelateerde evenementen in lijn te brengen met de recent opgestelde Cultuur- en Sportvisie en deze evenementenvisie, zijn aanvullende financiële middelen noodzakelijk. Deze herijking vereist extra investeringen om de doelstellingen van de visies te realiseren. Als onderdeel van deze uitwerking streven we ernaar een eenduidig afwegingskader te creëren, waarmee de jaarlijkse subsidiestructuur voor cultuur- en sportgerelateerde evenementen in lijn wordt gebracht met de recent opgestelde Cultuur- en Sportvisie, alsmede deze evenementenvisie. Dit zal de transparantie en consistentie bevorderen in de toekenning van subsidies, en de realisatie van de gestelde doelen ondersteunen. Daarnaast zijn er extra gelden nodig voor de evenementenondersteuning die we willen beleggen bij een nieuwe hulpstructuur. Organisatie Als we actief met evenementen aan de slag gaan, betekent dat ook de inzet van menskracht. Omdat deze capaciteit er nu niet is, houden we er rekening mee dat we meer kwijt zijn aan personele invulling voor zaken
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
26
naar inhoudsopgave
Gemeente Súdwest-Fryslân
Een divers en toekomstbestendig aanbod -
I
-
Enthousiaste organisatoren
Duidelijke en ondersteunende gemeente
Financiën
-
Facilitaire ondersteuning
-
Ondersteuning vergunningstraject
-
Evenementencirkel van Súdwest-Fryslân
Incidenteel budget actieprogramma
Aanbod in het schouderseizoen Inclusie & Diversiteit borgen binnen
-
Aandacht voor personele (vrijwillige)
-
Inrichten centraal evenementensubsidieloket
Eventueel meerjarig budget nieuwe hulpstructuur evenementenondersteuning.
evenementen
-
Aanbod leeftijdsgroep 12 - 18 jaar
invulling
Negatieve effecten en overlast op een laag niveau houden Kwaliteitsverbetering bestaande
Budget herijking jaarlijkse subsidiestructuur
-
Stimuleren samenwerking tussen
-
Harmoniseren subsidieregelingen
Structurele ambtelijke capaciteit
organisatoren
-
Transparant en werkbaar model
evenementen
-
ondersteuning in natura Gebruiksvriendelijke(re) aanvraag
Faciliteren nieuwe hulpstructuur evenementenondersteuning
aanbod
vergunningen
Gemeente
Súdwest-Fryslân
-
Onderzoeken vaste evenementenlocaties
-
Inrichting evenementenplatform
-
Netwerkbijeenkomsten voor organisatoren
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
27
naar inhoudsopgave
Gemeente Súdwest-Fryslân
Visie opgesteld in co-creatie
Klankbordgroep
Evenementenvisie, juni 2024
Aan de hand van een uitvoerig participatietraject
^
is gedurende het proces mét betrokkenen
^
Berne lepenloftspul Easterwierrum
(organisatoren, ondernemers, inwoners,
^
Stichting Sneekweek
Fotografie
maatschappelijke organisaties) bepaald waar
Strontrace Workum | Jelte vd Meer Skydrone Sloten
pagina 1
deze evenementenvisie zich op moet richten.
• •
Heechspanning Heeg Fiets 11-stedentocht
Sneekweek Markstraat vol mensen | Jeroen Deen
pagina 3
Workum paardenconcours | Fotograaf Simon Bleeker Heamiel Slotavond | Anjoy Media
Heamiel Bolsward
Dit werd inhoudelijk en procesmatig ondersteund
^
KWS
door Bureau Respons uit Amsterdam en een
^
Youth Regatta Workum
pagina 5
klankbordgroep. Deskresearch, benchmark
•
St. Rock by Rein
pagina 16
à analyse, en de input, wensen, behoeften en opgaven van betrokkenen vormen daarbij het
• •
Cultuurplein Podium IJlst
belangrijkste onderdeel in de gemaakte keuzes.
•
Bewonersplatform Sneek
•
Restaurant Sudersee Hindeloopen en It Pottebakkershús, Workum
Bolstjurrich | Yvanka Bakker
pagina 9
Mini Symposium Evenementen | Jolanda Siemonsma Fotografie
pagina 10
Mini Symposium Evenementen | Jolanda Siemonsma Fotografie
pagina 11
Sleepbootdagen Woudsend | Geert Pruiksma
pagina 7
Beleidsadviseurs:
^ •
Op'e Skille (media) Sneek Promotion
Heamiellunch | Gretha Visser
pagina 8
^
Openbare Orde en Veiligheid
•
VVV Waterland van Friesland
LUNA Lichtkunstfestival Sneek | ThomasVaer Fotografie
pagina 15
^
Omgevingsrecht handhaving
^
^
Contactpersoon evenementen-Team Vergunningen APV
Beleidsadviseurs gemeente SúdwestFryslân (Cultuur, Vergunningen,
Wielerronde Heamiel | Hendrik Huitema
pagina 12
Skutsjesilen | Marcel van Kammen
pagina 18
Skutjes SKS | ThomasVaer Fotografie
pagina 20
Visserijdagen Stavoren | Beeldbank Súdwest-Fryslân
pagina 23
KWS Sneekweek | Eize Hoekstra
pagina 25
Straattheater Sneekweek
pagina 26
Advendo op het strand van Makkum | Tryntsje Nauta
pagina 27
(Intern) kernteam
Gastvrijheidseconomie)
^ •
Cultuur/subsidieloket Sport
Ronde Tafel bijeenkomst Beleid
•
Gastvrijheidseconomie
Beleidsadviseurs en strategen Circulaire
^
Circulaire Economie à Innovatie
Economie à Innovatie, Gastvrijheidseconomie, Cultuur/subsidies, Musea, Sport Ronde Tafel bijeenkomst Regelgeving Vertegenwoordigers van: ^ •
Veiligheidsregio Politie
•
Brandweer
^
GHOR
•
Ambtenaren Vergunningen, Toezicht, Handhaving, Openbare Orde en Veiligheid, Verkeer/Mobiliteit
Gemeente
Súdwest-Fryslân
Evenementenvisie gemeente Súdwest-Fryslân
29
Gemeente
Sfídivest-Fryslân