Bijlage 1. controleverslag fractievergoedingen 2024
Tekst van het document
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
Proces: Fractievergoedingen 2024 A. Omschrijving van het proces In de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân’ staan de uitgangspunten met betrekking tot het verstrekken van de fractievergoeding. Iedere fractie heeft recht op een vergoeding voor kosten die zij moeten maken voor de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. B. Verantwoordelijke teams - Griffie - Concerncontrol C. Relevante regelgeving De volgende regelgeving is van toepassing: Nr. Omschrijving verordeningen, raadsbesluiten en wetgeving: 1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân 2 Leidraad besteding fractievergoeding 2023 3 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers 4 Gedragscode integriteit raadsleden 2021 D. Eventuele uitgangspunten bij de verbijzonderde controle Nr. Omschrijving uitgangspunt: 1 E. Relevante wijzigingen Wijzigingen sinds de vorige verbijzonderde interne controle van proces, regelgeving, risico's, betrokken ambtenaren, controlemaatregelen, geautomatiseerde systemen, enzovoort: Nr. Wijziging: 1 F. Risico's van het proces Nr. Omschrijving van het risico: 1 Onjuiste berekening fractievergoeding 2 Onvolledigheid van de verantwoordingen 3 Onvoldoende grip op het totale proces 4 Onjuiste verantwoordingen
1
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
G. Controlemaatregelen en Verbijzonderde interne controle (Vic)
Nr. 1
Dekt af Risico
Omschrijving controleaanpak: De volledigheid en de juistheid van de vergoedingen.
1
Gecontroleerd wordt of de juiste vergoedingen (voorschotten) zijn verstrekt; Vastgesteld wordt dat de fracties van de gemeente Súdwest-Fryslân de juiste bijdrage hebben ontvangen. Bevindingen: Gedurende 2024 hebben er geen mutaties in de gemeenteraad plaatsgevonden wat betreft fracties en het aantal zetels per fractie.
Vic
De bedragen per fractie en per zetel zijn op 18 oktober 2012 in de raad vastgesteld en sindsdien nog niet weer aangepast. Een kopie van dit besluit is opgenomen in het controledossier. De vergoedingen per jaar bedragen €1.300 per fractie (vast bedrag) en €500 per raadszetel. Voor 2024 zag de verdeling (de bedragen waar de fracties recht op hebben) er als volgt uit:
Fractie PvdA CDA FNP VVD GBTL D66 NS
Periode januari t/m december 2024 Vaste Vergoeding per Totaal Aantal Totaal sept vergoeding raadszetel vergoeding zetels dec (€1.300 p.j.) (€500 p.j.) raadszetels € 1.300 7 € 500 € 3.500 € 4.800 € 1.300 7 € 500 € 3.500 € 4.800 € 1.300 6 € 500 € 3.000 € 4.300 € 1.300 3 € 500 € 1.500 € 2.800 € 1.300 3 € 500 € 1.500 € 2.800 € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300 € 1.300 2 € 500 € 1.000 € 2.300
PVV (vh. VNLB)
€ 1.300
2
€ 500
€ 1.000
€ 2.300
GrL CU FvD Mooi SWF Totaal
€ 1.300 € 1.300 € 1.300 € 1.300 € 15.600
2 1 1 1 37
€ 500 € 500 € 500 € 500
€ 1.000 € 500 € 500 € 500 € 18.500
€ 2.300 € 1.800 € 1.800 € 1.800 € 34.100
Gecontroleerd is of de bedragen kloppen en zijn overgemaakt. In Key2Finance is gekeken welke bedragen overgemaakt zijn naar de verschillende fracties. Op FCL 67000 ecl 43800 staan de volgende bedragen:
2
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
Een totaaluitdraai van deze FCL is opgenomen in het controledossier, zie hiervoor afbeelding hierboven. Bij deze controle zijn er geen zaken opgevallen. Derhalve geen verdere opmerkingen hierover. 2
De verantwoordingen worden gecontroleerd door de Griffie
Vic
1 t/m 4
Gecontroleerd wordt dat de controle is uitgevoerd; Vastgesteld wordt dat de verantwoording van de fractievergoedingen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de verordening.
Bevindingen Geconstateerd is dat deze controle is uitgevoerd, wij hebben hier kennis van genomen. Geen verdere opmerkingen hierover. De fracties moeten ieder jaar tijdig de verantwoording van de gemaakte kosten 3 indienen. Gecontroleerd wordt of de gemaakte kosten juist zijn en tijdig zijn ingediend; Vaststellen dat de verantwoordingen van de fractievergoedingen tijdig zijn Vic ingediend en overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken. Bevindingen Gekeken is of van alle verantwoordingen tijdig zijn ingediend, juist ondertekend en allemaal voorzien van onderliggende stukken. De verantwoording moet binnen 6 weken na afloop van het jaar ingediend zijn, dit betekent dat de formulieren voor 12 februari 2025 bij de griffie binnen moeten zijn. PVDA
Van de PVDA is er geen verantwoording over 2024 ontvangen. De PVDA zal derhalve het gehele voorschot terug moeten betalen.
3
X
2 t/m 4
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
CDA
Formulier ontvangen op 28-1-25. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.
FNP
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 30-1-25. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.
VVD
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 4-2-25. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.
GBTL
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 7-2-25. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.
D66
NS
In 2023 is geconstateerd dat de facturen van Webreus onjuist waren geadresseerd, maar dat uit de facturen wel op viel te maken dat de kosten voor de GBTL fractie waren. Derhalve zijn deze kosten in 2023 niet aangemerkt als onduidelijk. In 2024 zijn er wederom kosten voor Webreus opgevoerd, maar ditmaal ontbreekt de factuur. Daarom reken ik deze kosten voor 2024 als onduidelijk. Stukken ontvangen op 3-2-25. Het formulier is echter niet volledig ondertekend: De namen zijn ingevuld, maar het formulier is alleen door de penningmeester ondertekend. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 4-2-25. Het formulier is, aan de handtekeningen te zien, 2 x door dezelfde persoon ondertekend. Volgens art. 6 lid 1 moet het format door twee personen ondertekend worden. Derhalve is hier sprake van een administratieve fout. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes).
4
Onduidelijkheid ad €9,49: factuur van Webreus ontbreekt
Administratieve fout: Verantwoordingsf ormulier is niet volledig ondertekend. Administratieve fout: Verantwoordingsf ormulier is door 1 persoon ondertekend.
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
Wat bij de opgevoerde kosten wel opvalt is dat de fractieondersteuner een aantal maanden een hogere vergoeding dan €190 per maand heeft gekregen. Volgens de leidraad mag een fractie 'in principe' niet meer dan €190 per maand aan vrijwilligersbijdrage verstrekken. Over de maximale vrijwilligersbijdrage per jaar is de leidraad wel helder, die is maximaal €1.900. Omdat de totaal opgevoerde kostenpost voor fractieondersteuning onder de drempel blijft van €1.900 is deze kostenpost niet gecorrigeerd. Deze verwerking is mijns inziens akkoord.
PVV (voorheen VNLB) GrL
Wel is het aan te bevelen dat bij een update van de leidraad er duidelijker wordt bepaald of er voor vrijwilligersbijdrages een maximaal bedrag per maand is en wat de hoogte van dit bedrag is. Ontvangen op 14-1-25. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester. Er zijn geen kosten opgevoerd. Ontvangen op 3-2-25. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Wat bij de opgevoerde kosten wel opvalt is dat de fractieondersteuner twee maanden een hogere vergoeding dan €190 per maand heeft gekregen. Volgens de leidraad mag een fractie 'in principe' niet meer dan €190 per maand aan vrijwilligersbijdrage verstrekken. Over de maximale vrijwilligersbijdrage per jaar is de leidraad wel helder, die is maximaal €1.900. Omdat de totaal opgevoerde kostenpost voor fractieondersteuning het maximale jaarbedrag van €1.900 overschrijdt is deze kostenpost gecorrigeerd naar het maximale bedrag van €1.900. Deze verwerking is mijns inziens akkoord.
5
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
CU
FvD
Zie ook Nieuw Sociaal voor de aanbeveling over een update van de leidraad op dit punt. Formulier ontvangen op 27-1-25. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 8-2-25. Ondertekend door fractievoorzitter. Gezien het feit dat het hier om een eenmansfractie gaat is dat in dit geval akkoord. Er zijn 2 maandtermijnen voor een abonnement op OpenAI bij de kosten opgevoerd. De facturen zijn aangeleverd. Deze zijn geadresseerd aan de fractievoorzitter en niet aan de fractie. Bovendien wordt het abonnement gefactureerd in dollars. Er zal dan ook sprake zijn van een koersverschil. De bankafschriften zijn opgevraagd, maar deze zijn lastig aan te leveren (i.v.m. creditcard). Derhalve reken ik deze opgevoerde kosten als onduidelijk.
Onduidelijkheid ad €1.497,35: 2 facturen OpenAi ontbreken en laptop ad €1.448,95
Ook is er in 2024 een laptop aangeschaft. De factuur is geadresseerd aan de fractievoorzitter als natuurlijk persoon en niet aan de fractie. Derhalve reken ik deze opgevoerde kostenpost als onduidelijk. Mooi SWF
Formulier ontvangen op 2-1-25. Ondertekend door de fractievoorzitter. Gezien het feit dat het hier om een eenmansfractie gaat is dat in dit geval akkoord.
Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Geen verdere opmerkingen hierover. 4 Vic
Zijn de juiste kosten in rekening gebracht.
2 t/m 4
Beoordelen of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en niet gebruikt is voor overige zaken. Bevindingen In de verordening worden slechts een aantal kostensoorten genoemd die niet ten laste van de fractievergoedingen mogen worden verantwoord. Van de kosten die
6
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
wel verantwoord mogen worden, meldt de verordening dat de vergoeding door de fracties gebruikt dient te worden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. In het FVO van 22 mei 2023 is een vernieuwde leidraad besteding fractievergoedingen vastgesteld. Foutieve kosten Over 2024 zijn er geen kosten opgevoerd die geen betrekkingen hebben op de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties. Wel heeft de fractie GroenLinks meer kosten opgevoerd voor de fractieondersteuner dan dat de leidraad toestaat: De fractieondersteuner heeft twee maanden een hogere vergoeding dan €190 per maand heeft gekregen. Volgens de leidraad mag een fractie 'in principe' niet meer dan €190 per maand aan vrijwilligersbijdrage verstrekken. Over de maximale vrijwilligersbijdrage per jaar is de leidraad wel helder, die is maximaal €1.900. Omdat de totaal opgevoerde kostenpost voor fractieondersteuning het maximale jaarbedrag van €1.900 overschrijdt is deze kostenpost gecorrigeerd naar het maximale bedrag van €1.900. Deze verwerking is mijns inziens akkoord. Ook de fractieondersteuner van Nieuw Sociaal heeft een aantal maanden een hogere vergoeding ontvangen dan de €190 die in de leidraad staat. Omdat de totale vergoeding van de fractieondersteuning onder de €1.900 blijft is hier geen correctie doorgevoerd.
Wel is het aan te bevelen dat bij een update van de leidraad er duidelijker wordt bepaald of er voor vrijwilligersbijdrages een maximaal bedrag per maand is en wat de hoogte van dit bedrag is. Onzekerheden GBTL: In 2023 is geconstateerd dat de door GBTL aangeleverde facturen van Webreus onjuist waren geadresseerd, maar dat uit de facturen wel op viel te maken dat de kosten voor de GBTL fractie waren. Derhalve zijn deze kosten in 2023 niet aangemerkt als onduidelijk. In 2024 zijn er wederom kosten voor Webreus opgevoerd, maar ditmaal ontbreekt de factuur. Daarom reken ik deze kosten ad €9,49 voor 2024 als onduidelijk. FvD: Deze fractie heeft 2 maandtermijnen voor een abonnement op OpenAI bij de kosten opgevoerd. De facturen zijn aangeleverd. Deze zijn geadresseerd aan de fractievoorzitter en niet aan de fractie. Bovendien wordt het abonnement gefactureerd in dollars. Er zal dan ook sprake zijn van een koersverschil. De bankafschriften zijn opgevraagd, maar deze zijn lastig aan te leveren (i.v.m. creditcard). Derhalve reken ik deze opgevoerde kosten als van in totaal €48,40 onduidelijk. Daarnaast heeft deze fractie in 2024 kosten voor een nieuwe laptop opgevoerd. De factuur is geadresseerd aan de fractievoorzitter als natuurlijk persoon en niet aan de fractie. Bovendien is het niet zomaar een laptop, maar een ASUS TUF Gaming A17 met een aanschafprijs van €1.448,95.
Deze laptop heeft volgens internet de volgende specificaties:
7
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
“De TUF Gaming A17 is gemaakt voor serieuze gaming en realistische duurzaamheid, en is een volledig uitgeruste Windows 10 Pro gaming-laptop die u aan de winst kan helpen. Aangedreven door de nieuwste AMD Ryzen™ 4000-serie CPU en GeForce® GTX 1660 Ti GPU, is de actievolle gameplay snel en vloeiend, met volledige verzadiging van snelle IPS-niveau schermen tot 120Hz. Hoewel deze gaming-laptop een kleinere en meer draagbare behuizing heeft dan zijn voorgangers, beschikt hij ook over een grotere 90Wh accu, voor een superieure accuduur. In combinatie met TUF's kenmerkende militaire duurzaamheid maakt de efficiënte zelfreinigende koeling van deze op het strijdtoneel geteste road warrior een betrouwbare bondgenoot voor mobiele gamers”. Door de griffie is reeds navraag gedaan door wie deze laptop wordt gebruikt en waarvoor. Hierop is geantwoord: “De laptop wordt gebruikt voor algemene fractiewerkzaamheden. Denk hierbij natuurlijk aan het raadswerk, mail, social media. Iedereen in de fractie en ondersteuners op de achtergrond kunnen hem hier voor gebruiken”. Raads- en commissieleden krijgen een laptop ter beschikking gesteld. Deze kosten mogen niet betaald worden uit de fractievergoeding. Echter, volgens het antwoord van de heer Bibo wordt de laptop ook door fractieondersteuners gebruikt. Een laptop voor fractieondersteuners mag wel worden bekostigd uit de fractievergoeding.
Het gedeelde gebruik van de laptop maakt deze casus complex. Het is niet aan mij om de hoogte van de kosten te toetsen, hier zal ik dan ook geen oordeel over geven. Wel sluiten de specificaties van deze laptop mijn inziens niet aan op de opgegeven werkzaamheden. Voorts is de factuur niet gericht aan de fractie, maar aan de fractievoorzitter als natuurlijk persoon en volgens opgave van de fractievoorzitter wordt de laptop deels ingezet voor raadswerk. Alles overwegende kwalificeer ik deze opgevoerde kosten als onduidelijk. Mijn advies in deze casus is om op basis van artikel 3 lid 3 van de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018’ het fractievoorzittersoverleg te laten beslissen of deze uitgaaf bekostigd mag worden uit de fractievergoeding. Conclusie Van de Pvda is geen verantwoording ontvangen. Deze fractie zal derhalve het gehele voorschot terug moeten betalen. 3 gedeclareerde bedragen worden als onduidelijk gekwalificeerd omdat er of een factuur ontbreekt of de aangeleverde factuur niet voldoende informatie verstrekt. In 1 van de betreffende gevallen is mijn advies om het fractievoorzittersoverleg te laten beslissen of deze uitgaaf bekostigd mag worden uit de fractievergoeding. De aanlevering van de stukken door de griffie is goed en gestructureerd. De griffie heeft er op haar beurt wel veel werk van om tot een goed en volledig dossier te komen.
Er moet veel navraag naar ontbrekende stukken worden gedaan. Een deel van de opgevraagde stukken is alsnog niet ontvangen. 5
De afrekening van de vergoeding
2 en 4
8
Controleverslag Fractievergoedingen 2024 Team Concern Control
Vic
Vastgesteld wordt welk bedrag per fractie terugbetaald moet worden via verrekening van de voorschotten.
Bevindingen Naar aanleiding van voorgaande bevindingen en opmerkingen, is de griffie tot de volgende bedragen gekomen: Fractie
Verstrekte Geaccepteerde kosten Terug te betalen vergoeding na verwerking correcties vergoeding
PvdA
€. 4.800,00
€0
€ 4.800,00
CDA
€ 4.800,00
€ 5.005,04
€0
FNP
€ 4.300,00
€ 513,54
€ 3.786,46
VVD
€ 2.800,00
€ 238,40
€ 2.561,60
GBTL
€ 2.800,00
€ 1.970,10
€ 829,90
D66
€ 2.300,00
€ 1.143,26
€ 1.156,74
NS
€ 2.300,00
€ 1.993,91
€ 306,09
PVV (vh. VNLB)
€ 2.300,00
€ 0,00
€ 2.300,00
GrL
€ 2.300,00
€ 2.056,10
€ 243,90
CU
€ 1.800,00
€ 465,77
€ 1.334,23
FvD
€ 1.800,00
€ 1.497,35*
€ 302,65*
Mooi SWF
€ 1.800,00
€ 1.087,47
€ 712,53
€ 32.966,67
€ 15.970,94
€ 18.834,10
* De geaccepteerde kosten van FvD zijn onder voorbehoud dat het fractievoorzittersoverleg deze kosten accepteert. Geen verdere opmerkingen hierover. Conclusie Voorschot: - Geen opmerkingen Verantwoording: - Van de Pvda is er geen verantwoording ontvangen. Deze fractie zal derhalve het hele voorschot terug moeten betalen. - Bij 2 fracties heeft de fractieondersteuner enkele maandelijkse vergoedingen ontvangen die hoger zijn dan de limiet van €190 zoals die in de leidraad staat. De leidraad is echter vaag over de ‘hardheid’ van deze limiet. Bij 1 fractie heeft de fractieondersteuner op jaarbasis meer dan €1.900 ontvangen en over dit bedrag is de leidraad wel duidelijk. Derhalve is er maar €1.900 van deze opgevoerde kosten geaccepteerd. - Daarnaast worden er 3 gedeclareerde bedragen als onduidelijk gekwalificeerd omdat er of een factuur ontbreekt of de aangeleverde factuur niet voldoende informatie verstrekt. - In 1 van de als onduidelijk gekwalificeerde bedragen is mijn advies om het fractievoorzittersoverleg te laten beslissen of deze uitgaaf bekostigd mag worden uit de fractievergoeding.
9