Bijlage 1 - Controleverslag fractievergoedingen 2023 concerncontrol

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

Proces: Fractievergoedingen 2023 A. Omschrijving van het proces In de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân’ staan de uitgangspunten met betrekking tot het verstrekken van de fractievergoeding. Iedere fractie heeft recht op een vergoeding voor kosten die zij moeten maken voor de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. B. Verantwoordelijke teams - Griffie - Concerncontrol C. Relevante regelgeving De volgende regelgeving is van toepassing: Nr. Omschrijving verordeningen, raadsbesluiten en wetgeving: 1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân 2 ‘Handreiking integriteit’ van VNG, IPO, UvW en BZK 3 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers 4 Handreiking ‘Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen

D. Eventuele uitgangspunten bij de verbijzonderde controle Nr. Omschrijving uitgangspunt: 1 E. Relevante wijzigingen Wijzigingen sinds de vorige verbijzonderde interne controle van proces, regelgeving, risico's, betrokken ambtenaren, controlemaatregelen, geautomatiseerde systemen, enzovoort: Nr. Wijziging: Er is een vernieuwde Leidraad besteding fractievergoedingen opgesteld en vastgesteld in 1 het FVO van 22 mei 2023. F. Risico's van het proces Nr. Omschrijving van het risico: 1 Onjuiste berekening fractievergoeding 2 Onvolledigheid van de verantwoordingen 3 Onvoldoende grip op het totale proces 4 Onjuiste verantwoordingen

1

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

G. Controlemaatregelen en Verbijzonderde interne controle (Vic)

Nr. 1

Omschrijving controleaanpak: De volledigheid en de juistheid van de vergoedingen.

Dekt af Risico 1

Vic -

Gecontroleerd wordt of de juiste vergoedingen (voorschotten) zijn verstrekt; Vastgesteld wordt dat de fracties van de gemeente Súdwest-Fryslân de juiste bijdrage hebben ontvangen. Bevindingen: Op 15 augustus 2023 heeft de heer P.J. Scholtanus aan de voorzitter van de gemeenteraad de mededeling gedaan dat hij per 1 september 2023 uit de fractie PVDA stapt en als zelfstandige fractie (Mooi SWF) zal gaan optreden. Als gevolg hiervan is de samenstelling van de gemeenteraad per september 2023 gewijzigd. De jaarlijkse vergoeding is in 2023 daarom opgedeeld in 2 delen: januari t/m augustus en september t/m december. De bedragen per fractie en per zetel zijn op 18 oktober 2012 in de raad vastgesteld en sindsdien nog niet weer aangepast. Een kopie van dit besluit is opgenomen in het controledossier. De vaste bedragen per jaar zijn naar rato berekend (8/12e en 4/12e deel).

Over de periode januari tot en met augustus 2023 zag deze verdeling (de bedragen waar de fracties recht op hebben) er als volgt uit: Periode januari t/m augustus 2023 Vaste verVergoeding per Totaal verAantal Totaal jan Fractie goeding raadszetel goeding zetels aug (€1.300 p.j.) (€500 p.j.) raadszetels PvdA € 867 8 € 333,33 € 2.666,67 € 3.533,33 CDA € 867 7 € 333,33 € 2.333,33 € 3.200,00 FNP € 867 6 € 333,33 € 2.000,00 € 2.866,67 VVD € 867 3 € 333,33 € 1.000,00 € 1.866,67 GBTL € 867 3 € 333,33 € 1.000,00 € 1.866,67 D66 € 867 2 € 333,33 € 666,67 € 1.533,33 NS € 867 2 € 333,33 € 666,67 € 1.533,33 VNLB € 867 2 € 333,33 € 666,67 € 1.533,33 GrL € 867 2 € 333,33 € 666,67 € 1.533,33 CU € 867 1 € 333,33 € 333,33 € 1.200,00 FvD € 867 1 € 333,33 € 333,33 € 1.200,00 Mooi SWF 0 € 333,33 € 0,00 € 0,00 Totaal € 9.533 37 € 12.333,33 € 21.866,67

2

✓

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

Per september 2023 zag deze verdeling er als volgt uit: Periode september t/m december 2023 Vaste verVergoeding per Totaal verAantal Totaal sept Fractie goeding raadszetel goeding zetels dec (€1.300 p.j.) (€500 p.j.) raadszetels PvdA € 433 7 € 166,67 € 1.166,67 € 1.600,00 CDA € 433 7 € 166,67 € 1.166,67 € 1.600,00 FNP € 433 6 € 166,67 € 1.000,00 € 1.433,33 VVD € 433 3 € 166,67 € 500,00 € 933,33 GBTL € 433 3 € 166,67 € 500,00 € 933,33 D66 € 433 2 € 166,67 € 333,33 € 766,67 NS € 433 2 € 166,67 € 333,33 € 766,67 VNLB € 433 2 € 166,67 € 333,33 € 766,67 GrL € 433 2 € 166,67 € 333,33 € 766,67 CU € 433 1 € 166,67 € 166,67 € 600,00 FvD € 433 1 € 166,67 € 166,67 € 600,00 Mooi SWF 1 € 166,67 € 166,67 € 166,67 Totaal € 4.767 37 € 6.166,67 € 10.933,33 Bij bovenstaande tabel moet opgemerkt worden dat de fractie Mooi SWF conform artikel 5 lid 1a en b verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 pas vanaf kalenderjaar 2024 recht heeft op het vaste vergoedingscomponent. Gecontroleerd is of de bedragen kloppen en zijn overgemaakt. In Key2Finance is gekeken welke bedragen overgemaakt zijn naar de verschillende fracties. Op FCL 67000 ecl 43800 staan de volgende bedragen:

Een totaaluitdraai van deze FCL is opgenomen in het controledossier, zie hiervoor het bestand ‘67000-43800 fractievergoedingen 2023’. Bij deze controle vallen de volgende zaken op: - De fractie van de PVDA heeft voor het hele jaar een voorschot gekregen op basis van 8 raadsleden. Door het vertrek van de heer Scholtanus uit de fractie is het verleende voorschot €166,67 te hoog (op basis van artikel 5 lid 2 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018). Aangezien de bestedingen van de PVDA in 2023 lager waren dan het verleende

3

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

-

2

voorschot, is dit te hoge voorschot bij de afrekening correct gecorrigeerd. Wel is het aan te bevelen om dit artikel (5) bij een herziening van de verordening duidelijker te formuleren. In de huidige versie wordt gesproken over ‘veranderde situatie’ wat ik interpreteer als het veranderde aantal raadsleden bij zowel de ‘vertrekkende fractie’ als bij de ‘ontvangende fractie’, maar geheel duidelijk is dit niet. Om verwarring te voorkomen is het beter om in een herziende versie van de verordening de gevolgen van splitsing, samenvoeging en overgaan voor zowel de ‘vertrekkende fractie’ als de ‘ontvangende fractie’ duidelijk(er) uit te schrijven. Het voorschot van de fractievergoedingen is te laat uitbetaald. Conform artikel 4 lid 1 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning had het voorschot voor 31-1-2023 uitbetaald moeten worden, maar het voorschot is ‘pas’ op 1-2-2023 uitbetaald.

De verantwoordingen worden gecontroleerd door de Griffie

Vic -

1 t/m 4

Gecontroleerd wordt dat de controle is uitgevoerd; Vastgesteld wordt dat de verantwoording van de fractievergoedingen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de verordening.

Bevindingen Geconstateerd is dat deze controle is uitgevoerd, wij hebben hier kennis van genomen. Geen verdere opmerkingen hierover. De fracties moeten ieder jaar tijdig de verantwoording van de gemaakte kosten in3 dienen. - Gecontroleerd wordt of de gemaakte kosten juist zijn en tijdig zijn ingediend; - Vaststellen dat de verantwoordingen van de fractievergoedingen tijdig zijn ingeVic diend en overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken. Bevindingen Gekeken is of van alle verantwoordingen tijdig zijn ingediend, juist ondertekend en allemaal voorzien van onderliggende stukken.

✓ 2 t/m 4

De verantwoording moet binnen 6 weken na afloop van het jaar ingediend zijn, dit betekent dat de formulieren voor 12 februari 2024 bij de griffie binnen moeten zijn. Zie voor deze controle ook het bestand ’Overzicht tijdigheid, juistheid en alle stukken 2023’ in het controledossier. PVDA

Formulier ontvangen op 26-2-24 (na deadline). Het formulier is ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester. Een deel van de in 2023 opgevoerde kosten hebben betrekking op 2022. Gezien het feit dat de verantwoording geschiedt op basis van het baten- en lastenstelsel zijn deze kosten gecorrigeerd.

4

Onduidelijkheid ad €1.155,49: onbrekende facturen (3x) en ontbreken van programma/uitnodiging richting inwoners. Voorts een administratieve fout

✓

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

CDA

Niet alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Het betreft hier: 1) Abonnement op de Leeuwarder Courant. Van deze gemaakte kosten is geen factuur aangeleverd. 2) Wijkvereniging Noorderhoek inzak een open avond voor inwoners op 20 mrt. Van deze gemaakte kosten is geen factuur en geen programma/uitnodiging richting inwoners aangeleverd. 3) Van der Valk inzake kosten voor een fractie training en teamdag. Van deze gemaakte kosten is geen factuur aangeleverd. Gezien de ontbrekende stukken reken ik al deze kosten als onduidelijkheid aan. Formulier ontvangen op 31-1-24. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.

als gevolg van het te laat aanleveren van de verantwoording.

✓

FNP

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 6-2-24. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

VVD

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 8-2-24. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

GBTL

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 25-1-24. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester. De facturen van Webreus zijn onjuist geadresseerd. Wel valt uit de facturen op te maken dat de kosten voor de GBTL fractie zijn en derhalve zijn deze kosten niet aangemerkt zal onduidelijk. Net als in 2022 zijn er kosten voor een Microsoft Office pakket opgevoerd. In 2022 zijn deze kosten geweigerd omdat de kosten volgens de factuur voor mevrouw Van der Hoek waren. De factuur van 2023 betreft een verlenging van het abonnement en deze

5

Onduidelijkheid ad €99: factuur van Microsoft vermeldt niet wie de gebruiker is van deze software.

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

D66

NS

VNLB

GrL

CU

FvD

vermeldt niet wie gebruik maakt van deze software. Volgens de verantwoording maakt nu de fractieondersteuning gebruik van deze software en dit is bij navraag door de Griffie nogmaals mondeling bevestigd. Derhalve worden deze kosten voor 2023 wel geaccepteerd. Stukken ontvangen op 8-2-24. Het formulier is echter niet ondertekend (alleen namen zijn ingevuld, maar handtekeningen ontbreken). Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 5-2-24. Het formulier is in zijn geheel echter niet ondertekend. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Wat daarbij opvalt is dat er bij de verantwoording over 2023 kosten voor bijeenkomst van de fractie op 31 oktober 2022 zijn opgenomen. Gezien het feit dat de verantwoording geschiedt op basis van het baten- en lastenstelsel zijn deze kosten gecorrigeerd (deze kosten hadden opgevoerd moeten worden bij de verantwoording over 2022). Ontvangen op 8-2-24. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.

Administratieve fout: Verantwoordingsformulier is niet ondertekend.

Administratieve fout: Verantwoordingsformulier is niet ondertekend.

✓

Er zijn geen kosten opgevoerd. Ontvangen op 8-2-24. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 5-2-24. Ondertekend door twee personen: de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 8-2-24. Ondertekend door fractievoorzitter. Gezien het feit dat het hier om een eenmansfractie gaat is dat in dit geval akkoord.

✓

Er zijn geen kosten opgevoerd.

6

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

Mooi SWF

Formulier ontvangen op 24-1-24. Ondertekend door fractievoorzitter. Gezien het feit dat het hier om een eenmansfractie gaat is dat in dit geval akkoord.

✓

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Geen verdere opmerkingen hierover. 4

Zijn de juiste kosten in rekening gebracht.

2 t/m 4

Vic

Beoordelen of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en niet gebruikt is voor overige zaken. Bevindingen In de verordening worden slechts een aantal kostensoorten genoemd die niet ten laste van de fractievergoedingen mogen worden verantwoord. Van de kosten die wel verantwoord mogen worden, meldt de verordening dat de vergoeding door de fracties gebruikt dient te worden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. In het FVO van 22 mei 2023 is een vernieuwde leidraad besteding fractievergoedingen vastgesteld. Foutieve kosten Over 2023 zijn er geen kosten opgevoerd die geen betrekkingen hebben op de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fracties. Wel zijn er in 2023 een aantal kosten opgevoerd die nog betrekking hebben op 2022. Gezien het feit dat de verantwoording geschiedt op basis van het baten- en lasten-stelsel zijn deze kosten terecht gecorrigeerd. Het betreffen hier 3 facturen van de PVDA-fractie, totaal groot €772,87 en 1 factuur van de NS-fractie ad €45. Onzekerheden PVDA heeft bij de verantwoording 3 kostenposten opgevoerd zonder een factuur aan te leveren. Het betreft hier: 1) Kosten voor een abonnement op de Leeuwarder courant ad €291,20.

Zonder factuur is niet vast te stellen of het abonnement ook daadwerkelijk op naam staat van de PVDA-fractie. 2) Een betaling aan wijkvereniging Noorderhoek inzake een open avond voor inwoners ad €110. Ook is er geen programma dan wel een uitnodiging voor de inwoners aangeleverd. Zonder factuur en zonder programma/uitnodiging is niet vast te stellen of deze kosten daadwerkelijk voor een open avond zijn geweest. 3) Een betaling aan Van der Valk hotels inzake een fractie training en teamdag ad €754,29. Voor deze kosten is wel een uitnodiging/programma aangeleverd, maar geen factuur. Al met al is €1.155,49 van de geaccepteerde kosten gekwalificeerd als onduidelijk. GBTL heeft bij de verantwoording kosten ad €99 voor een Microsoft Office pakket opgevoerd. In 2022 heeft GBTL deze kosten ook opgevoerd, maar toen zijn deze kosten geweigerd omdat de kosten volgens de factuur voor mevrouw Van der Hoek waren. De factuur van 2023 betreft een verlenging van het abonnement en deze

7

✓

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

vermeldt niet wie gebruik maakt van deze software. Volgens de verantwoording maakt nu de fractieondersteuning gebruik van deze software en dit is bij navraag door de griffie nogmaals mondeling door de fractievoorzitter bevestigd. Derhalve worden deze kosten voor 2023 wel geaccepteerd, maar omdat uit de factuur niet is op te maken wie de gebruiker van deze software is worden deze kosten wel gekwalificeerd als onduidelijk. Conclusie Er zijn 4 bedragen gedeclareerd welke nog betrekking hebben op 2022. Deze kosten mogen niet in 2023 worden gedeclareerd en worden derhalve gecorrigeerd. Daarnaast worden er 4 gedeclareerde bedragen als onduidelijk gekwalificeerd omdat er of een factuur ontbreekt of de aangeleverde factuur niet voldoende informatie verstrekt. De aanlevering van de stukken door de griffie is goed en gestructureerd. De griffie heeft er op haar beurt wel veel werk van om tot een goed en volledig dossier te komen. Er moet veel navraag naar ontbrekende stukken worden gedaan. Een deel van de opgevraagde stukken is alsnog niet ontvangen. 5 Vic

De afrekening van de vergoeding -

2 en 4

Vastgesteld wordt welk bedrag per fractie terugbetaald moet worden via verrekening van de voorschotten.

Bevindingen Naar aanleiding van voorgaande bevindingen en opmerkingen, zijn we tot de volgende bedragen gekomen:

Fractie

Verstrekte Geaccepteerde kosten Terug te betalen vergoeding na verwerking correcties vergoeding

PvdA

€ 5.300,00

€ 1.641,64

€ 3.658,36

CDA

€ 4.800,00

€ 2.524,66

€ 2.275,34

FNP

€ 4.300,00

€ 4.282,48

€ 17,52

VVD

€ 2.800,00

€ 439,65

€ 2.360,35

GBTL

€ 2.800,00

€ 2.054,01

€ 745,99

D66

€ 2.300,00

€ 1.652,72

€ 647,28

NS

€ 2.300,00

€ 1.972,06

€ 327,94

VNLB

€ 2.300,00

€ 0,00

€ 2.300,00

GrL

€ 2.300,00

€ 2.140,35

€ 159,65

CU

€ 1.800,00

€ 177,01

€ 1.622,99

FvD

€ 1.800,00

€ 0,00

€ 1.800,00

€ 166,67

€ 153,61

€ 13,06

€ 32.966,67

€ 17.038,19

€ 15.928,48

Mooi SWF

Geen verdere opmerkingen hierover.

8

✓

Controleverslag Fractievergoedingen 2023 Team Concern Control

Conclusie Voorschot: - Doordat gedurende het jaar een fractielid uit de fractie van de PVDA is vertrokken, heeft de PVDA een te hoog voorschot ontvangen. Dit is bij de afrekening gecorrigeerd. - Het voorschot van de fractievergoedingen is 2 dagen te laat uitbetaald. Verantwoording: - Er zijn 4 bedragen gedeclareerd welke nog betrekking hebben op 2022. Deze kosten mogen niet in 2023 worden gedeclareerd en worden derhalve gecorrigeerd. - Daarnaast worden er 4 gedeclareerde bedragen als onduidelijk gekwalificeerd omdat er of een factuur ontbreekt of de aangeleverde factuur niet voldoende informatie verstrekt. Afrekening: - Geen opmerkingen Proces: - De aanlevering van de stukken door de griffie is goed en gestructureerd. De griffie heeft er op haar beurt wel veel werk van om tot een goed en volledig dossier te komen. Er moet veel navraag naar ontbrekende stukken worden gedaan. Een deel van de opgevraagde stukken is alsnog niet ontvangen. Aanbeveling Het aan te bevelen om artikel 5 van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning bij een herziening van deze verordening duidelijker te formuleren. In de huidige versie wordt gesproken over ‘veranderde situatie’ wat ik interpreteer als het veranderde aantal raadsleden bij zowel de ‘vertrekkende fractie’ als bij de ‘ontvangende fractie’, maar geheel duidelijk is dit niet.

Om verwarring te voorkomen is het beter om in een herziende versie van deze verordening de gevolgen van splitsing, samenvoeging en overgaan voor zowel de ‘vertrekkende fractie’ als de ‘ontvangende fractie’ duidelijk(er) uit te schrijven.

Concerncontrol, G. Valkema 16 april 2024

9