Bijlage 1 - Controleverslag fractievergoeding 2022

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Proces: Fractievergoedingen 2022 A. Omschrijving van het proces In de ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân’ staan de uitgangspunten met betrekking tot het verstrekken van de fractievergoeding. Iedere fractie heeft recht op een vergoeding voor kosten die zij moeten maken voor de versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. B. Verantwoordelijke teams - Griffie - Concerncontrol C. Relevante regelgeving De volgende regelgeving is van toepassing: Nr. Omschrijving verordeningen, raadsbesluiten en wetgeving: 1 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2018 gemeente Súdwest-Fryslân 2 ‘Handreiking integriteit’ van VNG, IPO, UvW en BZK 3 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers 4 Handreiking ‘Integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen

D. Eventuele uitgangspunten bij de verbijzonderde controle Nr. Omschrijving uitgangspunt: 1 E. Relevante wijzigingen Wijzigingen sinds de vorige verbijzonderde interne controle van proces, regelgeving, risico's, betrokken ambtenaren, controlemaatregelen, geautomatiseerde systemen, enzovoort: Nr. Wijziging: De controle op de fractievergoedingen van de raad werd voorheen altijd uitgevoerd door de accountant. Met ingang van de controle over het jaar 2018 ligt deze controle bij ons als ge1 meente Súdwest-Fryslân. De teams Griffie en Concerncontrol zullen deze controle voortaan oppakken. Naar aanleiding van de controle over het jaar 2018 is er een Leidraad besteding fractiever2 goedingen opgesteld en vastgesteld in het FVO van 25 april 2019. F. Risico's van het proces Nr. Omschrijving van het risico: 1 Onjuiste berekening fractievergoeding 2 Onvolledigheid van de verantwoordingen 3 Onvoldoende grip op het totale proces 4 Onjuiste verantwoordingen

1

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

G. Controlemaatregelen en Verbijzonderde interne controle (Vic)

Nr. 1

Dekt af Risico

Omschrijving controleaanpak: De volledigheid en de juistheid van de vergoedingen.

1

Vic -

Gecontroleerd wordt of de juiste vergoedingen zijn verstrekt; Vastgesteld wordt dat de fracties van de gemeente Súdwest-Fryslân de juiste bijdrage hebben ontvangen. Bevindingen: Op 16 maart 2022 is de kiezer naar de stembus geweest voor de gemeenteraadsverkiezingen. Als gevolg daarvan is de samenstelling van de gemeenteraad per april 2022 gewijzigd. De jaarlijkse vergoeding is in 2022 daarom opgedeeld in 2 delen: januari t/m maart en april t/m december. In mei 2022 heeft de controle van de vergoedingen over de periode januari tot en met maart 2022 aan partijen die na de verkiezingen niet meer in de gemeenteraad zitten al plaats gevonden. De bedragen per fractie en per zetel zijn op 18 oktober 2012 in de raad vastgesteld en sindsdien nog niet weer aangepast. Een kopie van dit besluit is opgenomen in het controledossier. De vaste bedragen per jaar zijn naar rato berekend (3/12e en 9/12e deel). Over de periode januari tot en met maart 2022 zag deze verdeling er als volgt uit:

Fractie PvdA CDA FNP VVD GBTL D66 NS GrL CU De Wind PoeiszZijlstra Semplonius Totaal

Vaste verAan- Vergoeding Totaal vergoeding tal ze- per raadsze- goeding per (€1.300 p.j.) tels tel (€500 p.j.) raads-zetel € 325 6 € 125 € 750 € 325 10 € 125 € 1.250 € 325 5 € 125 € 625 € 325 4 € 125 € 500 € 325 2 € 125 € 250 € 325 2 € 125 € 250 € 325 2 € 125 € 208 € 325 3 € 125 € 375 € 325 2 € 125 € 250 € 325 1 € 125 € 125 € 325 1 € 125 € 125 € 325 1 € 125 € 125 € 3.575 37 € 4.625

2

Totaal jan - mrt € 1.075 € 1.325 € 950 € 825 € 575 € 575 € 533 € 700 € 575 € 450 € 450 € 450 € 8.483

✓

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Per april 2022 zag deze verdeling er als volgt uit: Vaste vergoeding Fractie apr - dec (€1.300 p.j.) PvdA CDA FNP VVD GBTL D66 NS VNLB GrL CU FvD Totaal

€ 975 € 975 € 975 € 975 € 975 € 975 € 975 € 975 € 975 € 975 € 975 € 10.725

Aantal zetels

Vergoeding per Totaal verraadszetel goeding per (€500 p.j.) raads-zetel

8 7 6 3 3 2 2 2 2 1 1 37

€ 375 € 375 € 375 € 375 € 375 € 375 € 375 € 375 € 375 € 375 € 375

Totaal

€ 3.000 € 3.975 € 2.625 € 3.600 € 2.250 € 3.225 € 1.125 € 2.100 € 1.125 € 2.100 € 750 € 1.725 € 750 € 1.725 € 750 € 1.725 € 750 € 1.725 € 375 € 1.350 € 375 € 1.350 € 13.875 € 24.600

Gecontroleerd is of de bedragen kloppen en zijn overgemaakt. In Key2Finance is gekeken welke bedragen overgemaakt zijn naar de verschillende fracties. Op FCL 67000 ecl 43800 staan de volgende bedragen:

3

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Een totaaluitdraai van deze FCL is opgenomen in het controledossier, zie hiervoor het bestand ‘67000-43800 fractievergoedingen 2022’. Bij deze controle vallen de volgende zaken op: - De fractie van de PVDA heeft over de periode april tot en met december 2022 €18 te weinig voorschot ontvangen: € 3.957 in plaats van de € 3.975 waar ze recht op hebben. Dit zal hoogstwaarschijnlijk een cijferomdraaiing zijn. Bij de afrekening is dit op de juiste wijze gecorrigeerd. - De fractie van Nieuw Sociaal heeft over de periode januari tot en met maart 2022 € 31,50 teveel voorschot ontvangen: € 564.50 in plaats van de € 533 waar ze recht op hebben. Bij de afrekening is dit op de juiste wijze gecorrigeerd. Geen verdere opmerkingen hierover. 2

De verantwoordingen worden gecontroleerd door de Griffie

Vic -

1 t/m 4

Gecontroleerd wordt dat de controle is uitgevoerd; Vastgesteld wordt dat de verantwoording van de fractievergoedingen voldoen aan de eisen die gesteld zijn in de verordening.

Bevindingen Geconstateerd is dat deze controle is uitgevoerd, wij hebben hier kennis van genomen. Geen verdere opmerkingen hierover. De fracties moeten ieder jaar tijdig de verantwoording van de gemaakte kosten in3 dienen. - Gecontroleerd wordt of de gemaakte kosten juist zijn en tijdig zijn ingediend; - Vaststellen dat de verantwoordingen van de fractievergoedingen tijdig zijn ingeVic diend en overeenkomen met de financiële administratie en de aangeleverde achterliggende stukken. Bevindingen Gekeken is of van alle verantwoordingen tijdig zijn ingediend, juist ondertekend en allemaal voorzien van onderliggende stukken.

✓ 2 t/m 4

De verantwoording moet binnen 6 weken na afloop van het jaar ingediend zijn, dit betekent dat de formulieren voor 12 februari 2023 bij ons binnen moet zijn. Zie voor deze controle ook het bestand ’Overzicht tijdigheid, juistheid en alle stukken 2022’ in het controledossier. PVDA

CDA

Formulier ontvangen op 6-2-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 2-2-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes).

4

✓

✓

✓

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

FNP

Formulier ontvangen op 6-2-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.

VVD

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 12-1-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.

GBTL

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 6-2-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester. Er ontbreekt een factuur van Webreus. De factuur van Webreus die wel is aangeleverd is onjuist geadresseerd.

D66

NS

Stukken ontvangen op 6-2-23. Er is geen ondertekend formulier ontvangen. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 5-2-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.

✓

✓

Administratieve fout: Er ontbreekt 1 factuur en 1 factuur is onjuist geadresseerd. Wel is duidelijk dat het om de website van de fractie gaat, dus geen onzekerheid. Administratieve fout: Er is geen ondertekend formulier ontvangen. Onzekerheid ter hoogte van € 8,60

Er ontbreekt een factuur/bonnetje van “raadswerk Greidanus onder het genot van een kopje koffie” voor een bedrag van € 8,60. Er kan nu niet aangegeven worden of dit bedrag terecht opgegeven is of niet. Daarom wordt er een onzekerheid opgenomen ter hoogte van dit bedrag. VNLB

Ontvangen op 6-2-23. Ondertekend door één persoon (de fractievoorzitter). Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes), maar een deel van de bankafschriften mist.

5

Administratieve fout: het formulier is niet door 2 personen ondertekend. Bovendien ontbreekt het betalingsbewijs bij een deel van de kosten.

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

GrL

CU

FvD

Bij de aangeleverde stukken zit een handgeschreven nota voor werkzaamheden als fractieondersteuner ad 2 maal €75 = €150,- Deze nota is (hoogstwaarschijnlijk) door de fractievoorzitter ondertekend. Onduidelijk is aan wie deze bedragen zijn uitbetaald en of deze personen de vergoeding daadwerkelijk hebben ontvangen. Stukken die hier duidelijkheid over kunnen verschaffen (bankafschrift of verklaring van ontvangers) zijn opgevraagd, maar niet ontvangen. Daarom wordt er een onzekerheid opgenomen ter hoogte van dit bedrag Ontvangen op 25-1-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 31-1-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester. Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Formulier ontvangen op 9-2-23. Ondertekend door twee personen, waaronder de fractievoorzitter en de penningmeester.

Onzekerheid ter hoogte van € 150

✓ ✓

✓

Alle bedragen zijn voorzien van onderliggende stukken (bonnetjes). Geen verdere opmerkingen hierover. 4

Zijn de juiste kosten in rekening gebracht.

2 t/m 4

Vic

Beoordelen of de bestedingen betrekking hebben op de versterking van de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en niet gebruikt is voor overige zaken. Bevindingen In de verordening worden slechts een aantal kostensoorten genoemd die niet ten laste van de fractievergoedingen mogen worden verantwoord. Van de kosten die wel verantwoord mogen worden, meldt de verordening dat de vergoeding door de fracties gebruikt dient te worden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Foutieve kosten GBTL heeft een studieboek en Microsoft gebruikerspakket Office Home voor een raadslid gedeclareerd. Deze kosten kunnen niet worden gedeclareerd, aangezien studieboeken uit de maandelijkse onkostenvergoeding moet worden betaald (rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers) en omdat raadsleden een laptop met software in bruikleen krijgen.

6

✓

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

D66 heeft een cursus voor 1 van de fractieleden gedeclareerd. Een dergelijke individuele cursus mag niet ten laste van de fractievergoeding worden verantwoord. Bovendien is niet voldaan aan de voorwaarden uit artikel 4 van de verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Súdwest-Fryslân 2019. Deze opgevoerde kosten zijn derhalve terecht gecorrigeerd. Nieuw Sociaal heeft de kosten voor kerstkaarten/kerstattenties voor leden en sympathisanten van een eindejaar bijeenkomst gedeclareerd. Deze kosten kunnen niet worden gedeclareerd, aangezien kerstkaarten uit de maandelijkse onkostenvergoeding moet worden betaald (rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers). Deze opgevoerde kosten zijn derhalve terecht gecorrigeerd. Onzekerheden Nieuw Sociaal heeft bij de verantwoording kosten van een betaalverzoek richting een privépersoon opgevoerd. De verklaring hiervoor is ‘raadswerk Greidanus onder het genot van een kopje koffie’. Aangezien het hier een betaalverzoek betreft staat de omvang van deze kosten vast, maar omdat er een bonnetje ontbreekt kan er uit de aangeleverde stukken niet vastgesteld worden wat voor kosten het hier betreft. Dit is dan ook de reden dat dit bedrag meegenomen wordt als onzeker. Bij de verantwoording van de VNLB is een handgeschreven nota voor werkzaamheden als fractieondersteuner aangeleverd ad 2x €75 = € 150,-.

Deze nota is (hoogstwaarschijnlijk) door de fractievoorzitter ondertekend. Hierdoor is onduidelijk of en aan wie deze bedragen uitgekeerd zijn. Richting VNLB is het verzoek gedaan om aanvullende gegevens aan te leveren (bankafschrift of verklaring van ontvangers), maar deze gegevens zijn niet door VNLB aangeleverd. Dit is dan ook de reden dat dit bedrag meegenomen wordt als onzeker. Conclusie Er zijn 4 bedragen gedeclareerd, welke niet mogen worden gedeclareerd. Dit wordt gecorrigeerd. De aanlevering van de stukken door de griffie is goed en gestructureerd. De griffie heeft er op haar beurt wel veel werk van om tot een goed en volledig dossier te komen. Er moet veel navraag naar ontbrekende stukken worden gedaan. Een deel van de opgevraagde stukken is alsnog niet ontvangen. Dit zorgt in de meeste gevallen voor een administratieve fout en in twee gevallen voor een onzekerheid. Aanbeveling De ‘leidraad besteding fractievergoedingen’ is op sommige vlakken niet helder genoeg. Het is dan ook aan te bevelen dat de leidraad wordt geactualiseerd zodat het voor de fracties nog duidelijker is welke kosten wel, en welke kosten niet uit de fractievergoeding betaald mogen worden. 5 Vic

De afrekening van de vergoeding -

2 en 4

Vastgesteld wordt welk bedrag per fractie terugbetaald moet worden via verrekening van de voorschotten.

7

Controleverslag Fractievergoedingen Team Concern Control

Bevindingen Naar aanleiding van voorgaande bevindingen en opmerkingen, zijn we tot de volgende bedragen gekomen:

Fractie

Verstrekte Geaccepteerde kosten Terug te betalen vergoeding na verwerking correcties vergoeding

PvdA

5032

1346,45

3685,55

CDA

4925

5065,39

0

FNP

4175

2909,71

1265,29

VVD

2925

2800,34

124,66

GBTL

2675

1790,83

884,17

D66

2300

122,7

2177,3

NS

2289,5

605,77

1683,73

VNLB

1725

1416,1

308,9

GrL

2425

1293,82

1131,18

CU

1925

573,14

1351,86

FvD

1350

450

900

31746,5

18374,25

13512,64

Geen verdere opmerkingen hierover.

Concerncontrol, G. Valkema 28 maart 2023

8

✓