9. TV RAAD FvD - bijlage bij antwoorden

O16.002061

O16.002061*

Notitie Doorontwikkeling bedrijfsvoering en verbetering huisvesting buitendienst

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

2

Samenvatting

3

1.

Inleiding

4

2.

Huidige stand van zaken teams en buitendienstlocaties

5

2.1

5

2.1.1

Diensten, materieel en stalling + materiaal en opslag

6

2.1.2

Verbetering bedrijfsvoering team Reiniging

7

2.1.3

Verbetering bedrijfsvoering team Beheer & Onderhoud Groen

7

2.1.4

Verbetering bedrijfsvoering team Bedrijfsbureau Techniek & Ondersteuning

8

2.1.5

Verbetering bedrijfsvoering team Openbare werken Onderhoud

8

2.1.6

Verbetering bedrijfsvoering team Bruggen Havens & Recreatie

8

2.2

Huidige locatie oppervlakten & gebruik, taken & personeel, materieel & stalling, materiaal & opslag

9

2.2.1

Foto’s diverse locaties

9

2.2.2

Overzichtskaart huidige buitendienstlocaties

10

2.3

3.

2011 – 2016: ontwikkeling en verbeteringen betrokken teams tot nu toe

Knelpunten

11

2.3.1

Huidige knelpunten

11

2.3.2

Analyse knelpunten

11

Uitgangspunten voor de ontwikkelrichting

12

3.1.1

Verbetering door centralisatie

12

3.1.2

Verbetering door decentralisatie

12

3.1.3

Personele consequenties

13

3.1.4

Regionale ontwikkelingen

13

3.1.5

Zo kostenneutraal mogelijk en duurzame aanpak

14

3.1.6

Doorontwikkeling buitendienstlocaties is meerjarenplanning

14

4.

De ontwikkelrichting

15

5.

Bijlagen

16

Pagina 2 van 16

Notitie doorontwikkeling buitendienst

Samenvatting In Hoofdstuk 1 wordt aan gegeven waarom de doorontwikkeling bedrijfsvoering en verbetering huisvesting buitendienst nodig is. De huisvesting van de buitendienst is nooit adequaat aangepast aan de nieuwe structuur. De bedrijfsvoering en activiteiten zijn tot nu toe leidend geweest. Daarom is verbetering van de huisvesting nu nodig. Niet alleen om doorontwikkeling van de bedrijfsvoering te realiseren, maar ook vanwege veroudering van onderdelen van de huisvesting. Deze voldoen niet meer aan de eisen van deze tijd en vragen om herinvestering de komende jaren. Ook wordt aangegeven welke teams van de gemeentelijke organisatie betrokken zijn en hoe het doorontwikkelingsproces ingericht wordt. In hoofdstuk 2 geven de betrokken teams inzicht in alle huidige locaties, gebruik en bemensing, oppervlakte en het huidig ruimtebeslag van de buitendienst. Allereerst geven de teams weer welke ontwikkelingen en bedrijfsmatige verbeteringen er tot nu toe zijn doorgevoerd na de herindeling. Ook laten ze zien welke diensten zij uitvoeren en waarmee. Daarna wordt een overzicht gegeven van de locaties met een aantal foto’s en een overzichtskaart. Aansluitend wordt er een analyse van de knelpunten gegeven. In hoofdstuk 3 worden gegevens en analyse uit hoofdstuk 2 beargumenteerd en per onderwerp omgezet in uitgangspunten. De uitgangspunten a t/m k vormen samen de ontwikkelrichting.

In hoofdstuk 4 wordt de ontwikkelrichting samengevat en voorgesteld. Het vervolg is een meerjarenproces waarin de buitendienst zich kan huisvesten en verder kan optimaliseren. Dit wordt uitgewerkt in een uitvoeringprogramma dat wordt aangeboden in mei 2017. In de bijlage staat een overzicht van de besluitvorming van de betrokken teams van de buitendienst tot nu toe.

Pagina 3 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

1.

Inleiding

Sinds het ontstaan van Súdwest-Fryslân in 2011 heeft de bedrijfsvoering in de diverse uitvoeringstaken van het ruimtelijke beheer en dienstverlening een aantal fasen van verfijning doorlopen. Voorafgaand aan de herindeling is bij de harmonisatie van beleid al gezorgd voor een robuuste basis voor de uitvoeringstaken. Daarmee werd in elk geval aan de belangrijkste voorwaarden voldaan en konden, per 1 januari 2011, de inwoners van onze nieuwe gemeente rekenen op een goede dienstverlening op dit vlak. Dat de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering en de verbetering van de huisvesting van de buitendienst nu op de agenda komt is een logisch gevolg van eerdere stappen. Zo hebben in de tussenliggende tijd diverse verbeteringen al gezorgd voor grotere efficiëntie en doelmatiger werken en zijn er al besluiten genomen over zelf doen en aanbesteden van de buitendienst. Met de ‘Notitie doorontwikkeling bedrijfsvoering en verbetering huisvesting buitendienst’ en straks het vervolg daarop in mei 2017 bereikt onze gemeente voorlopig de laatste fase van de grote beleidstukken die optimalisatie en huisvesting rondom de buitendiensten van Súdwest-Fryslân vormgeven. Waarom doorontwikkeling bedrijfsvoering en verbetering huisvesting buitendienst De verbetering van de huisvesting van de buitendienst is nodig om de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering te kunnen realiseren.

Er is snel en goed gestart in 2011, maar de huisvesting van de buitendienst is nooit adequaat aangepast aan de nieuwe structuur. De bedrijfsvoering en activiteiten zijn tot nu toe leidend geweest voor inrichting van de teams. Verbetering van de huisvesting is nu nodig. Allereerst om verdere doorontwikkeling van de bedrijfsvoering te realiseren. Maar ook omdat meerdere onderdelen in de huidige huisvesting sterk verouderd zijn, niet meer voldoen aan de eisen van deze tijd en om herinvestering vragen de komende jaren. In deze notitie verstaan we onder huisvesting niet alleen de fysieke gebouwen, maar ook de stalling van materieel en opslag van materiaal, en activiteiten die nodig zijn om efficiënt te kunnen werken. Betrokken teams Wanneer er in deze notitie gesproken wordt over de buitendienst en de hierbij betrokken teams dan worden de volgende vijf teams daarmee bedoeld: Reiniging; Beheer & Onderhoud Groen; Openbare Werken; Bruggen Havens & Recreatie en Bedrijfsbureau Techniek & Ondersteuning. Vaststellen ontwikkelrichting door college In deze notitie wordt een totaal inzicht gegeven in alle huidige locaties, gebruik en bemensing, oppervlakte en huidig ruimtebeslag van de buitendienst. Tegelijkertijd wordt aangegeven welke interne ontwikkelingen er spelen die van invloed zijn op de uitgangspunten die samen de ontwikkelrichting vormen.

Het college stelt in deze notitie de ontwikkelrichting vast. Dit mondt uit in besluitvorming over een meerjarenproces waarin de buitendienst zich kan huisvesten en verder kan optimaliseren. Dit uitvoeringsprogramma wordt aangeboden in mei 2017. Betrekken gemeenteraad De optimalisatie van de bedrijfsvoering en de huisvesting van de buitendienst is een collegebevoegdheid. Het gaat om een grotere interne ontwikkeling, waaronder het herschikken van gemeentelijke gebouwen, mogelijke nieuwbouw en de relocatie van de betrokken teams die samen circa éénvijfde van het totale gemeentelijke personeelsbestand raakt. Het onderwerp is op verzoek van de raad op de lange termijn agenda van december 2016 geplaatst. Met een actieve info en de notitie als bijlage is de raad op hoogte gebracht van de actuele stand van zaken en de vervolgprocedure.

Pagina 4 van 16

Notitie doorontwikkeling buitendienst

2.

Huidige stand van zaken teams en buitendienstlocaties

Zoals in de inleiding al vermeld werd in januari 2011 gestart met een robuuste basis voor het ruimtelijke beheer en dienstverlening. Het belang van het doorlopen van de bedrijfsvoering stond voorop en is op praktische wijze gestart. In dit hoofdstuk wordt aangegeven dat er in de periode 20112016 veel verbeteringen in de bedrijfsvoering van de betrokken teams zijn doorgevoerd met positieve effecten. Echter op dit moment worden de teams ook geconfronteerd met de grenzen van de huisvesting waar ze tegen aanlopen. Hierdoor wordt verdergaande verbetering van het dienstverleningsniveau vertraagd. In dit hoofdstuk staat weergegeven de huidige stand van zaken en de knelpunten daarvan bij de teams en de buitendienstlocaties. In de paragrafen hieronder wordt een weergave gegeven van de beleidsontwikkelingen en de diverse verbeteringen tot nu toe. Er wordt ook nader ingegaan op alle huidige locaties, gebruik en bemensing, oppervlakte en huidig ruimtebeslag. Het vormt een eerste onderbouwing van de uitgangspunten die in hoofdstuk 3 aan de orde komen.

Afbeelding 1 Loket Milieustraat Wetterskipsdyk, Sneek

2.1

2011 – 2016: ontwikkeling en verbeteringen betrokken teams tot nu toe

Op de volgende pagina staan per team weergegeven welke optimalisaties er al hebben plaatsgevonden. In de bijlage is een uitgebreide overzichtstabel te vinden waarin eerdere beleidsbesluitvorming voor de betrokken teams is opgesomd (zie ‘Bijlage I – besluitvorming betrokken buitendienst teams tot nu toe’).

Afbeelding 2 Kantoor/loods Waardwei, Makkum

Pagina 5 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

2.1.1 Diensten, materieel en stalling + materiaal en opslag Welke diensten voeren de betrokken teams uit, welke materiëlen en materialen gebruiken zij daarvoor en moeten ze daarvoor stallen of opslaan? In de tabel hieronder staat het overzichtelijk uiteengezet. Tabel 1 - Diensten, materieel + stalling en materialen opslag Team Team Reiniging (team RE)

Team Beheer & Onderhoud Groen (team BOG)

Team Bedrijfsbureau Techniek & Ondersteuning (team BTO)

Team Openbare Werken (team OW)

Team Bruggen Havens & Recreatie (team BHR)

Diensten Huisvuilinzameling Servicetaken: − Ondersteuning met vrachtauto’s van teams BOG en OW; − Inzameling bedrijfsafval; − gladheidbewaking- en bestrijding; − straatvegen; − legen prullenbakken; − inzamelen recreatievuil; − ongediertebestrijding; − hand- en spandiensten bij onderhoud openbare ruimte; − ondersteuning bij (grote) evenementen. Milieustraten en vermarkting deelstromen Plantsoenen en groenonderhoud: − begraafplaatsen (inclusief grafdelven); − (stads)parken; − openbaar groen (onderhoud aan plantvakken, gazons en bomen binnen de bebouwde kom); − bermonderhoud; − onkruidbestrijding op verharding samen met teams RE en OW; − sportcomplexen (maaiveld onderhoud); − speelveldjes. Administratieve ondersteuning van de bovenstaande teams. Buitendienst algemeen: − inkoop materiaal en materieel; − reparatie / onderhoud materieel en alle gemeentelijke voertuigen; − klein onderhoud aan beweegbare bruggen en rioolgemalen; − verkeersondersteuning + plaatsen en vervangen bebording in gemeente; − onderhoud, walstroomkasten, parkeerautomaten en verkeersregel installaties; − ondersteuning van evenementen gemeente; − onderhoud gemeentelijke gebouwen; − inspecties en vervanging speeltoestellen; − beheer gemeentelijke markten en kermissen; − locatiebeheer; − opslag grote gevonden voorwerpen. Onderhoud en aanleg van diverse werken in de openbare ruimte uitgevoerd door derden.

− opruimen hondenpoep; − riolering, wegen, bruggen, sluizen − keermuren, oeververdediging − hekkelen, maaien buiten de bebouwde kom, boomonderhoud sportparken, etc. Brugbediening en havendienst.

Pagina 6 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

Materieel en stalling / materiaal en opslag Vuilniswagens, vrachtwagens, huisvuilcontainers en afzetcontainers, diverse milieuparkjes en planningskantoor. Sneeuwschuivers en zoutopslag, veegwagens, prullenbakken. Grofvuil containers en loketten milieustraten.

Tractoren, laadwagens, diverse handgereedschappen, diverse werkplaatsen met kantoren, houtversnipperaars, hout, takken, groen-, grond-, en afvalopslag. Auto’s, aanhangwagens en maaimachines.

Kantoren, garage en werkplaats voor elektro, timmerwerk en metaalbewerking. Stalling voertuigen en materieel bij garage. Opslag bebording, dranghekken, schrikhekken, evenementen hekken, bouwhekken en diverse tijdelijke verkeersborden, wegmeubilair en speeltoestellen. Kantoor marktmeester en kantoren locatiebeheerders Bolsward, Heeg en Koudum. Opslag in Heeg voor boten en andere grote gevonden voorwerpen die de gemeente in bewaring moet houden.

Materialen voor weg- en waterbouw (straatstenen en zand, straatmeubilair, onderdelen bruggen, etc. ), puin breken, asfalt, compostering hekkelzoden, riolering, gemalen, bruggen.

Havenmeesterskantoren en diverse brugbedieningslocaties.

2.1.2 Verbetering bedrijfsvoering team Reiniging activiteiten afvalinzameling, straatvegen, beheer milieustraten en gladheidsbestrijding In 2011 is team Reiniging decentraal gestart en werd 30 procent van de reinigingstaken nog door externe partijen uitgevoerd. Op dit moment wordt er vooral centraal gewerkt en voert Súdwest-Fryslân 95 procent van deze taken zelf uit. Het areaal is toegenomen door de opsplitsing van Boarnsterhim en zal verder groeien door de komende herindeling met Littenseradiel. Deze ontwikkeling vraagt meer ruimte dan er op dit moment aan de Oude Oppenhuizerweg in Sneek beschikbaar is. Door deze ontwikkelingen en gezien vanuit bedrijfsvoering is het zoeken van een nieuwe centralere locatie wenselijk. De bedrijfsvoering van de reinigingstaken zoals afvalinzameling, straatreiniging, beheer milieustraten en gladheidbestrijding is vanaf 2011 gestart vanuit de bestaande buitendienstlocaties van de voormalige gemeenten. In periode 2011-2013 zijn direct verbeteringen doorgevoerd en zijn meer activiteiten gecentraliseerd op de Oude Oppenhuizerweg. Na vaststelling van de beleidsnotitie afval ‘Netjes geregeld’ (raad - november 2013), zijn de dienstverleningsambities vastgesteld en doelstellingen die ten doel hebben het efficiënter en goedkoper maken van de afvalinzameling.

De volgende optimalisatiestap werd bereikt met de notitie ‘Afwegingskader Reiniging - zelf doen of aanbesteden’ (collegebesluit 2 juli 2013 – actieve info raad – 24 september 2013). Hierin heeft het college de kaders vastgesteld voor hoever de gemeente zelf de inzameltaken uitvoert of dat door anderen laat doen. De focus ligt sterk op zelf doen. Daarnaast geeft de notitie heel duidelijk de verwevenheid van de verschillende activiteiten aan (straatreiniging, beheer milieustraten en gladheidsbestrijding). Vervolgens zijn vanaf 2014 de activiteiten uitgebreid door de toevoeging van het gebied Lege Geaën (voormalige gemeente Boarnsterhim), in 2016 de inzameltaken in het gebied Bolsward en de voormalige gemeente Wûnseradiel. En vanaf 1 januari 2017 wordt het beheer van de milieustraat in Bolsward in eigen beheer uitgevoerd. Al deze verbeteringen passen in het kader van de beleidsnotitie afval ‘Netjes geregeld’ om te streven naar efficiënter en goedkoper werken. Het vraagt qua huisvesting wel meer ruimte. Uit oogpunt van bedrijfsvoering is het concentreren van activiteiten vanuit een beperkt aantal locaties het meest efficiënt. Door toename van de activiteiten en optimalisaties van de afgelopen jaren is de beschikbare ruimte voor stalling van materieel en (extra) voertuigen met name op de Oude Oppenhuizerweg te beperkt en zijn er geen uitbreidingsmogelijkheden meer.

2.1.3 Verbetering bedrijfsvoering team Beheer & Onderhoud Groen activiteiten onderhoud openbaar groen, sportvelden, begraafplaatsen, parken en bermen In 2011 is het team Beheer & Onderhoud Groen gestart vanuit de oude structuren en bestaande werkwijzen van de voormalige gemeenten. In 2011 is centraal de werkwijze afgestemd en doorgevoerd. Daarnaast is de gemeente verdeeld in negen rayons. De huisvesting van deze rayons was veelal in bestaande locaties. In 2012 en 2013 zijn er diverse wijzigingen in het team doorgevoerd. Onder andere de notitie ‘Zelf doen tenzij ….’ (Actieve info, 30 oktober 2012) lag hier aan ten grondslag. Het uitgangspunt was om het team de ogen en oren van de gemeente te laten zijn. Om die reden is het onderhoud van een groot deel van de gebieden die Empatec zelfstandig onderhield, overgenomen door de eigen dienst. Daarbij zijn ruim 50 medewerkers van Empatec (Social Return) geïntegreerd in het team. De omvang van het team is daarmee gegroeid. Voor een betere uitwisseling van kennis en vaardigheden is ongeveer 25 procent van de medewerkers vanuit een andere locatie gaan werken. Door de groei en herschikking van het team is de huidige huisvesting op meerdere locaties niet meer passend. Het grootste effect is aan de Exmorraweg (Bolsward) waar de huisvesting te klein is geworden, maar ook sterk verouderd is.

In 2014 is Boarnsterhim deels toegevoegd aan de huidige rayonstructuur en per 2018 zal het deel van Littenseradiel volgen. In de jaren 2012 t/m 2016 zijn diverse bezuinigingen gerealiseerd in bedrijfsvoering en versobering van het groen door ombouw van plantvakken. In tegenstelling tot onze buurgemeenten zijn deze omvormingen gerealiseerd zonder inzet van extra middelen. De gerealiseerde besparingen zijn ingezet voor diverse taakstellingen en financiering van groot onderhoud in openbaar groen. Daarnaast is in de afgelopen jaren ingezet op kennisontwikkeling en vaardigheden. Hierdoor zijn medewerkers beter in staat onderhoudsvrijere plantvakken aan te leggen. Dat bespaart op onderhoudskosten. Met de aanschaf van de nieuwe maaimachines kan het team meer maaien met

Pagina 7 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

hetzelfde personeel. Het aantal uitbestede maaicontracten is hiermee verlaagd. Ook heeft het team een bomenploeg die nauw samenwerkt met team Reiniging om in snel tempo een grote hoeveelheid bomen te kappen. De tractorchauffeurs zijn onder gebracht in een zogenaamde tractorpool met minimale aansturing en grotere output. De huisvesting van het team ligt verspreid over de gemeente, vanwege het logistieke voordeel daarvan. Om nog verder te besparen op reiskosten wordt dikwijls een mobiele werkkeet ingezet. Het werk van het team is in grote mate decentraal en concentreren op één locatie zal leiden tot hogere vervoerskosten en daarmee meer reisuren.

2.1.4 Verbetering bedrijfsvoering team Bedrijfsbureau Techniek & Ondersteuning activiteiten onderhoud bruggen en rioolgemalen De bedrijfsvoering van het team Bedrijfsbureau Techniek & Ondersteuning (BTO) is vanaf 2011 gestart vanuit de bestaande buitendienstlocaties van de voormalige gemeenten. De werkzaamheden voor de ondersteuning van de teams Reiniging, Beheer & Onderhoud Groen en Bruggen Havens & Recreatie, maar ook de afhandeling van de MOR meldingen zijn op de Oude Oppenhuizerweg in Sneek geconcentreerd. Er wordt tevens gebruik gemaakt van de locaties in Heeg (opslag grote gevonden voorwerpen) en Koudum (timmerwerkplaats en wegmeubilair). Vanaf 2014 wordt met de ‘Notitie zelf doen of uitbesteden van het beheer en onderhoud van beweegbare bruggen’ (college besluit 7 februari 2012), het dagelijks onderhoud van en de storingen aan de beweegbare bruggen in eigen beheer uitgevoerd. Vanaf 2015 wordt met het advies ‘Efficiency in het rioolbeheer’ (college besluit 11 november 2014), het dagelijks onderhoud en de storingen van de gemeentelijke rioolgemalen deels in eigen beheer uitgevoerd. Deze taken worden centraal georganiseerd vanaf de Oude Oppenhuizerweg. Naast het onderhoud aan beweegbare bruggen, rioolgemalen, verkeersinstallatie, parkeerautomaten, bebording, speeltoestellen, etc. wordt op de locatie Oude Oppenhuizerweg het rijdend en werkmateriaal onderhouden.

Tussen al deze activiteiten is in de afgelopen jaren een hoge mate van synergie en centralisatie ontstaan. Echter met het toegenomen volume in materiaal zoals hierboven omschreven zijn de grenzen van de huisvesting bereikt om verdere optimalisatie te bewerkstelligen.

2.1.5 Verbetering bedrijfsvoering team Openbare werken Onderhoud en aanleg van diverse werken in de openbare ruimte uitgevoerd door derden Vanaf 2011 is het team Openbare Werken ingericht in de themagroepen wegen, rioleringen, natte waterbouw, cultuurtechniek en werkvoorbereiding. Dit team verzorgt de regie op de uitvoeringstaken in het onderhoud en nieuwe realisatie, die vooral zijn ondergebracht bij aannemers. De medewerkers zijn gehuisvest in IJlst en maken onderdeel uit van de centrale (kantoor)huisvesting naar Sneek. Voor het transport en opslag van materialen bij de uitvoering van werken zijn de buitendienstlocaties in het gebied voor dit team van belang. Slim omgaan met grond- en zandstromen geeft besparing in de kosten van het kapitaalgoederencomplex. In de afgelopen jaren is er veel verbeterd in de logistiek, o.a. uitwisseling over werken in de gehele gemeente en het realiseren van overzicht. Ook is Social Return structureel geregeld in uitvoeringsprojecten. Vanaf 2013 is er gecoördineerde verwerking van puin en hergebruik ervan. De locatie De Slinkewei is om milieu hygiënische redenen in 2016 uit bedrijf genomen.

Om verdergaand te optimaliseren heeft het team behoefte aan drie, over de gemeente verspreide locaties, voor opslag van takken (versnipperen), tijdelijke opslag van kleinere partijen grond, hekkelzoden (composteren), maar ook voor het breken en opslaan van puin.

2.1.6 Verbetering bedrijfsvoering team Bruggen Havens & Recreatie Brugbediening, havenbeheer en recreatievoorzieningen Voor het team Bruggen Havens & Recreatie wordt binnenkort al voorzien in een nieuwe locatie aan de Houkesloot (gebouw de Albatros). Verdergaande analyse over dit team zal daarom niet betrokken worden in deze startnotitie.

Pagina 8 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

2.2

Huidige locatie oppervlakten en gebruik, taken en personeel, materieel en stalling, materiaal en opslag

In deze paragraaf wordt de huidige stand van zaken weergegeven van de huisvesting van de buitendienst. Het gaat om de volgende onderwerpen: − welke dienst(en) ze uitvoeren; − welke materieel gebruikt wordt; − waar de buitendienstlocaties momenteel zijn gesitueerd; − hoeveel medewerkers er werken op die locaties; − welke teams vanaf welke locatie werken. In de pagina’s hieronder wordt dit weergegeven met foto’s en een kaart. Met deze gegevens krijgt de lezer een beeld van de locaties, de grootheden waarover we spreken en de noodzaak van doorontwikkeling ervan.

2.2.1 Foto’s diverse locaties (geen compleet overzicht)

Afbeelding 3 Volière, Wilhelminapark, Sneek

Afbeelding 4 Locatie Panwurk, Workum

Afbeelding 5 Kantoren Oude Oppenhuizerweg, Sneek

Afbeelding 6 Zoutloods, Exmorraweg, Bolsward

Afbeelding 7 Loods en Brandweer, De Draei, Heeg

Afbeelding 8 Spoarleane, Koudum

Pagina 9 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

2.2.2 Overzichtskaart huidige buitendienstlocaties Hoeveel oppervlakte heeft de locatie, welke teams zitten er en hoeveel personeel werkt daar? In overzichtskaart 1 geven de cirkeldiagrammen oppervlakte grootte en team verdeling weer.

Locatie: Bolsward Exmorraweg - Beschikbaar oppervlak 31.400 m² - Gebruik teams RE, BOG, BTO en OW - 37 medewerkers

Locatie: Bolsward 1x † en 1x park - Beschikbaar oppervlak 500 m² - Gebruik team BOG, 19 medewerkers Locatie: Sneek 2 x † en 1 x park - Beschikbaar oppervlak 1.115 m² - Gebruik team BOG, 13 medewerkers

Locatie: Makkum Waardwei - Beschikbaar oppervlak 4.235 m² - Gebruik teams R, BOG - 5 medewerkers Locatie: Sneek Wetterskipsdyk - Beschikbaar oppervlak 38.340 m² - Gebruik teams RE, BOG en OW - 18 medewerkers

Locatie: Sneek Molenkrite - Beschikbaar oppervlak 1.650 m² - Gebruik team BOG, 11 medewerkers

Locatie: Sneek Sytsingawiersterleane - Beschikbaar oppervlak 1.700 m² - Gebruik team BOG, 11 medewerkers

Locatie: Workum Panwurk en 1x † - Beschikbaar oppervlak 130 m² - Team BOG, 5 medewerkers

Locatie: Sneek Oude Oppenhuizerweg - Beschikbaar oppervlak 7.560 m² - Gebruik teams RE, BOG, BTO en BHR - 77 medewerkers

Locatie: IJlst: (vml. Stadhuis) - Team OW - Kantoor 31 medewerkers Locatie: Koudum Spoarleane - Beschikbaar oppervlak 7.000 m² - Gebruik teams RE, BOG, BTO en OW - 14 medewerkers

Locatie: IJlst Sudergowei en 1x † - Beschikbaar oppervlak 145 m² - Gebruik team BOG, 6 medewerkers

Locatie: Heeg: De Draei en 1x † - Beschikbaar oppervlak 11.700 m² - Gebruik teams R, BOG, BTO en OW - 18 medewerkers

Locatie: Koudum 1x † - Gebruik team BOG, 11 medewerkers

Legenda cirkeldiagrammen − team RE = Reiniging − team BOG = Beheer & Onderhoud Groen − team BTO = Bedrijfsbureau Techniek & Ondersteuning − team OW = Openbare Werken − team BHR = Bruggen Havens & Recreatie − Milieustraat Overzichtskaart 1 – locatie met oppervlakte, teams en aantal medewerkers

Pagina 10 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

2.3

Knelpunten

Uit de eerste paragrafen van dit hoofdstuk is duidelijk geworden welke verbeteringen er tussen 2011 en 2016 zijn doorgevoerd in de teams onder invloed van besparingsafspraken en kansen voor optimalisatie onder invloed van de schaalvergrotingsslag die de gemeente heeft gemaakt door de herindeling. Hieronder staat een opsomming van de knelpunten die de teams constateren. 2.3.1 Huidige knelpunten De doorontwikkeling is voor alle betrokken diensten belangrijk. Echter er is ook differentiatie tussen de teams. − Voor team Reiniging geldt dat de groei van het areaal door aangrenzende herindelingen vraagt om meer beschikbare ruimte. Ook meer zelf doen leidt tot herschikking van ruimte voor stalling van materieel en opslag van materiaal. De reeds ingezette centralisatie van team Reiniging loopt daardoor vast op de locatie Oude Oppenhuizerweg. Daar zijn ook kantoren, garage en medewerkerskantine gevestigd, maar de uitbreidingsmogelijkheden voor gebouwen beperkt. − Meer zelf doen door team Bedrijfsbureau Techniek & Ondersteuning aan beheer en onderhoud bruggen en gemeentelijke rioolgemalen leidt tot kostenverlaging, maar ook tot gebrek aan ruimte voor administratieve ondersteuning, werkplaats en materiaal opslagruimte. − Bij het team Beheer & Onderhoud Groen ligt het anders. De integratie van Empatec medewerkers en herschikking eigen medewerkers is in de afgelopen jaren uitgevoerd.

Echter dit is nooit vertaald in adequate huisvesting. Het werk is in hoge mate gebiedsgebonden. De opslag van materieel en materiaal is juist grotendeels gebaad bij de huidige decentrale structuur. − Tenslotte loopt het team Openbare Werken tegen hun grenzen aan om nog verder te optimaliseren. Qua logistiek is het wenselijk drie, over de gemeente verspreide locaties, te hebben voor opslag van takken (versnipperen), tijdelijke opslag van kleinere partijen grond, hekkelzoden (composteren), maar ook voor het breken en opslaan van puin. − Het gaat bij de verbetering van de buitendienstlocaties ook om de kwaliteit van de huidige huisvestingslocaties zelf. De huisvesting is op meerdere onderdelen sterk verouderd. Zij loopt niet meer in pas met de eisen van deze tijd, zoals bijvoorbeeld de Arbowetgeving. Op een aantal locaties zijn de laatste jaren geen grote investeringen (aanpassingen) gedaan, omdat langere tijd bekend was dat er nieuwe ontwikkelen aan zaten te komen. Het vraagt de komende jaren om herinvestering om de huisvesting van de buitendienst aan de huidige eisen te laten voldoen waarbij ook duurzaamheid zal worden meegenomen.

2.3.2 Analyse knelpunten Bovenstaande knelpunten maken duidelijk dat verdergaande verbetering tegengehouden wordt door ondermeer de huidige huisvesting. Verbetering van de bedrijfsvoering is vooral het uitgangspunt geweest tot nu toe. De huisvesting is daarbij achtergebleven en vraagt de komende jaren om herinvestering. De dienstverlening naar de burgers toe loopt op korte termijn geen gevaar: de bedrijfsvoering door de teams loopt door, maar om verdere optimalisering en continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen is verbeterde huisvesting noodzakelijk. Ook voor onderhoud en nieuwe werken is de grens bereikt van verdere verbeteringen en huisvesting. Centraliseren van de huisvesting en verbeteren van de bedrijfsvoering is enerzijds voor een deel van de teams een oplossing. Zij worden echter beperkt door de huidige huisvestingslocatie, waardoor een vervangende locatie nodig is om nog efficiënter en doelmatiger te kunnen werken. Anderzijds is voor gebiedsgebonden activiteiten de huidige decentrale structuur juist nodig om de dienstverlening zo goed mogelijk te kunnen waarborgen. Hier speelt ook de noodzaak tot aanpassing van de huisvesting aan het actuele personeelsbestand en de behoefte duurzame aan opslag van materieel en materiaal. Tenslotte is er behoefte aan opslag voor onderhoud en nieuwe werken in de openbare ruimte.

Afbeelding 9 Kantoor/kantine/loods Exmorraweg, Bolsward

Pagina 11 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

3.

Uitgangspunten voor de ontwikkelrichting

In dit hoofdstuk wordt beargumenteerd – met behulp van de eerder gepresenteerde gegevens en analyse uit hoofdstuk 2 - hoe gekomen is tot een aantal centrale uitgangspunten die samen de vast te stellen ontwikkelrichting vormen tot uit te breiden, in te krimpen en af te stoten locaties. Het college stelt de ontwikkelrichting vast. Als vervolg komt er een meerjarenplanning in de vorm van een uitvoeringsplan in mei 2017. De te bepalen ontwikkelrichting voor de buitendienstlocaties geeft houvast voor de verdere doorontwikkeling van de buitendienst qua bedrijfsvoering en huisvesting. 3.1.1 Verbetering door centralisatie De teams Reiniging, Bedrijfsbureau, Techniek & Ondersteuning zijn al gecentraliseerd op de locatie Oude Oppenhuizerweg (zie overzichtskaart 1 en afbeelding 5). De locatie is opgebouwd rondom deze teams. Immers de locatie wordt gebruikt voor administratieve ondersteuning, kantine van de medewerkers, stalling van de vuilniswagens, technische dienst voor installaties in de buitenruimte en garage voor onderhoud van het werkmateriaal en wagenpark. Tegelijkertijd heeft team Beheer & Onderhoud Groen er kantoor en is de aansturing van team Bruggen Havens & Recreatie er gehuisvest. Voor dit laatste team wordt binnenkort al voorzien in een nieuwe locatie aan de Houkesloot in het gebouw De Albatros.

Er is geconstateerd dat doorontwikkeling in dienstverlening op de huidige locatie aan de Oude Oppenhuizerweg in Sneek vast zit. Ook leidt de uitbreiding van areaal door gemeentelijke herindelingen tot gebrek aan ruimte voor materieel en materiaal op de huidige locatie. Deze locatie is daarom ruimtelijk en planologisch te beperkt om de noodzakelijke vervolgstappen te kunnen maken. Wat zijn dan de uitgangspunten die hierbij van toepassing zijn? Bij het zoeken naar een nieuwe locatie voor dit buitendienstcluster is het belangrijk dat het gaat om locaties die centraal zijn gelegen in de gemeente en gunstig liggen quo infrastructuur. Verdere optimalisatie kan ontstaan door een koppeling aan een bestaande milieustraat (publieksgericht). Ook moet er voldoende ruimte zijn om (bij) te bouwen of activiteiten uit te breiden. Het moeten locaties zijn met de potentie om, van daaruit alle voorkomende werkzaamheden uit te voeren. Ook moet er bedrijfseconomisch- en duurzaam kunnen worden gehandeld. Nu een deel van voormalig Boarnsterhim en straks per 1 januari 2018 ook het zuidelijk deel van Littenseradiel zijn toegevoegd aan SúdwestFryslân, komen geografisch gezien de steden Sneek en Bolsward meer centraal te liggen.

Wanneer we kijken naar de overzichtskaart op pagina 10, voor de herlocatie van de bestaande centrale locatie aan de Oude Oppenhuizerweg, dan zien we dat de locaties Wetterskipsdyk (Sneek) en Exmorraweg (Bolsward) daar voor in aanmerking lijken te komen. Naast dat er reeds milieustraten zijn gevestigd op deze locaties bieden zij ook voldoende ruimte tot uitbreiding en is de ligging qua infrastructuur gunstig. Het is daarom noodzakelijk om de locaties Wetterskipsdyk te Sneek en de locatie Exmorraweg te Bolsward verder te onderzoeken op de kansen die zij bieden voor herlocatie van de bestaande centralisatie aan de Oude Oppenhuizerweg. Dit leidt tot de volgende uitgangpunten: a. De locatie Oude Oppenhuizerweg is ruimtelijk, planologische te beperkt voor verdere centralisatie. b. De locaties Wetterskipsdyk te Sneek en de locatie Exmorraweg te Bolsward moeten verder worden onderzocht op de kansen die zij bieden voor herlocatie van de bestaande centralisatie aan de Oude Oppenhuizerweg. 3.1.2 Verbetering door decentralisatie Nu de uitgangspunten voor de uitvoeringsactiviteiten voor centralisatie zijn benoemd wordt er gekeken naar het gebiedsgebonden team Beheer & Onderhoud Groen. Vanwege het wijdvertakte onderhoud door eigen wijk- en gebiedsrayons van het openbaar groen is het team nu gevestigd op diverse, verspreide locaties in onze gemeente (zie overzichtskaart 1).

Zij haakt tevens aan op grotere locaties waar ook de andere teams zijn gevestigd of opereert op afzonderlijke locaties. De decentrale structuur

Pagina 12 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

geeft juist verdere verbetering van de bedrijfsvoering. Echter de huisvesting is niet aangepast aan de actuele bedrijfsvoering. In de huidige structuur ontbreekt het een grote locatie als Exmorraweg (Bolsward) aan adequate en voldoende huisvestingsfaciliteiten. Deze gegevens moet in het eerder genoemde onderzoek voor de locaties Wetterskipsdyk, (Sneek) en Exmorraweg (Bolsward) worden meegenomen. Ook kan worden onderzocht of de huisvesting op de afzonderlijke locaties efficiënter en doelmatiger kan. Daarnaast zal moeten worden aangegeven welke sub-locaties qua omvang en functionaliteit gehandhaafd zullen worden of worden verkleind of afgestoten. Voor het team Openbare Werken geldt vooral dat verbetering te halen valt in ruimte voor opslag en verwerking van materialen verspreid op drie locaties in Súdwest-Fryslân. Hierdoor zijn er kansen om ondermeer verkeersstromen terug te dringen en aankoopkosten van materiaal te besparen. Ook hecht het team aan locaties gunstig op de bestaande hoofdinfrastructuur. Uitgangspunten: c. Onderzoek naar huisvestingfaciliteiten voor decentrale activiteiten moet worden meegenomen in het onderzoek naar de locaties Wetterskipsdyk te Sneek en Exmorraweg te Bolsward. d.

Voor de uitvoeringstaken op het gebied van groen onderhoud dient binnen de huidige decentrale aanpak gezocht te worden naar efficiënter en doelmatiger huisvesting op de afzonderlijke locaties. e. Daarnaast zal moeten worden aangegeven welke sub-locaties qua omvang en functionaliteit gehandhaafd zullen worden of worden verkleind of afgestoten. f. Voor het beheer en onderhoud van werken in de openbare ruimte dient gezocht te worden naar de mogelijkheden voor locaties voor opslag en verwerking van grondstoffen en materialen. 3.1.3 Personele consequenties De herontwikkeling van de buitendienstlocaties is bedoeld om de diensten efficiënter te kunnen huisvesten. Het is geen verkapte besparingsronde op personeel. Wel kunnen de verhuizingen en verplaatsingen leiden tot andere werklocaties voor de betrokken medewerkers. Dat is consequent met eerdere interne veranderingen die allemaal toewerken naar de centrale kantoorhuisvesting in centrum Sneek voor raad, college en organisatie. Geconstateerd is dat de huidige huisvesting op onderdelen sterk verouderd is en zij niet meer voldoet aan de eisen van deze tijd (waaronder de Arbowetgeving). Het vraagt de komende jaren om herinvestering om de huisvesting van de buitendienst weer aan te laten sluiten op de eisen van deze tijd. Uitgangspunt: g.

Met een goed herinvesteringsplan dienen de buitendienst huisvestingslocaties weer op de eisen en (Arbo)wetgeving van deze tijd aan te sluiten. 3.1.4 Regionale ontwikkelingen 3.1.4.1 Uitbreiding door toevoeging zuid Littenseradiel Per 1 januari 2018 wordt het zuidelijke deel van Littenseradiel aan onze gemeente toegevoegd. Rondom Wommels is geen buitendienstlocatie. Er dient onderzocht te worden vanuit welke locaties dit het beste kan plaatsvinden. Uitgangspunt: h. Er moet onderzocht worden vanuit welke locaties de toevoeging van zuid Littenseradiel vanaf 2018 kan plaatsvinden. 3.1.4.2 Samenwerking met De Fryske Marren Op het gebied van afval wordt er veel afgestemd en samengewerkt met onze buurgemeente De Fryske Marren. Optimalisatie valt ook in regionaal samenwerken te behalen. Zo wordt gekeken naar de kansen voor spreiding van de milieustraten in regionaal verband in de Súdwesthoeke. Een goede spreiding daarvan komt de dienstverlening naar de inwoners van beide gemeenten ten goede. Waarom zou een inwoner van Oudemirdum niet naar de milieustraat in Koudum kunnen? Of een inwoner van Woudsend niet naar Balk? Het afstemmen van het investeringsprogramma op elkaar kan grote maatschappelijke kosten besparen. Deze ontwikkelingsmogelijkheid moet in beschouwing genomen worden. Uitgangspunt: i. Onderzoek de kansen die een regionale samenwerking met De Fryske Marren kan opleveren.

Pagina 13 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

3.1.5 Financieel duurzame aanpak Analoog aan de centrale huisvesting wordt een financieel duurzame aanpak nagestreefd. Gezien het traject wat nu ingezet wordt, dienen langdurige investeringen op de huidige locaties goed te worden onderbouwd en moeten duurzame oplossingen worden toegepast. Verhuizingen, verplaatsingen en eventuele nieuwbouw zullen moeten leiden tot efficiëntieverbeteringen. Hierbij is het belangrijk de huidige financiering systematiek te bekijken. Het gaat vooral om investeringen in vastgoed. Deze investeringen worden afgeschreven en leiden tot kapitaallasten die in de tijd een aflopend verloop hebben. De vrijval daarbij komt ten gunste van de algemene middelen. Deze financieringssytematiek vraagt nader onderzoek, in aansluiting op Súdwest-Fryslân Vitaal. Onder invloed van de doorontwikkeling zullen panden en gronden vrijkomen voor verkoop aan derden. Ook budgetten van uitgestelde investeringen zijn overgeboekt naar de bestemmingsreserve Gebouwen. Deze middelen worden betrokken bij de financiering. In het verbeteren van de huisvesting wordt ook het niveau van de dienstverlening meegenomen, zoals het aantal milieustraten. Bij iedere stap in de uitwerking van het plan is het belangrijk de juiste kostenafweging te maken. Het gaat om investeren versus onderhoud plegen en verduurzamen. In het uitvoeringsplan wordt daar nader op ingegaan. Uitgangspunt: j.

De aanpak is gericht op een financieel duurzame aanpak en efficiëntieverbetering. De financieringssystematiek van het vastgoed voor de buitendienst vraagt nader onderzoek. De verkoop van huidige niet benodigde panden en gronden en uitstel van onderhoudskosten worden hierbij betrokken. 3.1.6 Doorontwikkeling buitendienstlocaties is meerjarenplanning De doorontwikkeling van de buitendienstlocaties is een meerjarig project en zal zeker niet in de periode van één jaar uitgevoerd kunnen worden. Nadere onderbouwing en definitieve uitwerking van keuzes over alle eerder hiervoor genoemde onderdelen, inhoudelijk, technisch, financieel en qua meerjaren planning worden weergegeven in het besluitvormingsadvies in mei 2017. Uitgangspunt: k. De doorontwikkeling van de buitendienstlocaties dient voorzien te worden van een meerjarenplanning. In iedere stap in de uitwerking van het plan dient de juiste kostenafweging gemaakt te worden.

Pagina 14 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

4.

De ontwikkelrichting

Hieronder zijn de eerder apart beargumenteerde uitgangspunten, per onderwerp onder elkaar gezet. Samen vormen zij de ontwikkelrichting. Verbetering door centralisatie a. De locatie Oude Oppenhuizerweg is ruimtelijk, planologische te beperkt voor verdere centralisatie. b. De locaties Wetterskipsdyk te Sneek en de locatie Exmorraweg te Bolsward moeten verder worden onderzocht op de kansen die zij bieden voor herlocatie van de bestaande centralisatie aan de Oude Oppenhuizerweg. Verbetering door decentralisatie c. Onderzoek naar huisvestingfaciliteiten voor decentrale activiteiten moet worden meegenomen in het onderzoek naar de locaties Wetterskipsdyk te Sneek en Exmorraweg te Bolsward. d. Voor de uitvoeringstaken op het gebied van groen onderhoud dient binnen de huidige decentrale aanpak gezocht te worden naar efficiënter en doelmatiger huisvesting op de afzonderlijke locaties. e. Daarnaast zal moeten worden aangegeven welke sub-locaties qua omvang en functionaliteit gehandhaafd zullen worden of worden verkleind of afgestoten. f. Voor het beheer en onderhoud van werken in de openbare ruimte dient gezocht te worden naar de mogelijkheden voor locaties voor opslag en verwerking van grondstoffen en materialen. Personele consequenties g. Met een goed herinvesteringsplan dienen de buitendienst huisvestingslocaties weer op de eisen en (Arbo)wetgeving van deze tijd aan te sluiten.

Regionale ontwikkelingen h. Er moet onderzocht worden vanuit welke locaties de toevoeging van zuid Littenseradiel vanaf 2018 kan plaatsvinden. i. Onderzoek de kansen die een regionale samenwerking met De Fryske Marren kan opleveren. Zo kostenneutraal mogelijk en duurzame aanpak j. De aanpak is gericht op een financieel duurzame aanpak en efficiëntieverbetering. De financieringssystematiek van het vastgoed voor de buitendienst vraagt nader onderzoek. De verkoop van huidige niet benodigde panden en gronden en uitstel van onderhoudskosten worden hierbij betrokken. Doorontwikkeling buitendienstlocaties is meerjarenplanning k. De doorontwikkeling van de buitendienstlocaties dient voorzien te worden van een meerjarenplanning. In iedere stap in de uitwerking van het plan dient de juiste kostenafweging gemaakt te worden. Het college wordt voorgesteld de hierboven genoemde uitgangpunten a t/m k - en daarmee de ontwikkelrichting tot - uit te breiden, in te krimpen en af te stoten locaties van de buitendienst vast te stellen. Deze ontwikkelrichting wordt gebruikt om het uitvoeringsprogramma voor te leggen in mei 2017.

Pagina 15 van 16 Notitie doorontwikkeling buitendienst

5.

Bijlagen

Bijlage I – besluitvorming betrokken buitendienst teams tot nu toe Eerdere besluitvorming: vastgestelde notities: Team Reiniging − ‘Afwegingskader Reiniging - zelf doen of aanbesteden’ (B&W, 2 juli + actieve info raad, 24 september 2013); − Beleidsnotitie afval ‘Netjes geregeld!’ (raad, 14 november 2013); − ‘Meerjarenbeleidsplan gladheidbestrijding 2015-2019’ (B&W, 17 december 2015); − ‘Jaarverslag/uitvoeringsplan gladheidsbestrijding 2015 – 2016’ (B&W, 17 december 2015); Team Beheer & Onderhoud Groen − ‘Beleidsplan openbaar groen’ (raad, 10 oktober 2013); Team Bedrijfsbureau Techniek en Ondersteuning − ‘Notitie zelf doen of uitbesteden beheer en onderhoud van beweegbare bruggen’ (B&W, 7 februari 2012); − ‘Efficiency in het rioolbeheer’ (B&W, 11 november 2014). Opsomming eerdere bestuurlijke besluitvorming van invloed op doorontwikkeling buitendienst locaties Reiniging en gladheidsbestrijding: − Exploitatie milieustraat Bolsward in eigen beheer; − Inzameling voormalig Bolsward en Wûnseradiel in eigen beheer (100% zelf doen); − Herindeling Littenseradiel: uitbreiding gebied. Ook worden er steeds hogere (milieu-)eisen gesteld aan de locaties.

Beheer en onderhoud groen: − ‘Afwegingskader groen, zelf doen of uitbesteden’ (Actieve info, Klear foar de mienskip – 30 oktober 2012); Diverse beleidsstukken Kapitaalgoederen − Beleidsnotitie kapitaalgoederen (fase 3) (raad, 16 mei 2013); − Verbreed Gemeentelijk Rioleringsplan 2013-2017 (raad, 4 juli 2013); − Beleids- en beheerplan Openbare Verlichting 2014-2018 (raad, 10 oktober 2013); − Beleids- en beheersplan Wegen 2014-2016 (raad, 23 oktober 2014); − Beleidsplan beheer en onderhoud Gebouwen (raad, 2 juli 2015); − Beleids- en beheerplan Waterbouwkundige kunstwerken (raad, 12 november 2015). Geplande herziening: Nota kapitaalgoederen 2.0 – 2016.

Pagina 16 van 16

Notitie doorontwikkeling buitendienst