9. TV CIE FNP l antwoorden - bestuursverslag 2023

Het Bestuursverslag 2023 Stichting Sneekweek

Sneek, 7 mei 2024

1 ALGEMENE INFORMATIE ............................................................................................................................... 3 1.1 DOELSTELLING ................................................................................................................................................... 3 1.2 JURIDISCHE STRUCTUUR ....................................................................................................................................... 4 1.3 ORGANISATIESTRUCTUUR EN PERSONELE BEZETTING .................................................................................................. 4 1.4 FISCALE ASPECTEN .............................................................................................................................................. 4 Vennootschapsbelasting (VPB) ....................................................................................................................... 4 Omzetbelasting (BTW) .................................................................................................................................... 4 1.5 TERUGBLIK SNEEKWEEK 2023 .............................................................................................................................. 4 2 FINANCIËLE GANG VAN ZAKEN GEDURENDE HET BOEKJAAR .........................................................................

5 2.1 2.2 2.3 2.4

RESULTAATSANALYSE .................................................................................................................................... 5 LIQUIDITEIT ................................................................................................................................................. 5 KASSTROMEN EN FINANCIERINGSBEHOEFTE ....................................................................................................... 5 BTW-POSITIE .............................................................................................................................................. 5

3 RISICO’S EN ONZEKERHEDEN ......................................................................................................................... 6 3.1 3.2 3.3 3.4

FINANCIËLE POSITIE EN HET GEBRUIK VAN FINANCIËLE INSTRUMENTEN .................................................................... 6 FINANCIËLE VERSLAGLEGGING ......................................................................................................................... 6 WET- EN REGELGEVING ................................................................................................................................. 6 RISK APPETITE .............................................................................................................................................. 6

4 TOEKOMST .................................................................................................................................................... 7

2

1 Algemene informatie 1.1 Doelstelling Tot en met 2022 heeft de gemeente Súdwest-Fryslân zelf de regie gehad over de vergunningaanvragen en de uitvoering van de Sneekweek. In 2022 hebben de ambitiepartners de stichting Sneekweek opgericht om dit proces te stroomlijnen en buiten de gemeente te plaatsen. De gemeente Súdwest-Fryslân heeft een concessieovereenkomst met de stichting Sneekweek. Zo kan de gemeente Súdwest-Fryslân optreden als (met name) vergunningverlener in plaats van organisator. De stichting Sneekweek is de enige die tijdens de Sneekweek een vergunning kan aanvragen voor activiteiten tijdens de Sneekweek. De stichting organiseert en coördineert de Sneekweek in samenwerking met verschillende ondernemers. Samen met deze organisatoren en de initiatiefnemers bouwt de stichting Sneekweek aan een sterk fundament voor een gezonde en moderne Sneekweek voor zeilers, bewoners, bedrijven en bezoekers. Vanuit een gezamenlijk ambitieplan is een strategisch meerjarenplan opgesteld dat richting moet geven aan de doorontwikkeling van de Sneekweek.

De initiatiefnemers stellen dat: • de Gemeente SWF de organisatie en exploitatie van de Sneekweek in de vorm van een concessie uit handen wenst te geven aan de Stichting Sneekweek; • de organiserende partijen onder één paraplu willen samenwerken om het evenement toekomstbestendig te maken; • partijen, om de continuïteit te borgen, een meerjarige Samenwerkings- en concessieovereenkomst aangaan, waarin partijen hun intenties en ambities die verband houden met het voortbestaan van dit jaarlijkse evenement en de daaruit voortvloeiende onderlinge (rechts)verhoudingen met elkaar willen vastleggen; • het de ambitie van partijen is om, op het fundament uit het verleden, gezamenlijk verder te bouwen aan een gezonde en moderne Sneekweek voor inwoners, bedrijven en bezoekers; • de Sneekweek een A-merk is met landelijke uitstraling. De zeilwedstrijden en de (muziek) evenementen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en trekken jaarlijks veel bezoekers uit binnenen buitenland. De Sneekweek genereert veel media-aandacht en draagt bij aan een aantrekkelijk imago van de stad Sneek; • de Concessiehouder de continuering van de Sneekweek, in kwaliteit en omvang, maar ook door middel van ontwikkeling van nieuwe ideeën en activiteiten, als zijn hoogste doel stelt.

Het streven daarbij is om door middel van een gevarieerde programmering in muziek, theater en beleving, maar ook door middel van de positionering op een aantal geselecteerde domeinen, zoals duurzaamheid en veiligheid, voor alle doelgroepen een - in hoofdzaak gratis - toegankelijk publieksevenement te blijven realiseren. Voorts in aanmerking genomen dat: • partijen willen samenwerken om het evenement toekomstbestendig te maken, om daarmee zoveel mogelijk invulling te geven aan de uitgangspunten zoals verwoord in het eerder opgestelde ambitiedocument; • om de Sneekweek ‘nieuwe stijl’ naar een hoger niveau te tillen, samenwerking van groot belang is. Deze samenwerking wordt geborgd in de Stichting Sneekweek, waarbij een belangrijke rol van de Concessiehouder ligt in het verbinden van alle betrokken partijen met als resultaat de uitvoering van het gedragen plan voor een toekomstbestendige Sneekweek; • gedurende de duur van de Samenwerkings- en concessieovereenkomst blijven de Gemeente en de Concessiehouder nauw verbonden.

Partijen realiseren zich dat sprake is van een groeimodel, waarin beide partijen zullen moeten wennen aan en groeien in hun rol; • de Concessiehouder bij aanvang van de Samenwerkings- en concessieovereenkomst niet over de benodigde financiële middelen en organisatie beschikt om de Sneekweek zelfstandig te organiseren; • het gelet op voorgaande vier overwegingen wenselijk is afspraken te maken over de onderlinge samenwerking tussen partijen en de ondersteuning van de Concessiehouder door de gemeente om

3

het groeimodel binnen de initiële looptijd van de Samenwerkings- en concessieovereenkomst te realiseren. Nu, na de eerste twee edities van de Sneekweek die zijn gecoördineerd en georganiseerd door de stichting Sneekweek, is duidelijkheid ontstaan hoe de uitgangspunten van het ambitiedocument en de strategische visie de komende jaren verder uitgewerkt kunnen worden. In het meerjarenplan zijn kansen, uitdagingen, acties en begroting nader uitgewerkt.

1.2 Juridische structuur In 2022 werd Stichting Sneekweek door gemeente Súdwest-Fryslân opgericht als “paraplupartner” voor de activiteiten gedurende de Sneekweek. Het evenement heeft inmiddels twee edities gehad waarbij de Stichting Sneekweek leidend is geweest gedurende editie 2023. De stichting Sneekweek kent een Bestuur (momenteel 4 leden), een raad van Advies en een werkorganisatie met aan het hoofd een Directeur die rapporteert aan het bestuur. De stichting Sneekweek heeft geen winstoogmerk. Eventuele positieve resultaten aan het einde van een boekjaar worden toegevoegd aan de reserves.

1.3 Organisatiestructuur en personele bezetting Op de Directeur wordt toegezien door een 4 koppig bestuur. De leden hiervan vervullen hun toezicht functie als vrijwilliger en onbezoldigd. De samenstelling was in de verslagperiode als volgt: Voorzitter Penningmeester Secretaris Lid De dagelijkse bedrijfsvoering is ondergebracht bij de werkorganisatie. De werkorganisatie kent in 2023 een Directeur en een hoofdproductie.

1.4 Fiscale aspecten Vennootschapsbelasting (VPB) Stichting Sneekweek is momenteel niet VPB plichtig omdat NIET wordt voldaan aan de volgende voorwaarden: • •

De organisatie neemt met een organisatie van kapitaal en arbeid deel aan het economisch verkeer en maakt daarbij winst of streeft naar winst (zij drijft een onderneming) De organisatie ontplooit een activiteit waarmee zij concurreert met ondernemers.

Omzetbelasting (BTW) Er heeft in 2022 een wijziging plaatsgevonden in de regelgeving met betrekking tot de omzetbelasting, waarmee Stichting Sneekweek omzetbelasting plichtig werd en is.

1.5 Terugblik Sneekweek 2023 Zie hiervoor het document ‘Evaluatie Sneekweek 2023’. 4

2 Financiële gang van zaken gedurende het boekjaar Er is momenteel geen financieel beleidsdocument. Gestreefd wordt naar een gezonde exploitatie waarbij het bedrijfsrisico zoveel mogelijk wordt beperkt. Ergo: er wordt pas geld uitgegeven als tegenover deze uitgaven gegarandeerde inkomsten staan en worden ontvangen. Eventuele overschotten worden toegevoegd aan algemene of bestemmingsreserves. De jaarrekening 2023 is als bijlage toegevoegd aan dit document.

2.1 Resultaatsanalyse In 2023 is de bijdrage van de Gemeente Súdwest-Fryslân lager dan in 2022. Dit heeft te maken met het toekennen van de aanjaagsubsidie in drie termijnen met elk jaar een lager toekenning bedrag. We zien een stijging van kosten op medisch en beveiligingsgebied. Dit heeft deels te maken met een verhoogde kostprijs maar ook met verhoogde inzet door het opplussen van het aantal aanwezigen EHBO’s gedurende de Sneekweek. Aan de kostenkant is veel inspanning verricht om stijgende kosten binnen de perken te houden door de gesprekken met leveranciers scherp te voeren. De personele kosten zijn in 2023 hoger uitgevallen dan begroot. Dit heeft deels te maken met dat er elk kalender jaar eerst een zoektocht naar middelen moet plaatsvinden - hetgeen veel tijd en energie in beslag neemt voordat gestart kan worden met de daadwerkelijke organisatie van de Sneekweek. De andere exploitatiekosten zijn licht hoger uitgevallen, dit heeft onder andere als oorzaak dat de kosten van leveranciers sterk zijn toegenomen. Uiteindelijk is er door strak sturing te geven op de financiën, ondanks de tegenvallende inkomsten, een klein negatief resultaat behaald van - € 5.000,- Deze wordt geheel ten laste gebracht van de eerder gevormde bestemmingsreserve.

2.2 Liquiditeit De aanjaagsubsidie is eindig in 2024 en elk jaar moet onderhandeld worden over de omvang van de vergoeding en verantwoordelijkheden. Liquiditeitsdruk blijft echter een aandachtspunt en de gespreken over hoe nu verder zijn gestart met de verschillende stakeholders. Daarbij dient te worden bedacht dat potentiële financiers niet talrijk zijn. De huidige financiers zijn nu echter wel verantwoordelijk voor een groot deel van de begroting. De grootste financier is de Gemeente Súdwest-Fryslân. Met de gemeente zijn heldere afspraken gemaakt over het betalen van facturen die zorgdragen voor een stabiele liquiditeit.

2.3 Kasstromen en financieringsbehoefte De kasstromen en financieringsbehoefte zijn overzichtelijk. Het uitgangspunt is dat met kortlopende schulden geen vaste activa wordt gefinancierd.

2.4 BTW-positie Zoals eerder aangegeven, heeft in 2022 een wijziging plaatsgevonden in de regelgeving met betrekking tot de omzetbelasting. Waar Stichting Sneekweek vanaf de oprichting een vrijstelling had voor de omzetbelasting is hier 5

in 2022 verandering in gekomen. De Stichting Sneekweek is omzetbelasting plichtig. Hiervoor wordt elk kwartaal een aangifte omzetbelasting gedaan. Deze BTW positie kent voor- en nadelen. Immers, de betaalde BTW is voor Stichting Sneekweek aftrekbaar in de voorbelasting. Aan de andere kant zien we dat fondsen/partners hun bijdragen toekennen inclusief BTW wat een lager netto bedrag oplevert voor de Stichting Sneekweek.

3 Risico’s en onzekerheden 3.1 Financiële positie en het gebruik van financiële instrumenten Stichting Sneekweek maakt geen gebruik van financiële instrumenten anders dan de gebruikelijke spaarrekeningen. Dit is bestaand beleid en blijft onveranderd. In 2022 hanteerden banken een negatieve rente (in ieder geval tot 1 oktober 2022).

3.2 Financiële verslaglegging Over 2023 is een jaarrekening opgesteld. In 2023 is gestart met het inrichten van een boekhoudpakket (Snelstart) zodat de verslaglegging eenvoudiger kan worden gedaan. Dit wordt geeffectueerd in boekjaar 2024.

3.3 Wet- en regelgeving Voor zover bekend voldoet Stichting Sneekweek aan alle wet- en regelgeving dan wel heeft zij de intentie daaraan te voldoen.

3.4 Risk appetite Ondanks dat de Sneekweek als evenement een lange bestaansgeschiedenis heeft, is de stichting Sneekweek een relatief jonge organisatie zonder hele lange geschiedenis. De organisatie is nieuw opgebouwd en ingericht, de stichting heeft zijn plek moeten verwerven. Verder moet de organisatie haar activiteiten nog meer door ontwikkelen. De stichting Sneekweek is gebaat bij draagvlak op alle niveaus en zal de komende jaren stappen voorwaarts moeten maken. De Sneekweek is een evenement in bloei met een broze lange termijn financiering. Er zijn middelen vastgelegd voor een termijn van drie jaar. Naast de financiering vanuit de aanjaagsubsidie is de stichting afhankelijk van subsidie en inkomsten vanuit doorbelasting aan partners. Door strak te begroten, kritisch te zijn op de uitgaven/ kosten én de kosten níet te ver voor de baten uit te laten gaan, stuurt Stichting Sneekweek op een stabiele en gezonde exploitatie.

6

4 Toekomst In 2023 hebben de gemeente Súdwest-Fryslân en het bestuur van de stichting Sneekweek een samenwerkingsen concessieovereenkomst ondertekend. Hierin zijn afspraken vastgelegd ten behoeve van de organisatie van de Sneekweek van 2023 t/m 2027. In deze overeenkomst zijn afspraken vastgelegd voor werkzaamheden die zijn overgedragen. Het takenpakket dat de stichting heeft toebedeeld gekregen is intensiever van omvang en vraagt meer tijdsbesteding. In 2026 worden de overeenkomst en de toekomst van de Sneekweek gezamenlijk geëvalueerd. De uitkomst hiervan kan zijn dat de stichting Sneekweek de organisatie, coördinatie en exploitatie van de Sneekweek na 2027 al dan niet – mogelijk onder gewijzigde voorwaarden - voortzet, overdraagt aan een ander of de overeenkomst opzegt (met een opzegtermijn van 9 maanden in rekening houdend). Financieel is de stand van zaken nu dat er na 2024 nieuwe afspraken gemaakt moeten worden voor de dekking van de kosten. De aanjaagsubsidie was toegekend voor drie jaren (tot en met 2024) waarin de stichting Sneekweek de kans heeft gekregen om te onderzoeken wat nodig is voor een toekomst bestendige Sneekweek. In aanvang was een van de uitgangspunten dat de stichting Sneekweek middelen uit de markt zou kunnen halen en op deze wijze kon zorgen voor een financieel afdoende stevige basis.

De afgelopen jaren is gebleken dat financiële middelen uit de markt niet toereikend zijn voor de taken die de stichting Sneekweek heeft gekregen. De aard van de activiteiten - die binnen de vergunning van de stichting Sneekweek vallen - zijn niet gewild om te sponsoren. Dit heeft er mee te maken dat sommige festiviteiten worden gezien als een minder gezonde “leefgewoonte”. Ook het doorbelasten van de gemaakte kosten naar de horeca (en andere commerciële organisaties) zou tot resultaat kunnen hebben dat dit gaat leiden tot minder dan wel geen programma tijdens de Sneekweek. Het uitbouwen van de Sneekweek in het dagprogramma met Sport, Cultuur en recreatie biedt wel kansen maar vraagt meer ontwikkelingstijd en budget. Afgelopen jaren heeft de gemeente Súdwest-Fryslân meermaals moeten zorgen voor een aanvullende financiering voor activiteiten die zijn overgedragen aan de stichting Sneekweek. Verder is de stichting op dit moment afhankelijk van financiering uit het Ondernemers fonds Sneek (VOS). Ook hier is het na drie jaar niet meer vanzelfsprekend dat de Stichting Sneekweek een bijdrage krijgt. Een van de belangrijkste redenen voor het oprichten van een stichting is het toekomstbestendig maken van de Sneekweek en te kunnen bouwen aan een gezonde en moderne Sneekweek.

Vooruitlopend op de evaluatie in 2026 gaat de stichting ervan uit dat dit alleen mogelijk is wanneer de stichting Sneekweek de komende jaren een financieel stabiele basis krijgt. In relatief korte tijd (2 jaar) heeft de stichting al een aantal veranderingen kunnen doorvoeren ten behoeve van de toekomstbestendige Sneekweek. De stichting is erin geslaagd binnen de thema’s: veiligheid, dag programmering, doelgroep verbreding, duurzaamheid en imagoversterking uit het ambitiedocument significante verbeteringen door te voeren. Met het afsluiten van de Prins Hendrikkade is er een einde gekomen aan de vermenging van gemotoriseerd verkeer en voetgangers in dit gebied. Verder is er daardoor ruimte ontstaan om bezoekers meer mogelijkheden te bieden zich te verplaatsen waardoor de publieksdruk in het centrum afnam en veiligheid toenam. Verder kon er op de Prins Hendrikkade geprogrammeerd worden door een ondernemer die koos voor het Nederlandstalige genre en hiermee een ander publiek (doelgroep) bediende. In de dag programmering van maandag tot donderdag is gekozen voor thematisering om per dag aanprekende activiteiten te organiseren. Hierdoor is het voor het publiek duidelijk is wat er overdag te doen is. Er is een watersportdag op maandag, een cultuurdag op dinsdag, op woensdag is de traditionele hardzeildag en een familiedag op donderdag.

Dit draagt in positieve zin bij aan doelgroep verbreding. Vanaf 13.00 uur was het afgelopen jaar aanmerkelijk drukker in de stad met bezoekers uit de regio (toeristen en bewoners). Op het gebied van duurzaamheid hebben we samen met de organiserende horeca het recycle bekersysteem ingericht. Met een milieutoeslag van € 0,50 per consumptie werden bekers weer ingezameld en terug geleverd naar de leverancier om er weer een festival beker van te maken. In 2023 hebben we 760 kg plastic opgehaald wat 100.000 nieuwe bekers opleverde. Voor 2024 en verder worden de doelstellingen aangescherpt en circa 7

2500 kg plastic in te zamelen, om uiteindelijk toe te groeien naar een 100% “closed loop” bekersysteem in 2027. In 2022 zijn gestart met het aankleden van de stad in een nautische thema ter versterking van het imago “Waterstad Sneek”. Ondernemers kunnen met een nautische toolkit hun etalage versieren en het in het centrum van Sneek hangen gedurende de zomerperiode nautische vlagen in de winkelstraten. Verder heeft de Stichting in 2023 voor het eerst “1-vergunning” voor de Sneekweek ingediend. Hier gaat veel voorbereidingstijd in zitten om dit af te stemmen met alle private en publieke partijen. Het resultaat is dat de stichting de regie neemt over afstemming en coördinatie, waardoor er veel werk uit handen van de gemeente genomen wordt. Conclusie De Stichting Sneekweek heeft in een relatief korte tijd op een aantal punten uit het ambitiedocument het verschil kunnen maken. Deze inspanningen kosten tijd en energie, en daarmee geld. Maar ook aan de uitvoeringstaken uit de concessieovereenkomst hangt een prijskaartje. Een verandering van de opgezette organisatiestructuur -door het mogelijk wegvallen van de Stichting Sneekweek- zal niet bijdragen aan eerdergenoemde doelstelling uit het ambitiedocument en leiden tot onzekerheid en mogelijke breuk van het fundament en de opgebouwde samenwerkingsverbanden.

Daarnaast dragen een stabiele organisatie en sterk merk van de Sneekweek bij aan mogelijk meer inkomsten omdat bedrijven meer vertrouwen krijgen in de organisatie en daardoor mogelijk sneller bereid zijn om te gaan bijdragen.

8