8. TV RAAD PvdA - antwoorden deel I en deel II

TECHNISCHE VRAGEN (over lopende agendapunten)

Naam indiener:

Johan Feenstra

Fractie:

PvdA

Raadsvergadering

30 september 2021

Datum indiening:

17 september 2021

Agendapunt:

7

Onderwerp:

Berap: Overschrijding budget centrale huisvesting van € 508.000,=.

Aanleiding: In de Bestuursrapportage die op 16 september jl. in de Commissie Bestuur en Financiën aan de orde is gesteld, wordt op pagina 39 voorgesteld het krediet van de centrale huisvesting alsnog te verhogen met een bedrag van meer dan een half miljoen euro (€ 508.000). Vorig jaar is echter het project “Centrale huisvesting” (actieve info week 47) afgesloten en zijn de “boeken” gesloten. Toen was de uitkomst dat het werk net binnen de financiële kaders van totaal € 19,5 mln. was gebleven. Een mooie uitkomst! Nu lezen wij in de Berap dat een uitgaaf van maar liefst € 456.000 als laatste “onderhoudstermijn” niet is meegenomen en een overschrijding geeft, waardoor het krediet alsnog verhoogd moet worden. Ook een bedrag van € 52.000,= voor verhuizing van het archief was niet gecalculeerd. Per saldo moet € 508.000 worden bijgeplust. Als dekking voor deze overschrijding/extra kosten voert het college de opbrengst van een “te verkopen pand” op ter waarde van € 508.000,=. De overschrijding van het oorspronkelijke krediet roept bij de PvdA de volgende vragen op: DEEL I Vraag 1 De overschrijding heeft voor een bedrag van € 456.000 betrekking op “een onderhoudstermijn”. A. Wat moet de PvdA daar onder verstaan; onderhoud van wat. De verbouwing is immers als een tijdje achter de rug en je verwacht niet dat er direct na oplevering voor bijna een half miljoen aan

onderhoud verricht moet worden. B. Graag een nadere specificatie van waaruit deze “onderhoudstermijn” bestaat. Naar onderwerp en het betreffende bedrag daarbij genoemd. Antwoord De gemeente heeft een ontwikkel- en realisatie overeenkomst gesloten met bouwgroep Dijkstra Draaisma voor het ontwerpen en uitvoeren van de Centrale Huisvesting. De afgesproken aanneemsom is € 10.498.000,- exclusief BTW. Binnen de aanneemsom is 5% voor onderhoudstermijn, zie artikel 5.12 (blz. 9) overeenkomst. Dit is geen ongebruikelijke constructie bij dergelijke overeenkomsten. Het gaat hier om een soort garantstelling waarbij wij als opdrachtgever nog kunnen oordelen of is voldaan aan de verplichtingen ten aanzien van eventuele restpunten en overige afspraken. Het gaat hier dus niet om regulier onderhoud.

Vraag 2 Hoe kan het dat deze “onderhoudstermijn” niet eerder is gesignaleerd en niet meegenomen is in het afsluiten van het project in 2020. Normaliter is bij gemeenten sprake van een verplichtingen administratie en zouden de aangegane verplichtingen m.b.t het onderhoud in beeld geweest moeten zijn. Hoe zit dit? Antwoord Zoals in het eindrapport van de Centrale Huisvesting (blz. 14) is aangegeven is de verkoopopbrengst van het gemeentehuis IJlst van € 500.000,- nog niet binnengekomen, terwijl hier wel altijd rekening mee is gehouden. Zie Raadsvoorstel R15.00146. Bij de rechtmatigheidscontrole is gebleken dat dit bedrag behoort tot het beschikbare krediet. Dat betekent dat het krediet formeel bij beschikbaarstelling destijds feitelijk had moeten worden opgehoogd met die 500.000 euro om nu de laatste verplichtingen op juiste wijze te kunnen verwerken. Dat is destijds niet gebeurd vandaar deze correctie. De onderhoudstermijn is niet uit beeld geweest maar kon worden gedekt uit de inkomsten verkoop pand IJlst Er is onvoldoende gerealiseerd dat het via deze weg moest van ophoging van het krediet. Het gaat hier dus louter om een administratieve handeling. Wat betreft de opmerking: “verhuizing van het archief was niet gecalculeerd”. Deze kosten vallen oorspronkelijk niet binnen het krediet CH maar horen bij de tijdelijke huisvesting kosten.

Zoals beschreven in het eindrapport in paragraaf 2.1 (blz. 11) is de accountant van mening, dat dit soort kosten wel deel uitmaken van de Centrale Huisvesting. Hierdoor moet het krediet Centrale Huisvesting worden opgehoogd en opnieuw worden geopend. Vraag 3 Als dekking voor de overschrijding van € 508.000 voert het college “een te verkopen pand” op. A. Welk pand betreft dit? B. Maakte dit pand onderdeel uit van de oorspronkelijke planvorming? C. Zo ja: wat waren de voornemens m.b.t. tot dit pand? D. Waarom wordt daar nu vanaf gezien? E. Waarom kan dit pand nu wel verkocht worden en vorig jaar 2020 niet? F. Ligt er aan de verkoop van het pand een taxatierapport ten grondslag? Hoe hoog is die taxatie? G. Waarom wordt een opbrengst van het te verkopen pand verondersteld dat precies even hoog is als de overschrijding op het krediet van € 508.000,=. Antwoord A. Vm gemeentehuis in IJlst B. Ja er is rekening gehouden met een minimale opbrengst van de verkoop van het pand van 500.000,-. Dit bedrag is onderdeel van de dekking van het totaal krediet van de Centrale Huisvesting. C. Verkoop D. Van de verkoop wordt niet afgezien. Echter de verkoop heeft nog steeds niet plaatsgevonden door verschillende oorzaken: De belangrijkste zijn dat op korte termijn nog geen duidelijkheid bestond over de conceptuele invulling en dat het pand tijdelijk dienst moest doen als Covid testlocatie.

E. Er is nu meer duidelijkheid over de conceptuele invulling en de testlocatie kan worden afgeschaald. F. Ja. Minimaal anderhalf keer de het bedrag dat geldt als dekking voor de Centrale Huisvesting G. Omdat oorspronkelijk hier ook rekening mee is gehouden. De meeropbrengst boven dit bedrag dient niet aan het projectbudget te worden toegevoegd maar zal ten gunste komen van rekeningsaldo. DEEL II Bovenstaande beantwoording roept hier en daar vervolg vragen op. Deze vragen zijn. Vraag 1 In het raadsvoorstel van 15 oktober 2015 over het beschikbaar stellen van het krediet voor de centrale huisvesting staat op pagina 4 becijferd dat het geraamde saldo van de aankoop van marktraat 8 en de verkoop van het stadhuis in IJlst € 900.000,= bedraagt. Daarin was de verkoopopbrengst van het pand als onderdeel van het totale krediet voor een bedrag van € 500.000 al meegenomen als DEKKING van de kosten (zie ook uw antwoord bij vraag 3B). Kortom deze € 500.000,= was dan toch al ingezet. Hoe kan het dat deze € 500.000,= nu opnieuw wordt ingezet voor dekking van kosten i.c. de onderhoudstermijn en verplaatsing van het archief van ruim € 500.000,=? Graag een nadere uitleg daarover. Vraag 2 De afgesproken aanneemsom met de bouwgroep Dijkstra Draaisma is € 10.498.000,=. Binnen de afgesproken aanneemsom van afgerond € 10.500.000 zat 5% voor de “onderhoudstermijn” van € 456.000.

Deze € 10.5000.000 is ook meegenomen in de realisatiekosten en projectverantwoording (pagina 12) van de eindrapportage centrale huisvesting van 28 oktober 2020. Nu het totaal van de aanneemsom van afgerond € 10.500.000 is verantwoord en daarbinnen ruimte in de totale aanneemsom zat van de laatste “onderhoudstermijn”, hoe kan het dat daardoor het krediet van de centrale huisvesting verhoogd moet worden. Deze termijn was al meegenomen toch (zie afrekening vorig jaar) in het totaal? Vraag 3 Het lijkt dat er enerzijds sprake is van een extra opbrengst van € 500.000 vanwege de verkoop van het stadhuis in IJlst en dat deze wordt ingezet om een overschrijding van afgerond € 500.000 (aanneemsom en archief) mee te dekken en het krediet te verhogen. Is dat zo? Kunt u hierop reageren? Antwoord Voor de goede orde willen wij benadrukken dat hier geen sprake is van overschrijding van het krediet. Dus budgettair zijn er geen consequenties. Administratief is de opbrengst van het pand in IJlst niet verwerkt in het beschikbare krediet terwijl dat wel vermeld is in het raadsvoorstel van destijds. Feitelijk verhogen we nu het krediet (dat had destijds gemoeten) waarvoor in het raadsvoorstel van 15 oktober 2015 al de raad mee akkoord was gegaan. De te verwachten inkomsten van verkoop van het pand in IJlst (€500.000,--) zijn niet meegenomen in de eindafrekening.

Tevens zijn ook de onderhoudskosten (€456.000,--) eveneens niet meegenomen. Na afsluiting van het project is terecht door interne controle gebleken dat het project nog niet afgesloten had moeten worden. Met deze administratieve correctie zetten we dat nu weer recht en voldoen we aan de rechtmatigheidseisen. Kortom: Er is dus geen sprake van een extra opbrengst van 500.000,-- en ook geen sprake van een overschrijding van het krediet. Deze administratieve boeking wordt nu gemaakt zowel aan de inkomsten kant als de uitgaven kant zodat de zaak weer in balans is. Daarmee voldoen we dus ook aan de rechtmatigheid. Verder verwijzen wij naar de antwoorden zoals hierboven weergegeven.