8. TV CIE FNP I bijlage 1 I Accountantsverslag Stichting Exploitatie Rolpeal 2023

Accountantsverslag Datum 30 april 2024

Accountantsverslag jaarrekening 2023

Aan het bestuur van Stichting Exploitatie Rolpeal T.a.v. de heren de Jong en van Tuinen Weverswei 2 8711 GP WORKUM

30 april 2024

Geachte heren de Jong en van Tuinen, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekeningen 2023 van Stichting Exploitatie Rolpeal. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 6 oktober 2023.

De mogelijkheid om een open en eerlijk dialoog met u te voeren, vormt een essentieel onderdeel van ons controleproces. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voorkomen met u te delen.

Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden naar voren zijn gekomen. Wij zullen u informeren over de volgende onderwerpen: ➢ De belangrijkste bevindingen vanuit jaarrekeningcontrole ➢ Kwaliteit van de interne organisatie ➢ Onafhankelijkheid en controleaanpak

Hoogachtend, Bentacera Registeraccountants B.V.

Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over het jaar 2023. Bij de uitvoering van onze controle hebben wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van Stichting Exploitatie Rolpeal ondervonden.

drs. T.P. Lubbinge RA

Was getekend

Dashboard jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

Management informatie • • • •

Controleverklaring Correcties en onzekerheden Verantwoordelijkheden Materialiteit

Bevindingen jaarrekening • •

Bevindingen en attentiepunten Risico’s en werkzaamheden

Interne beheersing • • •

Algemene beeld IT-omgeving Processen

Overige aangelegenheden • • • • •

Fraude Naleving wet- en regelgeving Samenloop dienstverlening Onafhankelijkheid Urenbesteding

Management informatie

Management samenvatting 1.1 Controleverklaring Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en er resteren geen materiële ongecorrigeerde controleverschillen en/of onzekerheden. Een aanpassing van de aard van de controleverklaring is om die reden niet noodzakelijk.

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

Wij hebben een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2023 van Stichting Exploitatie Rolpeal verstrekt. In deze verklaring bevestigen wij dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel het vermogen en resultaat per 31 december 2023 in overeenstemming met Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJk C1).

1.2 Overzicht van fouten en onzekerheden Tijdens de controle zijn diverse controlebevindingen geconstateerd, die van invloed zijn op het resultaat. Hiernaast is een overzicht opgenomen van de gecorrigeerde controlebevindingen, waarbij aansluiting is gemaakt met het resultaat voor belastingen van de concept jaarrekening naar de definitieve jaarrekening. De door ons gehanteerde correctiegrens voor controlebevingen betreft € 260. De correcties zijn hieronder toegelicht: Correctie 1: Het btw effect van de investeringen dient teruggedraaid te worden. Dit heeft een resultaatimpact van de terug te ontvangen btw van de gemeente (BTW compensatie) Correctie 2: Betreft de lagere vaststelling van de energiecompensatie (TEK). Correctie 3: In de voorraden was een product tegen de onjuiste prijs opgenomen. Correctie 4: De vrijwilligersvergoeding was te laag opgenomen Correctie 5: Onder de overige schulden was de schuld accountantskosten dubbel opgenomen.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 5

Management samenvatting 1.3 Verantwoordelijkheden jaarrekening Het bestuur van Stichting Exploitatie Rolpeal is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening 2023 en voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten.

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening 2023 van Stichting Exploitatie Rolpeal. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Richtlijnen Jaarverslaggeving voor kleine rechtspersonen.

1.4 Materialiteit De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de materialiteit die wij hanteren bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden. De materialiteit komt tot stand op basis van onze risicoschatting, de kwaliteit van uw interne beheersing en onze professioneel kritische instelling.

Uitvoeringsmaterialiteit In onze controlemethodologie hebben wij als uitgangspunt dat de uitvoeringsmaterialiteit in principe tussen 50% - 75% dient te zijn van de materialiteit, afhankelijk van de interne beheersing van de stichting. Ten aanzien van de controle hebben wij een overwegend gegevensgerichte controleaanpak gehanteerd. Gezien de aard en omvang van uw stichting en interne beheersing zullen wij ten aanzien van de controle de onderkant van de range hanteren, oftewel een percentage van 50% en dit resulteert in een uitvoeringsmaterialiteit van € 5.250. Kwalitatieve overwegingen Naast het hanteren van een kwantitatieve materialiteit, beoordelen wij gedurende het gehele controleproces of wij tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden signalen ontvangen of omstandigheden constateren die - ondanks dat deze in euro’s van geringe omvang zijn - een mogelijke indicatie voor fraude of het nietnaleven van relevante wet- en regelgeving zijn.

Materialiteit kan hierbij worden gedefinieerd als het bedrag waarop de gebruikers van de jaarrekening hun beslissing zouden aanpassen, mocht een dergelijke afwijking, elk afzonderlijk of in totaal, niet zijn gecorrigeerd in de jaarrekening. De hoogte van de materialiteit wordt bepaald door onze inschatting van dit bedrag waarbij gebruikers een andere beslissing nemen op basis van de jaarrekening.

Materialiteit € 10.500

Op basis van de activiteiten van de stichting, rekening houdend met de aanwezige posten en de omvang van de belangrijkste kerncijfers hebben wij de baten als benchmark gehanteerd voor de bepaling van de materialiteit. Dit resulteert in een materialiteit van € 10.500 voor de jaarrekeningcontrole 2023.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Uitv. Materialiteit € 5.250

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 6

Management samenvatting 1.5 Bestuursverslag en overige gegevens

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

Op basis van Controlestandaard 720 ‘De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie’ gaat de accountant na of de andere informatie, bestaande uit het bestuursverslag en de overige gegevens, voor zover hij dat kan beoordelen, is opgesteld overeenkomstig de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving en verenigbaar is met de jaarrekening en tijdens ons onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip van Stichting Exploitatie Rolpeal. Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: ➢ verenigbaar is met de jaarrekening en, op basis van de door ons verkregen kennis en begrip van Stichting Exploitatie Rolpeal, geen materiële afwijkingen bevat; ➢ alle informatie bevat die op grond van Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het bestuursverslag, en de overige gegevens in overeenstemming met Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 7

Bevindingen jaarrekening

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

2.1 Toekomst Rolpeal

2.5 Grondslagen jaarrekening

Wij zijn met u in gesprek gegaan over de toekomst van Rolpeal en met name de impact van de inflatie voor de resultaten van Rolpeal. Hierbij hebt u aangegeven dat u voor de zomer in gesprek gaat met de gemeente over de stijgende prijzen en de negatieve reserves van de Rolpeal.

Wij hebben bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden de aanvaardbaarheid van de waarderingsgrondslagen en de toepassing hiervan gecontroleerd.

Wij willen u er op wijzen dat ook de accountantskosten de komende jaren zullen toenemen als gevolg van inflatie. Wij adviseren u derhalve ter voorbereiding op het gesprek met de gemeente enkele offertes op te vragen voor de controle van de jaarrekening bij accountantskantoren, zodat u richting de gemeente een onderbouwing het voor de accountantskosten en de verwachte stijging hierin.

2.2 Voorziening herstelkosten In de jaarrekening van Rolpeal is een voorziening herstelkosten opgenomen. Deze voorziening is getroffen om de kosten voor het herstellen van de grond gelijkmatig te verdelen over de looptijd. Hierbij is het tijdseffect van groot belang voor de bepaling van de voorziening. Bij het opnemen van de voorziening was de marktrente zeer laag (0,6%), waar deze nu hoger ligt (2,3%). Dit heeft als gevolg dat op basis van de huidige rente de voorziening in feite lager gewaardeerd zou mogen worden. Wij adviseren u om periodiek het te hanteren percentage te blijven beoordelen en ook of de omvang van de herstelkosten ( € 200.000) nog wel passend zijn met de huidige inflatie.

Wij zijn van mening dat de door u gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en consistent wordt toegepast. Voor 2023 zijn er geen wijzigingen doorgevoerd in de verslaggevingsgrondslagen.

2.6 Schattingen Voor het opstellen van de jaarrekening moeten schattingen worden gemaakt door u. Schattingen kunnen van bijzonder belang zijn door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het bestuur. Ten aanzien van de jaarrekening van hebben wij de voorziening herstelkosten als grootste schattingselement onderkend. Wij hebben detailwerkzaamheden verricht door middel van het uitvoeren van een controle berekening op de contante waarde en het controleren van de uitgangspunten. Wij hebben uw inschatting beoordeeld en zijn akkoord met de gekozen verwerkingswijze. De kwaliteit van de toelichting in de jaarrekening en onderbouwing van deze posten ten behoeve van ons oordeel voor ons oordeel bij de jaarrekening zijn toereikend.

2.4 Bestemmingsfonds Wij hebben ten tijde van de controle met u gesproken over het ten laste brengen van onderhoudsfacturen aan het bestemmingsfonds. Het gaat in 2023 over een drietal facturen met een totaalbedrag van € 41.583. Dit is in de jaarrekening verwerkt als onderdeel van de resultaatbestemming.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 9

Bevindingen jaarrekening 2.7 Controle risico’s en werkzaamheden Op basis van de door ons uitgevoerde risicoanalyse zijn de onderstaande risico’s geïdentificeerd. Vervolgens beschrijven wij de werkzaamheden wij op dit risico hebben uitgevoerd om dit risico terug te brengen naar een – voor onze controledoeleinden – aanvaardbaar laag niveau. ➢ Significant risico (SR) ➢ Fraude risico (FR)

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

FR Risico management override

FR Volledigheid baten

Het bestuur bevindt zich gewoonlijk in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratie te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door middel van het doorbreken van interne beheersmaatregelen. Als gevolg van de onvoorspelbaarheid van de wijze waarop het bestuur interne beheersingsmaatregelen doorbreekt, vormt dit een risico op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude en vormt het om die reden een significant risico.

De baten van Rolpeal bestaan grotendeels uit subsidiebaten, die wordt verkregen van de gemeente Súdwest Fryslân. Andere baten bestaan uit opbrengsten vanuit verhuur van het zwembad en de zaal en het exploiteren van de kantine. Wij onderkennen voor de omzetstromen uit exploiteren van het sportcentrum (verhuur en kantine) een significant risico als gevolg van fraude.

Onze aanpak Onze aanpak

➢

➢ ➢ ➢ ➢

➢ ➢ ➢

Integrale controle van de in 2023 gemaakte memoriaalboekingen; Analyse van de gemaakte schattingen door het bestuur; Doornemen van de notulen; Controle van specifiek geselecteerde journaalposten met onderliggende brondocumenten.

We hebben aansluiting gelegd tussen de financiële administratie en de subadministratie uit accomodatieverhuur; Controle van contracten vanuit verhuur sporthal met de omzet; Aansluitingen tussen de financiële administratie met kassasysteem; Marge-analyse op de horeca-opbrengsten.

Onze bevindingen Onze bevindingen Wij hebben gedurende de jaarrekeningcontrole vastgesteld dat er geen onjuiste of onrechtmatige (memoriaal)boekingen hebben plaatsgevonden in de financiële administratie.

Wij hebben op basis van onze verrichte werkzaamheden vastgesteld dat het aantal kasverschillen is toegenomen alsmede de verkoop van munten. Dit heeft niet geleid tot controleverschillen. Wij hebben derhalve het risico gemitigeerd tot een aanvaardbaar laag niveau.

De aannames ten aanzien van de schattingen geëvalueerd en hebben geen indicatoren van beïnvloeding van schattingen door het management geïdentificeerd. Wij hebben geen significante ongebruikelijke transacties geïdentificeerd.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 10

Bevindingen jaarrekening

FR Ongeautomatiseerde betalingen Er bestaat een risico dat medewerkers middelen aan de stichting zouden kunnen onttrekken, aangezien autorisatie van factureren en autorisatie van betalingen niet wordt afgedwongen.

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

We hebben vastgesteld dat op basis van de bevoegdhedenstructuur een tweede autorisatie niet vereist is tot een bedrag van € 500.000.

Onze aanpak ➢ ➢ ➢ ➢

Nagaan van de betalingsbevoegden bij de bank; Analyse op de betalingsbestanden van de bank (CAMT bestanden); Steekproefcontrole overige kosten en inkoopwaarde en juistheid IBAN; Fraude-script (COS 240 analyse).

Onze bevindingen Na uitvoering van bovenstaande controlewerkzaamheden resteren er geen significante bevindingen ten aanzien van de ongeautoriseerde betalingen.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 11

Interne beheersing

Interne beheersing 3.1 Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

Ten behoeve van onze controle zullen wij zoveel mogelijk gebruikmaken van de interne beheersmaatregelen binnen uw stichting, zoals de administratieve organisatie, de planning & control cyclus, verbijzonderde interne controle, et cetera. Dit is essentieel om effectief en efficiënt sturing te kunnen geven aan uw stichting. De beoordeling zal in eerste instantie gerelateerd zijn aan de controle van de jaarrekening. Daarnaast besteden wij, vanuit de natuurlijke adviesfunctie, in gesprekken, managementletter en rapportages, aandacht aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering, bestuurlijke informatievoorziening / planning & control en het zelfcontrolerend vermogen van uw stichting.

3.2 Ons beeld van uw significante processen Vanuit ons perspectief willen wij u inzicht verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van Stichting Exploitatie Rolpeal. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: ➢ Is het proces beschreven? ➢ Is de opzet van het proces toereikend? ➢ Bestaat het proces zoals het in de opzet staat beschreven? ➢ Werkt het proces conform de beschreven opzet? ➢ Is de management informatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ➢ Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom het proces? ➢ Is de beheersmaatregel beoordeeld en getest? ➢ Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt?

Overall gezien zijn wij van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing adequaat te noemen is gezien de omvang van uw stichting. Er zijn binnen uw stichting voldoende interne beheersingsmaatregelen ingeregeld om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen.

Bij benoemen in dit kader wel de significante tekortkoming in de betalingsorganisatie. Wij verwijzen hiervoor naar de risico-analyse.

3.3 Wij hebben uw IT-omgeving beoordeeld Ingevolge de regelgeving dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of onderdelen hiervan. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de voor de jaarrekening significante processen van Stichting Exploitatie Rolpeal van voldoende niveau zijn.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 13

Overige aangelegenheden

Overige aangelegenheden

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

4.1 Geen aanwijzingen van fraude tijdens controle

4.2 Naleving wet- en regelgeving

Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240, “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten”). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.

Wij informeren het bestuur over handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving of statuten, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het bestuur in staat is haar taken te vervullen.

Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties. Ten tijde van de uitvoering van de controle zijn geen feitelijke of vermoede gevallen van fraude geconstateerd, waarbij het management van de groep dan wel functionarissen met een belangrijke rol in de interne beheersing betrokken zijn, of waarin de fraude resulteert in een materiële afwijking in de jaarrekening.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 15

Overige aangelegenheden

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

4.3 Samenloop dienstverlening

4.4 Onafhankelijkheid controleteam

Ten aanzien van OOB’s is de combinatie van wettelijke controles en overige dienstverlening volledig verboden, met uitzondering van met name genoemde overige assurancediensten. Voor niet-OOB’s, zoals Stichting Exploitatie Rolpeal, is bepaald dat samenloop is geoorloofd als de non-assurancedienst niet van materiële invloed is op het assuranceobject. Als er wel materiële invloed is geldt in beginsel een verbod, behalve wanneer de non-assurancedienst niet: ➢ subjectief of niet-routinematig is of; ➢ een verwerkingswijze in het assuranceobject ten gevolge heeft waarvan het ➢ assuranceteam twijfelt of deze verwerkingswijze passend is; of ➢ leidt tot een bedreiging uit hoofde van belangenbehartiging.

Op grond van wettelijke voorschriften en regelgeving van de beroepsorganisatie zijn wij gehouden om alle relaties tussen onze organisatie en Stichting Exploitatie Rolpeal schriftelijk te rapporteren en onze onafhankelijkheid als controleteam ten opzichte van Stichting Exploitatie Rolpeal schriftelijk te bevestigen.

Wij verrichten geen non-assurancediensten bij Stichting Exploitatie Rolpeal die van materiële invloed is op het assurance object.

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Een aantal belangrijke punten uit de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO), die we hieronder hebben opgenomen betreffen: ➢ langdurige betrokkenheid ➢ samenloop van dienstverlening ➢ geschenken en giften Wij bevestigen als controleteam dat de onafhankelijkheidsvereisten zijn nageleefd.

Interne beheersing

Overige aangelegenheden

Blz. 16

Overige aangelegenheden 4.5 Urenbesteding Met ingang van boekjaar 2016 doen wij als Bentacera mee aan het NBAverbetertraject “In het publiek belang”. In dit traject is één van de verbetermaatregelen het voor- en achteraf communiceren van onze tijds- en kostenbesteding aan u.

Accountantsverslag jaarrekening 2023 Stichting Exploitatie Rolpeal

Urenbesteding 2023

Belangrijke investeringen in de kwaliteit van de door ons uitgevoerde controles betreffen de investeringen in technologie en in onze medewerkers. Binnen onze praktijk hechten wij veel waarde aan het organiseren van trainingen voor medewerkers. Daarnaast vereist de controle van de jaarrekening van uw stichting tijd en aandacht van het controleteam voor de uitvoering van controlewerkzaamheden, review- en coachingswerkzaamheden.

Functie

Voor de controle van de jaarrekening jaar, inclusief tijdens het jaar uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van plannings-, interimwerkzaamheden hebben wij de volgende uren aan de controle van Stichting Exploitatie Rolpeal besteed:

Budget

Management samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Begroot

Extern accountant

19

Manager

27

42

(Senior) assistent

48

109

Team data

Interne beheersing

Realisatie 13

3

5

€ 18.375

20.620

Overige aangelegenheden

Blz. 17