2022-01-12 Technische vragen I beantwoording

TECHNISCHE VRAGEN Datum: Onderwerp:

12 januari 2020, Raadsenquête Empatec

Vraag 1 – Matthijs de Vries (ChristenUnie): T.a.v. p.6 De gespreksverslagen zijn opgenomen in het onderzoeksdossier, zijn deze in te zien? Antwoord: De gespreksverslagen van de besloten interviews zijn vertrouwelijk en niet in te zien. De openbare verhoren staan nog enige tijd online en zullen na de raadsbehandeling offline worden gehaald. Van deze verhoren zijn transcripties gemaakt die in het dossier zijn opgenomen en openbaar toegankelijk blijven. Hiervoor kunt u contact met de griffie opnemen. Vraag 2 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.6 Welke handeling van een ambtenaar betreft dit en in hoeverre is dit tegenstrijdig bevonden met de vaststellingen van de commissie? Antwoord: Mw. Van Gent deed tijdens haar openbare verhoor op 14 oktober 2021 drie uitlatingen aan het adres van mw. Cijntje. Deze informatie was noch tijdens het uitvoerige dossieronderzoek, noch tijdens de voorgesprekken naar voren gekomen. Daarom is op 19 oktober aanvullende informatie opgevraagd. Op 4 november hebben wij hierover een memo ontvangen. Daarnaast heeft de commissie op 19 november een brief ontvangen van de gemeentesecretaris, waarin hij aangeeft dat er een aantal uitlatingen door mw. Van Gent zijn gedaan die feitelijk onjuist zijn. Hij vraagt de commissie om zijn brief en het memo naar mw. Van Gent te sturen en haar te vragen om reflectie op haar uitlatingen. Mw.

Van Gent heeft op 8 december een reactie gegeven. Zie hiervoor bijlagen 2 t/m 4. Het betrof de volgende drie uitspraken: 1. “Dat mw. Cijntje eigenhandig als trekker van de regiegroep opdracht had gegeven voor het Irokoonderzoek, zonder dat de bestuurders daarvan afwisten.” Uit de opgevraagde stukken blijkt dat Iroko op 2 oktober 2017 een offerte had uitgebracht aan en op verzoek van regiegroep lid dhr. Herman Jillings (gem. de Waadhoeke). Deze heeft ook de offerte beoordeeld en uiteindelijk de opdracht aan Iroko verleend. Mw. Cijntje was bij dit proces alleen als regiegroeplid betrokken. Op 8 februari 2018 is een presentatie van de tussenresultaten gegeven aan alle GR-bestuurders. 2. “Er was onvrede bij de GR-bestuurders over het functioneren van mw. Cijntje als voorzitter van de werkgroep. Daarom is zij uit deze positie gezet en dat was pijnlijk voor SWF.” Als commissie hebben we alle verslagen van AB, DB en AVA doorgenomen. Hierin is mogelijke onvrede over mw. Cijntje en een besluit over het wisselen van het voorzitterschap nooit aan de orde gesteld. De gemeente SWF geeft desgevraagd aan dat het voorzitterschap per 1 januari 2018 is overgedragen aan dhr. H. de Jong; voormalig gemeentesecretaris van de gemeente Franekeradeel.

Achterliggende gedachte hierbij was dat de voorzitter van de procesregiegroep niet een vergadering kon voorzitten én gelijktijdig de inhoudelijke standpunten van de gemeente Súdwest-Fryslân kon behartigen. Mw. Cijntje bleef na de wisseling ook gewoon lid van de procesregiegroep. 3. “Dat mw. Cijntje in het najaar 2017 zonder bestuurlijk overleg besloot om een subsidie van € 250.000,- aan Pastiel stop te zetten.” Uit het dossier blijkt allereerst dat het niet gaat om een subsidie, maar om een jaarlijkse dienstverleningsovereenkomst met een waarde van ruim. € 800.000,-, waarbij betaald wordt op basis van de werkelijk geleverde prestaties. In het najaar van 2017 bleken de informatievoorziening en met name de evaluatie door Pastiel niet op orde te zijn, zodat op dat moment onduidelijk was of de overeengekomen prestatie wel volledig was geleverd. Zoiets zou gevolgen moeten hebben voor de facturering en dit leidde tot een stevig ambtelijk gesprek. Er werd niets stopgezet. Mevrouw Cijntje maakte een memo voor het Bestuurlijk Overleg van 27 november 2017 waarin zij mevrouw Van Gent voorstelde de dienstverleningsovereenkomst met 1 jaar te verlengen, zodat er ruimte ontstond voor een onderhandelingstraject en nieuwe afspraken.

Uiteindelijk heeft Pastiel alle presentaties kunnen verantwoorden en over het jaar 2017 een bedrag van € 800.000,-, alsmede 3,2 fte personele inzet om niet, ontvangen. Vraag 3 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.7 Wat zijn de redenen dat niet alle actoren wilden meewerken aan het onderzoek? Antwoord: Alleen ambtenaren en (oud-)bestuurders van de gemeente SWF waren wettelijk verplicht mee te werken. De directeur van Empatec is ziek en voelde zich niet in staat om vragen te beantwoorden. De commissie heeft hem tegemoet willen komen door een schriftelijke vragenlijst toe te zenden, in eerste instantie wilde hij hieraan meewerken, maar na het ontvangen van de vragenlijst kregen wij een bericht van Empatec dat het toch niet ging lukken. Uit de dossiers bleek verder al dat veel voormalige werknemers van de NV Empatec waren vertrokken met een vaststellingsovereenkomst. De verzoeken om medewerking zijn door de commissie rechtstreeks aan de (oud-)medewerkers gedaan, de antwoorden kwamen meestal terug via het directiesecretariaat van Empatec. Vraag 4 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.7 Heeft de niet verleende medewerking een belemmering gevormd voor het onderzoek? Antwoord: Ja, maar uiteindelijk hebben we wel voldoende antwoorden gekregen om tot conclusies te kunnen komen. Vraag 5 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.7 Waarom is mevrouw B.

Tol niet openbaar gehoord? Antwoord: Wij hebben in de oriënterende fase contact gezocht met de GR. Zij hebben de ambtelijk secretaris, dhr. De Hoo afgevaardigd om met ons een gesprek te houden. Mevrouw Tol is voorzitter van de GR geweest, maar uit de verslagen van DB/AB/AVA kwam mw. Tol weinig tot niet in beeld en is daarom niet opgeroepen voor een besloten interview. Zij heeft ons ook niet zelf benaderd, zoals sommige anderen wel hebben gedaan. Nadat mw. Tol de publiciteit had gezocht, hebben wij haar alsnog uitgenodigd voor een besloten interview. Dit gesprek gaf verder geen aanleiding om haar uit te nodigen voor een openbaar verhoor. Vraag 6 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 9 & 16 Op deze pagina’s staan de spelregels zoals verantwoordelijkheden, datums, regie, sturing etc. Kan de commissie toelichten in hoeverre deze spelregels bij alle actoren bekend zijn? Antwoord: Personeelswisselingen en bestuurlijke wisselingen hebben zeker niet bijgedragen tot bekendheid van alle afspraken. De GR-Fryslân-West had geen eigen staf, alle beleidsfuncties waren gedelegeerd aan de NV Empatec, die ook het financiële beheer voor de GR uitvoerde. Uit de interviews bleek dat veel spelregels onvoldoende bekend waren. Maar ook spelregels die wel bekend waren werden niet gevolgd, zoals al bleek uit het niet opvolgen van de aanbevelingen uit het art. 213a onderzoek in 2016.

Vraag 7 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 22 en 29. Op pagina 22 wordt gesproken over de manager Finance & Control die voorheen secretaris was van het bestuur en op pagina 29 wordt aangegeven: ‘de secretaris, die tevens financieel directeur van Empatec is’. Is dit dezelfde persoon of zijn deze rollen op meerdere momenten door verschillende personen gecombineerd geweest? Antwoord: Ja, dit betreft de heer R. Dijkstra, hij was eerst manager Finance & Control en vanaf december 2017 directeur Finance & Control van de NV Empatec. De GR liet de functie van ambtelijk secretaris door deze functionaris uitvoeren. Deze combinatie was gebruikelijk vanaf de oprichting van de GR. Vanaf december 2018 is de functie van ambtelijk secretaris overgenomen door een andere werknemer van Empatec, mw. M. de Groot-Fondse. Zij was de juridische adviseur van GR, directie NV Empatec en RvC. Beide personen hebben wij opgeroepen voor een besloten interview. Beide waren helaas niet bereid om mee te werken. Vanwege tegengestelde belangen zijn de functies in juni 2021 ontvlochten en sinds die tijd wordt de functie van GR-secretaris ingevuld door de heer De Hoo, hij is gedetacheerd vanuit de gemeente SWF. De financiële functie en de beleidsontwikkeling van de GR zijn wel bij Empatec gebleven.

Vraag 8 – Matthijs de Vries (ChristenUnie): T.a.v. p.23 Facturen en specificaties bleken niet te kloppen en Empatec zegt meer transparantie toe. In hoeverre is deze toezegging opgevolgd door zowel Empatec als de GR? Antwoord: Deze zin verwijst naar de situatie in 2017. Uit het raadsonderzoek blijkt dat er tot 2021 weinig verbeteringen waren geboekt. Maar ons is gemeld dat er direct na de openbare verhoren wél verbeteringen merkbaar werden. Vraag 9 – Matthijs de Vries (ChristenUnie): T.a.v. p. 29 Ten aanzien van de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling onderzoekt de afdeling Juridische en Veiligheidszaken (JVZ) op welke wijze dit risico kan worden afgedekt en op pagina 30 wordt gesproken over een memo governance GR- F-W die is opgesteld door een beleidsadviseur. Betreft dit twee verschillende documenten/memo’s en in hoeverre is opvolging gegeven aan deze documenten? Antwoord: Ja, het betreft verschillende documenten/memo’s. Het besluit om de afdeling JVZ te laten adviseren is overigens van 29 mei 2018. Dit is een typefout in het rapport. Aan beide adviezen is geen opvolging gegeven. De gesignaleerde juridische problemen werden binnen de GR niet herkend als urgent of zwaarwegend en dan heeft SWF daar geen doorzettingsmacht. Vraag 10 – Matthijs de Vries (ChristenUnie): T.a.v.

p.32 Over de Commissie Van Gent wordt gezegd dat deze “als onderwerp is besproken of waaraan goedkeuring is verleend”. Waarom is dit één van twee opties? Houdt dit in dat deze commissie geen officiële status heeft? Antwoord: De instelling van de Commissie Van Gent was een initiatief van de heer Van der Zwaag, een van zijn laatste acties als directeur van Empatec. In het jaarverslag 2017 van de GR staat een opsomming van activiteiten van het GR-bestuur met de opmerking: “Daarnaast heeft het bestuur o.m. de volgende onderwerpen besproken of daar goedkeuring aan verleend:” Een van die activiteiten in de opsomming betreft de “Commissie Van Gent”. Maar nergens blijkt uit de notulen van AB/DB/AVA dat het rapport van de Commissie Van Gent ooit door de GR is vastgesteld. Het rapport is ook nooit ingebracht in de colleges. De directie van Empatec geeft aan het rapport Van Gent als kaderstellend voor de bedrijfsvoering van de NV te beschouwen. Vraag 11 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 37. Welke conclusies trekt de commissie uit de resultaten van het interne medewerkers onderzoek? En wat heeft de directie van SWF gedaan met deze resultaten? Antwoord: De commissie ziet hierin vooral bevestiging van het feit dat er veel werkdruk was binnen het sociaal domein, waardoor de aandacht niet voldoende op Empatec kon worden gericht en er niet altijd proactief werd gehandeld.

Het is de commissie niet bekend wat de directie met de resultaten heeft gedaan. Vraag 12 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 40. Er worden omissies geconstateerd op de onderdelen loonkosten, subsidies en tussen de vastgestelde begrotingen. Kan de commissie aangeven hoe dit heeft kunnen ontstaan? Antwoord: Niet geheel, de financiële administratie van de GR wordt uitgevoerd door Empatec en is verweven met de eigen administratie van de NV. Na de ontvlechting heeft de huidige secretaris van de GR geen directe inzage in de administratie meer. De commissie heeft ook geen inzage kunnen krijgen omdat dit door de NV Empatec als onderdeel van hun bedrijfsvoering wordt gezien. Alleen de jaarstukken zoals die ook naar de Raad zijn gezonden, worden beschikbaar gesteld. Er zijn door betrokkenen meerdere verklaringen voor het ontstaan van de omissies gegeven die allemaal plausibel kunnen zijn.

Vraag 13 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.42 Is er voldoende menskracht aanwezig geweest om de jaarstukken en begrotingen tijdig aan te leveren? Antwoord: Bij de GR zelf is naast de secretaris geen formatie aanwezig voor staffuncties dus ook niet voor het opstellen van de jaarstukken. Alle GR-werkzaamheden zijn uitbesteed aan de NV Empatec. Er is geen inzage in de daarvoor bij de NV beschikbare menskracht. Wanneer de gemeente de GR-jaarstukken van de NV ontving was dat doorgaans maar enkele dagen voor de geplande besluitvorming en moest het team heel veel overuren maken om de stukken te lezen en nog enigszins te kunnen beoordelen. Vraag 14 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.52 Wat is de gedachtegang geweest achter de boekhoudkundige verwerking van de vordering? Is dit een bewuste keuze geweest? Antwoord: Dat hebben wij niet kunnen achterhalen. In de notulen van AB, DB en AVA wordt er niet over gesproken en de commissie heeft geen toegang tot de directiebesluiten van de NV die de boekhouding voor de GR inrichtte en uitvoerde. Deze verwerking als vordering was op zich mogelijk zolang er consolidatie van GR en NV plaatsvond. Pas toen er besloten werd om GR en NV niet langer te consolideren, ontstonden er problemen omdat de vordering uiteindelijk hierdoor zichtbaar werd. Vraag 15 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 65.

Hoe is het in de ogen van de commissie mogelijk dat er geen integrale adviezen met financiële inbreng tot stand kwamen? Antwoord: Formeel had de afdeling Financiën van SWF geen adviserende rol. In de gemeenschappelijke regeling worden alle taken en bevoegdheden van de gemeente op dit gebied overgedragen aan de GR-FryslânWest. Dat beperkt de rol van de financiële functie op een controle op de rechtmatigheid van de gevraagde bijdrage. Omdat in de statuten is vastgelegd dat de gemeente altijd alle kosten van de GR draagt en er geen inzicht in de boeken van de NV hoeft te worden gegeven, valt er voor de afdeling Financiën weinig te controleren of te adviseren. De GR heeft zelf ook geen financiële kennis in huis en besteedt alles uit aan de NV. De beleidsmedewerkers van het sociaal domein konden altijd wel advies vragen aan hun financiële collega’s en deden dat ook regelmatig, maar door versobering van de beleidsprocessen is integrale advisering facultatief en geen verplichte werkwijze meer bij de gemeente. Vraag 16 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 69. U plaatst (nog steeds) vraagtekens bij de aangeleverde financiële informatie: Zou de financiële positie anders kunnen zijn dat tot nu toe bekend? Antwoord: Ja, dat dat kunnen wij niet uitsluiten. Vraag 17 – Matthijs de Vries (ChristenUnie): T.a.v.

p.70 De gemeente is afhankelijk van de medewerking van Empatec en kan deze cijfers niet opeisen. Wat is de reden dat de gemeente deze cijfers niet kan opeisen en in hoeverre is dit een belemmering geweest in de samenwerking tussen Empatec en de GR? Antwoord: De reden is dat dit statutair ooit zo geregeld is. De NV Empatec is een zelfstandig bedrijf waarbij de GR Fryslân-West de enige aandeelhouder is. Zij hebben een samenwerkingsovereenkomst, waarbij de GR personeel en geld ter beschikking stelt en de NV een prestatie levert. Formeel is de NV dus een leverancier van de GR. Individuele gemeenten hebben geen enkele zeggenschap richting de NV. Omdat de GR ook een zelfstandige rechtspersoon is die alle beleidstaken aan de NV heeft uitbesteed, is dit er nooit een belemmering geweest in de samenwerking tussen die twee. Dat kan niet altijd gezegd worden voor de samenwerking tussen SWF en de GR/NV. Aanvullend worden soms wel aparte dienstverleningsovereenkomsten gesloten tussen gemeente en Empatec waarbij andere afspraken gelden.

Vraag 18 – Matthijs de Vries (ChristenUnie): T.a.v. p.72 Er wordt door een ambtelijk medewerker aangegeven dat de controller niet door had hoe het zat t.a.v. de vordering. Wat is de reden achter het ontbreken van deze kennis? Antwoord: De commissie heeft alleen kunnen constateren dat het de controller niet was opgevallen. De reden waarom is ons niet bekend. Toen Empatec zelf het initiatief nam en een juridisch advies over het wel of niet moeten terugbetalen van deze vordering liet opstellen door een advocaat, werd bij partijen duidelijk hoe de vork in de steel zat. Vraag 19 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 73. In 2019 komen fouten aan het licht wat betreft de begroting. Er zijn verschillen tussen de vastgestelde begroting en de begroting van de financiële administratie van Empatec. Hoe is dit mogelijk? Antwoord: Wij hebben onvoldoende inzicht in de interne werkwijze van Empatec. Wel is duidelijk dat er tot op de dag van vandaag met verschillende financiële systemen naast elkaar wordt gewerkt. Vraag 20 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 83. In de begroting van 2018 wordt aangegeven dat DWAAN 2019 op koers ligt.

Hoe kan dit worden aangegeven als uit de cijfers blijkt dat dit niet zo is? En waarom is men doorgegaan met DWAAN 2019 en niet gekozen voor een andere koers? Antwoord: De onderliggende feiten waren inderdaad niet in overeenstemming met de afgegeven bestuurlijke boodschap. Er was sprake van een politieke gevoeligheid en de vaststelling van de begroting speelde in de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen van 22 november 2017. Vraag 21 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.84. Er vindt geen vaststelling van een nieuwe GR plaats. Waarom is er niet een besluit aan de raden voorgelegd en wat houdt dit in ten aanzien van de juridische status van de GR? Antwoord: Waarom er geen besluit tot vaststelling van een nieuwe GR aan de raden is voorgelegd is de commissie niet duidelijk geworden. Desgevraagd gaven de bestuurders aan hier geen grote prioriteit in te zien en een nieuwe regeling meer als een formaliteit te beschouwen. De commissie heeft onderzocht wat het ontbreken van een nieuwe regeling betekent voor de juridische status van de GR en de positie van SWF hierin. De commissie heeft vakspecialisten bij de VNG geconsulteerd en gevraagd of een GR waarvoor de raad nooit toestemming heeft gegeven ooit wel verbindend voor diezelfde raad kan zijn qua budgetrecht. Deze situatie was ontstaan in 2016.

De VNG gaf aan dat dit probleem nog nooit eerder was voorgekomen en dat de bestuursrechter hier mogelijk een uitspraak over zou moeten doen. Vervolgens hebben wij in juni 2020 onze zorgen over dit onderwerp gedeeld door een brief aan het college van SWF te sturen. Deze is als bijlage 1 toegevoegd. Vraag 22 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p.85 Er wordt geen gebruik gemaakt van de jaarovereenkomsten, daar wordt aangegeven geen verklaring voor te zijn. Is de commissie bekend met in hoeverre de actoren in de afgelopen jaren kennis kunnen hebben gehad van de jaarovereenkomsten en deze manier van sturing hadden kunnen aangrijpen? Antwoord: Het werken met jaarovereenkomsten is o.a. vastgelegd in de beleidsnotitie “Modernisering WSW” die in januari 2008 door de in de GR deelnemende raden is vastgesteld. Hiervoor is toen de gehele governance structuur geëvalueerd en opnieuw ingericht. Na het ontstaan van de gemeente SWF in 2011 kwamen er nieuwe gezichten op het dossier. SWF was veruit de grootste gemeente binnen de GR, bestaande werkwijzen en afspraken werden gearchiveerd en raakten in de vergetelheid. Omdat de GR geen eigen staffunctie had, werd daar ook niet gestuurd op de jaarovereenkomsten en Empatec die de staffunctie voor de GR in opdracht uitvoerde, had geen belang. De kennis was in feite overal aanwezig, maar zat in dossiers die niet meer werden gelezen.

Vraag 23 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 86. Op deze pagina staat dat het huidige systeem is gebaseerd op mandatering van bevoegdheden die de raad volgens de Gemeentewet niet uit handen kan geven. Op pagina 82 valt te lezen dat er uiteenlopende visies zijn dat de uitgesproken stellingen ten aanzien van het mandateren van bevoegdheden juridisch juist zijn. In hoeverre heeft de commissie uitgezocht of de stelling in haar aanbevelingen juridisch juist is? Antwoord: De commissie heeft hierover overlegd met de VNG. Enerzijds stelt de Gemeentewet heel hard dat het budgetrecht door de gemeenteraad nooit uit handen gegeven kan worden. Dat lijkt duidelijk, maar maakt het werken in een GR lastig. Dus heeft Nederland als “polderland” een constructie via de WGR bedacht. De colleges gaan met elkaar een gemeenschappelijke regeling aan, waarin wordt opgenomen dat ze garant staan voor alle voor de GR benodigde uitgaven. Tegelijk wordt voor het aangaan van de GR toestemming gevraagd aan de Raad. De uitleg is dat de Raad op indirecte wijze dan toch een blanco cheque geeft voor de uitgaven van de GR. In de WGR is zelfs opgenomen dat de Raad een zienswijze mag indienen en dat de Provincie mag ingrijpen in de begroting. Dit is in strijd met de Gemeentewet. Gemeentewet en WGR staan hierin dus haaks op elkaar en spreken elkaar tegen.

Een dergelijke pragmatische benadering is niet ongebruikelijk en kan goed werken als er consensus over is, er is in elk geval geen jurisprudentie over deze tegenstelling bekend. Vraag 24 - Samantha Joustra (CDA): T.a.v. p. 87 Wat wordt bedoeld met invloed kunnen hebben op inhoudelijke of financiële kaderstelling in de jaarovereenkomsten? Waar ligt dan de drempel? Antwoord: Een jaarovereenkomst kan zo gedetailleerd zijn als partijen nodig vinden en er kunnen bijvoorbeeld voorwaarden en allerlei prestatie indicatoren in worden opgenomen. Dit is ter beoordeling aan de gemeente. Daarmee is dit niet zozeer een technische, maar meer een politieke vraag.

Bijlagen: 1. 2. 3. 4.

Brief analyse GR aan college, d.d. 10 juni 2021. Memo 4 november 2021. (bijlagen zijn niet toegevoegd) Brief gemeentesecretaris 19 november 2021. Reactie mw. Van Gent d.d. 8 december 2021.