Terugkoppeling Auditcommissie interim controle 2021.pdf

TERUGKOPPELING AUDITCOMMISSIE Aan Van Betreft Onderwerp

: de raad van de gemeente Stichtse Vecht : Auditcommissie, d.d. 17 januari 2022 : Advies ten behoeve van de commissievergadering op 15 februari 2022 : Interim-controle 2021

In de vergadering van de Auditcommissie van 17 januari 2022 is de interim-controle 2021 besproken. Op grond van artikel 7, lid 2 van de Verordening op de auditcommissie, kan de auditcommissie slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. In de vergadering van 17 januari ontbrak een quorum. Desondanks willen wij u toch een terugkoppeling geven van het gesprek met de accountant. PSA heeft voor de raad een Boardletter opgesteld, waarin de raad op hoofdlijnen wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de interim-controle. Dit verslag geeft de samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen weer die de accountant met de managementletter heeft gerapporteerd aan het college. Naast de bevindingen uit de controle bevat de Boardletter 2021 ook aanbevelingen voor de interne beheersingsomgeving en de financiële processen. Tevens zijn aandachtspunten voor de Jaarrekening 2021 opgenomen. Het college heeft een brief aan de raad gericht met daarin de belangrijkste bevindingen van de accountant en de reactie hierop. De stukken zijn uitgebreid door de accountant toegelicht. Vragen van de commissie zijn beantwoord. Wat betreft de Boardletter staan de belangrijkste bevindingen op pagina 2 in de samenvatting gerapporteerde bevindingen.

De bevindingen zijn opgesplitst in de kopjes Toezicht, Processen, Ontwikkelingen, Risico’s en aandachtspunten jaarrekening. Toezicht 

 



Het college is actief bezig met het versterken van de interne beheersing. De organisatieontwikkeling heeft impact op de voortgang. Processen worden beoordeeld en waar nodig geactualiseerd. De taak- en rolverdeling tussen de 1e, 2e en 3e lijn heeft aandacht (nodig). Monitor frauderisico’s en bespreek deze regelmatig met het college. Bespreek periodiek de opvolging van belangrijke adviezen uit de accountant- en VICrapportages met het college. Daarmee stuurt u samen op de voortgang van de realisatie van aanbevelingen uit voorgaande controles en wordt de kwaliteit van de bedrijfsvoering verder verbeterd. Verdere mogelijkheden tot professionalisering van de interne controle staat bij het college op de planning en zal meelopen in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording.

Processen    

Voer regelmatiger controles op de kwaliteit van de IT-omgeving uit. Er zijn nog geen richtlijnen opgesteld die aangeven hoe uw organisatie om moet gaan met het vaststellen van de prestatielevering bij inkomende facturen. Het college werkt dit de komende tijd verder uit als onderdeel van de herstructurering van het totale inkoopproces. Controle op de verwerking van mutaties in het crediteurenstambestand zijn verbeterd. De vastlegging daarvan verdient nog aandacht. De vastlegging van de identificatie van cliënten in het sociaal domein moet aangescherpt worden.

Ontwikkelingen  



De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is voorlopig uitgesteld naar 2022. Recent heeft de commissie BBV de Kadernota rechtmatigheid 2022 uitgebracht. Hierin is belangrijke informatie (waaronder stellige uitspraken) opgenomen die ondersteunend kunnen zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. Op basis van interne controles zal het college informatie verzamelen om de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Bij de interne controle is het van belang goed onderscheid te maken tussen getrouwheidscontroles en rechtmatigheidscontroles. Uitsluitend de bevindingen uit rechtmatigheids-controles moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Overige bevindingen zijn relevant voor uw eigen beeld over de getrouwheid van het gevoerde financieel beheer.

Risico’s en aandachtspunten Jaarrekening.  

Ook over 2021 is sprake van afwijkingen van EU-aanbestedingsregels, vooralsnog voor een bedrag van € 4,3 miljoen. Hiervan heeft € 4,0 miljoen betrekking op doorlopende fouten uit voorgaande jaren en heeft € 0,3 miljoen betrekking op nieuwe fouten uit 2021. Het toetsen van de werking M&O-beleid Tozo geeft vooralsnog een positief beeld. Zorg dat u bij de jaarrekening 2021 een zo volledig mogelijk beeld hebt. De verantwoording en controle van de Tozo-bestedingen (inclusief de uitvoeringskosten) verdient blijvend de aandacht van het college.

De Auditcommissie heeft kennisgenomen van de stukken en kan hiermee instemmen. De Boardletter met de brief van het college wordt op de lijst van ingekomen stukken geplaatst voor de raad van 1 februari en wordt als ter kennisname stuk op de agenda voor de commissie bestuur en financiën van 15 februari 2022 geplaatst. De Auditcommissie van Stichtse Vecht, K. Overbeek, plv. voorzitter

J.M. Willenborg, secretaris