rvs Uitbreiding archiefbewaarplaats Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp Uitbreiding archiefbewaarplaats Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Begrotingswijziging

Datum raadsvergadering 19 december 2023

Portefeuillehouder C. van Vliet Organisatie onderdeel Ruimtelijke Regie en Ontwikkeling E-mail opsteller Marco.Tjallema@stichtsevecht.nl Telefoonnummer opsteller 06 – 58 08 66 11 Registratie nummer 343239

Aan de gemeenteraad Voorgesteld Besluit Een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 1.860.000 om circa 375 m2 nieuw te realiseren benodigde sobere en functionele archiefbewaarplaats te bewerkstelligen voor het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen.

Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) bevindt zich aan de Schepersweg te Breukelen. In 2022 is na een schouw gebleken dat de drie betrokken gemeenten in de periode 2025 - 2031 circa 2.060 strekkende meter analoge archief zal overbrengen. Per 2025 ontstaat in de huidige archiefbewaarplaats een tekort aan ruimte. Om de benodigde strekkende meters te kunnen herbergen is circa 375 m2 nieuw te realiseren archiefbewaarplaats nodig. Om dit te kunnen realiseren is een investering van € 1.860.000 gereserveerd in de Kadernota 2024. Uiteraard zitten hier de nodige risico's aan verbonden welke goed te dienen afgewogen en zorgvuldig afgedekt. Het voorstel behelst de vrijgave van het investeringsbedrag ten behoeve van het uitbreiden van de archiefbewaarplaats om te kunnen voldoen aan de eisen die genoemd worden in de Archiefwet 1995.

Pagina 1 van 3

3dd66d75-c269-4d0f-870c945de4b26c4a.docx/MtM1

Samenvatting

Bijlagen -

Pagina 2 van 4

Doel en beoogd maatschappelijk effect Het doel van het voorstel is om te voldoen aan de Archiefwet 1995.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving De wet- en regelgeving volgens de Archiefwet 1995 is de reden van het voorgesteld besluit.

Argumenten -

-

-

Met de uitbreiding van de archiefruimte wordt vanaf 2026 voldaan aan de wet- en regelgeving volgens de Archiefwet 1995. In deze wet is opgenomen dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra. In 2022 is een schouw gedaan bij de drie gemeenten en berekend dat er in de periode 2025 – 2031 nog ongeveer 2.060 meter papieren (analoog) archief van de gemeenten zal worden overgebracht. Dit komt neer op circa 375 m2 nieuw te realiseren archiefbewaarplaats. Vanaf 2025 ontstaat een tekort aan ruimte in het archiefdepot. Concreet is het plan om de archiefbewaarplaats te realiseren bovenop de aula van het huidige gebouw. Ter uitbreiding van de archiefbewaarplaats zijn tot nu toe een drietal scenario’s onderzocht: bouwen op huidige locatie, huren bij een andere archiefdienst en huren bij een commerciële partij. Uit de resultaten van dit onderzoek blijkt dat zelf bouwen een robuustere en duurzamere oplossing is, want daarmee is de wettelijke taak voor lange termijn geborgd, er is geringe impact op de dienstverlening en is naar verwachting financieel de meest voordelige keuze.

Kanttekeningen Door Thorbecke, een adviesbureau voor publieke organisaties uit Zwolle, is per peildatum 1 april 2021 een herbouwwaardetaxatie ten behoeve van het gebouw aan de Schepersweg 6E te Breukelen uitgevoerd. De herbouwwaarde van het is getaxeerd op € 1.150.000. Een investering van maximaal € 1.860.000 om een opbouw te realiseren op het huidige gebruikte gebouw kan een (financiële) desinvestering betekenen.

Communicatieparagraaf Na het besluit van het college en de gemeenteraad worden de volgende partijen geïnformeerd: • Gemeentesecretarissen van de gemeenten De Bilt, Ronde Venen en Stichtse Vecht; • Directie en bestuur van het RHCVV; • de medewerkers die nu bepaalde werkzaamheden voor het RHCVV verrichten. Nadat de uitwerking en de besluitvorming heeft plaatsgevonden omtrent het project volgt verdere communicatie met de direct en indirect belanghebbenden/stakeholders.

Pagina 3 van 4

Financiën, risico’s en indicatoren Financiële paragraaf De financiële middelen, maximaal € 1.860.000 zijn reeds gereserveerd in de Kadernota 2024. In de Kadernota is bij deze investering met een ‘R’ (R = Reservering) opgenomen. Kostendekkende huurpenningen over een looptijd van 25 jaar zijn reeds gecalculeerd door het RHCVV en opgenomen in de meerjarenbegroting van het RHCVV. Er hoeft derhalve geen begrotingswijziging vastgesteld te worden. De planning van de investering in jaarschijven is als volgt: 2023 - € 130.000 2024 - € 865.000 2025 - € 865.000 Juridische paragraaf Het juridische kader is de Archiefwet 1995. Risicoparagraaf Belangrijkste risico is dat wanneer gedurende de levensduur van de investering een wijziging in het gebruik van het gebouw komt, die dan mogelijk kan leiden tot een duurzame waardevermindering. Echter zowel het pand als de grond zijn in eigendom van de gemeente. In het geval van een mogelijke toekomstige ontwikkeling in dit gebied, zal een eventuele restant boekwaarde in een grondexploitatie worden ingebracht. Een eventueel nadelig saldo op de mogelijke grondexploitatie moet dan als verlies worden genomen.

7 november 2023

Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht

Gemeentesecretaris drs. R.C.L. Heijdra

Pagina 4 van 4

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders