rvs publiceren persoonsgegegevens op het RIS.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem Begrotingswijziging N.v.t.

Portefeuillehouder A.J.H.T.H. Reinders Organisatie onderdeel Bestuurlijke en Juridische zaken E-mail opsteller Rian.Teerds@stichtsevecht.nl Telefoonnummer opsteller +31346254161 Registratie nummer 112597

Datum raadsvergadering 27 september 2022

Voorgesteld Besluit 1. Vaststellen van het 'Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht'. 2. Intrekken van het op 18 december 2018 vastgestelde 'Protocol publiceren persoonsgegevens op het Bestuursinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht'.

Samenvatting Bij het publiceren van stukken op het Raadsinformatiesysteem gelden privacyregels ten aanzien van de persoonsgegevens die in die stukken zijn opgenomen. Afspraken over het online publiceren van persoonsgegevens zijn vastgelegd in het ‘Protocol publiceren persoonsgegevens op het Bestuursinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht' dat in december 2018 is vastgesteld. Op verzoek van en in afstemming met de griffie is dit protocol aangepast. De belangrijkste toevoegingen aan het protocol betreffen bepalingen over het integraal publiceren van brieven of geschriften met toestemming van afzender, het publiceren van burgerinitiatieven en het publiceren van filmbeelden van aanwezigen bij raads- en commissievergaderingen. Ook is een bepaling toegevoegd over afwijkingsbevoegdheid en onvoorziene gevallen. Een van de wijzigingen is dat de term Bestuursinformatiesysteem is gewijzigd naar Raadsinformatiesysteem. Een volledig overzicht van de wijzigingen is opgenomen in bijlage 3.

1. Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht 2. Protocol publiceren persoonsgegevens op het Bestuursinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht, vastgesteld 18 december 2018 3. Toelichting wijzigingen

Pagina 1 van 2

Raadsvoorstel (5)/WJ1

Bijlagen

Doel en beoogd maatschappelijk effect Een goede afweging tussen het belang van bestuurlijke transparantie aan de ene kant en het beschermen van de persoonsgegevens van individuen aan de andere kant staat centraal bij de afspraken die in het protocol zijn opgenomen. Onze inwoners worden door het vaststellen van het protocol duidelijk geïnformeerd over de wijze waarop de gemeente omgaat met persoonsgegevens in het kader van het online publiceren daarvan.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving Het protocol past binnen het door de raad vastgestelde privacybeleid met betrekking tot de persoonsgegevens die onder verantwoordelijkheid van de raad worden verwerkt. Hierin staan de beginselen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming opgenomen, waaronder de verplichting om technische en organisatorische maatregelen te treffen om persoonsgegevens te beschermen. Uw raad heeft dit beleid op 2 oktober 2018 vastgesteld.

Argumenten Door het vaststellen van het protocol wordt voldaan aan de beginselen uit de AVG en het privacybeleid van de raad. De afspraken in het protocol zijn aan te merken als organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, want met de afspraken wordt voorkomen dat teveel persoonsgegevens openbaar worden gemaakt. Het protocol zorgt voor transparantie richting onze inwoners en anderen over de wijze waarop de gemeente omgaat met bijvoorbeeld het publiceren van ingekomen stukken of zienswijzen. Het protocol biedt degenen betrokken bij de uitvoering duidelijke vastgestelde afspraken met betrekking tot het publiceren van persoonsgegevens. De afspraken zijn afgestemd met de griffie, sluiten aan op de bestaande werkwijze en zijn praktisch uitvoerbaar.

Kanttekeningen Geen

Communicatie Het protocol zal worden gepubliceerd op raadsinformatie.stichtsevecht.nl zodat inwoners en anderen hier kennis van kunnen nemen.

Financiën, risico’s en indicatoren Er zijn geen financiële risico’s verbonden aan het vaststellen van het gewijzigde protocol.

23 augustus 2022 De voorzitter van de raad, drs. A.J.H.T.H. Reinders

Pagina 2 van 2