rvs Actualisatie Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer.pdf

Commissie

Raadsvoorstel Onderwerp Actualisatie Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer Begrotingswijziging n.v.t. Datum raadsvergadering

Portefeuillehouder J.W.E. Klomps Organisatie onderdeel DIV E-mail opsteller Daphne.Dijkstra@stichtsevecht.nl Telefoonnummer opsteller 0346254514

28 september 2021 Registratie nummer Z/21/233741-VB/21/97451

Aan de gemeenteraad Voorgesteld Besluit 1. De Archiefverordening Stichtse Vecht 2021 vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016. 2. Kennis te nemen van de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Stichtse Vecht 2021.

Samenvatting In verband met de aanpassing van wetten en veranderende werkwijzen in de digitale dienstverlening, de huidige transitie binnen gemeente Stichtse Vecht naar volledig digitaal (zaakgericht) werken, de doorontwikkeling van de organisatie en de op handen zijnde migratie en implementatie van het nieuwe zaaksysteem, zijn de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Stichtse Vecht herijkt en geactualiseerd. De voorliggende geactualiseerde Archiefverordening en Beheerregeling informatiebeheer zijn conform de nieuwste modellen van de VNG opgesteld en in nauwe samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHC VV) tot stand gekomen. Op deze wijze sluiten ze naadloos aan bij enerzijds de nieuwe wetgeving en anderzijds bij de interne ontwikkelingen van gemeente Stichtse Vecht.

1. Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2021 2. Beheerregeling informatiebeheer gemeente Stichtse Vecht 2021 3. Vergelijking Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016 versus Archiefverordening Stichtse Vecht 2021

Pagina 1 van 3

Beheerregeling informatiebeheer/WJ1

Bijlagen

rvs Actualisatie Archiefverordening en

Aspecten die al in ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in de nieuwe verordening.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Doel en beoogd maatschappelijk effect Ook gemeente Stichtse Vecht is volop bezig met de digitale transitie. Door de Coronapandemie is e.e.a. zelfs nog versneld. Er is meer gebruik gemaakt van de beschikbare digitale middelen zoals MS Teams en er wordt daarbij gebruik gemaakt van diverse media en devices. Er worden brieven, voorstellen en vergunningen gemaakt, maar in veel gevallen gebeurt dit nog hybride (deels analoog, deels digitaal). Gemeente Stichtse Vecht maakt nog vaak gebruik van een papierenversie van een document, die daarna gedigitaliseerd wordt door het scannen van het document om het weer in het digitale proces op te nemen. Van inwoners krijgt de gemeente steeds meer e-mails en e-formulieren die langs deze weg een procedure in gang willen zetten of het beleid van de gemeente willen beïnvloeden. Nieuwe wetgeving komt op ons af, zoals de Wet openbare overheid (Woo), elektronisch publiceren, voldoen aan toegankelijkheid, nieuwe archiveringseisen en de AVG die ieder invloed hebben op hoe men dient om te gaan met informatie. Kortom, deze ontwikkelingen, de snelheid van informatie en de digitale aard van de informatie vragen om een andere manier van denken en doen op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Zodat er nog professioneler en nog meer dienstverlenend kan worden gewerkt.

Ook is de wens om (juridische) afbreukrisico’s te kunnen verkleinen en aan de wettelijke vereisten te voldoen. De Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer zijn nodig en helpen om deze verandering vorm te geven. Ze vormen een blijvend wettelijk verplicht kader om het informatiearchiefbeheer in goede, geordende en toegankelijke staat te krijgen en te houden, maar vooral ook een kader om de digitaliseringsslag verder vorm te kunnen geven.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving De actualisatie van de Archiefverordening gemeente Stichtse Vecht 2016 en Besluit informatiebeheer gemeente Stichtse Vecht 2016 zijn nodig om de digitale transitie verder vorm te kunnen geven.

Argumenten

Er zijn geen kanttekeningen.

Pagina 2 van 3

Beheerregeling informatiebeheer/WJ2

Kanttekeningen

rvs Actualisatie Archiefverordening en

1. De archief documenten zijn in 2016 vastgesteld en zijn inmiddels, door verschillende wijzigingen door vernieuwde wetgeving en de nieuwste vereisten met betrekking op de digitalisering sterk, verouderd. De Archiefverordening, Beheerregeling informatiebeheer (evenals andere benodigde beleidsdocumenten op het gebied van informatie- en archiefbeheer) worden nu herijkt naar de laatste bevindingen en wijzigingen in 2021. Ons doel is om de digitale transitie verder vorm te kunnen geven en daarnaast te voldoen aan de wettelijke vereisten van de Archiefwettelijke bepalingen. In de digitale wereld zullen beleidsdocumenten minimaal eens in de 3-4 jaar worden herijkt. 2. De VNG heeft de archiefverordening en de aanhangende modellen geactualiseerd naar de laatste wetgeving. Gemeente Stichtse Vecht heeft de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer conform deze modellen opgesteld. 3. De archivaris wordt per 1 januari 2020 niet langer benoemd, maar wordt aangewezen. In de Archiefwet 1995 worden specifieke bevoegdheden geattribueerd aan de functie van archivaris. De arbeidsovereenkomst met de gemeentearchivaris kan, anders dan het eerdere benoemingsbesluit, niet tevens als grondslag dienen voor de uitoefening van die bevoegdheden. Daarom wordt aanbevolen om vóór 1 januari 2020 ook een aanwijzingsbesluit te nemen, dit is inmiddels gerealiseerd.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Communicatie Nadat de Archiefverordening Stichtse Vecht 2021 door de gemeenteraad is vastgesteld, wordt deze verordening gepubliceerd op www.overheid.nl . De beheerregeling informatiebeheer 2021 treedt in werking op moment van inwerkingtreding van de Archiefverordening. Ook deze wordt gepubliceerd op www.overheid.nl.

Financiën, risico’s en indicatoren Er zijn geen financiële aspecten.

13 juli 2021 Burgemeester en wethouders van Stichtse

Beheerregeling informatiebeheer/WJ3

Pagina 3 van 3

Burgemeester drs. A.J.H.T.H. Reinders

rvs Actualisatie Archiefverordening en

Gemeentesecretaris Drs. F.J. Halsema