rvs Aanbesteding accountant.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Raadsvoorstel Onderwerp Aanbesteding accountant Begrotingswijziging n.v.t Datum raadsvergadering 27 september 2022

Portefeuillehouder A.L. Wisseborn Organisatie onderdeel Griffie E-mail opsteller Jacqueline.Willenborg.Gr@stichtse vecht.nl Telefoonnummer opsteller 0346254200 Registratienummer 110585

Aan de gemeenteraad Voorgesteld Besluit 1. Op positief advies van de auditcommissie de Aanbestedingsleidraad Openbare Europese aanbesteding Accountancy t.b.v. Gemeente Stichtse Vecht vaststellen en de aanbesteding volgens de in dit document beschreven procedure te starten. 2. De door het college opgelegde geheimhouding op de drie bijlagen behorende bij dit raadsvoorstel op grond van artikel 25, lid 3 Gemeentewet te bekrachtigen en de geheimhouding van bijlagen 1 en 3 te laten voortduren tot de publicatie in Negometrix.. 3. Instemmen met de samenstelling van het beoordelingsteam, bestaande uit drie leden uit de auditcommissie, de wethouder financiën en een vertegenwoordiging uit de ambtelijke organisatie en hen mandaat verlenen de selectieprocedure uit te voeren.

Samenvatting Het contract met de huidige accountant loopt tot en met de jaarrekening 2022. Voor de controle van de jaarrekening vanaf controlejaar 2023 is het noodzakelijk dat er een nieuw contract met een accountant wordt afgesloten. Hiervoor dient de aanbestedingsprocedure te worden gestart.

1. Aanbestedingsleidraad Openbare Europese aanbesteding Accountancy t.b.v. Gemeente Stichtse Vecht (geheim tot publicatie in Negometrix) 2. Concept overeenkomst accountantscontrole (geheim) 3. Concept prijsblad (geheim tot publicatie in Negometrix)

Pagina 1 van 4

rvs Aanbesteding accountant (3)/WJ1

Bijlagen

Doel en beoogd maatschappelijk effect Het beoogde resultaat is dat de raad voor een nieuwe periode een geschikte accountant aan kan wijzen. De accountant zal in opdracht werken van en zijn bevindingen rapporteren aan de raad. De af te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van vier (4) jaren voor de boekjaren 2023-2026 met een optie tot verlenging, onder dezelfde condities en voorwaarden, voor een periode van tweemaal (2) twee (2) jaren.

Relatie met bestaand beleid en regelgeving Artikel 213 van de Gemeentewet . Aanbesteding verloopt conform de regelgeving m.b.t. inkoop en aanbesteding. Op grond van de Controleverordening gemeente Stichtse Vecht wordt de accountant door de raad benoemd.

Argumenten In verband met het aflopen van de huidige overeenkomst ten aanzien van Accountantsdiensten wil de gemeente een nieuwe overeenkomst afsluiten met een accountant met de beste prijs-kwaliteitverhouding voor accountantsdiensten. Op deze manier wordt de continuïteit van de dienstverlening van de accountant gewaarborgd. Op grond van de Controleverordening gemeente Stichtse Vecht wordt de accountant door de raad benoemd. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. In de verordening van de Auditcommissie is in artikel 2 opgenomen dat de voorbereiding van de procedure (aanbesteding) tot selectie van de accountant tot één van de taken van de auditcommissie behoort. De afgelopen maanden heeft de auditcommissie de aanbestedingsstrategie en de daaruit volgende aanbestedingsleidraad met het programma van eisen voor de accountant besproken. Er is een ambtelijke begeleidingsgroep, die samen met een ter zake deskundig adviseur van een extern bureau (Aeves Benefiet) de aanbestedingsdocumenten heeft opgesteld. De auditcommissie heeft vervolgens in haar vergadering van 5 juli 2022 ingestemd met de conceptdocumenten en brengt hierover een positief advies uit naar de raad. Samenstelling inkoopteam: 2. Naam 5. Proces begeleiding

3. Functie 6.

4. Rol 7.

Jacqueline Willenborg

Projectleider/ Raadsadviseur

Niet beoordelend

8.

Peter van de Put (AEVES benefit)

Aanbestedingsadviseur

Procesbegeleiding

9.

Laurens van den Brink

Aanbestedingsadviseur

Procesbegeleiding

Pagina 2 van 4

2. Naam 10. Adviseurs

3. Functie 11.

4. Rol 12.

Bianca Espeldoorn

Griffier

Adviseur

Arjan Wisseborn

Wethouder Financiën

Adviseur

Dennis van der Graaf

Concerncontroller

Adviseur

Sylvia Broer

Manager Financiën & Control

Adviseur

Mathea Buckx

Beleidsadviseur Financiën & Control

Adviseur

Mark Laatst

Beleidsadviseur Financieel beheer Team Financiën en Control

Adviseur

Sandra van den Wildenberg

Beleidsadviseur AO/IC

Adviseur

Samenstelling beoordelingsteam: 13. Naam

14. Functie

15. Stemmen

Wim Ubaghs

Lid Auditcommissie

1 stem

Bas van Schaik

Lid Auditcommissie

1 stem

Onno Tijdgat

Lid Auditcommissie

1 stem

Vertegenwoordiging college: Arjan Wisseborn

Wethouder Financiën

Vertegenwoordiging ambtelijke organisatie: Dennis van der Graaf Boudewijn Casparij Mathea Buckx Mark Laatst Sandra van den Wildenberg

1 stem 1 stem Concerncontroller Strategisch financieel adviseur Beleidsadviseur Financiën & Control Beleidsadviseur Financieel beheer Team Financiën en Control Beleidsadviseur AO/IC

Voor het vervolgtraject en uitvoering wordt de volgende planning aangehouden: College (art. 2 lid 2 controleverordening) Behandeling Commissie Bestuur & Financiën Eventuele feedback verwerken van de Commissie Opleveren document voor Gemeenteraad Gemeenteraad: vaststellen aanbestedingsdocumenten Publicatie Uiterste mogelijkheid indienen vragen eerste ronde Beschikbaar stellen Nota van Inlichtingen eerste ronde

Pagina 3 van 4

23 augustus 2022 13 september 2022 14 september 2022 16 september 2022 27 september 2022 30 september 2022 14 oktober 2022 21 oktober 2022

Uiterste mogelijkheid indienen vragen tweede ronde Beschikbaar stellen Nota van Inlichtingen tweede ronde Goedkeuring vereist Projectleider Uiterste datum voor indienen aanbesteding Beoordeling inschrijvingen Terugkoppeling naar inschrijvers t.b.v. uitnodiging presentaties Presentaties Eindbespreking selectie-/adviescommissie Besluitvorming in auditcommissie & inkoopteam Voornemen tot gunning / afwijzing Verificatiebespreking met beoogde contractant Einde Bezwaartermijn Raadsbesluit definitieve gunning Verzenden definitieve gunning Ingangsdatum contract

3 november 2022 10 november 2022 21 november 2022 10:00 uur 21 november 2022 – 12 december 2022 24 november bij presentaties op 28/11 (2 à 3 dagen voorbereidingstijd) 28 november 2022 - 2 december 2022 5-9 december 2022 12 december 2022 13 december 2022 13-23 december 2022 3 januari 2023 X januari 2023 X januari 2023 Januari 2023

Kanttekeningen De inhoudelijke behandeling over dit raadsvoorstel vindt plaats in een besloten commissie en/of raadsvergadering. Het advies aan de raad kan, met in achtneming van de geheimhouding op onderdelen, in een openbare commissie plaatsvinden en het besluit kan vervolgens in een openbare raadsvergadering worden genomen, met in achtneming van de geheimhouding. De geheimhouding van de aanbestedingsdocumenten bijlagen 1 en 3 duurt voort tot het moment dat de stukken zijn gepubliceerd in Negometrix.

Communicatie Op basis van dit raadsbesluit wordt de aanbestedingsprocedure verder in gang gezet, partijen hebben uiteindelijk de gelegenheid om in te schrijven.

Financiën, risico’s en indicatoren Voor de financiering van de accountant wordt in de begroting voor 2023 budget opgenomen. 22 juli 2022 De auditcommissie van de gemeente Stichtse Vecht, de secretaris, de voorzitter, J.M. Willenborg O.R. Tijdgat

Pagina 4 van 4