Reactie college van B&W op Accountantsverslag 2021.pdf

Reactie college van B&W op Accountantsverslag 2021 1. Inleiding De accountant brengt jaarlijks 2 rapportages uit. De eerste, de Boardletter, heeft betrekking op de interim-controle die in het najaar van een (boek)jaar wordt uitgevoerd en waarin de accountant met name kijkt naar de opzet en werking van de processen, de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente. De tweede rapportage betreft het accountantsverslag met de bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2021. Bijgaand treft u het Accountantsverslag 2021 van de accountant Publieke Sector Accountants (PSA) aan, waarin de accountant de bevindingen uit de controle van de Jaarrekening 2021 aangeeft. Wij zijn verheugd dat ook dit jaar de accountant constateert dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van onze financiële positie. In deze “Reactie op het Accountantsverslag 2021” reageert het college op de belangrijkste bevindingen en adviezen uit het accountantsverslag. Het streven is om komend jaar invulling te geven aan de adviezen. De praktijk kan echter gezien de krapte op de arbeidsmarkt weerbarstiger zijn. 2. Proces De accountant geeft aan dat hij bij de controle de volledige medewerking heeft gekregen en er op een constructieve manier met de organisatie en medewerkers is samengewerkt. Deze ervaring is wederzijds. Wel was de oplevering 2 weken vertraagd.

Het proces van de accountantscontrole 2021 was voor de organisatie een forse inspanning om tot de gevraagde documentatie voor het opstellen van de jaarrekening te komen en voor de accountantscontrole aan te leveren. Dit komt mede door de krapte op de huidige arbeidsmarkt, waardoor het moeilijk is om openstaande vacatures in te vullen. In de zomer zullen we het proces intern en met de accountant evalueren. 3. Oordeel accountant Het accountantsverslag bevat het oordeel van de accountant over de verantwoording van het jaar 2021. In het Accountantsverslag 2021 zijn de resultaten uit de jaarrekeningcontrole weergegeven. De accountant geeft een goedkeurend oordeel voor getrouwheid. Voor rechtmatigheid is een afkeurend oordeel gegeven. Getrouwheid - goedkeurend oordeel De accountant is van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 van de gemeente Stichtse Vecht een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de gemeente geeft, in overeenstemming met het BBV.

1

Rechtmatigheid – afkeurend oordeel De accountant is van oordeel dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader, ter kennisname aan de gemeenteraad voorgelegd met de Raadsinformatiebrief van 25 januari 2022 (kenmerk Z/21/256130). De onrechtmatigheden hebben betrekking op afwijkingen van Europese aanbestedingsregels. De accountant heeft voor in totaal € 9.086.000 aan afwijkingen van de Europese aanbestedingsregels in de foutenevaluatie meegenomen. Vanaf 2020 legt het college als gevolg van een wetswijziging zelf verantwoording af over de rechtmatigheid. Met betrekking tot de onrechtmatigheden merkt de accountant op dat, als volgend jaar de collegeverantwoording van toepassing is, een dergelijk fout, mits goed toegelicht door het college in de jaarrekening, niet zou leiden tot een afkeurende verklaring bij de jaarrekening. Vanaf 2021 controleert de accountant de getrouwheid van deze in de jaarrekening opgenomen collegeverantwoording en geeft vanaf dat jaar geen separaat accountantsoordeel over de rechtmatigheid meer af. Los van dit effect voor het oordeel wordt er hard gewerkt aan de verbeteringen van het inkoopproces. 4.

Belangrijkste bevindingen en aandachtspunten In bijgevoegd accountantsverslag 2021 zijn de bevindingen en adviezen opgenomen van de jaarrekeningcontrole 2021. Het accountantsverslag 2021 is enerzijds beschouwend van aard, anderzijds bevat het adviezen en constateringen van de accountant aan de raad, college en organisatie. Wij geven op de voornaamste adviezen een reactie namens het college en houden daarbij de indeling aan uit hoofdstuk 3 van het accountantsverslag. Bewaak het ambitieniveau van uw investeringsplanning In de kaderbrief 2023 hebben wij de actief geformuleerd om voor de begroting 2023 een opdracht te formuleren om voor 2022 en het meerjarenperspectief tot een meer realistische investeringsplanning en investeringsvolume te komen. Hierbij wordt ook de resterende investeringsopgave van de jaarrekening 2021 en de investeringsopgave in de begroting 2022 meegenomen. Achterstand in bestedingen diverse subsidieprojecten Wij voeren op korte termijn een gerichte actie uit om de deadlines van de subsidieafrekeningen, die binnenkort aflopen te halen of te verlengen. Om de beheersing van de subsidieprojecten meer te borgen zullen we een subsidieregister aanleggeven om de stand van zaken te kunnen monitoren. Ook binnen projectmatig werken zal aan bij projecten waar dit speelt meer aandacht zijn voor tijdige en juiste verantwoording van de subsidies.

Beheerplan en voorziening wegen Ook hier maakt de accountant een aanbeveling om bij de planvorming kritisch te zijn op het ambitieniveau van de planning. Vooral bij voorzieningen is realiteit van de onderbouwing van belang. Wij zullen in 2022 vooral de realiteit van de voorzieningen nader beoordelen en indien nodig actualiseren.

2

Naleving van de Europese aanbestedingsregels is een blijvend aandachtspunt

Op 1 augustus 2021 is het project inkoopoptimalisatie gestart. Onder regie van dit project wordt in 2022 hard gewerkt om de inkoopbehoefte goed in beeld te brengen en om verbeteringen door te voeren in het inkoopproces en contractbeheer. In 2023 verwachten wij daarvan de resultaten terug te gaan zien in substantiële vermindering van de rechtmatigheidsfouten. In 2022 zullen in 2021 en eerder geconstateerde fouten / onzekerheden nog doorwerken omdat deze opdrachten eerst op de juiste wijze aanbesteed moeten worden in 2022 en of 2023. De directie zal de voortgang van het project inkoopoptimalisatie in 2022 op de voet blijven volgen. Tot slot staat de accountant in hoofdstuk 4 kort stil bij de ontwikkelingen op het gebied van interne beheersing. Dit is een samenvatting van de boardletter 2021 van de accountant, die u reeds heeft ontvangen met een reactie van het college.

3