Reactie college op accountantsverslag 2020.pdf

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

MEMO

Team Audit Behandeld door Mathea Buckx E-mail mathea.buckx@stichtsevecht.nl Datum 1 juni 2021 Bij: Jaarstukken 2020, Accountantsverslag 2020

Reactie college van B&W op Accountantsverslag 2020 1. Inleiding De accountant brengt jaarlijks 2 rapportages uit. De eerste, de Boardletter, heeft betrekking op de interim-controle die in het najaar van een (boek)jaar wordt uitgevoerd en waarin de accountant met name kijkt naar de opzet en werking van de processen, de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente. De tweede rapportage betreft het accountantsverslag met de bevindingen uit de controle van de jaarrekening. Bijgaand treft u het Accountantsverslag 2020 van de accountant Publieke Sector Accountants (PSA) aan, waarin de accountant de bevindingen uit de controle van de Jaarrekening 2020 aangeeft. Wij zijn verheugd dat ook dit jaar de accountant constateert dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van onze financiële positie. In deze “Reactie op het Accountantsverslag 2020” reageert het college op de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten uit het accountantsverslag. 2. Proces De accountant PSA heeft haar werkzaamheden voor de controle van de Jaarrekening 2020 afgerond en biedt het Accountantsverslag 2020 aan. Net als vorig jaar heeft de controle van de Jaarrekening 2020 door Covid-19 met name op afstand plaatsgevonden.

Ten opzichte van vorig jaar moest echter dit jaar ook het opstellen van de jaarrekening en de voorbereiding van de controle door de organisatie digitaal op afstand plaatsvinden. De accountant geeft aan dat hij bij de controle de volledige medewerking heeft gekregen en er op een constructieve manier met de organisatie en medewerkers is samengewerkt. Deze ervaring is wederzijds. Voor de organisatie was het dit jaar een forse inspanning om de gevraagde documentatie voor de accountantscontrole aan te leveren en de door de accountant gestelde vragen te beantwoorden. Dit is inherent aan een organisatie in ontwikkeling alsmede de (hoge) werkdruk. Daarnaast werken de meeste medewerkers digitaal vanuit huis en ook de accountantscontrole vond digitaal op afstand plaats. Als lerende organisatie ondersteunen wij het aanbod van de accountant om het jaarrekeningtraject te evalueren om te bezien waar mogelijk verbeteringen in het proces zijn aan te brengen, van harte.

Pagina 1 van 5

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

3. Oordeel accountant In het Accountantsverslag 2020 zijn de resultaten uit de jaarrekeningcontrole weergegeven. De accountant is van mening dat de jaarstukken 2020 van de gemeente Stichtse Vecht voldoen aan het BBV (Besluit begroting en verantwoording). De verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen zijn redelijk en consistent gebruikt. Daarnaast constateert de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole dat er geen van materieel belang zijnde ongecorrigeerde afwijkingen of onzekerheden resteren. De begrotingsrechtmatigheid is adequaat toegelicht in de jaarrekening. De accountant is van oordeel dat:  de jaarrekening 2020 van de gemeente een getrouw beeld geeft van het eigen vermogen op 31 december 2020 en het resultaat over 2020.  de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader 2020. Het totaaloordeel van de accountant over de Jaarstukken 2020 leidt daarmee tot een goedkeurende verklaring voor getrouwheid en een afkeurende verklaring voor rechtmatigheid. We hebben vorig jaar al geconstateerd dat we dit jaar geen goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid zouden ontvangen en hebben dit toen ook met de raad gedeeld.

De onrechtmatigheden hebben betrekking op afwijkingen van Europese aanbestedingsregels en begrotingsrechtmatigheid. Met betrekking tot de onrechtmatigheden merkt de accountant op dat, als volgend jaar het college via de jaarrekening verantwoording af legt over de rechtmatigheid, een dergelijk fout, mits de fout goed door het college is toegelicht in de jaarrekening, niet zou leiden tot een afkeurende verklaring van de accountant bij de jaarrekening. Vanaf 2021 controleert de accountant de getrouwheid van deze in de jaarrekening opgenomen collegeverantwoording en geeft vanaf dat jaar geen separaat accountantsoordeel over de rechtmatigheid meer af. 4. Belangrijkste bevindingen en aandachtspunten Naast het oordeel op de Jaarrekening 2020 en het daarin gepresenteerde beeld bevat het accountantsverslag ook aandachtspunten die de accountant naar aanleiding van zijn bevindingen constateert. Daar waar de aandachtspunten voorzien zijn van een advies, zijn deze onderstaand opgenomen, waarbij wij per punt onze reactie op de bevinding c.q. het advies aangeven. Algemeen Het valt de accountant op dat in het jaarverslag bij de diverse programma’s in het onderdeel “wat heeft het gekost” per product verschillen worden toegelicht van relatief beperkte omvang. Hoewel het informatieve karakter van deze toelichtingen waardevol kan zijn, maakt dit de jaarstukken omvangrijk en gedetailleerd.

In het kader van het sturen op hoofdlijnen geeft de accountant in overweging om de intern afgesproken rapporteringsgrens (momenteel € 50.000) waarboven eventuele verschillen worden toegelicht te heroverwegen. Reactie De rapporteringsgrens is door de raad vastgesteld via het Controleprotocol jaarrekening. Het Controleprotocol bevat kaders en uitgangspunten voor de accountantscontrole. Wij herkennen de opmerking van de accountant over de omvang en gedetailleerdheid van de jaarstukken. Wij nemen de aanbeveling aan de raad om de rapporteringsgrens te heroverwegen en naar boven bij te stellen bij de volgende aanpassing van het Controleprotocol mee. Bewaak het ambitieniveau van uw investeringsplanning Op basis van de beoordeling van de staat van kredieten stelt de accountant vast dat mogelijk sprake is van een zekere mate van “planningsoptimisme” waarbij de (politieke) ambities en de ambtelijke (beschikbare) capaciteit niet op elkaar aansluiten. Daarnaast adviseert de accountant de voortgang van de realisatie van de investeringsplanning te monitoren en dit mee te wegen in het vaststellen van

Pagina 2 van 5

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

toekomstige investeringsplannen. Daarnaast wordt geadviseerd om (deel-)kredieten tijdig af te (blijven) sluiten. Reactie Wij onderschrijven het advies van de accountant om het ambitieniveau van de investeringsplanning te bewaken. Eind juni 2021 behandelen wij de geactualiseerde investeringsplanning. Daarbij bezien wij nadrukkelijk het ambitieniveau van de investeringen voor de komende jaren om een goede investeringsplanning bij de begroting 2022 en verder te kunnen voorleggen die is afgestemd op prioriteitstellingen en beschikbare capaciteit. Ten aanzien van het advies om (deel-)kredieten tijdig af te (blijven) sluiten merken wij op, dat de gemeente als beleid kent, dat in het geval kredieten langer dan 2 jaar openstaan er volgens de nota Waardering en afschrijving aan het college een afzonderlijk voorstel wordt voorgelegd voorzien van een onderbouwing waarom een krediet langer open moet blijven staan. Daarmee heroverwegen wij periodiek de openstaande kredieten en sluiten deze waar mogelijk af. Draag zorg voor het toerekenen van facturen aan het juiste verslagjaar – investeringen De accountant adviseert scherper toe te zien op de juiste toerekening van de facturen.

Daarbij kan het behulpzaam zijn om afspraken te maken met leveranciers dat er ultimo 2021 wordt afgerekend en/of dat op facturen duidelijker aan wordt gegeven op welk boekjaar de op de factuur opgenomen bedragen betrekking hebben. Reactie Afgelopen jaar heeft dit punt de focus gehad en is een verbetering uitgevoerd voor het toerekenen van facturen aan het juiste verslagjaar. Bij de controle bleken echter toch nog een aantal facturen die betrekking hadden op kredieten niet juist toegerekend te zijn. Dit betrof met name termijnkredieten waarbij het moeilijk is aan te wijzen welk deel exact aan welk jaar toe te rekenen. We nemen de suggestie van de accountant over en waar mogelijk voeren wij dit in 2021 verder door. Heroverweeg de voorziening 3e jaars ww Wij adviseren u te overwegen om deze post om te zetten naar een reserve of een, ook voor de komende jaren, voldoende onderbouwing op te zetten. Reactie We volgen de aanbeveling van de accountant op. De naleving van de Europese aanbestedingsregels is een blijvend aandachtspunt Uit de uitgevoerde (interne) controlewerkzaamheden voor de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn in 2019 onrechtmatigheden vastgesteld voor een bedrag van € 3.138.000.

In 2020 was sprake van doorlopende rechtmatigheidsfouten met betrekking tot de uitgaven op contracten die al in 2019 als onrechtmatig zijn bestempeld tot een bedrag van € 1.784.000. Naast de (vijf) fouten van voorgaand jaar zijn er ook zeven nieuwe fouten ontdekt die een bedrag vertegenwoordigen van € 4.100.000. Gelet op de omvang van het totaal bedrag aan afwijkingen van Europese aanbestedingsrichtlijnen ad € 5.884.000 heeft dit effect gehad op de strekking van de controleverklaring voor rechtmatigheid. Het oordeel van de accountant is op dit aspect afkeurend. Verder benadrukt de accountant het belang van het aanscherpen van het proces waarin de aanbestedingen plaatsvinden. Daarnaast geeft de accountant aan dat één dossier als “juridisch ingewikkeld” kwalificeert. Op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV moet hij dit melden, onder meer omdat de gemeente hiervoor het risico loopt dat deze in 2021 en verder onrechtmatig zou kunnen worden. Het gaat voor het boekjaar 2020 om een bedrag van € 241.000. Dit dossier telt niet mee in het oordeel. Reactie Het college onderschrijft de noodzaak om het proces waarin de aanbestedingen plaatsvinden aan te scherpen. In 2020 zijn daar al verschillende stappen voor gezet. Zo is bijvoorbeeld een aanvang

Pagina 3 van 5

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

gemaakt met het verbeteren van het contractmanagement en zijn contractbeheerders aangewezen. Het aanscherpen van het proces raakt de hele organisatie en vraagt een forse inspanning. Contracten zijn voor meerdere jaren afgesloten, processen moeten worden aangepast en ook het aantal contracten maakt dat dit tijd kost. Het effect zal gelet op de omvang en meerjarige contracten dan ook niet direct zichtbaar zijn. Daarnaast krijgt dit punt in het kader van de doorontwikkeling van de organisatie een prominente plek binnen het bedrijfsvoeringscluster per domein. Dit zal ook tot verbeteringen leiden. Omdat sprake is van meerjarige contracten die niet met terugwerkende kracht hersteld kunnen worden, kan de geconstateerde rechtmatigheidsfout, net als dit jaar, ook een doorwerking hebben op de controleverklaring voor 2021. Naast de onrechtmatigheden in de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen geeft de accountant tevens aan dat er intern afwijkingen zijn geconstateerd van het interne beleid (€ 3.459.000). Het college gaat op advies van de accountant bezien of het interne beleid aanpassing behoeft danwel dat de afwijkingen zich voordoen doordat het interne beleid onvoldoende bekend is. Ten aanzien van het dossier dat de accountant als “juridisch ingewikkeld” kwalificeert, merken wij op dat het een post betreft die in 2020 nog niet onrechtmatig is.

Deze had Europees aanbesteed moeten worden. Uit de uitgevoerde marktconsultatie kwam naar voor dat er maar 1 aanbieder was, waardoor er voor gekozen is deze onderhands aan te besteden. Het dossier is juridisch getoetst en als juridisch verdedigbaar gekwalificeerd. De voorziening voor groot onderhoud Vastgoed is in 2020 beter onderbouwd In 2020 is het onderhoudsplan bij de voorziening groot onderhoud Vastgoed geactualiseerd. De accountant adviseert de ontwikkeling van het werkelijke onderhoud goed te volgen en te bepalen of en wanneer een extra dotatie nodig is. Reactie Wij volgen de aanbeveling van de accountant om de ontwikkeling van het werkelijke onderhoud te volgen en aan de hand daarvan te bepalen of en wanneer een extra notatie nodig is. Voor het groot onderhoud aan de wegen kon dit jaar nog geen voorziening gevormd worden Het college gaat ervan uit in 2021 weer over een onderhoudsplan voor de wegen te kunnen beschikken. Naast het feit dat daardoor in 2021 weer een voorziening gevormd kan worden, is dit ook van belang voor de planbaarheid en voorspelbaarheid van de onderhoudsuitgaven en daarmee voor de risicobeheersing en inzicht in de financiële positie. Reactie Wij onderschrijven deze constatering van de accountant en leggen het onderhoudsplan wegen samen met de Kadernota 2022, in de raadsvergadering van 13 juli 2021 aan uw raad voor.

Begroting na wijziging: huidige wijze van vastlegging biedt onvoldoende inzicht in volledige verwerking/juistheid van begrotingsmutaties gedurende het boekjaar De accountant adviseert om bij elk raadsvoorstel waarin een begrotingswijziging (financieel) is opgenomen een financiële bijlage toe te voegen met daarbij de financiële consequentie van het voorstel op de gehele begroting per programma. Tevens adviseert hij om in het proces een vierogen-principe te creëren en geeft in overweging om tevens in het interne controleplan een interne controle op de juistheid van begrotingswijzigingen op te laten nemen. Reactie Het advies van de accountant vloeit voort uit een bij de jaarrekeningwerkzaamheden door de organisatie geconstateerde omissie in de begrotingswijziging voor de Bestuursrapportage 2020. Dit betrof een incidentele afwijking van het reeds bestaande standaardproces, dat bijbehorende controles kent zoals het door de accountant geadviseerde vierogen-principe. Om dergelijke afwijkingen van het proces in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen wordt extra controle op volledigheid uitgevoerd.

Pagina 4 van 5

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

Wet normering topinkomens (WNT) Bij de controle van de WNT-verantwoording 2020 stelde de accountant vast dat geen sprake was van een sluitende interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. De accountant adviseert om in het vervolg voordat de WNT-verantwoording voor controle wordt aangeboden zichtbaar interne controle uit te laten voeren. Reactie De gemeente voert de door de accountant aangegeven controle op de WNT-verantwoording al jaarlijks uit. In 2021 gaan wij dit weer doen, maar gaan dan wel meer inzetten op de zichtbaarheid van de uitgevoerde interne controle. Kernboodschappen interim-controle 2020 De accountant heeft in het accountantsverslag de kernboodschappen uit de interim-controle 2020 weergegeven. Voor de reactie op de bevindingen uit de interim-controle verwijzen wij op deze plaats naar onze brief aan raad d.d. 1 december 2020 bij de Boardletter 2020. Wij monitoren de voortgang op de bevindingen 2x per jaar. De bevindingen van accountant uit het voorliggende accountantsverslag nemen wij bij de eerstvolgende monitorronde mee. Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Met ingang van het boekjaar 2021 moet, naar verwachting (de wetswijziging is nog steeds niet definitief vastgesteld), het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening afgeven.

Met deze verantwoording verklaart het college dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant geeft aan dat de raad de materialiteits- en rapporteringsgrens dient te bepalen. Daarnaast merkt de accountant op dat de bewijslast om aan te tonen dat de gemeente primair in control is op gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid wordt verlegd van de accountant naar het college. Om een optimale afstemming tussen de interne controle en de accountantscontrole te realiseren adviseert de accountant om het intern controleplan 2021 tijdig af te stemmen. Reactie De raad heeft op 15 december 2020 de uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld en daarmee de reikwijdte en goedkeuringstolerantie (3%) voor de verantwoording. Voor wat betreft de verschuiving van bewijslast van de accountant naar het college gaan wij vooralsnog alleen uit van het rechtmatigheidsaspect. De Commissie BBV heeft (nog) geen nadere uitspraak gedaan voor het getrouwheidsaspect. Met het advies van de accountant om het interne controleplan 2021 tijdig af te stemmen zijn wij het eens. Het interne controleplan 2021 is geactualiseerd en wordt binnenkort aan ons aangeboden. Met de accountant heeft al een eerste gesprek plaats gehad over de aanpak en werkzaamheden.

Het plan zelf zal, ook gelet op de agenda van de accountant, in de zomer met de accountant worden afgestemd. Vervolg(procedure) De bevindingen en aandachtspunten van het accountantsverslag worden, rekening houdend met de beschikbare ambtelijke capaciteit en waar nodig zoveel mogelijk al in 2021 opgepakt. Ten aanzien van de verbeteringen voor het proces waarbinnen de aanbestedingen plaatsvinden, benadrukken wij nogmaals dat deze een meerjarig karakter kennen, waardoor de effecten naar verwachting niet direct in de accountantsverklaring en/of de rechtmatigheidsverantwoording over 2021 zichtbaar zullen zijn. De stip op de horizon, de ontwikkelrichting hebben we helder voor ogen en daar wordt consistent aan gebouwd.

Pagina 5 van 5