Reactie College Boardletter 2021.pdf

*Z06FF9E2AB6*

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl info@stichtsevecht.nl

Team

Raad van de gemeente Stichtse Vecht

Financiën en Control Behandeld door Mathea Buckx Telefoonnummer 140346 E-mail info@stichtsevecht.nl

Datum 11 januari 2022 Onderwerp

Ons kenmerk

Interimcontrole accountant 2021 Bijlage(n)

Z/21/253651- D/21/406987 Uw kenmerk

1. Boardletter 2021 Bij beantwoording graag ons kenmerk en datum vermelden.

Beste leden van de gemeenteraad, De accountant Publieke Sector Accountants (PSA) heeft in oktober/november als voorbereiding op de jaarrekeningcontrole 2021 de jaarlijkse interim-controle uitgevoerd. De interim-controle is primair gericht op de interne beheersingsomgeving van de gemeente voor zover deze relevant is voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. De accountant heeft zijn bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle op hoofdlijnen weergegeven in de Boardletter 2021. In deze brief reageert het college op de belangrijkste bevindingen en adviezen van de accountant uit de Boardletter. Bevindingen en adviezen 2021 De belangrijkste bevindingen en adviezen die de accountant in de Boardletter 2021 benoemt, betreffen: 1. Interne beheersomgeving

Vindt u deze brief niet duidelijk? Laat het ons weten via info@stichtsevecht.nl If you don’t understand Dutch, please email us at info@stichtsevecht.nl Pagina 1 van 4

2021.docx/BM1

Reactie Het versterken van de betrokkenheid van de eerste en tweede lijn bij de interne beheersing maakt onderdeel uit van de doorontwikkeling van de organisatie. Zoals de accountant in de Boardletter aangeeft wordt in de doorontwikkeling aan belangrijke thema’s als inkoop, aanbesteding en contractmanagement en projectmatig werken veel tijd besteed, die ook gericht is op procesverbetering en interne controle in de 1e en 2e lijn. Het college is van mening dat de doorontwikkeling gaat leiden tot meer aandacht om van repressief werken naar het beter borgen van de voorkant te komen. De werkgroep bedrijfsvoering, waar dit onderdeel van uitmaakt, zit in de opstartfase. De concerncontroller is actief met de visie op control. Van daaruit werken we

Brief Reactie Boardletter

Organisatieontwikkeling heeft impact op interne beheersing  De accountant constateert dat het college actief bezig is met het versterken van de interne beheersing, maar dat de organisatieontwikkeling impact heeft op de voortgang. De accountant vraagt het college aandacht voor de betrokkenheid van de eerste en tweede lijn bij de doorontwikkeling van de interne beheersing en adviseert meer gebruik te maken van interne controles die in de lijn zijn ingeregeld: van repressieve controles met “bevindingen achteraf” naar zekerheid aan de voorkant.  Verder adviseert de accountant de verantwoordelijkheid voor het actueel houden van de procesbeschrijvingen nadrukkelijker bij het lijnmanagement neer te leggen.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

stapsgewijs verder om aan de voorkant te komen. De accountant constateert daarnaast terecht dat het college verdere mogelijkheden tot professionalisering van de interne controle op de planning heeft staan. Deze zullen meelopen in het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. De bevinding van de accountant dat de verantwoordelijkheid voor het actueel houden van de procesbeschrijvingen nadrukkelijker bij het lijnmanagement zou moeten komen te liggen volgen wij. Het invulling geven aan een andere procesinrichting heeft binnen de doorontwikkeling van de organisatie expliciet de aandacht. Wij onderkennen dat de kwaliteit daarvan op verschillende plaatsen verbeterd moet worden. Specifiek geven wij binnen de doorontwikkeling van de organisatie veel aandacht aan inkoop, aanbestedingen en contractmanagement. Wij zijn echter ook van mening dat alleen het verbeteren van de procesinrichting niet tot de gewenste veranderingen die de gemeente voorstaat zal leiden. De doorontwikkeling die is ingezet kent een bredere aanpak en gaat naast het (her)inrichten van de organisatie en de procesinrichting (structuur) ook over een verandering van cultuur en de manier waarop het werk is georganiseerd.

Frauderisico-analyse Een andere aanbeveling die de accountant doet ter verbetering van de interne beheersomgeving is het opstellen van een frauderisico-analyse, deze regelmatig te actualiseren en periodiek te bespreken met de auditcommissie. De accountant merkt op dat zijn eerdere advies hierover in 2021 nog geen progressie laat zien. Reactie Met het opstellen van een frauderisico-analyse is aan de hand van de handreiking van de accountant een aanvang gemaakt. Bij de herprioritering in 2021 (raad 11 mei 2021) is voor de frauderisicoanalyse besloten deze te temporiseren en dit stapsgewijs op te pakken. Dit is opgenomen in bijlage 2 -Prioriteitenlijst college definitief bij het voorstel aan de raad. Om het risico op fraude te beperken kent de gemeente enerzijds kaders in de vorm van het integriteitsbeleid of de budgethoudersregeling. Daarnaast zijn diverse beheersmaatregelen getroffen zoals functiescheiding in beheerhandelingen binnen (financiële) processen, het vier-ogenprincipe bij invoer in systemen en reguliere interne controles in de lijn, in de ondersteunende functies (zoals financiën of hrm) en de verbijzonderde interne controle achteraf (het zogeheten 3 lines of defencemodel). Op 1 juni 2021 is de nieuwe concerncontroller gestart. Bij het opstellen van het VIC (verbijzonderde interne controle)-plan 2022 zal ook een (fraude)risicoanalyse worden uitgevoerd. 2.

Aanbevelingen processen Naast bevindingen en adviezen op het niveau van de interne beheersomgeving als geheel heeft de accountant ook bevindingen en aanbevelingen gedaan op procesniveau. Wij nemen deze aanbevelingen over. Onderstaand gaan wij op deze aanbevelingen nader in.

Reactie Bij de jaarrekening 2020 is aangegeven dat de in 2020 geconstateerde rechtmatigheidsfout ook een doorwerking heeft op de controleverklaring voor 2021. In de Auditcommissie van september 2021 is

Pagina 2 van 4

Brief Reactie Boardletter 2021.docx

Inkoop- en aanbestedingsproces  Europese aanbestedingen In 2020 zijn voor een bedrag van € 5.884.000 onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van Europese aanbestedingsregels vastgesteld. Deze onrechtmatigheden hadden deels betrekking op contracten uit voorgaande jaren die Europees aanbesteed hadden moeten worden. Uit de interne analyse die de gemeente over het eerste halfjaar van 2021 heeft uitgevoerd, blijkt voor 2021 een afwijking van ca. € 4,3 miljoen. Van dit bedrag heeft ongeveer € 4,0 miljoen betrekking op doorlopende contracten uit eerdere jaren, het resterende bedrag van € 0,3 miljoen betreft twee nieuwe fouten. Hiermee wordt de grens voor een afkeurende controleverklaring op rechtmatigheid (bijna) overschreden. De verwachting is dat deze grens richting het eind van het jaar zal worden overschreden en dat ook voor 2021 een afkeurend oordeel voor rechtmatigheid door de accountant gegeven zal worden.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

dit in de pre auditmeeting met de accountant eveneens aan de orde geweest. Zoals daarbij is aangegeven, vraagt het ondervangen van rechtmatigheidsfouten in de aanbestedingen een meerjarige exercitie. Omdat contracten voor meerdere jaren worden afgesloten, processen moeten worden aangepast en ook het aantal contracten maakt dat dit tijd vergt. Daarnaast is er meer concernbrede regie noodzakelijk op inkoop. Vanuit de doorontwikkeling van de organisatie zetten wij hier dan ook nadrukkelijk op in. Op 1 augustus 2021 is het project Inkoopoptimalisatie gestart, waarin dit wordt meegenomen.  Prestatielevering Wij herkennen het advies van de accountant om de vastlegging van de prestatielevering te verbeteren en daar richtlijnen voor op te stellen. De vastlegging van de prestatielevering zal onderdeel uitmaken van de (door)ontwikkeling van het inkoopproces. De doorontwikkeling van de organisatie brengt ook een nieuw organisatiebesluit en daaruit voortvloeiende budgethoudersregeling met zich mee. Aandacht voor prestatielevering zal dan ook een plek krijgen bij de implementatie hiervan in de eerste helft van 2022.  Crediteurenstamgegevens De bevinding van de accountant uit de Boardletter 2020 is opgevolgd en heeft tot aanscherping van het proces voor het wijzigen van crediteurenstamgegevens geleid.

De accountant adviseert ook het zichtbaar vastleggen van de controle op mutaties te verbeteren. Vanaf 2022 zal nadrukkelijk aandacht worden gegeven aan periodieke gestructureerde vastlegging hiervan. IT-omgeving De accountant geeft aan regelmatiger controles op de IT omgeving uit te (laten) voeren. Zij adviseren een IT-audit, gericht op het (integraal) inzicht krijgen in de noodzakelijke eisen in het kader van de betrouwbaarheid van het systeem van geautomatiseerde (financiële) gegevensverwerking. Een ITaudit kan de organisatie verder helpen bij het professionaliseren en inrichten van controles gericht op de effectiviteit van de IT General Controls (ITGC’s). Reactie Wij volgen het advies van de accountant op. Het voornemen is om in het 2e kwartaal van 2022 een IT audit te laten plaatsvinden. Wel merken wij op dat de gemeente naast een IT-audit andere audits uitvoert waar de IT General Controls deel van uitmaken. Zo vindt zoals de accountant ook aangeeft jaarlijks een Ensia-audit plaats. Deze ziet op de informatieveiligheid waarbij op onderdelen ook de ITGC’s worden betrokken. Daarnaast vindt er jaarlijks een uitwijktest plaats en is er periodieke toetsing op autorisaties.

3. Rechtmatigheidsverantwoording De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt in ieder geval uitgesteld tot de jaarrekening 2022. De wetswijziging daarvoor is nog niet vastgesteld. Naar verwachting dient met ingang van het verslagjaar 2022 het college zelf de rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Met de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De controleverklaring van de accountant bevat vanaf dat moment alleen een oordeel inzake de getrouwheid van de jaarrekening. De accountant geeft in de Boardletter aan dat hij van mening is dat de gemeente Stichtse Vecht in de huidige situatie voldoende in staat zou moeten zijn om invulling te geven aan de rechtmatigheidsverantwoording.

Pagina 3 van 4

Brief Reactie Boardletter 2021.docx

Aanscherpen vastlegging controle op identificatie in het Sociaal domein De accountant constateert dat er geen consistente vastlegging plaatsvindt in het dossier van de uitgevoerde verplichte identificatie bij intakegesprekken in het sociaal domein. Daardoor is achteraf niet meer vast te stellen of deze controle daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat sprake is van een “formele onrechtmatigheid”, die de accountant moet rapporteren. De accountant heeft geadviseerd het proces hierop aan te passen. Wij volgen dit advies op.

Endelhovenlaan 1, 3601 GR Maarssen Postbus 1212, 3600 BE Maarssen T 140346 F 0346 25 40 10 www.stichtsevecht.nl

4. Overige onderwerpen Verantwoording en controle Tozo-bestedingen (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers ivm Covid-19) De Tozo-regeling geldt tot en met 30 september 2021. Bij de jaarrekeningcontrole 2021 zal de werking van het M&O-beleid (Misbruik en Oneigenlijk gebruik) een belangrijk aandachtspunt zijn. De uitvoering hiervan ligt bij de gemeente Utrecht als uitvoeringsorganisatie voor de Tozo-regeling en vindt momenteel plaats. Zoals de accountant aangeeft is vooralsnog het aantal terugvorderingen niet significant toegenomen. Beheerplan wegen In 2021 heeft de raad het geactualiseerde Beheerplan wegen 2021-2025 vastgesteld. Daarmee beschikt de gemeente over voldoende onderbouwing om, conform het BBV, weer een voorziening te vormen. De accountant heeft ons gevraagd om vóór de jaarrekeningcontrole een analyse op te stellen van de werkelijke kosten 2021 voor groot onderhoud in relatie tot het beheerplan, en afwijkingen tussen werkelijkheid en beheerplan te verklaren. Wij betrekken dit bij de werkzaamheden voor de Jaarrekening 2021. 5. Follow up bevindingen en adviezen Boardletter 2020 Bij de Interimcontrole in 2020 heeft de accountant adviezen gegeven om de financiële bedrijfsvoering verder te verbeteren. Deze waren op hoofdlijnen opgenomen in de Boardletter van 2020.

Een deel van de aanbevelingen is reeds meegenomen bij de Jaarstukken 2020 of is binnen de bedrijfsvoering opgepakt. Nog niet alle adviezen zijn afgerond, die vragen meer tijd. Deze adviezen komen terug in de Boardletter 2021 (zoals het inkoop- en aanbestedingsproces of de rechtmatigheidsverantwoording). In de voorliggende reactie op de Boardletter 2021 hebben wij per advies aangegeven hoe wij daaraan invulling gaan geven.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht,

Pagina 4 van 4

drs. F.J. Halsema gemeentesecretaris

Brief Reactie Boardletter 2021.docx

drs. A.J.H.T.H. Reinders burgemeester