Reactie college accountantsverslag 2024 def.pdf

Reactie college van B&W op Accountantsverslag 2024 1. Inleiding

In deze “Reactie op het Accountantsverslag 2024” reageert het college op de belangrijkste bevindingen en adviezen in bijgevoegd Concept Accountantsverslag 2024 van de accountant Publieke Sector Accountants (PSA). Het college is erkentelijk voor de ontvangen adviezen, die in lijn zijn met het beleid om komend jaar de puntjes op de ï te zetten. In het concept accountantsverslag geeft de accountant de bevindingen uit de controle van de Jaarrekening 2024 aan. Nadat de definitieve Jaarstukken aan het College zijn aangeboden, volgt een definitief Accountantsverslag. De accountant brengt jaarlijks 2 rapportages uit. De eerste, de Boardletter, heeft betrekking op de interim-controle die in het najaar van een (boek)jaar wordt uitgevoerd en waarin de accountant met name kijkt naar de opzet en werking van de processen, de administratieve organisatie en interne beheersing van de gemeente. De tweede rapportage betreft het accountantsverslag met de bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2024. Wij zijn verheugd dat ook dit jaar de accountant voornemens is een goedkeurende controleverklaring af te geven. De accountant constateert dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van onze financiële positie.

Met betrekking tot de rechtmatigheid zijn er ook stappen gezet op het gebied van rechtmatige inkopen: 75% van de nu nog vermelde onrechtmatige inkopen hebben hun oorsprong in de jaren vóór 2024. Deze verbetering gaan we voortzetten, temeer nu ook de norm wettelijk is aangescherpt van 3% naar 2% vanaf 2025. 2. Oordeel accountant Het accountantsverslag bevat het oordeel van de accountant over de verantwoording van het jaar 2024. In het Accountantsverslag 2024 zijn de resultaten uit de jaarrekeningcontrole weergegeven. De accountant geeft een goedkeurend oordeel voor getrouwheid. Getrouwheid - goedkeurend oordeel De accountant is van oordeel dat de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2024 van de gemeente Stichtse Vecht in overeenstemming is met het BBV en een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2024 als van de activa en passiva van de gemeente op 31 december 2024. Daarnaast oordeelt de accountant dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave is van de rechtmatigheid van het door haar gevoerde financieel beheer.

Pagina 1 van 4

3. Belangrijkste bevindingen en aandachtspunten accountantsverslag Het accountantsverslag 2024 is enerzijds beschouwend van aard, zoals in hoofdstuk 1 over de controleaanpak en risicoanalyse en in hoofdstuk 2 over de financiële positie en het resultaat. Het gerealiseerde saldo van baten en lasten bedraagt € 5.160 miljoen voordelig. Door tussentijdse stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves van per saldo - € 2.735, op basis van door de raad genomen besluiten, bedraagt het gerealiseerde resultaat € 2.424 voordelig. In hoofdstuk 3 zijn de bevindingen en adviezen opgenomen van de jaarrekeningcontrole 2024. Wij geven op de voornaamste adviezen een reactie en houden daarbij de indeling aan uit hoofdstuk 3 van het accountantsverslag. Hierbij is het goed om te vermelden dat de accountant onze eigen interne controle bevestigt en dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan het voorgeschreven model. Het totaal aan begrotingsonrechtmatigheden bedraagt € 9.600.000. Daarvan is € 9.600.000 als acceptabel gekwalificeerd. Afwijkingen op het voorwaardencriterium bedragen tenminste € 11.100.000. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd op het Misbruik & Oneigenlijk gebruikcriterium. Een groot deel van de onrechtmatigheid heeft betrekking op overschrijdingen op aanbestedingsdrempels.

Het uiteindelijke doel is dat de rechtmatigheidsfout minimaal onder de verantwoordingsgrens blijft. In 2024 is ingezet op borging van de resultaten van het project Inkoopoptimalisatie, met als doel de rechtmatigheid van aanbestedingen en contracten verder te verbeteren. Voor 2025 is het doel om tot een volledig beeld te komen vanuit VIC en inkoop/contractmanagement. Hierbij wordt een integrale controle door VIC als niet wenselijk gezien, maar wel het kunnen leunen op de administratieve organisatie, de controle en de 1e en 2e lijn. Het nieuwe financiële pakket is ook ondersteunend aan het realiseren van deze doelstelling. Vanaf boekjaar 2025 gaat bovendien de grens wettelijk van 3% naar 2%. Onder het voorwaardencriterium wordt door de accountant genoemd dat er geen consistente vastlegging is in het Sociaal Domein van de identificatiebewijzen. De aanbeveling om dit beter te borgen is bekend. In 2024 is hieraan veel aandacht geschonken door betrokken teams en heeft er een flinke verbeterslag plaatsgevonden. Tekortkomingen betreffen vooral dossiers van vóór 2024. Het advies om dit toetsingspunt mee te nemen in de interne controle is ook in 2023 afgegeven en is inmiddels in het werkproces verankerd.

Pagina 2 van 4

De accountant adviseert om met betrekking tot Misbruik & Oneigenlijk gebruik, het zogenaamde M&O-criterium, een overkoepelend beleidsstuk M&O oftewel M&O beleid op te stellen. Het college is echter van oordeel, dat overkoepelend beleid niet randvoorwaardelijk is om in de uitvoering Misbruik & Oneigenlijk gebruik te kunnen opsporen. Vanuit wet- en regelgeving is in voldoende mate signalering en controle ingebouwd in processen. Het college acht aanvullend lokaal beleid daarom niet noodzakelijk in de gemeente Stichtse Vecht. Wijzigingen besluit accountantscontrole decentrale overheden en BBV provincies en gemeenten De relevante wijzigingen per 2025, waaronder een verlaagde goedkeuringstolerantie van 2%, worden meegenomen in het Intern Controleplan en de P&C cyclus. Het college legt tijdig – vóór de jaarcontrole 2025 - een nieuwe voorstel aan de raad voor over de aanpassing van de verantwoordingsgrens. Schattingen grondexploitaties Een meerjarenprogramma grondbeleid (MJP) is een belangrijk instrument om beheer en ontwikkeling van grondposities te plannen en te monitoren. Het advies om de gehanteerde uitgangspunten en parameters te onderbouwen en periodiek te toetsen op betrouwbaarheid, wordt overgenomen. Hierbij wordt gedacht om één en ander te verwoorden in het MJP zelf (en niet in een position paper) en om dit te betrekken bij de interim controle.

Verder wordt aangetekend dat de post onvoorzien niet meer meegenomen mag worden. Dit is bekend en zal bij de volgende actualisatie niet meer worden opgenomen. Voorziening groot onderhoud gemeentelijk vastgoed Een actueel onderhoudsplan voor het groot onderhoud gemeentelijk vastgoed wordt binnenkort aan de raad voorgelegd. In dit huidige voorstel zou de voorziening volgens het college toereikend moeten zijn. De accountant adviseert om grote pieken in de planning te voorkomen, zodat de uitvoering conform planning kan verlopen en achterstanden in het plan van 2025 en 2026 voorkomen worden. Dit advies wordt overgenomen en is al in lijn met de huidige praktijk bij het opstellen van meerjarige onderhoudsplannen. Voorziening riolering De voorziening riolering is bestemd om toekomstige tarieven zo min mogelijk te laten stijgen. Geadviseerd wordt om de toename van de voorziening in de pas te laten lopen met het plan, zodat de middelen daadwerkelijk ingezet worden voor het beheer aan het rioolstelsel. Dit terugkerende aandachtspunt van de hoogte van de schattingen is geheel in lijn met het streven van het college om te komen tot een realistische planning.

Onzekerheden in het Sociaal Domein, samenwerking met TIM SV Tim SV heeft over de bestedingen in 2024 ten behoeve van de gemeente Stichtse Vecht een verantwoording ingediend, die is voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant van TimSV. Onze accountant (PSA) heeft het controlememorandum van de accountants van TimSV ontvangen en enkele gesprekken gevoerd.

Pagina 3 van 4

Op basis hiervan komt onze accountant tot de conclusie dat wij kunnen steunen op de werkzaamheden die zij hebben uitgevoerd. De geldstromen die door de jaarrekening van de gemeente lopen, besteed via Tim SV, zijn daarmee getrouw en rechtmatig. Het college heeft niet van alle zorgaanbieders tijdig alle verantwoordingsinformatie ontvangen. De totale onzekerheden die hieruit voortvloeien (jeugd, WMO en PGB’s) bedragen € 28.000, wat ongeveer gelijk is aan vorig jaar (€ 24.000). Overgang Appa pensioen wethouders naar ABP De accountant adviseert, i.v.m. de overgang Appa pensioen wethouders naar het ABP, om het verloop en het saldo van deze voorziening goed te blijven monitoren. Deze onontkoombare ontwikkeling is inderdaad bekend en de omvang van de bedragen zijn in beeld. In 2025 wordt een voorstel uitgewerkt om de voorziening pensioenen gefaseerd aan te vullen met betrekking tot wethouders die vóór 2013 met pensioen zijn gegaan. Geen fouten en onzekerheden m.b.t. SiSa-bijlagen 2024 De interne beheersing is ten aanzien van een specifieke uitkering is echter onvoldoende op orde, met als gevolg dat aanleveringen ten behoeve van de controle laat waren en niet altijd volledig. Dit is eerder ook tijdens de interim controle geconstateerd. Geadviseerd wordt om de interne beheersing te verbeteren door een centrale coördinatie voor de SiSaregelingen Het college kan zich ook hierin vinden.

In hoofdstuk 4 staat de accountant kort stil bij de ontwikkelingen op het gebied van interne beheersing. Dit is enerzijds samenvatting van de boardletter 2024 van de accountant, die u reeds heeft ontvangen met een reactie van het college en anderzijds aandachtspunten m.b.t. over de IT-omgeving. Sinds januari 2025 is i-Financiën operationeel en wordt er achter de schermen gewerkt aan verbeteringen en aanscherping; de aanbevelingen en acties worden herkend en opgepakt.

In hoofdstuk 5 gaat de accountant nog in op overige aangelegenheden. De accountant geeft hierin onder andere aan dat hij bij de controle de volledige medewerking heeft gekregen en volledige toegang tot de benodigde informatie. Er wordt nog specifiek aandacht gevraagd voor frauderisico. In 2025 wordt er intern nog een afweging gemaakt hoe frauderisico past in het breder kader van risicomanagement.

Pagina 4 van 4