Presentatie informatieve commissie 13 sept. 2021.pdf

Staat van de organisatie Informatieve commissie, 13 september 2021

Oorspronkelijke opdracht (eind 2019) Klantgerichte organisatie die samenwerkt met haar partners:  Sturing en structuur management  Competenties en gewenste cultuur  Bedrijfsvoering

Adviezen 2021 Eind 2019:

2020:

Opdracht college

Analyse-rapport

- Organisatiemodel - Management - Bedrijfsvoering

Nieuwe indeling organisatie

Plaatsingsproces management

Aanloop naar 1 november

1 november 2021: start nieuwe organisatie

Doorontwikkeling ambtelijke organisatie We werken samenlevingsgericht en slagvaardig; op een eigentijdse manier; met verantwoordelijkheid; naar de bedoeling en met focus; door samen te werken; in netwerken.

Drie patronen doorbreken 1. Van versnippering naar samenwerking en verbinding;

2. Van waan van de dag naar rust en professionaliteit; 3. Van onduidelijkheid over verantwoordelijkheden naar rolzuiverheid en eigenaarschap.

Dit betekent een verandering van cultuur, structuur en de manier waarop we het werk organiseren.

Ontwikkelagenda Klantgerichtheid

Cultuur

Opgavegericht werken

Inkoop, aanbesteding en contractmanagement

Cultuur

Regionale oriëntatie

Samenlevingsgericht werken

Projectmatig werken

Strategisch vermogen en inhoudelijke expertise

Samenleving

Bedrijfsvoering

Raad

College

Indeling organisatie Brede directieraad

inhoud (domeinen)

soort taken (clusters/organisatieservices) Nieuwe indeling organisatie

Proces • 15 managers, 3 directeuren, • Rol ondernemingsraad en lokaal overleg, • Ontwikkelopdracht per team voorbereiden, waarbij prioriteit voor fysiek domein, • Systemen en kantoor inregelen, • Formalisering: organisatiebesluit, mandaat- en budgetregeling, • Start nieuwe organisatie op 1 november.

De organisatie in cijfers JR 2019

JR 2020

1-9-2021

Aantal inwoners

64.336

65.067

65.208

Begrote formatie in FTE

411,50

412,77

416,40

Begrote formatie per 1000 inwoners

6,40

6,34

6,44

Werkelijke bezetting in FTE

389,88

390,67

371,38

Werkelijke bezetting per 1000 inwoners

6,06

Benchmark vgl omvang (personeelsmonitor)

7,5

6,00 7,7

5,74 *

Instroom

13,1

12,1

31 mw’ers, tot 10 sept. ‘21

Benchmark instroom vgl omvang (personeelsmonitor)

13,2%

13,1%

*

Uitstroom

14,6%

12,7%

55 mw’ers, tot 10 sept. ‘21

Benchmark uitstroom vgl omvang (personeelsmonitor)

8,5%

8,6%

*

Verzuim SV

5,9

5,3%

(5,9% Q2)

Benchmark verzuim vgl omvang (personeelsmonitor)

5,8

5,5%

*

9-9-2021

De staat van de organisatie

* Cijfers voor 2021 nog niet beschikbaar

8

Beeld uit exitgesprekken 2021

(18, waarvan 12 Fysiek domein, 4 Sociaal domein)

• Positief: waardering voor de organisatie • Ter verbetering:     

9-9-2021

Organisatiecultuur (7x) Sfeer en samenwerking binnen en buiten organisatie (7x) Aard van het werk sluit onvoldoende aan (7x) Functie sluit onvoldoende aan bij capaciteiten (4x) Onvoldoende opleidingstijd en doorgroeimogelijkheden (5x)

De staat van de organisatie

9

Beeld uit exitgesprekken 2021

(18, waarvan 12 Fysiek domein, 4 Sociaal domein)

• Kernpatronen  Overleving stand in plaats van opbouw en ontwikkel stand,  Onbalans tussen zorg en zakelijkheid,  De (extra) wensen en behoeften van burgers, raad en portefeuillehouder kan organisatie slecht accommoderen door beperkte capaciteit. Te veel verstoringen in de reguliere processen, te weinig wendbaar en te beperkt procesgericht,  Het eigen, professionele competentie- en ervaringsniveau wordt te weinig aangeroepen wat leidt tot gebrek aan uitdaging (doorgroeipaden).

Beeld van de organisatie • In delen van de organisatie gaat het goed:      

Ruim een acht voor onze publieke dienstverlening, Goed verlopen (rechtmatige) aanbesteding sociaal domein, Paspoorten, bijstandsuitkeringen, huwelijken, ondersteuning ondernemers (Tonk), Covid bestrijding, Medewerkers vanuit de hele organisatie werken aan verbetering cultuur, Doorontwikkeling geeft naast onzekerheid ook plezier: opgavegericht werken, opbouwen nieuwe organisatie, Progressie bij inkoop.

• En….interventies in kwetsbare onderdelen:     

Fysiek domein te kwetsbaar en levert de basis momenteel niet, Vitale functies niet overal bezet, breed in organisatie te hoge werkdruk, Zeer krappe capaciteit, Gespannen arbeidsmarkt (landelijk beeld), Covid / thuiswerken.

Sturing

Gepleegde interventies (1)

 Prioritering van werkzaamheden in gesprek tussen managers en directie. In portefeuillehoudersoverleggen meer scherpte in wat wel/niet gerealiseerd kan worden,  Programmamanagers toegevoegd aan directieberaad,  Directe sturing van directie op de kwetsbare teams (fysiek domein),  Stuurgroep van portefeuillehouder HRM, Burgemeester en directie.

Bezetting functies  Vitale posities in beeld en bezetting omhoog brengen (o.a. externe werving & selectie / headhunting),  Versterken recruitment op werving nieuw personeel, werving loopt,  Sturing op loonsom ipv fte’s,  Waar noodzakelijk functies boven de formatie invullen,  Verkorten doorlooptijd door in- & extern vacatures tegelijk open te zetten,  Monitoring van het tijdig invullen van vacatures,  Nieuwe website ‘Werken bij Stichtse Vecht’ sinds 1 week live,  Strategische HRM planning verbeteren.

Gepleegde interventies (2) Verbinding  Voortzetten van gesprekken directie met alle teams,  Onderstroom beter bespreekbaar op alle niveaus,  Teammanagers hebben extra focus om medewerkers meer te ‘binden en boeien’,  Welzijn van medewerkers omhoog a.d.h.v. diverse acties.

Doorzetten inrichting nieuwe organisatie & doorbreken 3 patronen  Heldere sturingslijnen,  Processen op orde brengen (focus op inkoop),  Projectmatig werken opbouwen,  Eigenaarschap en zingeving (motivatie),  Drie genoemde patronen doorbreken.

De balans bewaken, met focus op continuïteit Werkzaamheden

Beschikbare capaciteit

Onderweg de balans bewaken

Wat moet er nu gebeuren?

Waar willen we naartoe?

Vragen?